宮月紅

（省電力公司檔案館 黑龍江 哈爾濱 150000）

電力檔案在電力企業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位。檔案鑒定與銷(xiāo)毀不僅是電力檔案工作的重要環(huán)節(jié)之一，而且與檔案利用有著不可分割的密切關(guān)系。檔案鑒定是指檔案部門(mén)依據(jù)一定的原則和方法，通過(guò)定量和定性分析來(lái)甄別和判定檔案的價(jià)值，并確定其保管期限。目的是為了把失去保存價(jià)值和保管期限已滿(mǎn)無(wú)須繼續(xù)保存的的檔案剔除銷(xiāo)毀。

筆者通過(guò)參加國(guó)網(wǎng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，接觸到很多其他網(wǎng)省公司負(fù)責(zé)檔案工作的同志，談到檔案規(guī)范化管理時(shí)，大家都對(duì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作中存在的問(wèn)題反響較大。結(jié)合實(shí)際，歸納起來(lái)有以下幾個(gè)方面：

一、企業(yè)檔案不能及時(shí)鑒定銷(xiāo)毀的幾個(gè)原因

（一）對(duì)于鑒定工作重要性的的認(rèn)識(shí)不足

多數(shù)檔案館建館之初都以擴(kuò)大館藏量，顯示自己規(guī)模為己任。近二十年又興起擴(kuò)建、新建之潮流，舊館加新館，檔案庫(kù)房的相對(duì)空余，給檔案部門(mén)一些同志帶來(lái)“重收藏、輕鑒定”的影響，一味只考慮豐富館藏?cái)?shù)量，忽視了館藏質(zhì)量。長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)于檔案鑒定的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致不及時(shí)檔案鑒定銷(xiāo)毀現(xiàn)象延續(xù)至今。

（二）多種類(lèi)型檔案價(jià)值的不同鑒定不夠系統(tǒng)

在歸檔鑒定、進(jìn)館鑒定、等級(jí)鑒定、開(kāi)放鑒定、存毀鑒定中，相對(duì)而言，歸檔鑒定的標(biāo)準(zhǔn)制定歷史較長(zhǎng)，也歷經(jīng)過(guò)多次修改。而其他類(lèi)型的鑒定標(biāo)準(zhǔn)一直比較模糊。即使在歸檔鑒定標(biāo)準(zhǔn)中，我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)也是偏重于文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案等。而對(duì)于常見(jiàn)科技文件價(jià)值的鑒定，如設(shè)備文件、基建文件、產(chǎn)品文件、科研文件外，有的文件存在于專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的檔案保管期限表中，也有的根本就沒(méi)有專(zhuān)項(xiàng)規(guī)定。因此，同一館內(nèi)鑒定文件價(jià)值，可能要根據(jù)不同來(lái)源的檔案保管期限表進(jìn)行，這顯然給鑒定銷(xiāo)毀工作增加了難度。

（三）檔案人員怕檔案鑒定銷(xiāo)毀工作出差錯(cuò)

《檔案法》第十五條指出“鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷(xiāo)毀檔案的程序和辦法，由國(guó)家檔案行政管理部門(mén)制定。禁止擅自銷(xiāo)毀檔案”。這一法規(guī)，是檔案價(jià)值鑒定過(guò)程中令人緊張的因素，因而造成了人們求穩(wěn)的心理。正如王傳宇同志所述的那樣，在鑒定中，檔案人員“首先是怕錯(cuò)”，因?yàn)椤巴渌黜?xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作不同，檔案價(jià)值鑒定涉及檔案存毀，關(guān)系檔案命運(yùn)”。擠在庫(kù)房里，空間再小，問(wèn)題再突出，檔案還在；可是一旦鑒定錯(cuò)了，銷(xiāo)毀掉了，則不可挽回，責(zé)任重大；這不僅是檔案人員的心態(tài)，可能在一定程度上也是某些檔案部門(mén)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的心態(tài)。這種求穩(wěn)怕錯(cuò)的思想，影響了檔案價(jià)值鑒定工作的開(kāi)展。

（四）檔案部門(mén)歸屬問(wèn)題導(dǎo)致檔案工作開(kāi)展難，鑒定工作難上加難

如今，省電力公司系統(tǒng)有三十四個(gè)檔案館（室），但相當(dāng)一部分單位根本沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，往往合并在其他非檔案行政管理部門(mén)之下。工作不協(xié)調(diào)，一人多職務(wù)，加上疲于應(yīng)付各項(xiàng)工作，無(wú)暇顧及鑒定銷(xiāo)毀，更談不上實(shí)施落實(shí)。

二、企業(yè)檔案未鑒定銷(xiāo)毀帶來(lái)的負(fù)面影響

（一）過(guò)期檔案占用大量庫(kù)房容量

以省公司檔案館文檔庫(kù)房為例：黑龍江省電力檔案館成立于1991年5月，館藏文書(shū)檔案12744卷、22024件，其中，永久檔案3189卷、4680件；長(zhǎng)期檔案1950年至1979年共3407卷；短期檔案1976年至1999年共2858卷。過(guò)期檔案以案卷為單位的占49%。由此可見(jiàn)，目前保管的過(guò)期檔案數(shù)量較大，擠占了庫(kù)房容量，甚至有的館（室）已經(jīng)沒(méi)有空間存放接收當(dāng)年檔案了。浪費(fèi)了人力物力，對(duì)檔案庫(kù)房有效利用有很大負(fù)面影響。

（二）不利于對(duì)檔案的安全保護(hù)

檔案保護(hù)的中心任務(wù)是維護(hù)檔案的安全和完整。在浩如煙海的檔案資料中對(duì)需要永久保存的檔案安全保存并延長(zhǎng)其壽命，并不是一件容易的事情，妥善保管檔案不僅要有好的管理人才，還必須具備一定的物質(zhì)基礎(chǔ)。由于每年企業(yè)給檔案部門(mén)撥付的費(fèi)用是有限的，這需要我們?cè)谟邢薜目臻g里盡可能多地保存有價(jià)值的檔案資料。如不及時(shí)鑒定銷(xiāo)毀，有價(jià)值和無(wú)價(jià)值的混雜一起，不利于分級(jí)管理，檔案丟失和損壞也不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，對(duì)珍貴檔案的安全保管極為不利。一旦發(fā)生天災(zāi)人禍，來(lái)不及搶救重點(diǎn)檔案，對(duì)檔案的安全保護(hù)有很大負(fù)面影響。

（三）不利于高質(zhì)量檔案數(shù)字化工作

根據(jù)國(guó)網(wǎng)公司要求，電力企業(yè)全部檔案到2013年要達(dá)到80%數(shù)字化，目前，我省十四家基層單位已陸續(xù)開(kāi)展數(shù)字化掃描。如不重視檔案鑒定工作，龐大的有用、無(wú)利館藏檔案混為一起，不利于多快好省地錄入電子文件，不利于編制精確的檢索工具，不利于檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量的提高，不利于利用者迅速查找所需文件資料，影響利用者的檢索速度，增加工作人員的調(diào)卷負(fù)擔(dān)，給檔案的有效利用帶來(lái)極大的不便，給全面檔案數(shù)字化工作帶來(lái)很大負(fù)面影響。

三、檔案鑒定銷(xiāo)毀的解決方法及建議

（一）解決方法

1.爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作的重視。在檔案鑒定銷(xiāo)毀實(shí)際工作的開(kāi)展中，往往事與愿違，達(dá)不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的很重要的原因之一就是有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不理解、不重視。因此，我們要想做好此項(xiàng)工作，就必須及時(shí)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)宣傳《檔案法》及其相關(guān)法律法規(guī)，征得領(lǐng)導(dǎo)理解和重視，使他們真正在思想上意識(shí)到檔案鑒定銷(xiāo)毀的重要性，進(jìn)而支持此項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

2.把檔案鑒定工作納入企業(yè)內(nèi)控制度。要把檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作落實(shí)到位，就必須將其納入企業(yè)的內(nèi)控制度，每年按內(nèi)控流程定期開(kāi)展對(duì)過(guò)期檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作。在流程中明確規(guī)定各環(huán)節(jié)人員的工作職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)，通過(guò)程序的合理性、科學(xué)性，盡可能地減少人為因素對(duì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

3.成立檔案鑒定銷(xiāo)毀組織機(jī)構(gòu)。應(yīng)在省電力公司檔案機(jī)構(gòu)中成立檔案鑒定銷(xiāo)毀組織機(jī)構(gòu)，定期或不定期的對(duì)各單位過(guò)期檔案鑒定銷(xiāo)毀工作進(jìn)行指導(dǎo)。按照檔案鑒定銷(xiāo)毀相關(guān)程序規(guī)定，成員由檔案行政管理機(jī)關(guān)、檔案館的鑒定專(zhuān)家以及富有實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的人員組成，專(zhuān)職負(fù)責(zé)檔案鑒定、存留與銷(xiāo)毀問(wèn)題的研究及經(jīng)常性的檔案鑒定銷(xiāo)毀工作，可以保證企業(yè)過(guò)期檔案鑒定銷(xiāo)毀始終處于被選擇的狀態(tài)中，從而提高管理效率。

（二）建議

1.制定符合本企業(yè)的鑒定銷(xiāo)毀工作制度

（1）企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)，定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。（2）必須認(rèn)真細(xì)致進(jìn)行銷(xiāo)毀前的檔案鑒定，按照國(guó)家檔案銷(xiāo)毀的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的歸檔文件和保管期限已滿(mǎn)無(wú)須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。（3）經(jīng)過(guò)鑒定確需銷(xiāo)毀的檔案，必須提交銷(xiāo)毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，列出檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。（4）檔案銷(xiāo)毀過(guò)程，必須嚴(yán)格執(zhí)行各級(jí)審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。（5）經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，要及時(shí)送造紙廠化為紙漿或焚毀，同時(shí)需有兩人以上鑒銷(xiāo)；銷(xiāo)毀完畢后，鑒銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上寫(xiě)明日期、簽名蓋章并永久保存。

2.做好歸檔鑒定以保證鑒定銷(xiāo)毀。提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保歸檔之初檔案保管期限的真實(shí)性、可靠性、準(zhǔn)確性。避免錯(cuò)誤發(fā)生，相對(duì)減少鑒定銷(xiāo)毀工作的難度。

3.財(cái)務(wù)憑證應(yīng)延期銷(xiāo)毀。目前，很多單位的合同、往來(lái)賬目、記賬憑證因?qū)徲?jì)、稅收、對(duì)賬等查找借閱利用頻繁，有效利用期也愈來(lái)愈長(zhǎng)，原有的保管期限已不能滿(mǎn)足實(shí)際工作需要。工作中，常常為解決經(jīng)濟(jì)糾紛要查閱二十甚至三十年前的財(cái)務(wù)憑證，若按目前的保管期限來(lái)鑒定銷(xiāo)毀，將使許多有價(jià)值的憑證被付之一炬，使很多經(jīng)濟(jì)糾紛無(wú)法調(diào)解，一些經(jīng)濟(jì)案件無(wú)法偵破。

綜上所述，檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作刻不容緩，應(yīng)該引起高度重視。只有做好檔案鑒定與銷(xiāo)毀，才能精化庫(kù)藏檔案質(zhì)量，才能使檔案數(shù)字化工作更好更快的開(kāi)展，并真正落到實(shí)處。

[1]王傳宇.關(guān)于檔案價(jià)值鑒定的理論與實(shí)踐（一）——問(wèn)題與形勢(shì).檔案學(xué)通訊，》2001（1）.

[2]李和平.企業(yè)檔案工作規(guī)范——實(shí)施指南，中國(guó)檔案出版社.