羅玲玲 劉鴻浩

參觀香港歷史檔案館

7月11日至16日，來自全省各級(jí)檔案部門24名團(tuán)員組成的江蘇省第七批檔案技術(shù)培訓(xùn)團(tuán)赴香港培訓(xùn)。此次培訓(xùn)由香港大學(xué)中國事務(wù)處負(fù)責(zé)安排，主要由講座和參觀考察組成。授課老師均是具有長(zhǎng)期檔案工作經(jīng)驗(yàn)或與檔案部門有過密切合作的專家、學(xué)者：朱福強(qiáng)先生，前香港政府檔案處處長(zhǎng)、國際檔案理事會(huì)東亞地區(qū)分會(huì)秘書長(zhǎng)；溫偉國先生，原香港檔案學(xué)會(huì)秘書長(zhǎng)，現(xiàn)在立法會(huì)檔案館工作；蘇力先生，富士施樂全球服務(wù)亞太區(qū)業(yè)務(wù)流程首席顧問、前惠普香港公司信息科技顧問。他們無論在理論上，還是在實(shí)踐上，都有很深造詣和突出影響，授課內(nèi)容都是多年工作經(jīng)驗(yàn)和理論思考的結(jié)晶，有很強(qiáng)的針對(duì)性。授課方式生動(dòng)活潑，師生互動(dòng)交流，共鳴效果很好。參觀考察內(nèi)容緊扣培訓(xùn)主題，先后參觀了香港政府檔案處、香港中央圖書館、康文署文物修復(fù)辦事處、香港歷史博物館，均留下深刻印象。學(xué)員們十分珍惜難得的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，認(rèn)真聽課、積極思考、虛心求教，與港大中國事務(wù)處配合良好，圓滿完成了培訓(xùn)任務(wù)。江蘇檔案工作者的良好形象，也贏得了香港同行的贊譽(yù)。

通過此次培訓(xùn)，學(xué)員們有機(jī)會(huì)接觸了解香港的檔案工作，感受香港的歷史和文化，觀察香港回歸祖國前后的發(fā)展和變化，對(duì)檔案工作的定位有了新的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案工作的規(guī)律有了新的思考，培訓(xùn)時(shí)間雖短，收獲卻是很多。

一、香港檔案工作現(xiàn)狀

香港是小政府，大社會(huì)。歷史檔案處隸屬于政務(wù)司行政署，由歷史檔案館、檔案保存修復(fù)組、檔案管理及行政組及檔案系統(tǒng)發(fā)展組組成。政府檔案處職責(zé)是制定及推行有關(guān)一般檔案及歷史檔案管理的政策和計(jì)劃，以便有效地管理政府檔案。香港歷史檔案館位于交通十分便捷的九龍觀塘翠屏道13號(hào)，成立于1972年，是香港特區(qū)政府唯一的檔案館，負(fù)責(zé)專門鑒定、管理和保存歷史檔案，現(xiàn)有館藏約80萬份檔案及28,000本圖書，包括文件、照片、電影、海報(bào)及其他可追溯香港管治和發(fā)展過程的檔案資料。除了歷史檔案館，香港還有法定團(tuán)體檔案館（目前只有一個(gè)立法會(huì)檔案館）、私人檔案館（企業(yè)檔案館、教會(huì)檔案館、大學(xué)檔案館、慈善團(tuán)體檔案館），私人檔案館的性質(zhì)較類似博物館或圖書館。圖書館等部門也存有少量檔案。

香港政府的文件一經(jīng)形成立即歸檔，然后進(jìn)入流轉(zhuǎn)程序，進(jìn)入常用期，辦理完畢經(jīng)鑒定后有永久保存價(jià)值的檔案直接進(jìn)入歷史檔案館；不常用的檔案進(jìn)入非常用期，放置檔案中心，保存期滿后，再次鑒定，有保存價(jià)值的進(jìn)入歷史檔案館永久保存，沒有價(jià)值的直接銷毀。一般政府機(jī)構(gòu)只有5%的檔案得以永久保存。與內(nèi)地不同，政府各部門形成的檔案的歷史價(jià)值全部由政府檔案處負(fù)責(zé)評(píng)估，各部門無需鑒定。存入歷史檔案館的檔案系指經(jīng)過政府檔案處鑒定具有永久保存價(jià)值的檔案。各部門銷毀檔案也須征得政府檔案處同意。政府檔案處專門聘請(qǐng)相關(guān)專家學(xué)者組成鑒定工作組，對(duì)有價(jià)值需要保留的檔案進(jìn)行逐一篩選和鑒定。政府各部門在銷毀檔案前，必須呈報(bào)擬銷毀檔案目錄給政府檔案處，檔案處如果認(rèn)為有些檔案不能銷毀，則有權(quán)要求該部門將檔案送來鑒定。檔案進(jìn)館前需要申請(qǐng)鑒定，有永久保存價(jià)值的檔案移交歷史檔案館。館藏檔案滿30年即對(duì)社會(huì)開放，無需再行鑒定。

香港歷史檔案館非常重視檔案原件的安全保護(hù)和保存。所有接收進(jìn)館的檔案都要進(jìn)行去酸處理，每一件檔案都存放在無酸卷盒或文件夾內(nèi)。對(duì)進(jìn)館檔案，全部通過氮?dú)庋魴C(jī)消毒兩周，大大超過國際通行的一周標(biāo)準(zhǔn)。香港地處亞熱帶，空氣濕熱，對(duì)庫房溫度、濕度的要求較高。1997年正式啟用的香港歷史檔案館大樓閱覽室所有窗戶都安裝雙層且具有過濾紫外光功能的玻璃，庫房及大樓公用空間均采用過濾紫外光的照明系統(tǒng)。檔案保險(xiǎn)庫須有密碼方可進(jìn)入。此外，監(jiān)控系統(tǒng)、防火系統(tǒng)功能完備，設(shè)施先進(jìn)。1997年，香港歷史檔案館大樓獲香港建筑物能源效益獎(jiǎng)。檔案的保護(hù)和修復(fù)也是香港政府檔案處非常重要的工作。長(zhǎng)期以來，他們一方面采用國外進(jìn)口的技術(shù)材料對(duì)破損檔案進(jìn)行實(shí)體修復(fù)，另一方面，堅(jiān)持將進(jìn)館檔案和其他政府部門的檔案進(jìn)行縮微保存。香港寸土寸金，政府辦公場(chǎng)所都較狹小，沒有專門存放檔案原件的地方，受保管條件的制約，政府各部門形成的檔案即使不能進(jìn)館永久保存，也要全部進(jìn)行縮微后方可銷毀。據(jù)介紹，檔案縮微后母片存放歷史檔案館，拷貝給相關(guān)部門保存和使用，縮微膠片通常保存3至5套。為了保護(hù)檔案原件，檔案館工作人員接觸檔案原件時(shí)均配戴手套。閱檔大廳放置兩個(gè)紙箱，分別標(biāo)明“未用手套”和“已用手套”，利用者閱檔時(shí)自覺取用“未用手套”，用完放進(jìn)“已用手套”箱內(nèi)，既保護(hù)檔案，又起到增強(qiáng)檔案意識(shí)的作用。

香港檔案管理信息化發(fā)展起步很早，從上世紀(jì)八十年代初至今分為三個(gè)階段，第一階段是專用封閉式階段（1980-1990年），主要專用電子索引與電子文件管理系統(tǒng)；第二階段是開放式技術(shù)階段（1990-2002年），主要用于開放式電子文件管理系統(tǒng)；第三階段是開放式平臺(tái)階段（2002年以后），主要是共享式電子文件管理系統(tǒng)。香港歷史檔案館1996年起即實(shí)現(xiàn)全部檔案工作的電腦化管理。目前公眾可以通過互聯(lián)網(wǎng)檢索已經(jīng)開放的檔案，以及查閱部分檔案和其他數(shù)據(jù)的內(nèi)容。香港檔案信息化程度非常高，政府及大型機(jī)構(gòu)檔案信息化率高達(dá)80%，在世界上處于領(lǐng)先水平。香港中央圖書館開設(shè)的電子圖書館有超過400萬頁的檔案、文件和資料可供用戶遠(yuǎn)程瀏覽，內(nèi)地用戶除視頻資料不能閱覽外，其他都可檢索，甚至可以直接下載或打印。

二、香港檔案工作的“困局”

香港檔案工作整體上水平較高，但也面臨不少難題。為此，政府檔案處的專業(yè)水平和服務(wù)屢受立法會(huì)議員和傳媒的批評(píng)。2011年10月25日，審計(jì)署署長(zhǎng)第57號(hào)報(bào)告書第十章《政府檔案處的檔案管理工作》就對(duì)政府檔案處的多項(xiàng)工作提出了批評(píng)。這也是香港自1841年以來，立法會(huì)首次評(píng)論檔案工作。盡管遭到了批評(píng)，卻讓香港同行看到了希望。因?yàn)榕u(píng)得越厲害，受到關(guān)注和支持的可能性就越大。

香港檔案的“困局”主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1.沒有法律可依。香港是世界上較少的沒有《檔案法》的地區(qū)，只有《政府公開資料守則》、《政府檔案管理守則》等行政性規(guī)定，由于不是法律，因而沒有強(qiáng)制性。現(xiàn)行的《檔案管理指引》手冊(cè)，也是20多年前編制的，其后未再修訂。香港政府始終認(rèn)為，現(xiàn)行的制度是“行之有效”的，沒必要制定《檔案法》，所以一直以來都是以《檔案管理指引》為指南。由于沒有《檔案法》，再好的制度措施都難以最終施行。正如港大中國事務(wù)處陸人龍博士在開學(xué)典禮上所言，香港檔案工作理念很先進(jìn)，但不少?zèng)]有落實(shí)。例如，多年來，幾乎沒有部門、單位主動(dòng)向政府檔案處送交檔案，政府檔案處也從未接到任何一個(gè)部門銷毀檔案的報(bào)告。各部門自行銷毀檔案，政府檔案處卻無能為力。現(xiàn)實(shí)的情況是，《檔案管理指引》不受政府部門重視，形同虛設(shè)。朱福強(qiáng)教授認(rèn)為，沒有《檔案法》最嚴(yán)重的后果是，公眾的知情權(quán)難以得到保障，各部門會(huì)以各種理由來拒絕公眾的查詢需求。政府檔案處沒有法定權(quán)力或行政渠道查核政府部門的檔案管理工作，所以一些重要檔案有可能在政府檔案處不知情下已遭銷毀。如此，檔案的齊全、完整性就無法實(shí)現(xiàn)，而沒有檔案，有知情權(quán)也沒用。

參觀康文署文物修復(fù)處

2.檔案部門日趨式微。因?yàn)闆]有法律要求立檔、歸檔、存檔和采用專業(yè)技術(shù)管好檔案，政府部門及其公職人員普遍不重視檔案的管理。在香港政府的組織架構(gòu)中，政府檔案處處長(zhǎng)位于行政首長(zhǎng)的低層，工資是行政首長(zhǎng)中最低的。政府檔案處雖然在檔案鑒定和管理業(yè)務(wù)上具有一定的發(fā)言權(quán)，但政府各個(gè)部門經(jīng)常以各種理由拒絕或者應(yīng)付政府檔案處，而后者卻無能為力。如，政府檔案處雖對(duì)政府所有檔案的銷毀具有決定權(quán)，但長(zhǎng)期以來，幾乎沒有任何政府部門會(huì)向其提交銷毀檔案的報(bào)告。各部門如何管理檔案，編寫具體指引手冊(cè)，政府檔案處無從知曉。盡管歷史檔案館是香港特區(qū)政府唯一的檔案館，但受職權(quán)所限，政府部門并無向它移交檔案的義務(wù)，因而館藏的缺陷顯而易見。即使進(jìn)館保存的檔案，如有政府部門需要，可以隨時(shí)要求外借，甚至有借無回，檔案館卻無權(quán)拒絕。種種現(xiàn)實(shí)表明，政府檔案處正在陷于有職無權(quán)的尷尬境地。

3.檔案工作“去專業(yè)化”。自上世紀(jì)90年代中期開始，檔案處主要專業(yè)職位都逐漸被非專業(yè)的行政人員（一般職系）取代，甚至檔案局（處）長(zhǎng)也不例外。據(jù)介紹，該處80多名工作人員中，真正專業(yè)人員不到十分之一。說明政府比較忽視檔案管理的專業(yè)性。香港八家高等學(xué)府均沒有檔案專業(yè)院系。政府檔案處工作人員只有到國外才能接受到專業(yè)培訓(xùn)。1990年以前，檔案處每個(gè)檔案主任都有機(jī)會(huì)到國外學(xué)習(xí)半年到一年，后來香港政府取消了這種培訓(xùn)形式。這也成為政府不重視檔案管理的一個(gè)例證。由于專業(yè)人員日漸匱乏，《檔案管理指引》已經(jīng)有十多年沒有更新修訂，大量檔案積壓，不能及時(shí)分類、著錄、整理，影響到了向市民的開放；對(duì)電子檔案管理的研究停滯不前，迄今為止，香港還沒有解決電子檔案管理的辦法；與內(nèi)地、國外同行的交流越來越少，檔案管理呈現(xiàn)“裹足不前”的狀況。

三、赴港培訓(xùn)的啟示

1.依法治檔至關(guān)重要。執(zhí)政之要在于為民，行政之要在于依法。香港檔案工作目前面臨的困局，主要原因就是沒有《檔案法》。由原政府檔案處、香港大學(xué)、香港立法會(huì)等機(jī)構(gòu)人士自發(fā)組成的“檔案行動(dòng)組”歷經(jīng)多年努力，曾三次到內(nèi)地取經(jīng)，于兩年前完成《檔案法》的草擬。2011年11月6日，立法會(huì)會(huì)議就“訂立檔案法”一案進(jìn)行辯論，因認(rèn)識(shí)差異支持不力而未獲通過。香港是法制社會(huì)，一切事務(wù)都必須依法行事，依規(guī)章制度行事。在香港，立法是一件很嚴(yán)肅的事情，除非不立，既立大家都得遵守。一旦《檔案法》獲得頒布，政府必須帶頭遵守，模范執(zhí)行。政府是檔案的最大生產(chǎn)者，也是檔案信息的最主要擁有和利用者。所以朱福強(qiáng)教授認(rèn)為，《檔案法》主要是約束政府的。然而，香港政府認(rèn)為現(xiàn)行檔案管理制度“行之有效”，無須立法。由此看來，香港的檔案立法還有一段路要走。了解香港檔案立法之艱難曲折，不禁讓學(xué)員們心生感慨：內(nèi)地早就制定了以《檔案法》及其《實(shí)施辦法》為核心的一套檔案法規(guī)體系，極大地推動(dòng)了檔案工作的進(jìn)步與發(fā)展，但是也存在著有法不依、執(zhí)法不嚴(yán)、違法不究的情況。我們應(yīng)當(dāng)珍惜并且不斷完善，認(rèn)真推行實(shí)施，使之更好地發(fā)揮作用。

2.公共服務(wù)是檔案館的終極使命。香港總面積僅約1104平方公里，與檔案館屈指可數(shù)形成鮮明對(duì)比，公共圖書館系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)卻遍布全港，包括：1所總館中央圖書館、66所分館公共圖書館和10所流動(dòng)圖書館。香港中央圖書館承載著內(nèi)地圖書館和檔案館的雙重職能，收集、保存有一部分檔案文件、名人手稿、書信等，近年又啟動(dòng)“口述歷史”的征集。最令人震撼的是它的公共性和開放性。一是辦借書證容易。市民憑住址證明（水電費(fèi)單）免費(fèi)辦借書證，三分鐘辦妥。香港700多萬人口中，目前已有395萬人辦理了借書證，比例之高世所罕見。外地游客也可以進(jìn)去自由看書。圖書館經(jīng)常到中小學(xué)校為學(xué)生送上已經(jīng)辦好的借書證，借此吸引中小學(xué)生。參觀過程中我們發(fā)現(xiàn)，圖書館幾乎座無虛席，隨處可見各種不同年齡、膚色、性別的讀者，很有秩序，也很安靜。二是門類齊全、設(shè)施完備，多媒體資訊系統(tǒng)發(fā)達(dá)。在全球任何地方，只要有因特網(wǎng)，都可以查閱圖書，瀏覽視聽資料。三是圖書種類齊全，開放程度高，除了內(nèi)部珍藏本，幾乎沒有不能借的禁書。該館還將張愛玲、金庸等著名作家的珍貴手稿復(fù)制后公開陳列，很具吸引力。由此我們聯(lián)想到，建設(shè)“五位一體”的公共檔案館，對(duì)檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施、服務(wù)功能和服務(wù)水平將是前所未有的挑戰(zhàn)。與公共圖書館相比，檔案館的文化性顯然是遜色的，很多民眾至今仍將檔案館視為“禁區(qū)”。建設(shè)真正意義上的公共檔案館，融入公共文化服務(wù)體系，還須進(jìn)一步解放思想，找準(zhǔn)定位，強(qiáng)化公共服務(wù)意識(shí)，下大力氣從多方面提高公共服務(wù)水平。

3.即時(shí)歸檔值得提倡。文件即時(shí)歸檔的最大意義，是確保文件不會(huì)丟失。香港同行認(rèn)為，檔案的結(jié)構(gòu)分為“內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和脈絡(luò)”三個(gè)部分，“脈絡(luò)”就是檔案產(chǎn)生的背景、過程性材料，這些材料至關(guān)重要，一旦缺失，檔案就難以解釋。朱福強(qiáng)、溫偉國兩位教授非常強(qiáng)調(diào)檔案“脈絡(luò)（Context）”的重要性，指出，“沒有Context，檔案幾乎沒有意義”。香港將文件及時(shí)歸檔，使文件完整無缺、脈絡(luò)清晰，便于研究查考，值得內(nèi)地機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位參考。目前，內(nèi)地大多是在文件辦理完畢后的次年初集中統(tǒng)一歸檔，表面上看有一定道理，但卻也會(huì)使某些重要文件因?yàn)楦鞣N主觀和客觀的原因中途失控未能歸檔，使檔案難以達(dá)到“應(yīng)歸盡歸”。如果即時(shí)歸檔能夠推廣，檔案資源建設(shè)難題將有可能得到破解，全社會(huì)的檔案意識(shí)也會(huì)得到明顯提升。

4.檔案數(shù)字化重在設(shè)計(jì)、重在細(xì)節(jié)。香港回歸前夕，香港政府土地注冊(cè)處2.4億頁文件的檔案數(shù)字化工作，采用市場(chǎng)化運(yùn)作方式在18個(gè)月內(nèi)全部完成，而且無一差錯(cuò)，成為香港檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)典案例。蘇力教授認(rèn)為，檔案的數(shù)字化并不是什么高科技，成功與否，關(guān)鍵在于系統(tǒng)性的設(shè)計(jì)，在于每個(gè)工作環(huán)節(jié)的精益求精。香港政府土地注冊(cè)處將檔案數(shù)字化分為登記、準(zhǔn)備文檔、掃描、索引、質(zhì)量檢查、分發(fā)及入庫存檔等環(huán)節(jié)。每個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)問題，都要停止重做。加工場(chǎng)所及所有硬件設(shè)備、安全設(shè)施全由土地注冊(cè)處提供，甚至工作用桌椅都專門設(shè)計(jì)成無屜式，確保不發(fā)生檔案實(shí)體和信息的失密、錯(cuò)漏。為確保檢索無誤，特別建立三個(gè)數(shù)學(xué)模型進(jìn)行模擬檢索，當(dāng)然，投入的成本因此也比較高。內(nèi)部隔離和防火墻技術(shù)也是不可或缺的。需要建立兩套獨(dú)立的系統(tǒng)，盡可能把關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和一般數(shù)據(jù)分開。蘇力教授著重指出，加密技術(shù)并不能從根本上解決安全問題，因?yàn)榧用芗夹g(shù)是有時(shí)效性、周期性的，比加密技術(shù)更重要的是策略性的規(guī)劃。目前，內(nèi)地正在大力開展檔案信息數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)，香港重視檔案數(shù)字化的整體設(shè)計(jì)以及極端追求數(shù)字化質(zhì)量的做法，非常值得學(xué)習(xí)借鑒。

5.專業(yè)性是檔案事業(yè)的根基。檔案是一門專業(yè)，更是一門科學(xué)。獨(dú)特的專業(yè)性使其與圖書、情報(bào)、博物等區(qū)別，從而成為國家一項(xiàng)重要的專門事業(yè)。然而長(zhǎng)期以來，外界普遍對(duì)檔案工作的專業(yè)性存在偏見。一項(xiàng)事業(yè)是否讓人尊重，得以發(fā)展，很大程度上取決于人們對(duì)這項(xiàng)事業(yè)專業(yè)性的認(rèn)識(shí)。香港政府檔案處“去專業(yè)化”的趨勢(shì)令人擔(dān)憂，內(nèi)地對(duì)此也不可大意。盡管香港檔案工作存在“去專業(yè)性”的可能，但是香港同行的專業(yè)素質(zhì)卻毋庸質(zhì)疑。香港政府檔案處的工作人員基本上需要具備碩士以上學(xué)位，具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)，訓(xùn)練有素，考核選拔嚴(yán)格，可以稱作真正意義上的“檔案工作者”。近年來，江蘇省檔案局提出“建大館，出大師”，這是立足于將專業(yè)性視為檔案事業(yè)根基的認(rèn)識(shí)。檔案事業(yè)要又好又快持續(xù)發(fā)展，必須建設(shè)一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，也是擴(kuò)大江蘇檔案工作社會(huì)影響力的關(guān)鍵。從長(zhǎng)遠(yuǎn)意義看，強(qiáng)化檔案工作的專業(yè)性，加大專業(yè)人才的培養(yǎng)使用力度，是檔案工作提升水平、擴(kuò)大影響、改善地位的必由之路。

四、結(jié)語

在港數(shù)日，走馬觀花，但感受頗深。香港是多元社會(huì)，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)，文化繁榮，社會(huì)管理先進(jìn)。香港檔案人強(qiáng)烈的歷史使命感、精益求精的職業(yè)精神、以人為本的服務(wù)理念深深感染了培訓(xùn)團(tuán)的每位學(xué)員。這是一筆可貴的精神財(cái)富，希望能夠在今后的工作中對(duì)我們有所借鑒、有所裨益。也衷心祝愿香港和香港檔案工作的明天更加美好，希望兩地的交流更加密切，結(jié)出更加豐碩的果實(shí)。