重慶城市管理職業(yè)學(xué)院 肖溫雅

企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理方式正隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用(網(wǎng)絡(luò))技術(shù)的發(fā)展而朝著信息化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，一場(chǎng)以互聯(lián)網(wǎng)為標(biāo)志的信息技術(shù)革命正在改變著人類(lèi)的生產(chǎn)、生活，人類(lèi)正步入信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代。

會(huì)展業(yè)作為一種新興的“無(wú)煙產(chǎn)業(yè)”，正引起世界各國(guó)的廣泛重視。會(huì)展企業(yè)如雨后春筍般紛紛冒出，助推了會(huì)展產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。然而，會(huì)展業(yè)在蓬勃興起之時(shí)，也越來(lái)越暴露出在發(fā)展過(guò)程中存在的諸多滯后問(wèn)題，其中會(huì)展企業(yè)的信息化管理問(wèn)題便是其中之一。

1 會(huì)展企業(yè)信息化管理的現(xiàn)狀

會(huì)展企業(yè)特指承辦或主辦會(huì)議、展覽或節(jié)事活動(dòng)的公司，不包括有會(huì)展業(yè)務(wù)的廣告公司、文化傳媒公司等。會(huì)展企業(yè)員工數(shù)量一般都在10-50人之間，屬于小型或微型企業(yè)。在企業(yè)的信息化管理中，存在以下問(wèn)題：

1.1 企業(yè)管理者認(rèn)識(shí)不到位

會(huì)展是一個(gè)新興行業(yè)，在有些中西部城市，會(huì)展業(yè)的發(fā)展才短短十幾年。會(huì)展人在對(duì)企業(yè)的管理上仍然處于摸索階段，他們對(duì)新興媒體網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能認(rèn)識(shí)還不夠，對(duì)建設(shè)和維護(hù)網(wǎng)站、購(gòu)買(mǎi)昂貴的呼叫中心軟件和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件等難以接受。

1.2 資金不夠

會(huì)展企業(yè)大多屬于小型或微型民營(yíng)企業(yè)，資金有限，在信息化管理方面投入非常少，無(wú)法做到“先信息化，再做業(yè)務(wù)”的要求。

1.3 缺乏專(zhuān)業(yè)人才

信息化管理方面的專(zhuān)業(yè)人才極度缺乏。企業(yè)人員對(duì)信息化管理技術(shù)的應(yīng)用能力、維護(hù)能力、開(kāi)發(fā)能力、實(shí)施能力等都普遍較弱。已建設(shè)的網(wǎng)站由于缺乏專(zhuān)人維護(hù)而功能單一、信息陳舊，用戶點(diǎn)擊量極少，網(wǎng)站成了毫無(wú)作用的花架子。

1.4 管理軟件難以滿足企業(yè)需求

會(huì)展企業(yè)人員規(guī)模不大，工作流程不好固化，崗位職責(zé)較難各就各位，這勢(shì)必造成管理軟件所設(shè)計(jì)的流程很難按照完整的步驟走下來(lái)，管理軟件難以滿足自己的多變。

2 會(huì)展企業(yè)信息化管理的必要性

企業(yè)信息化是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)管理的一種手段，在一定程度上利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)集成化，綜合利用幫助企業(yè)管理生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的所有信息，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部的有效利用，用以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、提高管理水平、開(kāi)發(fā)能力、經(jīng)營(yíng)水平的過(guò)程---我們稱之為企業(yè)信息化， 企業(yè)信息化是一個(gè)過(guò)程，信息化水平是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。

會(huì)展企業(yè)具有運(yùn)用信息化管理的特性：

2.1 會(huì)展企業(yè)的宣傳途徑依賴網(wǎng)絡(luò)

會(huì)展企業(yè)網(wǎng)站和展會(huì)網(wǎng)站是宣傳營(yíng)銷(xiāo)的最佳平臺(tái)。對(duì)于一個(gè)小型或微型的民營(yíng)企業(yè)而言，很難承擔(dān)電視廣告和傳統(tǒng)印刷媒體廣告的巨大的費(fèi)用開(kāi)支，因此，低價(jià)方便快捷的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是最佳宣傳方法。

2.2 會(huì)展企業(yè)的招展招商工作離不開(kāi)信息化管理

招展，即邀請(qǐng)企業(yè)參加展會(huì)，招商，即邀請(qǐng)觀眾尤其是專(zhuān)業(yè)觀眾到展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)來(lái)參觀，這兩項(xiàng)工作是會(huì)展企業(yè)最重要的工作。舉辦展會(huì)的主要目的是為參展企業(yè)和采購(gòu)商(觀眾)搭建一個(gè)貿(mào)易洽談、交易交往的平臺(tái)。參展企業(yè)和采購(gòu)商來(lái)自全國(guó)甚至全球各地，電話招展招商是當(dāng)今會(huì)展企業(yè)首選方式?？蛻魯?shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建、智能呼叫系統(tǒng)成為電話營(yíng)銷(xiāo)信息化管理的必要條件。

2.3 提高辦公效率需要信息化管理

節(jié)約紙張、節(jié)省時(shí)間、減少差錯(cuò)等是辦公室工作的追求。相關(guān)資料的發(fā)送可以任意指定收信人，直接傳送給所需人，無(wú)需任何中間環(huán)節(jié)，無(wú)需打印出發(fā)給相關(guān)人員，縮短辦理時(shí)間，節(jié)省辦公開(kāi)支，減少差錯(cuò)率，提高整體辦公室工作效率。

3 會(huì)展企業(yè)信息化管理實(shí)施策略

企業(yè)信息化不是模擬現(xiàn)有管理方式，而是對(duì)現(xiàn)有管理模式進(jìn)行結(jié)合和變革。會(huì)展企業(yè)信息化管理可根據(jù)企業(yè)自身需求，實(shí)行通用化的產(chǎn)品設(shè)計(jì)，充分體現(xiàn)企業(yè)規(guī)范管理、提高辦公效率的核心思想，為用戶提供一整套標(biāo)準(zhǔn)的辦公自動(dòng)化解決方案，以幫助企業(yè)迅速建立便捷、規(guī)范的辦公環(huán)境，迅速提升企業(yè)的管理和信息化應(yīng)用水平，并降低投資成本。重慶市會(huì)展企業(yè)信息化管理可從建設(shè)企業(yè)網(wǎng)站、智能營(yíng)銷(xiāo)管理平臺(tái)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)三個(gè)方面入手。

3.1 辦好會(huì)展企業(yè)網(wǎng)站和展會(huì)網(wǎng)站

對(duì)于辦展機(jī)構(gòu)而言，網(wǎng)站是聯(lián)系會(huì)展主辦者和廣大參展者的橋梁和紐帶。

3.1.1 網(wǎng)站建設(shè)的內(nèi)容及功能(見(jiàn)表1)

3.1.2 網(wǎng)站的應(yīng)用價(jià)值

會(huì)展企業(yè)網(wǎng)站和展會(huì)網(wǎng)站的應(yīng)用價(jià)值主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

(1)為展會(huì)組織者服務(wù) 。高效、充實(shí)、開(kāi)放的信息平臺(tái)不僅有助于提高展覽公司、展會(huì)的知名度、促進(jìn)營(yíng)銷(xiāo)，還將為參加展會(huì)的企業(yè)創(chuàng)造新的價(jià)值。依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展起來(lái)的展會(huì)，由于其招展的便捷、高效、互動(dòng)、覆蓋面廣、能夠?yàn)閰⒓诱箷?huì)的企業(yè)創(chuàng)造新的價(jià)值，因而有可能迅速做強(qiáng)做大，使會(huì)展業(yè)進(jìn)入良性循環(huán)的軌道。

展會(huì)前：建設(shè)展會(huì)的互聯(lián)網(wǎng)商務(wù)平臺(tái)，發(fā)布展會(huì)信息，有效利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行展會(huì)推廣、展會(huì)招商、展位預(yù)定、服務(wù)合作、服務(wù)預(yù)定、參展商信息發(fā)布、網(wǎng)上觀眾預(yù)定、網(wǎng)上調(diào)研等，建立包含多功能的大型數(shù)據(jù)庫(kù)，采用三層結(jié)構(gòu)的應(yīng)用管理，展會(huì)后臺(tái)簡(jiǎn)單的操作頁(yè)面進(jìn)行管理維護(hù)。

展會(huì)中：展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)新聞報(bào)道、信息發(fā)布，展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)圖片直播、攝像直播，展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)觀眾登記統(tǒng)計(jì)分析、觀眾條碼識(shí)別胸卡制作、觀眾信息識(shí)別管理，參展商、觀眾統(tǒng)計(jì)信息發(fā)布。

展會(huì)后：對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)展會(huì)信息資源整理、展會(huì)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)提交、展會(huì)信息資源詳細(xì)統(tǒng)計(jì)分析、展會(huì)成效成本統(tǒng)計(jì)分析、網(wǎng)上展會(huì)系統(tǒng)管理。

電子名片制作：會(huì)展組織者為參展商和參觀者特制電子參展證，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作。在簽發(fā)該證前，會(huì)展組織者要求參展商或參觀者輸入個(gè)人資料，包括公司名稱、聯(lián)絡(luò)辦法、本人職銜、公司性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍等，然后把這些資料存入卡中。有了電子名片，展覽會(huì)甚至不用花人力來(lái)看守大門(mén)，可以像地下鐵路入口那樣實(shí)行電子化管理，從而準(zhǔn)確記錄入場(chǎng)人數(shù)。

表1 會(huì)展網(wǎng)站的功能設(shè)計(jì)一覽表

(2)為參展企業(yè)服務(wù) 。具體應(yīng)用范圍包括下面幾種。

網(wǎng)上報(bào)名：可以讓出席者直接在網(wǎng)上填寫(xiě)申請(qǐng)表，在網(wǎng)上瀏覽會(huì)議詳情，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)出席者人數(shù)，自動(dòng)監(jiān)控財(cái)務(wù)交易。運(yùn)用網(wǎng)上報(bào)名數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)最大的優(yōu)點(diǎn)是能將所有報(bào)名資料都匯總在一起，使會(huì)展組織者擁有一個(gè)不斷更新而準(zhǔn)確的報(bào)告。

住宿安排：展會(huì)組織者還應(yīng)該引導(dǎo)展會(huì)參加者在網(wǎng)上預(yù)定旅店，可以把免費(fèi)團(tuán)體住宿安排應(yīng)用軟件、網(wǎng)上預(yù)定工具和報(bào)名數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合起來(lái)使用，把所有住宿安排信息都儲(chǔ)存在一個(gè)在線數(shù)據(jù)庫(kù)中，及時(shí)監(jiān)控住宿安排情況，并可以提前幾個(gè)月或幾個(gè)星期根據(jù)定房情況的變化及時(shí)調(diào)整住房安排結(jié)構(gòu)。

旅行：讓會(huì)展參加者在網(wǎng)上做旅行安排、網(wǎng)上預(yù)定機(jī)票，或是與網(wǎng)上報(bào)名和網(wǎng)上預(yù)定房間系統(tǒng)相結(jié)合。最新的選址和RFP工具添加了為參加小型會(huì)議而及時(shí)預(yù)定房間和會(huì)議地點(diǎn)的相關(guān)內(nèi)容。

電子名片使用：參展商可以自由選擇租用組委會(huì)提供的電子名片讀取設(shè)備，將設(shè)備連接到自己的電腦上就可以開(kāi)始使用。買(mǎi)家需要把名片給參展商時(shí)，只需要把存有自己資料的入場(chǎng)證在讀取設(shè)備上劃過(guò)，所有資料就會(huì)在眨眼間被傳輸?shù)絽⒄股痰碾娔X里。參展商還可以把雙方談話的要點(diǎn)記錄在相應(yīng)備注欄里，做到十分有條理地管理買(mǎi)家資料。

網(wǎng)上會(huì)議服務(wù)范圍：給任何地點(diǎn)、任何人作講演；在線軟件、產(chǎn)品演示說(shuō)明；可以讓會(huì)議中任何人觀看、編輯發(fā)言人的各種電子文檔；向所有與會(huì)者播放發(fā)言人計(jì)算機(jī)里的多種媒體文件；發(fā)言人帶領(lǐng)其他與會(huì)者共同瀏覽網(wǎng)頁(yè)；發(fā)言人計(jì)算機(jī)里的任何應(yīng)用程序可共享，對(duì)方可以進(jìn)行各種操作；使用桌面控制功能進(jìn)行遠(yuǎn)程技術(shù)支持；視頻功能使會(huì)議更人性化；VOIP語(yǔ)音功能可以節(jié)約大量的電話費(fèi)用；以上所有功能都是實(shí)時(shí)、交互的，會(huì)議中的任何人都可以同樣實(shí)現(xiàn)。

3.2 安裝智能營(yíng)銷(xiāo)管理平臺(tái)

傳統(tǒng)的會(huì)展公司營(yíng)銷(xiāo)管理靠的是手工作業(yè)，這種方式存在很多弊端，如營(yíng)銷(xiāo)成本高，效率低；數(shù)據(jù)積累不到位；客戶資料混亂、重復(fù)、易丟失；無(wú)法深入的、持續(xù)的挖掘客戶價(jià)值；與客戶聯(lián)系的中間過(guò)程無(wú)法把控等等。智能營(yíng)銷(xiāo)管理平臺(tái)具有呼叫中心和客戶關(guān)系管理(CRM)雙重功能，可以輕松解決以上所有問(wèn)題。智能營(yíng)銷(xiāo)管理平臺(tái)主要具有如下功能：

(1)來(lái)電彈屏： 來(lái)電時(shí)在計(jì)算機(jī)屏幕上彈出用戶姓名、電話、地址、交往記錄等。

(2)鼠標(biāo)撥號(hào)： 只需用鼠標(biāo)點(diǎn)擊一次電話就完成撥號(hào)。

(3)客戶信息管理： 客戶信息可自行輸入、分組、查詢、修改、移動(dòng)、刪除 編輯。

(4)數(shù)字錄音： 實(shí)時(shí)數(shù)字錄音，存入計(jì)算機(jī)硬盤(pán)，并由聲卡和電話播放, 錄音存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)。

(5)語(yǔ)音留言： 每個(gè)座席的話務(wù)員不在時(shí)，客戶均可留言到硬盤(pán)。

(6)話務(wù)員考勤： 記錄座席上班和下班時(shí)間來(lái)統(tǒng)計(jì)其考勤。

(7)話后評(píng)價(jià)： 用戶對(duì)話務(wù)員服務(wù)態(tài)度評(píng)價(jià)。

(8)工作質(zhì)量監(jiān)督：局域網(wǎng)內(nèi)的管理人員都可以在自己的電腦上調(diào)聽(tīng),各座席 的錄音和觀看來(lái)、去電情況。

(9)資源共享： 客戶信息資源共享。

(10)報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能：可以作銷(xiāo)售報(bào)表，也可按工號(hào)、產(chǎn)品型號(hào)、日期等進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，還可實(shí)現(xiàn)供應(yīng)庫(kù)存、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)和報(bào)表功能。

(11)短信： 可通過(guò)短信平臺(tái)向用戶發(fā)短信。等等。

3.3 利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

辦公自動(dòng)化(OA)是面向組織的日常運(yùn)作和管理，是員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。自1985年國(guó)內(nèi)召開(kāi)第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議以來(lái)，OA在應(yīng)用內(nèi)容的深度與廣度、IT技術(shù)運(yùn)用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為組織不可缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。

適用于會(huì)展企業(yè)的OA系統(tǒng)，一般應(yīng)包含以下功能模塊：

(1)流程審批：表單制作、流程設(shè)定、審批處理、工作催辦、審批統(tǒng)計(jì)。

(2)行政綜合：包含“公告管理”、“新聞管理”、“員工評(píng)選”、“外出登記”、“重要提醒”等模塊。

(3)電子郵件：內(nèi)部郵件、POP3郵件收發(fā)，郵件管理。

(4)文檔中心：公共文件夾的建立與權(quán)限分配，文件上傳與管理。

(5)部門(mén)計(jì)劃：部門(mén)周計(jì)劃、月計(jì)劃的起草、審核、發(fā)布、匯總等。

(6)任務(wù)安排：工作任務(wù)下達(dá)、執(zhí)行、轉(zhuǎn)發(fā)，任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控。

(7)工作報(bào)告：撰寫(xiě)工作總結(jié)、匯報(bào)，可提交上級(jí)審閱。

(8)個(gè)人辦公：管理個(gè)人工作日程安排及建立個(gè)人聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)等。

(9)即時(shí)通訊：在線文字、語(yǔ)音、視頻交流，待辦工作即時(shí)提醒。等等。

[1]劉佩倉(cāng).中小企業(yè)信息化之路[M].北京:北京大學(xué)出版社,2003.

[2]魏國(guó)辰.中小企業(yè)管理提升[M].北京:中國(guó)物資出版社,2002.