李立叢

人事檔案管理工作是黨和國家工作中不可缺少的一個重要組成部分，是做好職工工作的基本條件之一，人事檔案管理工作直接影響職工工作的效率和質(zhì)量，涉及到每個職工的切身利益。為了更好地管理人事檔案，為職工工作服好務(wù)，做好檔案工作，不僅要充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，而且要抓住檔案工作的關(guān)鍵技巧。

當(dāng)前，檔案收集不全、流通不暢、利用率低等現(xiàn)象已經(jīng)成為檔案管理工作人員關(guān)注的焦點。解決問題的關(guān)鍵，是要理順收集、整理和利用等環(huán)節(jié)的關(guān)系，明確各自職責(zé)和權(quán)限，重視制度的落實，加強領(lǐng)導(dǎo)，充分發(fā)揮每個人的主觀能動性，做到人盡其才，勞有所得。具體來講，主要應(yīng)該抓住以下幾點：

1.加強領(lǐng)導(dǎo)，明確職責(zé)。作為單位領(lǐng)導(dǎo)，要重視職工人事檔案管理工作，將這項工作擺上重要議事日程，要由主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓。主管領(lǐng)導(dǎo)要定期聽取工作匯報，切實解決工作中遇到的實際問題，下設(shè)辦公室和具體工作人員，堅持一切從實際出發(fā)，明確分級管理責(zé)任。檔案工作者要充分認(rèn)識檔案工作的重要性，切實增強做好檔案工作的使命感和責(zé)任感，確保職工人事檔案管理工作順利和深入開展。

2.掌握規(guī)律，收集材料求“全”。全面完整地收集材料，是搞好人事檔案管理工作的起點和前提，完整的材料才能使人事檔案比較客觀地反映員工德、能、勤、績的全貌。在平時收集材料的過程中，要根據(jù)不同情況、采取不同方法，從被動中掌握主動。一是做好普遍材料的收集。這類材料主要是鑒定類、考核類、黨團類、任免類材料，包括職工履歷表、民主評議黨員考評表、年度考核表、調(diào)資晉級表等。二是做好階段性材料的收集。如職稱評定、年終表彰及工改方面的材料等。三是做好特殊性材料的收集。這類材料主要是職工審查、違紀(jì)處分、落實政策及某些表彰獎勵材料。要采取經(jīng)常收集與定期收集相結(jié)合、重點收集與普遍收集相結(jié)合的方法，向有關(guān)科室催索檔案材料，防止缺漏。

3.提高質(zhì)量，鑒別整理求“細(xì)”。平時要對職工的基本情況，如出生日期、參加工作時間、學(xué)歷和身份等，進(jìn)行認(rèn)真校核，發(fā)現(xiàn)差錯按照程序予以糾正。對不符合入檔要求的材料進(jìn)行處理，并對缺少的材料進(jìn)行催索。在整理中，力求做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊、嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)；在材料鑒別上，注重真實性；在材料分類上，注重準(zhǔn)確性；在材料裝訂和外表上，強調(diào)整齊美觀。

4.健全制度，檔案管理求“嚴(yán)”。要建立健全職工檔案管理制度，并在落實上下功夫。對轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出的檔案嚴(yán)格把關(guān)，履行登記手續(xù)，杜絕發(fā)生檔案丟失、擅自涂改、抽取、偽造等現(xiàn)象。

在利用時，查閱單位要填寫《查閱檔案審批表》，按照查閱職工檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)，要有主管負(fù)責(zé)人簽字方可查閱，不得憑借調(diào)查證明材料、介紹信查閱檔案。

人事檔案一般不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)過主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限時歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。在檔案的轉(zhuǎn)遞中，也要嚴(yán)格按照統(tǒng)一規(guī)定的“職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”項目詳細(xì)登記，嚴(yán)密封包。

胡錦濤指出：“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)。”這充分說明了檔案工作在建設(shè)中國特色社會主義事業(yè)中的重要地位、重要使命和重要意義。檔案工作要以黨的十七大重要思想為指導(dǎo)，緊緊圍繞組織、人事工作中心任務(wù)，堅持解放思想、實事求是、與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，立足材料的收集和案卷的整理，狠抓基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，不斷提高管理水平，為改革發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。