黃海萍 王冬梅

摘要：文章介紹了海南省圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包的基本情況，分析了圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包下的質(zhì)量控制，并提出了在編目業(yè)務(wù)外包過(guò)程中應(yīng)重視的幾個(gè)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館；圖書(shū)分編；業(yè)務(wù)外包

業(yè)務(wù)外包（Out sourcing）是源于企業(yè)的一種創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)管理方法。它是通過(guò)委托外部企業(yè)或團(tuán)體提供本企業(yè)應(yīng)該由內(nèi)部操作的各種業(yè)務(wù)活動(dòng),以達(dá)到降低生產(chǎn)成本、節(jié)約時(shí)間、提高效率和改進(jìn)質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、專業(yè)化管理的效果。同時(shí)企業(yè)更能集中有限的精力有效地完成企業(yè)內(nèi)部的核心任務(wù)和目標(biāo)。近十多年來(lái)外包業(yè)務(wù)已被西方圖書(shū)館界吸收和采用,我國(guó)圖書(shū)館界近幾年也陸續(xù)認(rèn)可業(yè)務(wù)外包尤其是采編業(yè)務(wù)外包這一形式,許多圖書(shū)館也開(kāi)始投入實(shí)踐。

圖書(shū)館圖書(shū)分編的部分工作外包是現(xiàn)代圖書(shū)館自動(dòng)化不斷提高的產(chǎn)物，通過(guò)部分勞動(dòng)力密集工作的轉(zhuǎn)移，圖書(shū)館工作的重心逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)信息咨詢，二次文獻(xiàn)加工等附加值較高的方面，將圖書(shū)館員大量的精力從繁瑣的圖書(shū)加工中解放出來(lái)，讓現(xiàn)代圖書(shū)館發(fā)展成為信息文獻(xiàn)的中心，從而適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的需要，成為現(xiàn)代人生活中不可缺少的一部分。2006年底，海南省圖書(shū)館（以下稱我館）在面臨開(kāi)館時(shí)間短、人員少等問(wèn)題時(shí)，嘗試開(kāi)展了中文圖書(shū)分編的部分工作外包業(yè)務(wù)。外包環(huán)節(jié)包括圖書(shū)書(shū)目數(shù)據(jù)、蓋館藏章、貼磁條等, 保證了圖書(shū)館按期開(kāi)館?，F(xiàn)將圖書(shū)該階段分編業(yè)務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)，以期與同行交流切磋。

圖書(shū)館實(shí)施業(yè)務(wù)外包的優(yōu)點(diǎn)是顯而易見(jiàn)的:節(jié)省人力、物力、財(cái)力和提高工作效率。但缺點(diǎn)也是存在的,中間控制不易操作,數(shù)據(jù)、加工質(zhì)量令人擔(dān)憂。

一、圖書(shū)分編外包中存在主要的問(wèn)題

（一） 圖書(shū)分編業(yè)務(wù)外包對(duì)本館編目業(yè)務(wù)水平存在一定的負(fù)面影響風(fēng)險(xiǎn)

有人認(rèn)為，編目業(yè)務(wù)外包如果處理不好極有可能導(dǎo)致館內(nèi)編目水平下降和采編部編目功能退化，書(shū)商為了謀求自身利益的最大化,可能采取一些機(jī)會(huì)主義的行為,比如不遵守合同承諾,降低服務(wù)質(zhì)量等。交易型的關(guān)系性質(zhì)難以獲得雙贏,合作中產(chǎn)生沖突就在所難免。這種沖突可能產(chǎn)生的嚴(yán)重的后果:長(zhǎng)期分編外包,數(shù)據(jù)質(zhì)量達(dá)不到要求,圖書(shū)館的編目水平直線下降。有專家甚至認(rèn)為編目業(yè)務(wù)全部外包的館會(huì)有失去在知識(shí)組織中很有技術(shù)價(jià)值的職員的風(fēng)險(xiǎn)。盡管我館屬于新建館，編目人員少，編目業(yè)務(wù)工作從零起步，上述問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)也仍然存在。

在實(shí)行編目外包實(shí)踐中，為防范上述風(fēng)險(xiǎn)，我館制訂相應(yīng)的編目細(xì)則和相關(guān)技術(shù)參數(shù)指標(biāo)，編目員不僅對(duì)每條數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，更要對(duì)我館的整個(gè)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)負(fù)責(zé)，一個(gè)好的書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)，是靠編目員一條條數(shù)據(jù)累加起來(lái)的，因此必須建立和完善外包圖書(shū)質(zhì)量的監(jiān)控機(jī)制，使外包工作隨時(shí)處于我館控制和檢查之下。

（二）圖書(shū)分編質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)明確，但實(shí)際控制有一定難度

圖書(shū)分編質(zhì)量主要體現(xiàn)三個(gè)方面：一是文獻(xiàn)分類標(biāo)引的準(zhǔn)確性。即就是對(duì)所編文獻(xiàn)賦予的分類標(biāo)識(shí)符所代表的概念與其學(xué)科內(nèi)容、外表特征完全相符或基本相符的準(zhǔn)確程度。通俗地講，準(zhǔn)確即指辨類、歸類準(zhǔn)確無(wú)誤。利用《中圖法》按照文獻(xiàn)分類標(biāo)引規(guī)則、文獻(xiàn)分類標(biāo)引工作程序， 將文獻(xiàn)歸到最切合其內(nèi)容而又用途最大的類。圖書(shū)分類是圖書(shū)加工的核心業(yè)務(wù)，它直接關(guān)系到圖書(shū)館的藏書(shū)次序質(zhì)量、內(nèi)容揭示水平和圖書(shū)的檢準(zhǔn)率和數(shù)據(jù)質(zhì)量；二是著錄的標(biāo)準(zhǔn)，包括題名、叢編項(xiàng)、責(zé)任者及主要相關(guān)字段的對(duì)應(yīng)問(wèn)題；三是質(zhì)量控制，質(zhì)量控制主要是參照本館的分類著錄相關(guān)細(xì)則來(lái)進(jìn)行，質(zhì)量也可以通過(guò)抽查驗(yàn)收與合同管理進(jìn)行。

圖書(shū)分類法是圖書(shū)分類的工具，熟悉掌握分類法是提高圖書(shū)分類質(zhì)量的基礎(chǔ)?！吨袌D法》是目前我國(guó)圖書(shū)館廣泛采用的分編圖書(shū)文獻(xiàn)資料的最重要的工具，是作為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的具有很高權(quán)威的分類法。要想提高圖書(shū)分類質(zhì)量，深入學(xué)習(xí)并熟練掌握《中圖法》是圖書(shū)分類人員的首要任務(wù)。這要求圖書(shū)分類人員正確認(rèn)識(shí)和理解《中圖法》的體系結(jié)構(gòu)、編制原則和使用方法，詳細(xì)掌握《中圖法》的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法等。唯如此，才能杜絕分類人員的主觀隨意性，減少分類結(jié)果的不一致現(xiàn)象，提高圖書(shū)分類的質(zhì)量。由于各館的分類要求級(jí)次和收藏特色各異，在分類、主題的選擇和控制上存在一定的差異。為嚴(yán)格控制圖書(shū)館圖書(shū)業(yè)務(wù)外包過(guò)程中的圖書(shū)分類質(zhì)量，圖書(shū)館加強(qiáng)了對(duì)書(shū)商分編人員的溝通工作，讓他們掌握我館的編目規(guī)則與分類要求。開(kāi)館時(shí)間緊迫，圖書(shū)量大，缺乏人力，因此，事后質(zhì)量控制主要方式是抽檢。抽檢是一個(gè)很好的檢查方式，但也存在一定的缺陷，因而在加工過(guò)程中還是存在少量的問(wèn)題。

（三）編目數(shù)據(jù)來(lái)源明確，部分配送數(shù)據(jù)存在不規(guī)范和不符合我館要求的情況

我館在圖書(shū)招標(biāo)中要求圖書(shū)供應(yīng)商提供符合我館要求的CNMARC數(shù)據(jù)。與我館合作的圖書(shū)供應(yīng)商有多家，數(shù)據(jù)來(lái)源不同，有國(guó)圖的，有自編的，也有缺少數(shù)據(jù)的。如少兒圖書(shū)及海南本地文獻(xiàn)。在數(shù)據(jù)更新上存在新版圖書(shū)配送舊版數(shù)據(jù)現(xiàn)象。原則上而言,圖書(shū)館要求書(shū)商提供國(guó)圖或CALIS數(shù)據(jù)進(jìn)行直接套錄,但對(duì)于一些新近出版的圖書(shū),對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)國(guó)家圖書(shū)館和CALIS無(wú)法查到時(shí),一些書(shū)商就自行編制編目數(shù)據(jù),編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量難以保證。在叢書(shū)著錄中,也容易出錯(cuò)。許多書(shū)商的編目人員對(duì)于圖書(shū)館編目的系統(tǒng)性缺乏概念,在處理叢書(shū)著錄時(shí),容易將不同時(shí)間到館的叢書(shū)分散著錄,甚至于給出不同的分類號(hào),極大影響了讀者的使用。在典藏分配中也極易出現(xiàn)差錯(cuò),出現(xiàn)如圖書(shū)分配方位的錯(cuò)誤而且這種錯(cuò)誤較為隱蔽,不易被發(fā)現(xiàn),只有當(dāng)讀者需借閱又無(wú)法借出時(shí)才能被發(fā)現(xiàn)。因此，我館要求書(shū)商分編人員在套錄書(shū)目數(shù)據(jù)時(shí)要仔細(xì)審核，以保證數(shù)據(jù)的有效性和正確性，同時(shí)要根據(jù)我館要求進(jìn)行字段修改。驗(yàn)收抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題主要集中在版本與出版年代的錯(cuò)誤與遺漏、叢書(shū)與多卷書(shū)頭標(biāo)區(qū)著錄等方面，通過(guò)按批次審核均能發(fā)現(xiàn)該類并能問(wèn)題及時(shí)更正。

（四）手工加工環(huán)節(jié)繁瑣，驗(yàn)收核對(duì)量大，抽檢不能解決問(wèn)題

手工加工環(huán)節(jié)包括貼磁針、蓋館藏章。磁針要求貼在圖書(shū)書(shū)內(nèi)隱蔽較深處，要不易發(fā)現(xiàn)；館藏章二個(gè)，蓋在題名頁(yè)和書(shū)內(nèi)頁(yè)，要求清晰公正。雖然我們將要求告知書(shū)商，但實(shí)際上，還是出現(xiàn)磁針僅隨意夾放在書(shū)中，并未夾貼的情況；館藏章蓋的不夠清晰，并有漏蓋的情況。為此，我館重點(diǎn)安排新書(shū)拆包逐冊(cè)驗(yàn)收的工作，確保該環(huán)節(jié)質(zhì)量的要求。同時(shí)因?yàn)閳D書(shū)冊(cè)數(shù)多，工作量大，影響新書(shū)分編上架進(jìn)程。

二、解決辦法及預(yù)防對(duì)策

（一）加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量意識(shí)

書(shū)目數(shù)據(jù)的質(zhì)量是書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的生命線，也是圖書(shū)館各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，保障它的質(zhì)量直接關(guān)系到館藏的收集、整序、組織管理以及為用戶提供服務(wù)的效果?，F(xiàn)代圖書(shū)館的圖書(shū)檢索、借閱等服務(wù)工作都需要書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)做支撐。圖書(shū)館全體工作人員都要從思想上認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的重要性，在保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的前提下，保證圖書(shū)加工的數(shù)量。

（二）加強(qiáng)驗(yàn)收管理，把好數(shù)據(jù)質(zhì)量驗(yàn)收關(guān)

首先要保證有經(jīng)驗(yàn)的分編的人員做驗(yàn)收，我館對(duì)分類及種次號(hào)集中處理有比較高的要求，因此，嚴(yán)格的分編要求必然要求分編人員具有豐富的經(jīng)驗(yàn)以及扎實(shí)的分編功底。其次設(shè)立驗(yàn)收人員責(zé)任制，對(duì)于每一個(gè)分編人員，都給其設(shè)立一個(gè)單獨(dú)的賬號(hào)和密碼，我館采用的廣東圖創(chuàng) Interlib 圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)，該系統(tǒng)對(duì)每一位操作員的操作過(guò)程都會(huì)有詳細(xì)的記錄，本館的數(shù)據(jù)審校人員如果發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，就可以直接找到相關(guān)負(fù)責(zé)的分編人員進(jìn)行糾正，以免以后再犯同樣的錯(cuò)誤。

（三）加強(qiáng)聯(lián)系，協(xié)調(diào)工作

開(kāi)展工作前要做好與書(shū)商充分溝通的工作，要將本館的各類工作規(guī)則、注意事項(xiàng)與書(shū)商交待清楚，以便讓他們?cè)诠ぷ髦杏姓驴裳匆?guī)矩辦事。我館工作人員對(duì)書(shū)商所作的工作進(jìn)行隨機(jī)跟進(jìn)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。除此之外，還要加強(qiáng)采編部門與圖書(shū)館其他各部門之間的聯(lián)系，了解讀者的意見(jiàn)及他們?cè)诠ぷ髦杏龅降膱D書(shū)分編及加工問(wèn)題，以便及時(shí)調(diào)整工作。

（四）選擇有實(shí)力、信譽(yù)好的書(shū)商

目前，書(shū)商對(duì)編目數(shù)據(jù)的加工，多是聘請(qǐng)外來(lái)編目人員完成的，少數(shù)有相對(duì)固定的編目人員。而實(shí)力雄厚的書(shū)商通常較能請(qǐng)到水平高的編目人員，同樣，信譽(yù)好的承包商則會(huì)提供相對(duì)周到的服務(wù)，較少出現(xiàn)偷工減料、應(yīng)付了事的情況，這樣加工出來(lái)的圖書(shū)質(zhì)量就相對(duì)有保障。對(duì)書(shū)商的選擇直接關(guān)系到業(yè)務(wù)外包的成功與否，圖書(shū)館應(yīng)首先對(duì)書(shū)商的技術(shù)實(shí)力、信譽(yù)、資金、工作效率、服務(wù)態(tài)度、社會(huì)影響等多方面進(jìn)行考察和調(diào)研，并建立相關(guān)的評(píng)價(jià)指數(shù)，在招投標(biāo)的時(shí)候?qū)⑵渥鳛檫x擇書(shū)商的硬性條件。對(duì)于承攬過(guò)該類業(yè)務(wù)內(nèi)容的書(shū)商可以優(yōu)先考慮。因此，在選取書(shū)商時(shí)，對(duì)他們實(shí)力的綜合考察非常重要，這樣，才能保證選取到比較好的書(shū)商，從而保證圖書(shū)的加工質(zhì)量。

總之，圖書(shū)館分編業(yè)務(wù)外包從整體上看，它節(jié)約了圖書(shū)館的人力資源、優(yōu)化了圖書(shū)館工作流程，加強(qiáng)了與外界的溝通與交流，但從目前圖書(shū)館的外包實(shí)踐看，依然存在專業(yè)業(yè)務(wù)外包服務(wù)公司少，圖書(shū)供應(yīng)商以業(yè)務(wù)外包作為增值服務(wù)的相對(duì)較多，從而圖書(shū)館選擇的余地相對(duì)不足。

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（作者單位：海南省圖書(shū)館）