朱陽端，周四望，張冬平

(1.湖南大學(xué)軟件學(xué)院，長沙 410082;2.長沙航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院，長沙 410124)

隨著高職教育的不斷發(fā)展，高職院校固定資產(chǎn)不斷增加，有的院校從辦學(xué)初的幾千萬資產(chǎn)增加到幾十億資產(chǎn)。而資產(chǎn)的種類、數(shù)量和價值不斷增加，固定資產(chǎn)管理中出現(xiàn)的問題也越來越多，特別是在分校區(qū)的辦學(xué)模式下，固定資產(chǎn)形成了規(guī)模大、區(qū)域分散的特點。但這些管理工作都具有相對固定的程序和規(guī)則，許多院校目前在這些工作主要依靠人工完成，存在有很多繁瑣的程序和領(lǐng)導(dǎo)審批簽流程，給工作帶來了很大的麻煩。［1］

工作流管理技術(shù)，作為一門面向過程建模、優(yōu)化、執(zhí)行與監(jiān)控的技術(shù)，開始表現(xiàn)出其強盛的生命力。隨著工作流技術(shù)的發(fā)展，工作流技術(shù)已被廣泛應(yīng)用于辦公領(lǐng)域，如保險、銀行、法院，同時還逐漸擴展應(yīng)用于工業(yè)和制造業(yè)領(lǐng)域等。［2－3］工作流的概念最初起源于辦公自動化領(lǐng)域和生產(chǎn)組織，它主要是一個將日常工作和日常活動的固定程序分解成一系列明確定義的任務(wù)，然后在按照具有一定的固定程序來執(zhí)行這些任務(wù)。這種流程式的管理特點很適合高職院校固定資產(chǎn)管理。

因此，研究一套基于工作流的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，必將大大提高高職院校固定資產(chǎn)管理的辦公效率和管理水平，同時也使學(xué)校的管理趨于規(guī)范化。

1 基于工作流的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的需求分析

1.1 業(yè)務(wù)需求分析

高職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要是以建立資產(chǎn)臺賬為基礎(chǔ)，依托學(xué)校的“校園網(wǎng)”將固定資產(chǎn)日常使用、維護、清理、核算、報廢等全過程都納入系統(tǒng)管理，方便處理資產(chǎn)的增加、減少、變更、維修、報廢等的日常管理業(yè)務(wù)，還能完成資產(chǎn)清查、核算以及資產(chǎn)的統(tǒng)計分析與上報數(shù)據(jù)等功能，把靜態(tài)的資產(chǎn)管理變?yōu)閯討B(tài)管理，使資產(chǎn)的增、減、調(diào)撥、折舊、流向等過程處于實時受控狀態(tài)，同時還把資產(chǎn)清查與成本核算考慮在內(nèi)，保證資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)賬與財務(wù)審計后的帳、卡、物是一一對應(yīng)的。具體業(yè)務(wù)流程如圖1所示。資產(chǎn)購入(使用)后建立的卡片如圖2所示。資產(chǎn)調(diào)撥業(yè)務(wù)流程如圖3所示。

圖1 固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程圖

圖2 固定資產(chǎn)登記卡片

圖3 資產(chǎn)調(diào)撥業(yè)務(wù)流程圖

1.2 功能需求分析

固定資產(chǎn)管理是學(xué)校管理的重要組成部分，固定資產(chǎn)具有價值高，生命周期長，難以管理等特點。為了解決這些問題，學(xué)校的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)包括資產(chǎn)增加、報廢、變更、毀損、借出、歸還、折舊、管理人員設(shè)定、分配使用部門、使用部門變更、資產(chǎn)在部門間調(diào)換、各種報表打印、組合查詢等。對于每一固定資產(chǎn)，都可以檢查出資產(chǎn)購買計劃、購入、入帳、投入使用、使用部門、折舊情況、以至退出使用等詳細的記錄。基于工作流的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，應(yīng)該把分散的管理信息集合起來，按工作流程組合成一個具有整體功能的管理平臺，具體應(yīng)具有以下功能:

(1)提供資產(chǎn)及設(shè)備檔案管理，支持資產(chǎn)及設(shè)備的增加、刪除、修改、拆分、圖片資料和其他基本的管理，并能進行批量更改、借調(diào)、轉(zhuǎn)移、刪除實用程序操作。

(2)提供資產(chǎn)及設(shè)備借調(diào)、維修和條碼標簽管理。系統(tǒng)支持資產(chǎn)和設(shè)備庫存、折舊管理功能，并提供自動化的會計折舊，可用于部署資產(chǎn)和設(shè)備管理、財務(wù)統(tǒng)計分析等方面。

(3)支持資產(chǎn)信息統(tǒng)計功能，包括分部門、類別、資產(chǎn)配件、圖片、借調(diào)、傳輸、維修、匯總統(tǒng)計、月報表統(tǒng)計等功能、并支持實時模糊查詢的功能。

(4)支持手持條碼機盤點和手工盤點或混合盤點，大大提高盤點效率及降低盤點成本。

(5)支持自定義的審核流程管理，并為不同的操作角色分配不同的審核權(quán)限。

(6)要能跟蹤更改的固定資產(chǎn)歷史記錄、多用戶權(quán)限管理和部門所屬瀏覽和編輯權(quán)限管理、樹狀資產(chǎn)信息瀏覽，樹狀數(shù)據(jù)字典維護，智能輸入，備份和恢復(fù)，以及強大的報表和模糊查詢的記錄功能。

(7)支持資產(chǎn)記錄的批量添加、刪除、轉(zhuǎn)移。記錄復(fù)制新的、動態(tài)的打印自定義報表等，具有操作簡單特點。

2 基于工作流的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

通過前面對高職院校固定資產(chǎn)管理的需求分析，提出系統(tǒng)基于工作流的管理思想構(gòu)建構(gòu)架設(shè)計，各級用戶通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行信息查詢、業(yè)務(wù)辦理;管理的對象涵蓋了學(xué)校各類固定資產(chǎn)，包括房屋及構(gòu)筑物、教學(xué)科研儀器設(shè)備、辦公設(shè)備、后勤設(shè)備、圖書等;通過條形碼標簽與讀寫器記錄、采集資產(chǎn)管理對象相關(guān)信息，輕松實現(xiàn)資產(chǎn)入庫、盤查、跟蹤、定位;通過對系統(tǒng)的設(shè)計，實現(xiàn)所有資產(chǎn)的增加、驗收、處置、分布、調(diào)劑、變動、清查、報廢、統(tǒng)計、分析、賬目圖表、上報數(shù)據(jù)等全過程的計算機處理。同時，支持自定義的審核流程管理，并為不同的操作角色分配不同的審核權(quán)限。［4］部門的工作人員使用該系統(tǒng)能夠完成的固定資產(chǎn)的日常管理工作，全面提高了工作效率，實現(xiàn)信息的自動交換、共享、交流和協(xié)作門戶，實現(xiàn)學(xué)校固定資產(chǎn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化。

2.1 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計

根據(jù)各業(yè)務(wù)部門的用戶需求和信息技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢，系統(tǒng)管理軟件采用三層C/S的框架結(jié)構(gòu)，編程語言用 C#編寫，開發(fā)環(huán)境采用 VS 2005，其中協(xié)作門戶和即時消息采用三層 B/S的框架結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)庫采用SQL Server2005(也可以是SQL Server2008)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器?？蛻舳瞬僮飨到y(tǒng)是 WinXP/Win2000/Win2003/Winvista/Win7。服務(wù)組件是 Microsoft.Net Framework 2.0 Runtime，Microsoft IIS 6.0以上，瀏覽器采用 Internet Explorer 6.0 及以上版本。［5］

圖4 系統(tǒng)架構(gòu)的分層式結(jié)構(gòu)圖

三層架構(gòu)如圖4所示，將應(yīng)用功能分成表示層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)訪問層三層。對這三層進行明確分割，并在邏輯上使其獨立。表示層負責與客戶交互，并將客戶的請求向業(yè)務(wù)邏輯層提交;業(yè)務(wù)邏輯層主要是響應(yīng)表示層的請求，執(zhí)行任務(wù)，從數(shù)據(jù)訪問層提取數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)回傳給表示層，本層封裝了應(yīng)用系統(tǒng)的商業(yè)邏輯;數(shù)據(jù)訪問層主要是和業(yè)務(wù)邏輯層交互，負責數(shù)據(jù)的存儲，維護和檢索。

2.2 系統(tǒng)部署架構(gòu)設(shè)計

整個應(yīng)用服務(wù)部署在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心機房的一臺或多臺應(yīng)用服務(wù)器。系統(tǒng)中的Web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)需要部署一個或多個應(yīng)用服務(wù)器組成的群集上。當系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)器在服務(wù)器中硬件或軟件發(fā)生故障時，該服務(wù)器的集群功能將用戶的請求將被重定向到另一臺服務(wù)器群集，以確保重要的應(yīng)用，用戶通過重要應(yīng)用訪問不間斷來保護系統(tǒng)每天不間斷地訪問24運行。

系統(tǒng)用戶直接訪問該系統(tǒng)可以通過校園局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)或VPN專用網(wǎng)來訪問。系統(tǒng)架構(gòu)部署撲拓如圖5所示。

圖5 系統(tǒng)部署架構(gòu)拓樸圖

系統(tǒng)平臺的基礎(chǔ)設(shè)施有:web服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、微機、條碼識讀設(shè)備、條碼打印機、操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等;該數(shù)據(jù)庫用于存放系統(tǒng)產(chǎn)生的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)服務(wù)，并提供各部門固定資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)依據(jù)。服務(wù)器的系統(tǒng)應(yīng)用提供一個穩(wěn)定，高效的運行平臺。

2.3 系統(tǒng)工作流設(shè)計

2.3.1 新建流程

創(chuàng)建工作流程主要包括:定義流程名稱、工作流的類型、選擇流程三方面。該流程的名稱是用于標識流程，例如資產(chǎn)減少(報廢)流程、資產(chǎn)報修申請流程;工作流的類型是指固定的流程或自由流程;流程步驟是指該流程具體要經(jīng)過的處理人、部門、要辦理的工作和具體處理的表單;流程文件主要是指在模板庫中選擇流程中所涉及到的文件的模版，例如資產(chǎn)減少(報廢)表單表單、資產(chǎn)增加(驗收)申請表單、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請表單等。

2.3.2 管理流程

(1)修改流程屬性。對己創(chuàng)建工作流的屬性進行編輯和修改，包括修改:流程的名稱、流程類型、選用的表單等屬性。編輯流程后可以使用提交來保存。［6］

(2)編輯步驟。步驟也叫活動，編輯流程在流程編輯器里完成，流程編輯器(Process Editor)是為用戶提供的一個流程建模工具，通過可視化的方式建立了各種業(yè)務(wù)流程，并且在數(shù)據(jù)庫中進行統(tǒng)一管理。它通過圖形化操作界面，協(xié)助流程規(guī)劃者設(shè)計符合學(xué)校固定資產(chǎn)管理需求的各類流程，并完成業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)過程中所需的表單、流程變量、條件判斷、參與者設(shè)置等，提供流程發(fā)布工具，支持版本控制。通過與合并后的組織建模，可以很容易地和準確地選擇參加執(zhí)行每一項活動的參與者。

將編輯步驟分為:建新流程－指定開始與結(jié)束節(jié)點－編輯活動－各個活動排列好前后邏輯關(guān)系－用流程連接線從首節(jié)點到未結(jié)點－為每個節(jié)點參與者指定類型及所涉及到的表單－編輯無誤－保存－發(fā)布(自定義發(fā)布版本號，這里是1.0)即可使用，學(xué)院固定資產(chǎn)報廢管理流程圖如圖6所示。

圖6 固定資產(chǎn)報廢流程設(shè)計

這些工作流中的活動按照部門的業(yè)務(wù)需求的變化而變化，是一個可視化的拖拉圖形設(shè)計模式，讓用戶最簡單，最直觀的方式進行業(yè)務(wù)流程設(shè)計、表單綁定，結(jié)合實際業(yè)務(wù)工作流程模式的條件來判斷設(shè)定的流轉(zhuǎn)方向等。如果重組服務(wù)節(jié)點，系統(tǒng)將自動按照新的業(yè)務(wù)活動的工作流程，來完成的任務(wù)的執(zhí)行順序，無須進一步以傳統(tǒng)的方式更改代碼實現(xiàn)，既方便又直觀，從而大大提高了生產(chǎn)效率。

2.4 系統(tǒng)實現(xiàn)

2.4.1 系統(tǒng)登錄

打開系統(tǒng)客戶端后，系統(tǒng)會首先提示用戶登錄。通過下拉菜單可選擇分配好的用戶(后勤管理處對各資產(chǎn)管理用戶通過后臺分了相應(yīng)的用戶)進行登陸，默認初始密碼是123456，登陸后可以通過系統(tǒng)進行修改。另一種方式是，通過選擇記住密碼，以后每次啟動客戶端將自動使用默認同戶名與密碼登陸，從而實現(xiàn)自動登陸，如圖7所示。

圖7 登陸系統(tǒng)的界面

2.4.2 固定資產(chǎn)調(diào)拔(可以批量移交)

以固定資產(chǎn)調(diào)拔為例，依據(jù)調(diào)撥業(yè)務(wù)流程(見圖3)設(shè)計的工作流程第一步，先二級單位資產(chǎn)管理員進入系統(tǒng)，選擇要調(diào)撥的資產(chǎn)記錄后點“批量移交”。填后好接收部門的信息后“保存”，如圖8所示。

圖8 批量調(diào)撥單

2.4.3 后勤管理處固定資產(chǎn)管理員審核調(diào)撥

按照系統(tǒng)設(shè)計工作流程，后勤管理處固定資產(chǎn)管理員登錄系統(tǒng)可以對調(diào)撥固定資產(chǎn)進行審批。由于這兩件調(diào)撥固定資產(chǎn)價值大于5萬(如果小于直接按“審核確認”完成調(diào)撥的審核操作)，需交由主管院領(lǐng)導(dǎo)審批，所以這里選擇“院領(lǐng)導(dǎo)審批”按鈕，彈出院領(lǐng)導(dǎo)審批對話框，填寫完成后點“提交”按鈕，上交給院領(lǐng)導(dǎo)審批，如圖9所示。

圖9 提交院領(lǐng)導(dǎo)審批單

2.4.4 領(lǐng)導(dǎo)審批調(diào)撥

按照系統(tǒng)設(shè)計工作流程，由于這兩件調(diào)撥固定資產(chǎn)價值大于5萬，院領(lǐng)導(dǎo)使用自己的系統(tǒng)賬號登錄系統(tǒng)，選擇“審核管理”，點“審核確認”完成審批調(diào)撥。這里還可以“反審核”可以對已審批的記錄進行反審批，如圖10所示。

圖10 領(lǐng)導(dǎo)審批操作界面

2.4.5 相關(guān)工作流程

在工作流程的執(zhí)行過程中，紅色節(jié)點為當前的活躍節(jié)點。每當完成一項審批或其他操作就會執(zhí)行下一步，直至流程結(jié)束，如圖11－13所示。

圖11 調(diào)撥工作流程第一步

圖12 調(diào)撥工作流程第二步

圖13 調(diào)撥工作流程第三步

每個活動節(jié)點都必須設(shè)定對應(yīng)的活動域，活動域即為所掛接的表單，對應(yīng)表單中的固定資產(chǎn)屬性那些是可操作的，那些是不能操作的，可以對這些屬性進行添加和刪除，確定之后在流程過程中對應(yīng)的表單里的有些屬性就為可以操作狀態(tài)。

3 結(jié)束語

高職院校不斷的發(fā)展，固定資產(chǎn)管理形成了資產(chǎn)的種類多、規(guī)模大、區(qū)域分散等特點。通過對某高校固定資產(chǎn)管理的研究與分析，闡述了基于工作流的高職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)。解決固定資產(chǎn)登記和報賬時往返于多部門之間的煩瑣過程，從而規(guī)范高職院校的固定資產(chǎn)管理的流程，提高院校資產(chǎn)管理部門的管理水平。

［1］任兩品.基于工作流的高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)研究［D］.武漢:武漢理工大學(xué)，2005.

［2］廖揚振.基于工作流的倉庫備用物料信息管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計［D］.武漢:武漢理工大學(xué)，2011.

［3］付白音太.基于工作流的烏海學(xué)院后勤固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)［D］.沈陽:東北大學(xué)，2009.

［4］趙文，胡文蕙，張世餛等.工作流模型的研究與應(yīng)用［J］.軟件學(xué)報，2003，(6).

［5］Workflow Management Coalition.Workflow proeess definition Interfaee－XML process definition language［R］.Newyork:Workflow Management Coalition，2000.

［6］PETKOV S，OREN E，HALLER A.Aspects in workflow management［R］.Galway:DERI，National University of Ireland，2005.