■郭京明

按照制度規(guī)定，基層人行事后監(jiān)督中心當(dāng)年歸集的營(yíng)業(yè)（網(wǎng)點(diǎn)）、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案，在保管一年后，移交本行綜合檔案室歸口集中管理。實(shí)踐表明，事后監(jiān)督中心在促進(jìn)基層人行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化方面發(fā)揮了積極作用。但基層人行的會(huì)計(jì)檔案管理工作，在人員配備、制度規(guī)定和風(fēng)險(xiǎn)控制等方面還存在一些亟待解決的問(wèn)題。

一、基層人行會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏，影響會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范性

基層人行每年新產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案種類(lèi)繁多、數(shù)量龐大，既包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、系統(tǒng)日志等紙介質(zhì)檔案，又包括影像存儲(chǔ)信息、電子數(shù)據(jù)備份信息等非紙介質(zhì)檔案。會(huì)計(jì)檔案的管理面臨著“三難”：一是專(zhuān)職人員難配備。在事后監(jiān)督部門(mén)，少有專(zhuān)職人員管理，更別說(shuō)有專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)的檔案管理人員。長(zhǎng)期以來(lái)由監(jiān)督人員兼會(huì)計(jì)檔案管理崗，其對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)知之甚少，會(huì)計(jì)檔案的整理、分類(lèi)、組卷、編號(hào)、排列等，主要依靠累積的經(jīng)驗(yàn)和自身摸索。二是專(zhuān)業(yè)知識(shí)難更新。會(huì)計(jì)檔案管理人員知識(shí)更新途徑非常有限，一般是依靠上級(jí)行有關(guān)部門(mén)和地方檔案管理單位組織培訓(xùn)，但培訓(xùn)單位（部門(mén)）培訓(xùn)的對(duì)象是綜合檔案管理人員，且培訓(xùn)的重點(diǎn)是文書(shū)類(lèi)檔案管理，會(huì)計(jì)檔案管理專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)基本未組織。此外，培訓(xùn)的局限性，也造成了基層人行中從事綜合檔案管理的專(zhuān)兼職檔案管理人員沒(méi)有掌握基本的會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)單一。三是歸口管理難執(zhí)行。事后監(jiān)督中心將會(huì)計(jì)檔案移交本行綜合檔案室歸口管理后，由于綜合檔案管理人員不熟悉會(huì)計(jì)檔案管理，涉及會(huì)計(jì)檔案保管、調(diào)閱、銷(xiāo)毀等事宜，仍需要事后監(jiān)督部門(mén)協(xié)助或提出處理意見(jiàn)。

（二）制度規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)不一，影響會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)性

性質(zhì)相同的會(huì)計(jì)檔案，不同部門(mén)管理期限要求不盡相同。一是根據(jù)《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》，“對(duì)賬回單”保管期限為5年，“余額表”、“重要印章保管登記簿”保管期限為15年；而《中國(guó)人民銀行國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理若干具體規(guī)定》規(guī)定“余額表”保管期限為5年，“國(guó)庫(kù)內(nèi)部往來(lái)對(duì)賬單及對(duì)賬回單”保管期限為15年，“國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)重要物品（含印章）保管登記簿”保管期限為永久。二是《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》對(duì)“會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)日志”及“會(huì)計(jì)核算監(jiān)督通知書(shū)”保管期限均未作出明確規(guī)定，而《中國(guó)人民銀行國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理若干具體規(guī)定》規(guī)定“事后監(jiān)督通知書(shū)”保管期限為5年，“國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)日志”保管期限為15年。三是事后監(jiān)督作為人民銀行會(huì)計(jì)核算的延續(xù)，監(jiān)督中形成的會(huì)計(jì)核算監(jiān)督日志、會(huì)計(jì)資料交接清單、監(jiān)督情況報(bào)告表等，應(yīng)按照會(huì)計(jì)資料加以管理，但《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》對(duì)監(jiān)督資料無(wú)明確管理要求。

（三）電子化管理程度低，影響會(huì)計(jì)檔案管理的安全性

近年來(lái)，內(nèi)外部監(jiān)督檢查項(xiàng)目不斷增多，基層人行會(huì)計(jì)檔案電子化管理水平低，紙介質(zhì)檔案頻繁調(diào)閱，加大了會(huì)計(jì)檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)。首先，難以防止丟失和泄密。《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》規(guī)定：“查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，用畢及時(shí)歸還，防止丟失和泄密。”當(dāng)前各類(lèi)檢查，往往是一次性開(kāi)具調(diào)閱清單，將需要調(diào)閱的所有或絕大部分會(huì)計(jì)檔案一次性調(diào)出。調(diào)閱量大，閱檔時(shí)間長(zhǎng)，管理移位，客觀上增加了會(huì)計(jì)檔案丟失及泄密風(fēng)險(xiǎn)。其次，紙介質(zhì)檔案容易受損。如：一些需要核實(shí)或復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案往往被檢查人折疊，以及在原始憑證上做記錄等。

二、加強(qiáng)基層人行會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策建議

（一）充實(shí)力量，加強(qiáng)培訓(xùn)

根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和會(huì)計(jì)檔案管理的需要，一是上級(jí)行錄用新行員時(shí)，適當(dāng)招錄或選用專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，并出臺(tái)一定的從業(yè)補(bǔ)貼政策，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員工作積極性。二是加強(qiáng)對(duì)基層人行會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技能。

（二）完善制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

修訂完善《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》，一是進(jìn)一步對(duì)人民銀行會(huì)計(jì)檔案保管期限進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，并作為綱領(lǐng)性文件，引領(lǐng)系統(tǒng)內(nèi)其他會(huì)計(jì)核算部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行，以維護(hù)《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》的完整性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性；二是將基層人行事后監(jiān)督部門(mén)監(jiān)督中形成的各類(lèi)監(jiān)督資料統(tǒng)一納入人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理范疇并明確管理標(biāo)準(zhǔn)；三是對(duì)調(diào)閱均量、歸檔時(shí)間、閱檔操守、責(zé)任認(rèn)定等規(guī)定進(jìn)一步細(xì)化，并規(guī)范基層人行會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)。

（三）加大有效投入，提供科技支撐

依托中央銀行會(huì)計(jì)憑證影像事后監(jiān)督系統(tǒng)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)集會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理、影像調(diào)閱、網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)等于一體的多功能 “人民銀行會(huì)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)”。通過(guò)合理設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，嚴(yán)密審批程序，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案資料的網(wǎng)上調(diào)閱、查詢(xún)與檢索，用科學(xué)的手段完善基層人行會(huì)計(jì)檔案信息化管理。