■ 曾俊輝 Zeng Junhui

0 引言

Microsoft Excel是微軟公司的辦公軟件Microsoft office的組件之一，它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策操作，廣泛地應(yīng)用于工程管理、統(tǒng)計(jì)等眾多領(lǐng)域。在此介紹一種以Excel辦公軟件為平臺(tái),以Excel函數(shù)為工具,應(yīng)用于工程質(zhì)量監(jiān)督管理的新方法。通過對(duì)工程質(zhì)量監(jiān)督抽查記錄的管理實(shí)例,介紹用該方法自動(dòng)生成記錄表的編程過程。

1 制作監(jiān)督抽查記錄表格及臺(tái)帳表格

質(zhì)量監(jiān)督抽查記錄臺(tái)帳的工作表名稱設(shè)置為“臺(tái)帳”（圖1）。抽查記錄的工作表名稱從“001”開始。這樣做的好處是在臺(tái)帳工作表的 “編號(hào)” （B列）和抽查記錄工作表“名稱”之間建立關(guān)聯(lián)，便于在抽查記錄工作表中自動(dòng)調(diào)用臺(tái)帳工作表的數(shù)據(jù)內(nèi)容。最終實(shí)現(xiàn)在臺(tái)帳工作表中錄入監(jiān)督抽查的相關(guān)信息，便自動(dòng)生成所需的抽查記錄表格（圖2 ）。

2 編寫自定義函數(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)抽查記錄工作表名稱的提取

要實(shí)現(xiàn)在抽查記錄工作表中自動(dòng)調(diào)用臺(tái)帳工作表的數(shù)據(jù)內(nèi)容，首先就要提取出當(dāng)前抽查記錄工作表的名稱，如“001”，下一步才能通過編輯公式來調(diào)用臺(tái)帳工作表中對(duì)應(yīng)編號(hào)“001”的相應(yīng)內(nèi)容。

2.1 自定義函數(shù)的定義

2.1.1 打開VBA

Excel2003支持VBA編程，VBA是Visual Basic For Application的簡(jiǎn)寫形式。VBA的使用可以達(dá)成執(zhí)行特定功能或是重復(fù)性高的操作。

執(zhí)行系統(tǒng)菜單中的“工具”/“宏”/“Visual Basic 編輯器”命令，會(huì)打開Visual Basic編輯窗口，在VBA系統(tǒng)中執(zhí)行“插入”/“模塊”命令，彈出“模塊1”代碼編寫窗口。

2.1.2 編寫自定義函數(shù)的程序代碼

在剛才彈出的“模塊1”代碼編寫窗口中，輸入如下代碼：

Public Function ThisSheetName(……) As String

Application.Volatile True

ThisSheetName = Application.Caller.Parent.Name

End Function

代碼編輯完成后保存并退出VBA。

2.2 加載宏

退出VBA，則在工作表中自動(dòng)添加自定義函數(shù)This Sheet Name(……)，其功能是調(diào)用當(dāng)前工作表名稱。但這個(gè)函數(shù)是以一個(gè)宏的形式存在的，要使它能夠有效，必須將EXCEL2003系統(tǒng)的宏安全級(jí)別設(shè)為中級(jí)或低級(jí)。在系統(tǒng)菜單中的“工具”/“宏”/“安全性…”對(duì)話框中可以對(duì)其進(jìn)行設(shè)置。

2.3 自定義函數(shù)This Sheet Name()的運(yùn)用

將圖2所示的工程質(zhì)量監(jiān)督抽查記錄工作表“001”中F1單元格的計(jì)算公式編輯為“=TEXT(This Sheet Name(……),"0")+2”。 This Sheet Name(……)函數(shù)可以得到當(dāng)前工作表名稱“001”； TEXT(……)函數(shù)可以將數(shù)值“001”轉(zhuǎn)換為按指定數(shù)字格式表示的數(shù)值“1”；“+2”的目的是我們要得到臺(tái)帳工作表中對(duì)應(yīng)編號(hào)為“001”的第3行內(nèi)容。所以最終公式得出的值為“3 ”。

3 利用系統(tǒng)函數(shù)編輯公式，跨工作表調(diào)用所需內(nèi)容

3.1 實(shí)現(xiàn)跨工作表調(diào)用所需內(nèi)容的思路

通過上面的步驟，我們先是得到了當(dāng)前抽查記錄工作表名稱“001”，然后通過計(jì)算調(diào)整，得到了對(duì)應(yīng)在臺(tái)帳工作表“編號(hào)”為001中所需內(nèi)容的行號(hào)“3”，下面將通過EXCEL自帶的系統(tǒng)函數(shù)來編輯公式，在抽查記錄工作表“001”中，跨工作表調(diào)用臺(tái)帳工作表中“臺(tái)帳”相應(yīng)單元格的內(nèi)容。

3.2 公式的編輯

在抽查記錄工作表“001”中，單擊C4單元格，輸入公式“=INDIRECT("臺(tái)帳"&"!"&"F"&$F$1)”。

系統(tǒng)函數(shù)INDIRECT(……)的作用是引用括號(hào)內(nèi)字符所指定的單元格的內(nèi)容。這里的("臺(tái)帳"&"!"&"F"&$F$1)指定的位置是臺(tái)帳工作表的F3單元格 (臺(tái)帳! F3)，即圖1中所示“工程名稱”這一列第三行的內(nèi)容。公式編輯完成之后，系統(tǒng)會(huì)對(duì)C4單元格自動(dòng)計(jì)算更新，顯示的結(jié)果為“***項(xiàng)目 16#樓”。

按照上述步驟，依次對(duì)圖2所示抽查記錄工作表“001”中的E4、C5、E5、A7單元格分別輸入公式“=INDIRECT("臺(tái)帳"&"!"&"G"&$F$1)”、“ =INDIRECT("臺(tái)帳 "&"!"&"D"&$F$1)”、“ =INDIRECT("臺(tái)帳 "&"!"&"E"&$F$1)”、“ =INDIRECT("臺(tái)帳"&"!"&"J"&$F$1)”。系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算更新，分別在相應(yīng)單元格顯示“基礎(chǔ)梁”、“ 16-3～16-6/16-C～16-L”、“ 2011-11-15”、“抽查情況（ 略 ）”。

3.3 對(duì)跨工作表調(diào)用內(nèi)容的判斷

對(duì)于正在辦理質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)且提前進(jìn)行介入的工程，由于還沒有質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)登記號(hào)，臺(tái)帳工作表中的“質(zhì)量監(jiān)督號(hào)”可能為空白，如果直接輸入上述公式進(jìn)行調(diào)用，返回的結(jié)果是“0”。這會(huì)影響到抽查記錄表的后續(xù)打印操作。

以圖2所示抽查記錄工作表“001”的B3單元格為例，增加一個(gè)系統(tǒng)判斷函數(shù)IF(……)對(duì)調(diào)用值進(jìn)行判斷，如果調(diào)用值為空，則顯示空格。如果調(diào)用值存在，則顯示所調(diào)用內(nèi)容。輸入公式“=IF(INDIRECT("臺(tái)帳"&"!"&"C"&$F$1)="","",INDIRECT("臺(tái)帳"&"!"&"C"&$F$1))”。如果圖1所示臺(tái)帳工作表“臺(tái)帳”中的C3單元格為空白，則顯示空白。這里調(diào)用值為非空格，所以會(huì)顯示“WZJ 2011-50”。

4 抽查記錄管理臺(tái)帳的運(yùn)用

通過上述操作，該工程質(zhì)量監(jiān)督抽查記錄管理文件制作成功，在實(shí)際使用中，只需要在圖1所示的質(zhì)量監(jiān)督抽查記錄臺(tái)帳即“臺(tái)帳”工作表中，在“編號(hào)”001對(duì)應(yīng)行輸入“質(zhì)量監(jiān)督號(hào)”、“抽查部位”、“抽查日期”、“工程名稱”、“抽查部位”、“抽查情況”，在圖2所示的工程質(zhì)量監(jiān)督抽查記錄即“001”工作表中，系統(tǒng)便能自動(dòng)填充相應(yīng)內(nèi)容。

以抽查記錄工作表“001”為母表，復(fù)制其他工作表，名稱依次為“002、003、004、005…”。這樣一來就能很快地制作好數(shù)量較多的抽查記錄?；ヂ?lián)網(wǎng)上還能找到以編號(hào)來復(fù)制工作表的EXCEL工具，用來復(fù)制工作表會(huì)更便捷。

5 結(jié)語

本文以工程質(zhì)量監(jiān)督抽查記錄的管理、自動(dòng)生成為例，介紹了利用系統(tǒng)函數(shù)、自定義函數(shù)編輯計(jì)算公式的方法和技巧。此外，還可以舉一反三將其運(yùn)用到整改通知、監(jiān)督驗(yàn)收臺(tái)帳的管理工作中，對(duì)于提高工程質(zhì)量監(jiān)督的工作效率具有參考和借鑒作用。