盧蕾

檔案是歷史的真實記錄，它是各項事業(yè)發(fā)展的基礎。隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)的進步，把檔案看成文件庫的傳統(tǒng)認識正在被記憶庫和知識庫的認識所取代。檔案在被社會各界的利用過程中產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，發(fā)揮它的潛在價值。做好檔案工作，不再僅僅是保持檔案資料的齊全和安全，更要做到資料的完整性、管理的規(guī)范性、利用的有效性，以便更好地為服務企業(yè)、服務社會。

一、 檔案信息化建設的背景及緊迫性

目前，經(jīng)濟信息化正以前所未有的速度迅猛發(fā)展，各行各業(yè)隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全面應用開始發(fā)生巨大的變革?；ヂ?lián)網(wǎng)極大地提高了人與人之間進行信息溝通的效率，社會經(jīng)濟的各個環(huán)節(jié)都在開始享用網(wǎng)絡技術(shù)帶來的好處，如電子郵件代替了傳統(tǒng)信件、網(wǎng)上交易開始替代洽談定貨會等等。新一輪科技革命將以更加迅猛之勢席卷全球，高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)為先導的知識經(jīng)濟將占據(jù)經(jīng)濟的主導地位。在這個充滿競爭和挑戰(zhàn)的時代，誰能抓住歷史機遇并掌握高科技和高素質(zhì)的勞動者，誰就能在未來激烈的競爭中贏得主動權(quán)，在發(fā)展中占據(jù)主導地位。否則就要落后，就難以發(fā)展。

檔案作為信息社會眾多信息源中最基礎的部分，在當今世界科學技術(shù)突飛猛進，特別是檔案工作面臨著知識經(jīng)濟和信息時代的嚴峻挑戰(zhàn)。檔案科技明顯滯后，已經(jīng)并正在影響著檔案事業(yè)的發(fā)展。大力發(fā)展和應用信息技術(shù)、加速檔案信息化建設進程、以信息化和全球化推動檔案管理工作的發(fā)展，這已經(jīng)成為檔案界的戰(zhàn)略抉擇。

二、信息技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應用

信息技術(shù)是構(gòu)成當今社會的最強大的力量之一，信息技術(shù)所帶來的變革，能夠幫助個人和社會更深入地認識檔案管理工作，并更好地利用檔案管理工作的各項優(yōu)秀成果，從而使檔案管理工作充分發(fā)揮其潛能并實現(xiàn)其推動經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的理想。

信息技術(shù)的推廣、應用與普及為檔案管理工作帶來了極大的便利。信息技術(shù)改變了檔案管理的學習方式、工作方式及服務方式，掌握信息技能本身已成為檔案管理工作立足當今社會所必須的基本技能，以便不斷適應未來社會的需要。信息化時代的到來，改善了檔案管理的工作效率和思維方式。傳統(tǒng)的檔案管理方式，可能在及時性、準確性、全面性以及宣傳普及性上大打折扣。而數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡技術(shù)的結(jié)合，使得處在不同地域的檔案業(yè)務區(qū)共同使用同一套數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，各個檔案業(yè)務區(qū)輸入或更新各自所從事工作的信息內(nèi)容，不同的檔案業(yè)務區(qū)之間共享相關(guān)的信息，從而大大地提高了檔案利用的及時性和準確性，為領導決策和各層管理提供了可靠依據(jù)。由此可見，信息化技術(shù)無形地突破了所有的門墻，建立起與每一個用戶的聯(lián)結(jié)。隨著我國信息產(chǎn)業(yè)和知識經(jīng)濟的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案工作將產(chǎn)生一系列的變化，逐步向信息化、現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)型。隨著網(wǎng)絡技術(shù)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)等先進技術(shù)的不斷完善，檔案管理應用信息技術(shù)來促進自身發(fā)展的前景非常之美妙，同時，也將對促進相關(guān)行業(yè)及其技術(shù)的發(fā)展起到推波助瀾的作用。一個“數(shù)字化檔案館”的時代正向我們走來。

三、檔案信息化建設的奮斗目標、主要內(nèi)容及工作任務

檔案管理的信息化，檔案信息的數(shù)字化，檔案信息服務的網(wǎng)絡化是我們的檔案工作信息化建設目標。為政府宏觀決策服務，為經(jīng)濟建設和城市管理服務，以及為社會公眾服務則是檔案信息化建設的宗旨?！皵?shù)字化檔案館”工程將通過建設寬帶多媒體信息網(wǎng)絡等基礎設施平臺，結(jié)合檔案信息資源，逐步實現(xiàn)經(jīng)濟和社會信息化，使檔案管理工作在已經(jīng)到來的信息化時代的競爭中立于不敗之地。

四、實現(xiàn)檔案信息化建設的必要條件和保障措施

檔案信息化建設要緊緊跟隨世界信息化潮流，各級政府要加大對檔案信息化基礎設施建設投入的力度，以信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案管理模式，建設檔案信息基礎設施和應用系統(tǒng)，共同開發(fā)和利用檔案信息資源，實行“基礎先行、適度超前、重點突出、試點推進”的方針，制定規(guī)劃，繼續(xù)推進辦公自動化，逐步實現(xiàn)無紙化辦公，搞好技術(shù)創(chuàng)新，實現(xiàn)跨越發(fā)展。

同時，檔案信息化法制建設也是一項緊迫的工作。我們應按先易后難，先單項后綜合的原則，對急需解決的問題進行研究，加快立法。提出立法思路和框架，配合有關(guān)部門制定適應檔案信息化發(fā)展需要的法規(guī)體系。研究制定《檔案信息安全管理辦法》和吸引信息化人才、資金政策等方面的法規(guī)規(guī)章，并著手準備行政復議、行政訴訟應訴工作。只有觀念創(chuàng)新，才能制定適應發(fā)展以知識為基礎的網(wǎng)絡化的新檔案形勢需要的新法規(guī)，開創(chuàng)檔案信息化的新局面。

在檔案信息化建設的過程中，要積極通過電視臺、報紙等媒體進行檔案信息化宣傳。通過大力宣傳，使大家認識到檔案信息化帶來的不僅是技術(shù)手段的革命，而且是生活方式、管理方式和思想觀念的革命，并用積極的態(tài)度去迎接我們?nèi)魏稳硕紵o法回避的檔案信息化時代?！八膫€現(xiàn)代化，哪一化也離不開現(xiàn)代化”和“以信息化帶動工業(yè)化，發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢，努力實現(xiàn)技術(shù)的跨越式發(fā)展”的精神，檔案信息化將為發(fā)展檔案事業(yè)做出新的貢獻，必將成為當今社會信息化發(fā)展的新主題、新動力。建成檔案信息高速公路，實現(xiàn)全球檔案信息共享，是我們檔案工作者的奮斗目標。隨著以信息技術(shù)為主要標志的科學技術(shù)突飛猛進和“知識經(jīng)濟”的到來，電子文件的大量產(chǎn)生，檔案管理廣泛采取現(xiàn)代化技術(shù)，已對傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。這種挑戰(zhàn)，首先是對檔案科教工作的挑戰(zhàn)，歸根到底是對檔案專業(yè)人才的挑戰(zhàn)。我們應當增強憂患意識和緊迫感、危機感，抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，以檔案科教創(chuàng)新為動力，“科教創(chuàng)新”、“開發(fā)利用”兩個輪子一起轉(zhuǎn)，堅持以發(fā)展檔案科技教育工作來全面振興檔案信息化事業(yè)。

綜上所述，檔案信息化的建立和運作，對于目前檔案發(fā)展的管理模式來說，無疑是較大的挑戰(zhàn)，因為這牽涉到工作方式和觀念的轉(zhuǎn)變，甚至需要對現(xiàn)有的業(yè)務流程進行重組。但最重要的是，檔案管理信息化的實現(xiàn)給檔案事業(yè)帶來了重大的發(fā)展機遇。■