摘要：通過目前中小企業(yè)的信息化現(xiàn)狀，我們可以清晰地看到國(guó)內(nèi)中小企業(yè)中應(yīng)用最多的是電子表格，而電子表格中占據(jù)絕對(duì)地位便是Excel，本文引入了excel服務(wù)器模式，利用其在企業(yè)預(yù)算與報(bào)銷管理中的實(shí)際案例，介紹一種新的信息系統(tǒng)部署模式。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；信息化 excel服務(wù)器；電子表格；企業(yè)管理

作者簡(jiǎn)介：朱寧，女（1963.2-），圖書館副研究館員，曾在蘭臺(tái)世界、現(xiàn)代情報(bào)、情報(bào)雜志、通信學(xué)院學(xué)報(bào)等發(fā)表文章。

[中圖分類號(hào)]：G25 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139(2012)-13-0209-01

一、現(xiàn)代企業(yè)信息化管理系統(tǒng)部署的模式：

現(xiàn)代企業(yè)部署管理信息系統(tǒng)的方式有三種：第一種是資金充足的企業(yè)自己搭建IT開發(fā)團(tuán)隊(duì)獨(dú)立開發(fā)，優(yōu)點(diǎn)是做適合于自己企業(yè)的系統(tǒng)，但成本極高，是大企業(yè)所為；第二種是從知名管理軟件廠商處購(gòu)買成套的軟件，這種方式應(yīng)用最多的就是ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃）軟件的部署，部署ERP軟件最大的風(fēng)險(xiǎn)來自于軟件架構(gòu)無法跟上企業(yè)需求的快速變化，且部署ERP軟件成本不低；第三種是采用正逐漸流行的SAAS模式租用管理軟件系統(tǒng)，這種方式由于信息保存在對(duì)方的數(shù)據(jù)服務(wù)器上，其安全性不強(qiáng)，極容易泄露。其實(shí)，還有一種成本更為廉價(jià)，而實(shí)用性非常強(qiáng)的部署方式，那就是利用電子表格為基礎(chǔ)來構(gòu)建企業(yè)的信息管理系統(tǒng)。

對(duì)于現(xiàn)代的絕大多數(shù)企業(yè)來說，對(duì)電子表格的應(yīng)用都是頻繁的。電子表格軟件可以輸入、輸出、顯示數(shù)據(jù)，可以幫助用戶制作各種復(fù)雜的表格文檔，還能對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種復(fù)雜統(tǒng)計(jì)運(yùn)算后顯示為可視性極佳的表格，將大量的數(shù)據(jù)變?yōu)槎喾N漂亮的彩色商業(yè)圖表顯示出來。另外，電子表格還能將各種統(tǒng)計(jì)報(bào)告和統(tǒng)計(jì)圖打印出。目前市場(chǎng)上的電子表格軟件有微軟的Excel、CCED、金山WPS等等，應(yīng)用最普遍的無疑就是微軟的Excel。

企業(yè)的電子表格數(shù)據(jù)多了，如何管理是個(gè)難題，如果不同的電子表格之間可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的相互調(diào)用，那么無疑可以降低企業(yè)的信息管理工作量?，F(xiàn)代企業(yè)一般都有自己的局域網(wǎng)和服務(wù)器，也有自己的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)如微軟SQL Server 2000等，于是電子表格服務(wù)器軟件誕生了。這種方式成本更為廉價(jià)，并且企業(yè)可以根據(jù)自身的需求靈活定制應(yīng)用，一旦企業(yè)的需求變化，企業(yè)自己就可以立即進(jìn)行修改，這就是Excel服務(wù)器。

二、Excel服務(wù)器簡(jiǎn)介

Excel服務(wù)器是一個(gè)面向最終用戶的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具與運(yùn)行平臺(tái)，它將電子表格軟件MS Excel和大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)集成為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)協(xié)同工作環(huán)境。在這個(gè)平臺(tái)上，用戶可以充分發(fā)揮Excel的應(yīng)用水平，通過設(shè)計(jì)模板、定義工作流、定義表間公式等簡(jiǎn)易直觀的操作，實(shí)現(xiàn)管理意圖，輕松、快速構(gòu)建能夠適應(yīng)變化的ERP、OA、CRM、SCM等管理信息系統(tǒng)，Excel服務(wù)器以微軟Excel為客戶界面，將Excel文件和數(shù)據(jù)保存到微軟SQL Server 2000中，自動(dòng)生成Excel表單/報(bào)表，用工作流傳遞Excel表單/報(bào)表。不但能夠在局域網(wǎng)中應(yīng)用，還能在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)用。而且還能集成外部數(shù)據(jù)源，構(gòu)成一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。Excel服務(wù)器最大的特點(diǎn)是能夠像用Excel一樣方便、簡(jiǎn)單、任意修改，不需要軟件工程師來維護(hù)管理信息系統(tǒng)。下面用實(shí)際例來看它是如何工作的。

三、利用Excel服務(wù)器構(gòu)建預(yù)算與報(bào)銷管理系統(tǒng)

1、利用EXCEL服務(wù)器平臺(tái)輕松構(gòu)建預(yù)算與報(bào)銷管理系統(tǒng)

我們即將建立的系統(tǒng)支持費(fèi)用預(yù)算的編制、調(diào)整、控制，并可以在費(fèi)用報(bào)銷的過程中分月份、季度和年度對(duì)預(yù)算進(jìn)行監(jiān)控。系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)采用SQL SERVER 2000，可以同時(shí)支持網(wǎng)頁(yè)填報(bào)和Excel客戶端填報(bào)。Excel服務(wù)器只需要在一臺(tái)擔(dān)任服務(wù)器角色的電腦上安裝成功，剩下的工作便是設(shè)計(jì)好Excel模板。對(duì)企業(yè)來說，這些模板通常都是現(xiàn)成的，只需要根據(jù)自身情況設(shè)計(jì)好表間公式，整個(gè)業(yè)績(jī)考核系統(tǒng)便可以投入使用了。我們把系統(tǒng)分為三個(gè)部分：主數(shù)據(jù)、費(fèi)用預(yù)算管理、報(bào)銷管理。需要說明的是，本文壓縮了系統(tǒng)的許多功能，目的是為了進(jìn)行一個(gè)快速的展示，而非真正在本文中構(gòu)建一個(gè)完整的系統(tǒng)。

2、系統(tǒng)展示

2.1、費(fèi)用預(yù)算申報(bào)

如上圖所示，用于在申報(bào)費(fèi)用預(yù)算時(shí)，需填寫本部門名稱和預(yù)算年度。本模板中的費(fèi)用項(xiàng)目字段為系統(tǒng)自動(dòng)提取，數(shù)據(jù)來源于主數(shù)據(jù)中的“預(yù)算費(fèi)用名稱”模板。用戶可以根據(jù)自己的需要增加新的費(fèi)用項(xiàng)目，或者刪除某些不需要的費(fèi)用項(xiàng)目。系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算每個(gè)季度的金額以及年度的總金額。費(fèi)用預(yù)算需經(jīng)過部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)副總和總經(jīng)理三級(jí)審批。費(fèi)用預(yù)算審批通過以后，系統(tǒng)將自動(dòng)創(chuàng)建一份“預(yù)算余額表”，用于記錄預(yù)算余額。

2.2、費(fèi)用預(yù)算調(diào)整

當(dāng)某個(gè)部門需要調(diào)整多種費(fèi)用的預(yù)算時(shí)，例如差旅費(fèi)和通信費(fèi)，則需要填報(bào)多個(gè)表單。調(diào)整預(yù)算時(shí)，用戶需填寫部門名稱、預(yù)算年份和費(fèi)用名稱，然后系統(tǒng)自動(dòng)提取當(dāng)前的預(yù)算額。用戶可以在“調(diào)整后”一欄內(nèi)填寫修改后的預(yù)算金額。

2.3、差旅費(fèi)報(bào)銷

差旅費(fèi)報(bào)銷幾乎用一個(gè)表就能完成。如果申請(qǐng)人此前有借款，在填寫報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)需填寫借款編號(hào)，以沖抵借款。申請(qǐng)人還需要掃描報(bào)銷單據(jù)，并在“報(bào)銷單據(jù)”字段以附件形式上傳。

通過簡(jiǎn)單的演示，整個(gè)系統(tǒng)其實(shí)就是管理各種電子表格。只不過在這里，電子表格被共享了出來，企業(yè)員工根據(jù)自己的權(quán)限和角色來統(tǒng)一管理。當(dāng)然信息化過程實(shí)質(zhì)上是一個(gè)隨著時(shí)間而不斷發(fā)展的持續(xù)過程，而不是某個(gè)階段性的目標(biāo)。環(huán)境在變化，信息系統(tǒng)也需要相應(yīng)地變化、改進(jìn)和完善。

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