摘要：本文分析了鐵路企業(yè)在項(xiàng)目檔案管理中易出現(xiàn)的問(wèn)題，并對(duì)現(xiàn)行檔案管理工作提出了相應(yīng)的建議，以期為有關(guān)檔案工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：鐵路企業(yè) 項(xiàng)目檔案管理 建議

企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的表現(xiàn)形式，是企業(yè)文化的重要組成部份，作為一名在鐵路企業(yè)工作了10余年的職工，對(duì)項(xiàng)目檔案管理方面深有感觸。近年來(lái)，隨著云南鐵路事業(yè)的不斷發(fā)展，在實(shí)際基建工作檔案管理中暴露出來(lái)很多問(wèn)題，有些影響了企業(yè)的聲譽(yù)，有些也為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供了很多的參考依據(jù)。如何讓檔案管理工作能在企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮更大的作用，是值得深思和探討的，根據(jù)檔案管理的實(shí)踐，筆者對(duì)鐵路企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中檔案管理易出現(xiàn)的一些問(wèn)題談幾點(diǎn)拙見(jiàn)。

1 鐵路企業(yè)項(xiàng)目檔案管理易出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 檔案移交不及時(shí) 在鐵路企業(yè)施工項(xiàng)目過(guò)程中，因?yàn)轫?xiàng)目點(diǎn)比較多和散，一般會(huì)同時(shí)有四到五個(gè)項(xiàng)目同時(shí)施工，每個(gè)工程的施工工期也不等，一般在半年到兩年之間，中間牽涉到了大量的施工資料需要及時(shí)歸檔，如開(kāi)工申請(qǐng)資料、測(cè)量資料、單元工程驗(yàn)收評(píng)定資料、工程量簽證和結(jié)算支付資料等。在公司總部的檔案管理要求中，一般要求各項(xiàng)目部必須設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理員，及時(shí)對(duì)各種資料進(jìn)行收集、存檔。但在實(shí)際操作過(guò)程中，很多項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有認(rèn)真貫徹落實(shí)這一制度，經(jīng)常是讓工程技術(shù)人員兼職管理，在工期很緊張的情況下，工程技術(shù)人員既要忙著搞技術(shù)，又要忙著搞檔案管理工作，經(jīng)常會(huì)發(fā)生諸如不能及時(shí)歸檔或在施工快結(jié)束前，統(tǒng)一才來(lái)清理所有歸檔資料。加之部分項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)檔案交接工作不夠重視，責(zé)任不明、界限不清、把關(guān)不嚴(yán)，經(jīng)常是老檔案人員離了崗，新檔案人員進(jìn)了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，使得一部分施工項(xiàng)目檔案管理工作前后脫節(jié)。致使有些已完工的建設(shè)項(xiàng)目竣工資料沒(méi)有及時(shí)移交總公司或業(yè)主保存，或造成部分竣工檔案丟失、資料不齊全、手續(xù)不完備等情況出現(xiàn)。

1.2 檔案管理不規(guī)范 有的項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有意識(shí)到檔案缺失會(huì)給企業(yè)帶來(lái)的不良后果，在管理上沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行總公司頒發(fā)的制度，流程上也是敷衍了事，加之用人制度不規(guī)范，在招聘檔案管理人員時(shí)往往只是面試下即可上崗?，F(xiàn)在人才流動(dòng)日益頻繁，有的人受利益的驅(qū)動(dòng)，不顧項(xiàng)目部是否同意，一走了之，造成在其手上的部份資料沒(méi)有得到很好的移交或被其私自毀滅，給項(xiàng)目部后續(xù)的歸檔和竣工結(jié)算等工作造成很大的困擾。

1.3 檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格 一部分項(xiàng)目經(jīng)理把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，對(duì)檔案交接工作很少過(guò)問(wèn)，加上檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)長(zhǎng)效機(jī)制尚未健全，沒(méi)有嚴(yán)格的管理制度，部分項(xiàng)目部檔案管理人員變化較大，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程不熟悉，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。

1.4 檔案管理電子化還未形成 現(xiàn)在很多基層單位和總公司的聯(lián)系都還停留在紙質(zhì)文件上，沒(méi)有充分利用互聯(lián)網(wǎng)的便捷性來(lái)加強(qiáng)交流和溝通，也沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，全靠手工歸檔，容易造成檔案的漏項(xiàng)、缺項(xiàng)，總公司和項(xiàng)目部之間各自為政，不能在系統(tǒng)內(nèi)部形成統(tǒng)一有效的管理，致使查閱困難，歸檔效率低。

2 加強(qiáng)鐵路企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的建議

為了保證鐵路企業(yè)施工項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，促進(jìn)檔案管理人員合理流動(dòng)時(shí)檔案移交的規(guī)范性、完整性，筆者有幾點(diǎn)建議：

2.1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理

2.1.1 鐵路企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由總公司建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對(duì)各項(xiàng)目部的全部檔案實(shí)施綜合管理。企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，項(xiàng)目部應(yīng)按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，注意各種文件材料的形成和積累，在工程竣工時(shí)及時(shí)移交檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

2.1.2 要完善企業(yè)各級(jí)基層單位的檔案管理制度，包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案統(tǒng)計(jì)制度、文件材料立卷歸檔制度等。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得截留檔案。行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類(lèi)文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。會(huì)計(jì)核算類(lèi)文件由財(cái)會(huì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開(kāi)會(huì)獲得的文件材料要在會(huì)議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對(duì)制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門(mén)和人員要積極配合。

2.1.3 項(xiàng)目部要嚴(yán)格遵守總公司的檔案管理流程，包括管理部門(mén)、文件點(diǎn)收、文件整理、檔案分類(lèi)、檔案名稱(chēng)及編號(hào)、檔號(hào)編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調(diào)卷管理等，及時(shí)收集各類(lèi)施工工程資料，按規(guī)定妥善保管、移交。

2.2 明確職責(zé)，理順關(guān)系

2.2.1 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，要納入到工作程序和規(guī)章制度之中。在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開(kāi)原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。

2.2.2 檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作，要對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬物相符，對(duì)未整理的零散文件材料要分類(lèi)存放、清理排序，對(duì)未能歸還的借閱資料要及時(shí)催還，并編制檔案移交清單和撰寫(xiě)移交說(shuō)明。

2.2.3 檔案監(jiān)交工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無(wú)論是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員交接，都必須安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。

2.3 加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高素質(zhì)

2.3.1 要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行理論培訓(xùn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，使其能夠掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，樹(shù)立良好的職業(yè)道德，提高服務(wù)質(zhì)量。

2.3.2 檔案管理人員必須忠于職守，具有嚴(yán)格的保密觀念，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計(jì)算機(jī)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。

2.4 加快檔案管理電子化進(jìn)程

2.4.1 企業(yè)總部應(yīng)加快檔案電子化建設(shè)進(jìn)程，有計(jì)劃、分步驟、分階段建設(shè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應(yīng)用軟件的選用與開(kāi)發(fā)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立維護(hù)等。充分考慮各施工項(xiàng)目點(diǎn)對(duì)信息利用的需求，提供共享信息平臺(tái)，開(kāi)發(fā)適合系統(tǒng)內(nèi)部檔案管理模式的軟件，使項(xiàng)目部能簡(jiǎn)約、快速地獲取所需信息，縮短與企業(yè)總部檔案工作的距離。

2.4.2 企業(yè)內(nèi)部要充分利用現(xiàn)有辦公資源，建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個(gè)檔案管理系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗(yàn)在所有項(xiàng)目點(diǎn)推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平，從而促進(jìn)企業(yè)項(xiàng)目檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

3 總結(jié)

項(xiàng)目檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。鐵路企業(yè)檔案部門(mén)只有在實(shí)踐工作中改變傳統(tǒng)的觀念，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，實(shí)施檔案信息技術(shù)科學(xué)化，提高管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)與管理意識(shí)，才能全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目檔案現(xiàn)代化管理，更好的為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]袁鐵軍.淺談企業(yè)檔案管理，2003.11.

[2]章燕鴻.淺談企業(yè)檔案管理工作中的幾點(diǎn)體會(huì)，中小企業(yè)管理與科技，2009.09.