摘要：在日新月異的電子化、無(wú)紙化辦公新浪潮中，OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)不斷普及，審批、收發(fā)文等工作流系統(tǒng)有著普遍性的使用需要，如何才能構(gòu)建一個(gè)適用性強(qiáng)，且維護(hù)門檻低，使用方便的審批，收發(fā)文系統(tǒng)，是企事業(yè)用戶的核心需求。本文所述方案及相關(guān)平臺(tái)，已在多個(gè)企事業(yè)單位中得到很好的應(yīng)用和反饋。

關(guān)鍵詞：工作流 審批 ERP 基于角色的訪問(wèn)控制

0 引言

各類審批和收發(fā)文操作是企事業(yè)單位工作中非常頻繁的一個(gè)日常操作，是企事業(yè)單位加強(qiáng)管理的重要手段。充分利用企業(yè)內(nèi)部的信息化工程，將主體信息正確、迅速的傳遞至目標(biāo)人群，或者主體信息運(yùn)轉(zhuǎn)于正確的流程之下，使企業(yè)在低成本的前提下高效運(yùn)轉(zhuǎn)，而且定制性強(qiáng)，切合企業(yè)的需求，能夠方便更改流程，這是軟件業(yè)和企業(yè)一直共同奮斗的目標(biāo)。在筆者開發(fā)定制的OA系統(tǒng)中，單據(jù)流程清楚，流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確無(wú)誤，且再定制性極強(qiáng)，學(xué)習(xí)成本低。

筆者是一位Java開發(fā)者，在工作流引擎這個(gè)領(lǐng)域首先是開源和大公司的產(chǎn)品之爭(zhēng)，國(guó)內(nèi)的主流趨勢(shì)還是在開源領(lǐng)域。工作流引擎現(xiàn)今的趨勢(shì)是所見即所得的界面，定制性和友好性兼顧。使用開源工作流引擎如JBPM，Spring Work Flow等在完成的流程的設(shè)計(jì)后，當(dāng)和UI、持久化及業(yè)務(wù)等工作進(jìn)行集成時(shí)還有許多較專業(yè)的工作需要完成，對(duì)于沒(méi)有相關(guān)開發(fā)人員的企業(yè)來(lái)說(shuō)，后續(xù)的維護(hù)和擴(kuò)展缺乏獨(dú)立性，還要依賴于軟件企業(yè)。第二種方案是借鑒大公司的工作流產(chǎn)品，結(jié)合自己的業(yè)務(wù)，自己組織團(tuán)隊(duì)開發(fā)一套引擎及產(chǎn)品，有時(shí)這也是一個(gè)好選擇。而另外一個(gè)方向就是軟件公司制作的針對(duì)某個(gè)領(lǐng)域的定制化較強(qiáng)的產(chǎn)品，且二次開發(fā)成本極低。各種方案各有利弊，筆者所使用的平臺(tái)其實(shí)就是上面提到的第三種類型，能夠在特定的領(lǐng)域直接實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的所見即所得。其實(shí)沒(méi)有完美的方案，只有最適合實(shí)際情況的方案，在資金、時(shí)間和人員的綜合考量下，客戶可以選擇最適合自己的項(xiàng)目方案。

1 工作流管理軟件的要素

工作流管理軟件顧名思義，是在工作流引擎的基礎(chǔ)上，定義及擴(kuò)展出來(lái)的軟件，引擎是該軟件的核心。引擎的主要作用是定義流程中的規(guī)則，實(shí)現(xiàn)所見即所得的定義操作，且能夠進(jìn)行導(dǎo)入導(dǎo)出流程操作，還應(yīng)該具有流程跟蹤功能。但是引擎是不能獨(dú)立工作的，還需要定義完整一些周邊的模塊。首先就是UI(User Interface)，針對(duì)現(xiàn)在主流的BS軟件，工作流需要有與客戶交互的界面，界面設(shè)計(jì)一般為表單設(shè)計(jì)的形式，表單將客戶的需求與工作流引擎結(jié)合起來(lái)。其次，為了提高系統(tǒng)的適應(yīng)性和實(shí)用性，需要引入基于角色的控制訪問(wèn)系統(tǒng)（RBAC），在筆者實(shí)際的開發(fā)和使用中，這些內(nèi)容都必不可少。除了上面提到的必備要素外，根據(jù)實(shí)際的需要，工作流引擎也可以和其他的應(yīng)用程序進(jìn)行結(jié)合，如短信提醒，電子章使用等。

2 工作流引擎的要素

各種工作流引擎都有自己的一套元素定義，復(fù)雜的還會(huì)結(jié)合活動(dòng)圖、狀態(tài)圖和PetriNet的知識(shí)，是不是覺(jué)得大學(xué)里UML沒(méi)學(xué)好了。但其實(shí)基本元素都是類似的，包括流程中的主體對(duì)象Object，流程中的節(jié)點(diǎn)或者說(shuō)步驟節(jié)點(diǎn)Step，節(jié)點(diǎn)間流轉(zhuǎn)的動(dòng)作Action，針對(duì)流轉(zhuǎn)動(dòng)作能否成功進(jìn)行的Rule。整個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程可以稱為流程Process，某一次流轉(zhuǎn)的動(dòng)作的成功也可以稱為一個(gè)小的流程，這是一個(gè)整體和局部的差別。前文提到了流程跟蹤功能，其實(shí)就是將每一次小的流程跟蹤記錄下來(lái)。

2.1 主體對(duì)象Object

主體對(duì)象指流轉(zhuǎn)過(guò)程中流轉(zhuǎn)的主體內(nèi)容，可以是文檔，聲音，圖像等文件信息，也可以是請(qǐng)假信息等事件信息。這些對(duì)象一般在流程的開始和結(jié)束會(huì)有創(chuàng)建和最終處理的步驟，在整個(gè)流程過(guò)程中也可以進(jìn)行修改。

2.2 節(jié)點(diǎn)Step

流程中的節(jié)點(diǎn)一般定義了該步驟具體信息，包括節(jié)點(diǎn)的類型，節(jié)點(diǎn)的實(shí)施者，節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)的表單，節(jié)點(diǎn)需要調(diào)用的其他應(yīng)用程序等。節(jié)點(diǎn)類型指該節(jié)點(diǎn)的類型，如會(huì)簽、會(huì)商和普通節(jié)點(diǎn)等。普通節(jié)點(diǎn)一般指某一個(gè)節(jié)點(diǎn)的實(shí)施者進(jìn)行了成功的流轉(zhuǎn)動(dòng)作，則流程進(jìn)行至下一個(gè)節(jié)點(diǎn)，會(huì)簽指所有節(jié)點(diǎn)的實(shí)施者都進(jìn)行了動(dòng)作，再根據(jù)規(guī)則進(jìn)行流轉(zhuǎn)，會(huì)商指該節(jié)點(diǎn)不光有實(shí)施者，還有參與者，參與者的意見不影響節(jié)點(diǎn)的進(jìn)一步流程，但可以使實(shí)施者有更多的參考信息等。節(jié)點(diǎn)的實(shí)施者一般由上一級(jí)節(jié)點(diǎn)指定或者由工作流引擎提前定義好。節(jié)點(diǎn)的實(shí)施者可以是系統(tǒng)內(nèi)定義的各種角色，職位，個(gè)體信息，由于引入了RBAC的概念，工作流系統(tǒng)能夠獲得更好的適應(yīng)性和實(shí)用性，一般對(duì)實(shí)施者的定義還能進(jìn)行多種范圍的交并集。如定義該節(jié)點(diǎn)的實(shí)施者是科長(zhǎng)角色與某用戶的并集。

2.3 動(dòng)作Action

流程中的動(dòng)作與節(jié)點(diǎn)緊密相關(guān)，一般會(huì)為節(jié)點(diǎn)定義默認(rèn)的動(dòng)作供使用，在定義工作流時(shí)，可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)指定的節(jié)點(diǎn)添加或減少動(dòng)作。動(dòng)作是節(jié)點(diǎn)與節(jié)點(diǎn)之間流轉(zhuǎn)的行為，而該行為成功與否，以及流程走向，則由下面介紹的規(guī)則來(lái)決定。

2.4 規(guī)則Rule

規(guī)則定義在動(dòng)作之上，動(dòng)作可以理解成把節(jié)點(diǎn)間連接起來(lái)的線的起點(diǎn)，而動(dòng)作則是線能否通過(guò)的關(guān)鍵了。規(guī)則的定義內(nèi)容由具體的需求來(lái)決定，也受工作流引擎的限制。在筆者所述的系統(tǒng)中，工作流引擎中Rule的機(jī)制如圖，一個(gè)動(dòng)作可以有幾個(gè)具有優(yōu)先級(jí)的Rule集合。當(dāng)某一個(gè)高優(yōu)先級(jí)的Rule集合通過(guò)時(shí)，則忽略其他的Rule集。每個(gè)Rule集中也能定義各個(gè)Rule之間的關(guān)系，最常見的為與或關(guān)系。

2.5 流程Process

這里的流程可以有兩個(gè)概念，分別指整體流程和局部的流程單元。針對(duì)最小的流程單元來(lái)說(shuō)，實(shí)際就是指工作流程中的最小的不可分割的一個(gè)整體，一般至少包含兩個(gè)節(jié)點(diǎn)，一個(gè)動(dòng)作和一個(gè)規(guī)則集。

3 基于FIX平臺(tái)的收發(fā)文系統(tǒng)應(yīng)用方案

收文流程指辦公室部門，收到其他OA系統(tǒng)或郵件系統(tǒng)的文檔和材料后，由上至下的發(fā)送至本單位的各個(gè)職員層次。在這里，主體對(duì)象Object就為從其他OA系統(tǒng)或郵件系統(tǒng)收到的文檔和材料，文檔的流轉(zhuǎn)過(guò)程就是整體的流程Process。流程中的節(jié)點(diǎn)和動(dòng)作一般在設(shè)計(jì)完流程之后變動(dòng)的較少，而規(guī)則決定了具體如何流轉(zhuǎn)，一般需要進(jìn)行多次覆蓋所有動(dòng)作和規(guī)則的調(diào)試。從如下所見即所得的工作流設(shè)計(jì)上可以很形象的看到主體對(duì)象如何從一個(gè)節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)至另一個(gè)節(jié)點(diǎn)，直到最終發(fā)送至最基層職員，則收文流程結(jié)束。

發(fā)文流程則是由下至上的流程，由基層職員擬稿，上級(jí)層層審批后進(jìn)行發(fā)稿。最終一般由辦公室部門統(tǒng)一發(fā)稿至相關(guān)人員，流程相對(duì)收文流程來(lái)說(shuō)沒(méi)有那么復(fù)雜。

下面會(huì)詳細(xì)介紹下開發(fā)中各個(gè)元素的細(xì)節(jié)，限于本文篇幅，著重介紹收文流程。

3.1 主體對(duì)象的創(chuàng)建

主體對(duì)象的創(chuàng)建其實(shí)也是一個(gè)特殊的節(jié)點(diǎn)對(duì)象，該流程一般由指定的人員創(chuàng)建主體對(duì)象，然后確定下一級(jí)簽發(fā)節(jié)點(diǎn)的實(shí)施人并觸發(fā)流程動(dòng)作。在實(shí)際項(xiàng)目中，主體對(duì)象為一個(gè)Word文檔內(nèi)容及若干附件。

3.2 節(jié)點(diǎn)對(duì)象的定義

之后是進(jìn)行節(jié)點(diǎn)對(duì)象的定義，首先是節(jié)點(diǎn)類型的選擇，在收文流程中可以看到簽發(fā)和收文等各級(jí)節(jié)點(diǎn)，這些節(jié)點(diǎn)分為普通和會(huì)簽節(jié)點(diǎn)兩類，會(huì)簽節(jié)點(diǎn)的概念在前面已經(jīng)提及，即需要所有的實(shí)施人都完成動(dòng)作后，流程才會(huì)繼續(xù)流轉(zhuǎn)下去。節(jié)點(diǎn)對(duì)象的定義還需要設(shè)置其他一些屬性：將已開發(fā)完成的表單對(duì)象指定給節(jié)點(diǎn)、定義節(jié)點(diǎn)對(duì)象的實(shí)施者，如實(shí)施者對(duì)應(yīng)的角色、實(shí)施者對(duì)應(yīng)的上級(jí)節(jié)點(diǎn)指定的字段，定義節(jié)點(diǎn)的動(dòng)作種類。如簽發(fā)后存在同意和退回兩個(gè)動(dòng)作選擇，在上面的流程圖中，為了流程圖的清晰，隱藏了退回動(dòng)作。

3.3 默認(rèn)動(dòng)作和自定義動(dòng)作

在上一節(jié)中提到，動(dòng)作是由特定節(jié)點(diǎn)自己定義的，系統(tǒng)存在默認(rèn)動(dòng)作和自定義動(dòng)作兩類。流程的默認(rèn)動(dòng)作由整個(gè)流程層次定義，定義完后，添加的新節(jié)點(diǎn)都默認(rèn)有這些動(dòng)作。開發(fā)人員能夠在此基礎(chǔ)上增減動(dòng)作類型。如簽發(fā)節(jié)點(diǎn)，可以在默認(rèn)的同意和退回節(jié)點(diǎn)基礎(chǔ)上，添加歸檔節(jié)點(diǎn)，并直接流轉(zhuǎn)至最終的文檔歸檔節(jié)點(diǎn)。這樣就能滿足某些只需要簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)查看的文檔，瀏覽完文檔后即可以直接歸檔了。

3.4 規(guī)則的定義

針對(duì)規(guī)則的定義，我們還是舉簽發(fā)節(jié)點(diǎn)的例子，這級(jí)節(jié)點(diǎn)的實(shí)施人進(jìn)行同意動(dòng)作時(shí)，規(guī)則將會(huì)驗(yàn)證下一級(jí)節(jié)點(diǎn)的實(shí)施人，如若分管領(lǐng)導(dǎo)的字段未設(shè)置，則流程不能進(jìn)行下去，將會(huì)直接提示簽發(fā)節(jié)點(diǎn)的實(shí)施人需要設(shè)置發(fā)送至分管領(lǐng)導(dǎo)。

3.5 其他

在流程進(jìn)行過(guò)程中還可以添加各類其他節(jié)點(diǎn)，如文件分發(fā)節(jié)點(diǎn)即為發(fā)送文件至各個(gè)用戶的個(gè)人郵箱，還可以添加存儲(chǔ)過(guò)程的調(diào)用等各類節(jié)點(diǎn)。

在流程中，該系統(tǒng)將會(huì)記錄流程進(jìn)行的細(xì)節(jié)，記錄內(nèi)容包括工作流進(jìn)行中的幾個(gè)要素：如在該流程中，某個(gè)時(shí)間某個(gè)節(jié)點(diǎn)，某某實(shí)施人進(jìn)行了某某動(dòng)作的操作。

4 結(jié)束語(yǔ)

方正FIX平臺(tái)是由方正國(guó)際軟件公司開發(fā)的一款解決方案軟件，有OA，ERP，CRM，PM等各類模塊，重點(diǎn)針對(duì)的也是各類沒(méi)有很強(qiáng)開發(fā)能力的中小企業(yè)和事業(yè)政府部門。該軟件簡(jiǎn)單易用，核心競(jìng)爭(zhēng)力也是定制性和再開發(fā)成本較低，企業(yè)完全可以定制自己的各種流程。筆者也參與了該軟件的開發(fā)，該軟件的工作流引擎也十分強(qiáng)大，最新版本更實(shí)現(xiàn)了多線程的技術(shù)，能夠很好的幫助企事業(yè)單位提高生產(chǎn)效率，在筆者開發(fā)多個(gè)系統(tǒng)中得到了很好的應(yīng)用和反饋。

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