摘 要：隨著近些年我國高等教育的迅猛發(fā)展，教學秘書工作的特點和重要性也日益凸顯。但是教學秘書工作的開展卻遇到諸多的阻礙。本文分析了教學秘書工作特點和重要性，從五方面總結了教學秘書工作現(xiàn)狀，又針對工作中的各種不利條件提出了相應的建議和解決措施。

關鍵詞：教學秘書 工作 措施 研究

隨著我國高等教育規(guī)模和數(shù)量的迅猛發(fā)展，教學秘書正面臨著工作量逐年增加和工作越來越不受重視和保護的挑戰(zhàn)和困境以及晉升和職稱評定的壓力，教學秘書隊伍也因此出現(xiàn)了工作態(tài)度倦怠、工作缺乏主動性和創(chuàng)新性、人員流動性大的問題。而教學秘書的工作質量將會影響到一個學院（系）的教學運行及管理情況，只有將教學秘書隊伍整體面臨的困境問題解決好，并調整好教學秘書的心態(tài)，穩(wěn)定教學秘書隊伍，才能為整個學校的教學工作打好基礎，做好保障。

一、教學秘書的工作特點和重要性

教學秘書擔負的是一個學院（系）的教學運行和管理工作，起著學校和教師、學校和學生、教師和學生之間的溝通和紐帶作用。隨著近些年我國高等教育的迅猛發(fā)展，教學秘書工作的特點和重要性日益凸顯。

1.繁雜性

教學秘書負責本學院（系）的全部與教學有關的工作，工作范圍廣，事務性、瑣碎性工作多，工作處處體現(xiàn)著繁雜性。如教學秘書要協(xié)助教學主任組織安排日常教學方面的事務性工作，負責教學方面相關會議的具體事宜；負責建立健全教學業(yè)務檔案、學生作業(yè)電子檔案，及有關教學、教學研究方面資料的收集、整理、歸檔和保管；負責辦理經教學主任批準的補課、調課手續(xù)；審查學生考試資格，辦理緩考手續(xù)；及時收集各科考試、重考、重修成績，做好登錄工作，管理本學院學生成績庫。這些工作都是日常性的工作，冗繁、瑣碎、枯燥，需要耐心、嚴謹和細致的工作態(tài)度。

2.準確性

教學秘書工作中稍有差錯，就可能會影響某一門課程的順利進行或者某個學生的成績檔案，輕則擾亂正常的教學秩序，重則影響到一個學生的畢業(yè)和未來。所以教學秘書工作首要的特點就是準確性。如按照教務處的統(tǒng)一安排制定本學院（系）各班級期末考試安排表并將期末考試安排表通知有關師生；及時安排不及格學生的重考或重修，發(fā)放重考或重修通知，辦理有關手續(xù)；負責本學院（系）教師的工作量統(tǒng)計、外聘教師資格的審核與課時費發(fā)放申請工作，并按要求報送教務處和人事處；按教學計劃和學生實際人數(shù)協(xié)助教務處做教材的預定和分發(fā)工作。這些工作都不能出現(xiàn)一點紕漏，都需要按時準確地完成。

3.時效性

教學秘書工作處處體現(xiàn)出需要及時、迅速傳達信息的特點。日常工作中會遇到很多突發(fā)的事件，這就要求教學秘書迅速地將情況反映給上級主管部門，并將上級的處理意見傳達給老師和學生。如教師平時的調串課要第一時間匯報給教學質量科并通知學生，這樣才不會影響正常的教學秩序；如學校因開運動會或節(jié)假日的串休，要第一時間通知到老師和學生；老師反映哪個教室的多媒體設備不好用，也要即刻反饋給相關部門維修，這樣才不會影響授課質量?？傊芏嗳粘５呐R時性事務都要在第一時間向有關部門或領導匯報、溝通并加以解決。

4.重要性

教學秘書要協(xié)助教學負責人做好現(xiàn)有專業(yè)的建設、調整、改造、拓寬工作，參與增設新專業(yè)的調研以及申報工作；協(xié)助教學負責人做好教學計劃的制訂（修訂）、報送、執(zhí)行工作；協(xié)助教學負責人組織教師制定或修訂課程教學大綱、實驗大綱、實習大綱等工作。這些工作要求教學秘書要熟悉本學院（系）的所有專業(yè)的培養(yǎng)方案和教學大綱，熟悉所有專業(yè)的發(fā)展動態(tài)和方向，是一項需要學科建設知識和文字能力的重要工作。

二、教學秘書工作現(xiàn)狀

1.承擔教學管理與教學、科研的雙重工作

高校教學秘書屬于行政崗位，協(xié)助教學主任維持本學院（系）日常的教學秩序，安排學院（系）教學工作的具體事宜，工作任務繁重，責任重大。與此同時，教學秘書還要承擔教學工作，每學期有教學工作量的要求。另外，由于職稱評定有成果要求，教學秘書也要抓好自己的科研工作。在教學管理與教學、科研的雙重壓力下，教學秘書面臨分身乏術的困境，大多處于工作壓力大、工作緊張和時間不夠用的狀態(tài)。

2.工作職責范圍不明確

如前所述，教學秘書工作職責范圍廣，但是具體工作范圍并不明確，這使得教學秘書的工作不僅僅限于教學工作。由于高校教師不坐班，本學院領導眾多，完成領導臨時布置的工作的任務自然就落到了教學秘書身上。教學秘書經常身處自己手中的工作還沒忙完，那邊又要完成領導指派的其他工作的緊張局面中。本學院（系）老師也經常會有臨時的事情，遇到自身有課或者有事不能親自來辦的情況，也基本會讓教學秘書代為辦理。這些都導致教學秘書天天忙亂不堪，或者工作中不停地被打擾。

3.工作地位不受重視

在很多教師和學生眼中，教學秘書的工作就是簡單的、重復性的勞動。教學秘書工作的服務性常常被老師和學生無限放大，忽視了教學秘書很多自主性和創(chuàng)新性的工作。很多人這樣總結教學秘書工作：“打個表，畫個格，跑個腿，學個舌”。幾句話只是概括了教學秘書工作的表象，表象背后所付出的勞動和辛苦卻被許多同事和學生忽視了，所以教學秘書的工作地位也常常得不到重視。

4.高校擴招，工作強度增大

近些年，隨著高校的不斷擴招，學生數(shù)量迅速增長，教師隊伍相應地壯大，教學秘書的工作量也隨之增加，工作強度增大。各種資料的歸檔、考試安排、工作量計算等一系列工作量都相應地翻倍。教學秘書成了學院里面最忙的人，時常要加班才能完成工作任務。

5.教學管理知識欠缺

教學秘書屬于教學管理工作的組織者和執(zhí)行者，要很好地履行自己的職責，順利完成工作任務，需要積累多年的教學管理經驗或者從事多年教學工作，熟悉教學工作的組織和運行流程。而目前高校中教學秘書崗位人員流動性大，新參加工作就來擔任教學秘書的占很大比例，他們不熟悉本學院的專業(yè)和教學情況，對教學管理和組織工作缺乏經驗和知識，使本來就繁重的工作面臨更大的困難和挑戰(zhàn)。

三、改進教學秘書工作現(xiàn)狀和提高工作質量的措施

1.教學秘書專職化

隨著高校本科教學評估的深入，高校教學管理水平的專業(yè)化和信息化程度不斷提高，教學秘書作為高校教學管理隊伍的重要組成部分，其專職化建設也勢在必行。教學秘書專職化后就可以不必面對教學和科研的工作壓力，只要專心做好教學運行和管理工作，這可以有效提高教學秘書整體工作質量，穩(wěn)定教學秘書隊伍，減輕教學秘書工作壓力，這可謂穩(wěn)定教學秩序、保證教學質量的有效途徑。

2.由教務處統(tǒng)一領導

教學秘書的工作涉及到教學的方方面面，每個學院又只設有一個教學秘書，一個教學秘書常常面臨幾個領導的工作指示，這使得教學秘書在工作中常常失去重心和方向，沒有歸屬感。教務處是整個學校教學管理的核心部門，各個學院的教學工作是由教務處負責管理和監(jiān)督的。教學秘書的主要工作也都是按照教務處下達的工作計劃執(zhí)行，學院的領導因工作繁忙對教務處每時每刻布置的工作可能并不是及時了解，對教學秘書的工作情況也常常忽視。因此，為了更好地調動教學秘書工作的積極性，明確教學秘書的工作范圍，使教學秘書找到工作后的成就感和歸屬感，更好地起到教學處和學院教學工作橋梁和紐帶作用，應該由教務處領導直接管理各個學院（系）的教學秘書，這樣也可以橫向比較教學秘書的工作業(yè)績，對年終評優(yōu)也會給教學秘書公正的待遇。

3.提高教學秘書工作地位，設立獎勵機制

教學秘書工作常被認為是日常的重復性和事務性工作，工作成績不被廣大教師和學生認可的現(xiàn)狀是與學校的現(xiàn)行體制分不開的。學校應該從行政職務、權力和待遇上提高教學秘書在學校中的整體地位。在行政職務和權力方面，筆者認為，教學秘書應有一定的自主工作權利，不能永遠處于被動服從命令的地位，教學秘書應該有明確的權力范圍，這樣工作起來更加方便。在待遇方面，如果實行教學秘書專職化，教學秘書將沒有講課費，應該增加一部分補貼，使教學秘書的工資水平達到同等職稱專任教師的平均水平。

教學秘書崗位也應該設立獎勵機制，在評定職稱時將教學秘書這方面的得獎情況考慮進去，這樣才能激勵教學秘書的工作熱情和信心。

4.根據(jù)各學院實際情況，增設教學秘書

隨著高校擴招和評估工作的深入進行，按照各學院教師數(shù)和學生數(shù)來增設教學秘書已經勢在必行。首先，教學秘書的工作強度確實隨著學校和學院（系）的規(guī)模的擴大而在逐步增強，繁忙中出現(xiàn)差錯的比例會相應增大。其次，很多精細的工作有一個幫手協(xié)助監(jiān)督和檢查不但會提高效率，還會提高準確率。如工作量的計算、期末考試的安排等。最后，按照各學院教師數(shù)和學生數(shù)來增設教學秘書是比較科學的，即每個教研室的教師數(shù)量是按照本教研室的課時量確定的。

5.組織定期培訓和學習

教學秘書身處教學管理第一線，工作上既要有創(chuàng)新又要有章可循。學校應該定期組織教學秘書培訓和學習學校關于教學管理和運行的文件、條例和章程，使教學秘書扎實掌握這些基礎知識。為了提高教學秘書工作能力和增強工作積極性，開闊教學秘書的眼界和知識面，應組織教學秘書參加國家組織的各種培訓課程，使工作更加系統(tǒng)，效率更高。

總之，高校教學秘書工作是高校教學管理工作的基礎和關鍵，新時期高校教學秘書的工作質量直接影響著整個高校的教學質量，在高校教學管理中具有舉足輕重的地位。因此，如何使教學秘書處于一個良好的工作環(huán)境和狀態(tài)，如何激勵教學秘書有更高的工作熱情從而更出色地完成本職工作是新時期高校亟待解決的問題之一。

（作者單位：吉林建筑工程學院）