高校學(xué)生檔案，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史所形成的原始記錄，體現(xiàn)了檔案的惟一性和真實(shí)性，以及無(wú)法替代的憑證性。它為學(xué)生畢業(yè)后繼續(xù)深造、參軍政審、錄用單位了解學(xué)生等提供真實(shí)可靠的依據(jù)。高校學(xué)生檔案管理是對(duì)學(xué)生在校期間所形成的全部材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查、借閱服務(wù)及轉(zhuǎn)遞等工作。2008年，教育部、國(guó)家檔案局頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》，強(qiáng)調(diào)豐富高校檔案內(nèi)涵，倡導(dǎo)“大檔案”理念，將學(xué)生檔案納入高校檔案管理范疇。所以，對(duì)于一個(gè)院校來(lái)說(shuō)，必須狠抓這項(xiàng)工作，規(guī)范、科學(xué)地管理好學(xué)生檔案。

一、明確與各系在學(xué)生檔案形成、流轉(zhuǎn)和管理工作中的關(guān)系

山東省煙臺(tái)工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院的學(xué)生檔案工作遵循院、系兩級(jí)管理體制，實(shí)行“誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)；誰(shuí)經(jīng)辦，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，搞好協(xié)調(diào)、配合，把握好接收檔案這一關(guān)。各系主要通過(guò)班主任（輔導(dǎo)員）具體落實(shí)學(xué)生檔案的收集、核實(shí)、登記。所以，班主任（輔導(dǎo)員）必須掌握班內(nèi)準(zhǔn)確的錄取人數(shù)、錄取名單，要有足夠的耐心和責(zé)任心，時(shí)刻清點(diǎn)、查收，不停地督促學(xué)生，后期因調(diào)整專業(yè)學(xué)生的檔案也要及時(shí)交接，確保學(xué)生檔案全部按時(shí)交回，避免有的考生因沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性將招生原始檔案丟失，學(xué)校又無(wú)法彌補(bǔ)，結(jié)果檔案缺少原始入學(xué)資料，影響學(xué)生未來(lái)就業(yè)。

學(xué)生高中檔案，可通過(guò)學(xué)生原校直接寄往學(xué)校，也可以由學(xué)生自帶交給學(xué)校。班主任（輔導(dǎo)員）接收學(xué)生檔案后，必須檢查是否密封，如未密封，則檢查其中內(nèi)容是否完整，并做好記錄告知學(xué)生；必須嚴(yán)密程序，認(rèn)真查驗(yàn)其他各項(xiàng)原始材料。通過(guò)新生報(bào)到所提交的錄取通知書、準(zhǔn)考證、身份證、戶口遷移證（不遷戶口的考生應(yīng)提供戶籍地派出所提供的證明）等相關(guān)材料，與考生所在省級(jí)招辦傳送的電子檔案、錄取照片和寄送的錄取考生名冊(cè)、紙質(zhì)檔案逐一核對(duì)、審閱，嚴(yán)格把關(guān)。這樣，既是實(shí)施高校新生入學(xué)資格復(fù)查對(duì)考生錄取資格再確認(rèn)的重要環(huán)節(jié)，也便于學(xué)生檔案的立檔、歸檔。接收檔案后，對(duì)個(gè)別考生提供的錄取通知書、檔案材料、身份證等材料不全或有疑問(wèn)的情況，及時(shí)上報(bào)學(xué)院，加強(qiáng)查驗(yàn)，迅速核實(shí)，確保新生入學(xué)資格復(fù)查切實(shí)有效及學(xué)生檔案的完整性。

為了有效地避免檔案的出錯(cuò)，便于學(xué)生檔案的整理和歸檔，學(xué)校規(guī)定各系將上交的每個(gè)學(xué)生所有材料分別裝入學(xué)院統(tǒng)一下發(fā)的檔案袋中，并按要求在檔案袋上規(guī)范地填寫相關(guān)內(nèi)容、件數(shù)，書寫要規(guī)范、字跡工整，歸檔的材料不得使用鉛筆、圓珠筆等書寫，不得出現(xiàn)錯(cuò)別字，所填內(nèi)容、件數(shù)須與實(shí)際信息相符。然后，以班級(jí)為單位，按照學(xué)號(hào)順序排序后上交給各系兼職檔案員。各系兼職檔案員負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案，并按規(guī)定向?qū)W生處學(xué)籍管理科移交、歸檔，做到統(tǒng)一歸口。

二、建立、健全學(xué)生檔案管理制度和辦法，實(shí)行監(jiān)督、指導(dǎo)、服務(wù)

在校學(xué)生檔案保管階段貫穿學(xué)生在校的所有時(shí)間，它反映的是學(xué)生在校期間的一切表現(xiàn)。學(xué)生處學(xué)籍管理科作為學(xué)生檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)具體組織管理學(xué)生檔案，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，結(jié)合學(xué)校自身的實(shí)際，制定有關(guān)學(xué)生檔案管理的規(guī)范性文件，及時(shí)跟進(jìn)，依法全程監(jiān)督、指導(dǎo)、服務(wù)，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，切實(shí)解決好學(xué)生檔案管理過(guò)程中存在的實(shí)際問(wèn)題，確保學(xué)生檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。

1.加強(qiáng)檔案材料的收集歸檔制度化，做到即收即歸

指導(dǎo)各系兼職檔案員明確歸檔范圍，凡與學(xué)生本人有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料，均屬學(xué)生檔案的歸檔范圍，如獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)材料、鑒定材料、政審材料、調(diào)查證明，成績(jī)表、學(xué)籍變動(dòng)材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生報(bào)到通知書存根及其他可供組織參考或有保存價(jià)值的材料等。在強(qiáng)化素質(zhì)教育、提倡培養(yǎng)復(fù)合型人才的今天，沿用傳統(tǒng)的歸檔范圍，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。許多反映學(xué)生綜合素質(zhì)的材料，也要及時(shí)歸檔，如計(jì)算機(jī)等級(jí)證書復(fù)印件、大學(xué)生英語(yǔ)四、六級(jí)證書復(fù)印件、技能競(jìng)賽證書復(fù)印件等。這些材料能反映出學(xué)生的專長(zhǎng)及其在某專業(yè)方面所達(dá)到的程度。例如，軍訓(xùn)、運(yùn)動(dòng)會(huì)、社會(huì)實(shí)踐和各種社團(tuán)活動(dòng)的總結(jié)、鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)材料，能反映出學(xué)生體能、能力、心理、誠(chéng)信的一面。所以，學(xué)校應(yīng)注意隨時(shí)跟蹤收集整理學(xué)生檔案材料，及時(shí)充實(shí)動(dòng)態(tài)信息，分類補(bǔ)充到學(xué)生檔案中，做好經(jīng)常性積累工作，確保學(xué)生檔案的齊全完整、科學(xué)管理、安全保管和有效利用，使學(xué)生檔案管理工作“形散而神不散”。

2.制定并嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生檔案查、借閱制度及保密制度

目的是做到檔案的利用及服務(wù)工作。通過(guò)學(xué)生檔案的宣傳、教育等多種途徑培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識(shí)，使學(xué)生清楚法律賦予公民在利用檔案中的權(quán)力，了解如何辦理申請(qǐng)用檔的手續(xù)、持什么證件到哪里去查檔，同時(shí)也使他們了解檔案保密、保管的相關(guān)知識(shí)。通過(guò)積極參與，提高檔案的利用率，有效地避免了因?qū)W生檔案的查、借閱等服務(wù)功能不完備或因檔案的收集不及時(shí)，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，使學(xué)生檔案成為“廢紙”一堆的現(xiàn)象。

三、做好畢業(yè)檔案整理、轉(zhuǎn)出工作

畢業(yè)生檔案材料是用人單位選拔與使用畢業(yè)生的重要材料。每年6月，學(xué)生處學(xué)籍管理科抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的檢查審核工作，確保檔案材料真實(shí)完整、齊全規(guī)范。整理好的學(xué)生畢業(yè)檔案，審驗(yàn)合格后，履行簽字手續(xù)，移交給招生就業(yè)處，再由招生就業(yè)處負(fù)責(zé)并嚴(yán)格按照畢業(yè)生報(bào)到證副證轉(zhuǎn)遞郵寄。學(xué)生畢業(yè)離校后，學(xué)生檔案遵循“檔隨人走”的原則，或通過(guò)機(jī)要局直接郵寄，或送檔案上門，跟隨學(xué)生到就業(yè)單位。

筆者所在學(xué)院針對(duì)畢業(yè)生對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足的現(xiàn)象，在畢業(yè)生離校前通過(guò)加大宣傳力度，積極開展畢業(yè)生檔案工作的宣傳和教育，增強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，堅(jiān)決摒棄學(xué)生檔案可有可無(wú)的錯(cuò)誤思想；通過(guò)就業(yè)指導(dǎo)，讓畢業(yè)生明白檔案是一個(gè)人的“社會(huì)身份證明”，知道學(xué)生檔案是干部檔案的重要組成部分，政審、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、出國(guó)、考研等均要以檔案材料為依據(jù)，缺少檔案材料會(huì)對(duì)自己今后的發(fā)展不利。同時(shí)，還要讓畢業(yè)生了解機(jī)要交通的查詢期限，檔案轉(zhuǎn)遞后要及時(shí)落實(shí)接收，檔案自己不能私自拆封等檔案常識(shí)。學(xué)生認(rèn)識(shí)的加強(qiáng)、態(tài)度的轉(zhuǎn)變、思想的重視，帶動(dòng)了檔案意識(shí)的增強(qiáng)，從而杜絕了“死檔”、“棄檔”問(wèn)題的出現(xiàn)。

綜上所述，學(xué)生紙質(zhì)檔案管理工作是高校學(xué)生檔案管理的一方面，體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的重要性。在當(dāng)今新形勢(shì)下，應(yīng)采取傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代化管理方式相結(jié)合的檔案管理手段。電子檔案越來(lái)越被人們所認(rèn)識(shí)和利用，紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期將互為補(bǔ)充、取長(zhǎng)補(bǔ)短。紙質(zhì)檔案保存反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄；電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸和存貯等方面的優(yōu)越性。但是，電子檔案在安全性和耐久性等方面還存在問(wèn)題，不能脫離紙質(zhì)檔案而獨(dú)立存在，而紙質(zhì)檔案正好彌補(bǔ)了電子檔案的不足。所以，只有采用紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的形式，才能實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案安全、有序、便捷管理。根據(jù)學(xué)生在校平時(shí)歸入的各種材料，及時(shí)錄入學(xué)生各種新的信息數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)記錄大學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程。學(xué)生畢業(yè)時(shí)，由有關(guān)部門分別錄入學(xué)生的綜合信息，如各科學(xué)業(yè)成績(jī)、畢業(yè)論文、各種獎(jiǎng)懲信息、心理素質(zhì)測(cè)評(píng)、獲得的各種結(jié)業(yè)證書、專業(yè)證書等情況，形成大學(xué)生在校期間較為完整、準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)有步驟地將學(xué)生檔案分類、存檔，并快捷地統(tǒng)計(jì)、查詢、檢索學(xué)生的各種信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化管理，方便學(xué)生就業(yè)材料的自動(dòng)生成與信息交流。只有這樣，學(xué)生檔案管理工作才能做到更加科學(xué)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮檔案為學(xué)生本人服務(wù)，為就業(yè)單位服務(wù)，為學(xué)校服務(wù)的真正作用。

（作者單位：煙臺(tái)工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）