【摘 要】檔案管理數(shù)字化是時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，由于社會的進步和發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷地完善和創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足人們的需求，人們越來越多地意識到計算機多媒體帶給生活的便利，計算機網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)對于檔案管理來講有著十分重要的現(xiàn)實意義，它不僅是社會進步的標(biāo)志，更是時代進步和創(chuàng)新的標(biāo)志。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；落實；方法

檔案管理數(shù)字化是一種必然趨勢，是時代的進步和創(chuàng)新，計算機網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)對于檔案管理來講是十分重要的，也具有劃時代的現(xiàn)實意義，給檔案管理創(chuàng)造了許多的方便，檔案管理的數(shù)字化同時給人們的生活帶來許多的方便，方便人們查閱信息，檔案管理數(shù)字化能夠使檔案管理有序化，能夠使檔案管理工作更加有意義。

一、檔案管理數(shù)字化的概念及優(yōu)點

（1）檔案管理數(shù)字化的概念。檔案管理數(shù)字化是建立在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及數(shù)字信息技術(shù)發(fā)展普及的基礎(chǔ)上，運用現(xiàn)代科技及數(shù)字信息技術(shù)，將檔案信息資源進行高度且有序的綜合整理，并且以現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為技術(shù)設(shè)施的分布式、超大規(guī)模的數(shù)字信息的系統(tǒng)管理。（2）檔案管理數(shù)字化的優(yōu)點。第一，檔案管理數(shù)字化能夠大大縮短信息的加工時間，從而進一步提高檔案信息時效性。手工的檔案管理的步驟較為復(fù)雜，同時從信息的收集到最后生成信息報告需要很復(fù)雜的過程，如果信息過時還會嚴重影響檔案信息的利用價值。第二，檔案管理數(shù)字化能夠節(jié)省檔案信息的儲存空間，從而使檔案的儲存變得更加完整。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，能夠?qū)⒛切┘堎|(zhì)的檔案以數(shù)字化的形式儲存在計算機的內(nèi)部，避免了大量紙質(zhì)的檔案資料的堆積，減少浪費，而且紙質(zhì)檔案的材料容易殘缺或破損，特別是在長時間的存放和翻閱后，這種情況就不會在檔案管理數(shù)字化之后出現(xiàn)。第三，檔案管理數(shù)字化大大的提高了檔案信息的利用率，它能使檔案信息完美地與最新的科學(xué)技術(shù)接軌，充分地利用了網(wǎng)絡(luò)和計算機的功能，同時也將它們的功能發(fā)揮的淋漓盡致，將檔案信息的成果通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)送給各級部門，拓寬了服務(wù)的范圍，從而大大提高了檔案信息的利用率。第四，檔案管理數(shù)字化大大地縮短了檔案信息的檢索時間，手工檔案信息的檢索，需先檢索目錄，然后進行查找，需要浪費很多的時間和人力，而且如果在信息不明確時，則需要更多的查找時間。但是在數(shù)字化的管理中，你只需輸入關(guān)鍵詞就可以查找到你需要的檔案信息資料，從而大大的縮短了查找時間。

二、管理檔案數(shù)字化的方法

（1）要想確保檔案的原件安全以及提高檔案信息的利用

率，檔案管理數(shù)字化是必須要做的基礎(chǔ)性的工作。在進行檔案數(shù)字化的管理時一定要把握好下面的幾個原則：第一，方便利用的原則。數(shù)字化管理的主要目的就是保護原件和方便利用。第二，克隆復(fù)制的原則。在檔案數(shù)字化的管理當(dāng)中，一定要有效的保證檔案信息資料的完整性，還要對縮微、數(shù)字化、鑒定整理和仿真復(fù)制等的工作進行合理的安排和統(tǒng)籌規(guī)劃，盡可能的不要拆卷掃描，不能多次拆裝或重復(fù)的掃描。在這個過程中，不能因為信息的重要程度和敏感程度等因素而對檔案信息進行刪減，以免造成檔案的不完整，而給檔案的提供利用和管理帶來麻煩。還應(yīng)該注意要維護檔案的原貌，減少對檔案原件可能會造成的損害。第三，排序的原則。在檔案數(shù)字化的管理中，要優(yōu)先建立起文件的目錄數(shù)據(jù)庫，這是開展數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，一定要注重目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，重質(zhì)量。要對檔案信息資料進行準(zhǔn)確的不能存在任何失誤的整理、分類、著錄、編頁，建立一個高質(zhì)量的文件目錄和案卷目錄，打下堅實的基礎(chǔ)，在源頭上杜絕數(shù)字化管理的差錯。因為檔案數(shù)據(jù)的對錯、詳略決定著檔案數(shù)字化管理的成敗。（2）檔案管理的數(shù)字化是一項系統(tǒng)的細致的工程，它需要多方籌措并且需要長期的開展。第一，建立重要的檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)安全。檔案數(shù)字化的管理核心就是建立企業(yè)的檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。首先要建立一個收藏檔案信息的目錄數(shù)據(jù)庫，它是根據(jù)企業(yè)的基本情況，通過著錄標(biāo)引，將企業(yè)內(nèi)收藏的各類的檔案的基本情況都錄入計算機，建立一個基本的數(shù)據(jù)庫，從而就能通過檢索來提高檔案原件的利用率；然后建立一個基層的報表數(shù)據(jù)庫，在企業(yè)的檔案數(shù)字化管理中，建立一個基層報表以及狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，然后將各部門反饋的信息和需要報送的數(shù)據(jù)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)直接填入到建立的數(shù)據(jù)庫中，再根據(jù)企業(yè)的具體要求進行一些調(diào)整，還要根據(jù)上級的使用情況和要求，及時、迅速、準(zhǔn)確的填好基層報表。第二，提高檔案意識，統(tǒng)一思想，要想加快檔案數(shù)字化的建設(shè)，必須要強化檔案意識。檔案管理部門一定要定期的組織召開會議，宣傳、貫徹檔案管理意識的重要性，提高企業(yè)內(nèi)部員工的檔案意識，還要努力建立一個檔案信息收集、報送和管理的高效機制，同時各部門應(yīng)該密切的配合，一起搞好檔案的管理工作，有效的發(fā)揮出檔案的作用。第三，在當(dāng)下這個時代必須要將檔案工作實現(xiàn)技術(shù)化，也就是數(shù)字化。檔案資源的數(shù)字化，一是要對現(xiàn)存的檔案資料進行數(shù)字化的開發(fā)，利用數(shù)字備份來加強對檔案資料原件的保存，因為檔案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人們很難直接的查閱到這些資料，但是當(dāng)將這些檔案資料進行數(shù)字化的處理之后，人們就能很簡單的查閱了。二是要在檔案資料進行檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換時，還要注重當(dāng)前形成了的電子文檔的收集。第四，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理人員可以通過學(xué)習(xí)和時間來掌握系統(tǒng)的文化素質(zhì)、專業(yè)理論知識以及業(yè)務(wù)能力、技能素質(zhì)和應(yīng)用現(xiàn)代化的新技術(shù)等。隨著數(shù)字信息技術(shù)的日新月益，要求檔案管理者不僅僅要有檔案業(yè)務(wù)的的專業(yè)知識、多媒體知識和相關(guān)的學(xué)科知識，還要掌握熟練地網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計算機操作技術(shù)。不僅要提高他們的素質(zhì)，還要加強檔案管理者的隊伍建設(shè)，并且將其納入考核激勵的機制，逐漸的建立完善有效地激勵機制，從而促進檔案管理工作的發(fā)展。第五，在我們實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的過程中，一定要掌握好全面化、同步化、書面化、和專業(yè)化等環(huán)節(jié)，因為數(shù)字化的檔案管理，給我們的工作帶來便利的時候，同樣存在著一些困難和問題，稍微處理不好，檔案信息就可能遭受損失。檔案的管理工作是從文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件審核再到回歸檔案，移交，整個的環(huán)節(jié)都需要各個部門的密切合作；檔案數(shù)字化管理是多方面的，不能只注重傳統(tǒng)資料本身，還要延伸到與其相關(guān)的部分，對其進行數(shù)字化的處理；還可以設(shè)立專職檔案管理員，這種專業(yè)化的分工，對檔案管理員進一步的掌握專業(yè)知識非常有利，從而使檔案資料的組卷更加合理；還可以實行“雙保險”，即保存紙質(zhì)檔案資料，也保存數(shù)字檔案資料。第六，保證重點檔案的數(shù)字化工作，醫(yī)院可能由于剛開始致力于檔案管理數(shù)字化的工作中，檔案全面的數(shù)字化管理不能在短時間內(nèi)實現(xiàn)，所以可以先保證重點檔案的數(shù)字化工作。要保證重點，突出特色，所以我們要對那些使用的頻率比較高、重要的檔案進行完整且優(yōu)先的數(shù)字化管理，尤其是那些對企業(yè)長遠發(fā)展有著重要指導(dǎo)意義和作用的檔案，更要特別關(guān)注它的數(shù)字化的方式，來進一步提高這些檔案的利用率。

檔案管理工作對于社會和人們來講都是非常重要的，人們生活中的某些信息都能夠進入檔案管理工作的范圍，如果檔案管理工作做的好，能夠給人們的生活帶來很大的便利，檔案管理數(shù)字化是一種社會發(fā)展的必然趨勢，能夠使檔案管理的工作更加便捷，檔案管理工作人員也應(yīng)該全面投入到檔案管理的創(chuàng)新和改革中來，檔案管理數(shù)字化水平也是衡量檔案管理工作重要性的標(biāo)志，計算機網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化成為檔案管理工作的重中之重。

參 考 文 獻

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