趙曉菊

[摘 要] 我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面高速發(fā)展，會(huì)計(jì)制度與國(guó)際會(huì)計(jì)制度逐步接軌，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案資料的管理日益重要。

[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)檔案；財(cái)務(wù)管理；管理制度；管理人員

目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面高速發(fā)展，會(huì)計(jì)制度與國(guó)際會(huì)計(jì)制度逐步接軌，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案資料的管理日益重要；管理好會(huì)計(jì)檔案，對(duì)于維護(hù)正常的社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治秩序至關(guān)重要；加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理并保證會(huì)計(jì)信息的全面有效利用，是財(cái)務(wù)管理工作不可缺失的重要環(huán)節(jié)。

一、會(huì)計(jì)檔案在單位正常的工作、生產(chǎn)和科研等方面，具有不可低估的利用價(jià)值。主要是：

（一）會(huì)計(jì)檔案可以為制定經(jīng)濟(jì)計(jì)劃、進(jìn)行可行性研究、科學(xué)的經(jīng)濟(jì)決策提供各種有用的信息，為研究指導(dǎo)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供可靠數(shù)據(jù)和可比性資料。

（二）會(huì)計(jì)檔案對(duì)保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)，監(jiān)督國(guó)家財(cái)務(wù)制度和財(cái)經(jīng)紀(jì)律的執(zhí)行情況，打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動(dòng)和反對(duì)不正之風(fēng)，有著重要的作用。

（三）會(huì)計(jì)檔案是管理經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史真實(shí)記錄，是研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化、經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的可靠史料。

（四）會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)工作、企業(yè)管理的必要手段和工具，也是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫(kù)。

二、管理會(huì)計(jì)檔案如此重要，但目前會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀令人堪憂，不少單位會(huì)計(jì)檔案管理工作沒有受到重視，缺乏明確認(rèn)識(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。其主要表現(xiàn)在：

（一）沒有統(tǒng)一管理會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)存已分類造冊(cè)，但部分會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證之類的檔案仍無法編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)，只有按年度分的檔案流水號(hào)。

（二）對(duì)裝訂沒有統(tǒng)一要求，紙張大小不一，外觀不整齊，不同版本的計(jì)算機(jī)軟件所適用的憑證紙不一致，裝訂很不美觀。

（三）對(duì)電算化中生成的會(huì)計(jì)信息記錄沒有統(tǒng)一的管理，電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，由于軟件的變更、升級(jí)，使原有的數(shù)據(jù)在新軟件中不能讀取，或低版本操作系統(tǒng)生成的會(huì)計(jì)信息在新系統(tǒng)中不能正常運(yùn)行，造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)。

（四）會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)不完備，多數(shù)應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料散落于不同經(jīng)辦人手中，造成資料不全。

（五）缺少專門管理人員，不少單位沒有設(shè)置專職會(huì)計(jì)檔案管理崗位。由于技術(shù)上的原因，往往沒有將財(cái)務(wù)報(bào)表、上級(jí)有關(guān)文件、合同、財(cái)務(wù)制度及主要財(cái)務(wù)活動(dòng)等資料歸檔。

三、鑒于上述，應(yīng)采取以下措施進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理：

（一）配備合格的會(huì)計(jì)檔案管理人員，不拘一格，擇優(yōu)選聘，把好人員入口關(guān)

要選擇那些忠于原檔，忠實(shí)守信，保守機(jī)密，甘于寂寞，不圖浮華，嚴(yán)禁求實(shí)，不畏權(quán)勢(shì)的管理人員，將那些有責(zé)任心、有耐心、有經(jīng)驗(yàn)、有專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的會(huì)計(jì)人員選聘到會(huì)計(jì)檔案管理崗位。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，對(duì)不符合規(guī)定要求的會(huì)計(jì)檔案管理方式和案卷質(zhì)量，及時(shí)給予糾正。另外，制定必要的獎(jiǎng)懲措施，獎(jiǎng)勤罰懶，將物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)結(jié)合起來并與相應(yīng)處罰同步進(jìn)行。通過競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制的引入，使會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)不斷提高，促使其安于并樂于從事會(huì)計(jì)檔案管理工作。

（二）進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)檔案管理工作制度

抓住基本環(huán)節(jié)：①完善檔案歸檔制度。收集資料是檔案管理的起點(diǎn)，不僅要保證會(huì)計(jì)檔案齊全完整、信息準(zhǔn)確，還要保證質(zhì)量。在整理過程中，要區(qū)分各類檔案歸檔的范圍、時(shí)間、要求和手續(xù)，做好檔案的分類、組合、排列、立卷、編目工作，裝訂要求堅(jiān)實(shí)、整齊、美觀。裝訂前要去掉大頭針、回形針等金屬物，以防銹蝕影響字跡。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。②嚴(yán)格建立檔案保管制度。首先，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，保證會(huì)計(jì)檔案完好無缺，做到不丟失、不破損、不霉?fàn)€、不被蟲蛀等。要安排專人負(fù)責(zé)保管會(huì)計(jì)檔案，有關(guān)單位、人員要定期不定期地檢查會(huì)計(jì)檔案的保存情況，嚴(yán)格按規(guī)定程序和技術(shù)方法處理檔案保管中的問題。③建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度，查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要出具介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。④ 建立電算化檔案定期備份制度。電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介制，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)，由于磁性介制，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)，由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案定期檢查、復(fù)制、防止信息丟失。

（三）配置必要的硬件設(shè)施，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

存放會(huì)計(jì)檔案的場(chǎng)所要保持清潔，溫濕度適宜，具備防塵、防磁、防潮等硬件條件，為保證電子會(huì)計(jì)檔案信息的安全，要制定防范計(jì)算機(jī)病毒的措施，強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，定期進(jìn)行補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改?，F(xiàn)代會(huì)計(jì)核算已普遍使用計(jì)算機(jī)軟件處理賬務(wù)、賬款及固定資產(chǎn)，在會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)上完善財(cái)務(wù)管理，又將計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售環(huán)節(jié)，計(jì)算機(jī)對(duì)形成的信息進(jìn)行收集、加工及處理，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公?？梢灶A(yù)見，會(huì)計(jì)檔案存檔也必將實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。檔案現(xiàn)代化管理、檔案信息數(shù)字化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，將是檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢(shì)。

（四）提高思想重視程度

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)科學(xué)管理會(huì)計(jì)檔案的重要性，督促有關(guān)制度的建立和貫徹落實(shí)。要進(jìn)一步加大宣傳力度，學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法規(guī)制度，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工的檔案意識(shí)。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的專項(xiàng)檢查，宣傳利用會(huì)計(jì)檔案解決問題的典型事例，為領(lǐng)導(dǎo)提供參考。大力開發(fā)檔案信息資源，組織編寫會(huì)計(jì)檔案研究史料，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)服務(wù)。

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家制定有關(guān)方針、政策及國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃的重要信息源，同時(shí)，也是維護(hù)國(guó)家正常的社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、文化秩序的必要條件。為此，必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，完善財(cái)務(wù)管理工作。