【摘要】商業(yè)銀行個人貸款業(yè)務(wù)流程各個崗位均會形成個人貸款檔案，由于個人貸款業(yè)務(wù)量大，檔案工作量非常繁重。鑒于此，如何做好

個貸檔案工作？依筆者工作經(jīng)驗，有以下兩點值得借鑒：精細化管理進行檔案源頭控制；影像電子化提升檔案管理質(zhì)量和效率。

【關(guān)鍵詞】商業(yè)銀行個人貸款檔案

商業(yè)銀行個人貸款業(yè)務(wù)流程各個崗位均會形成個人貸款檔案資料，由于個人貸款業(yè)務(wù)量大，因此其檔案整理、歸檔工作量頗為繁重，因貸款催收、貸款檢查、內(nèi)外部審計等借閱及歸還檔案業(yè)務(wù)量大。那么，如何做好個貸檔案工作？依筆者工作經(jīng)驗，有以下兩點經(jīng)驗值得借鑒：精細化管理進行檔案源頭控制；影像電子化提升檔案管理質(zhì)量和效率。下面詳細探討一下：

一、精細化管理

商業(yè)銀行個人貸款精細管理的要點如下：按個人類貸款業(yè)務(wù)品種分類，進行標準化的貸款材料規(guī)范，各個崗位以及環(huán)節(jié)整理材料的規(guī)范。這些規(guī)范要細化到材料排什么順序，用什么樣的紙張，如何粘貼等。下面以個人住房貸款為例，從個人貸款檔案的形成說明一下。

個人貸款主流程為五部分：貸款受理、貸前調(diào)查、貸款審批、貸款發(fā)放（含落實抵押）、貸后管理。對于個人住房貸款，在主流程之前還有一項工作就是審查合作住房樓盤項目。

在審查合作住房樓盤項目時形成住房樓盤項目檔案，個貸從業(yè)人員對個人住房貸款樓盤項目審查包括對開發(fā)商資信的審查和項目本身的審查。開發(fā)商資信的審查，企業(yè)資信等級以及信用程度（含人行企業(yè)信用報告以及開發(fā)商主要負責(zé)人個人信用報告記錄）；企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照；稅務(wù)登記證明；經(jīng)審計過的會計報表等等。項目審查資料主要是指審查是否“五證齊全”，“五證”是指：國有土地使用權(quán)證，建設(shè)用地規(guī)劃許可證，建設(shè)工程規(guī)劃許可證，建筑工程施工許可證，預(yù)售商品房許可證。個貸從業(yè)人員通過上述的調(diào)查及審查，撰寫出調(diào)查報告，銀行管理部門做出對于樓盤準入的審批意見（含該項目個人住房貸款的規(guī)模、額度等）。由此，我們可以看出，該步驟形成的樓盤項目檔案包括：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照等（企業(yè)身份證），信用報告，“五證”以及調(diào)查報告、準入審批文件等。該部分的檔案管理，按照上述的要點制訂一套相應(yīng)的管理規(guī)范，規(guī)定檔案的內(nèi)容以及資料排列的順序。該檔案的保管期限與該項目下個人住房貸款最長貸款期限相同，也可以將之列為永久性檔案。

貸款受理形成的檔案及規(guī)范化管理，按整理順序排列如下：檔案紙張要求A4紙大小。先是個人住房貸款申請表（標準格式）；借款人及其配偶身份證、戶口簿及婚姻狀況證明復(fù)印件，要求A4紙大小，借款人身份證正反復(fù)印在A4紙上，該頁作為主頁，其他的作為附頁，依次順序為借款人戶口簿戶主復(fù)印件，借款人戶口簿本人頁復(fù)印件，配偶身份證復(fù)印件，配偶戶口簿復(fù)印件，結(jié)婚證（離婚證）復(fù)印件或單身證明，共同借款人身份證明復(fù)印件，借款人收入證明資料，共同借款人收入證明資料，信用報告，房地產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件（含商品房買賣合同），首付款證明材料等。未規(guī)范檔案標準要求時，有的客戶經(jīng)理在一頁A4紙上粘十幾張小紙片（客戶及配偶身份證、戶口簿等復(fù)印件），粘的小紙片容易掉，在資料流轉(zhuǎn)過程中丟失，因此，個貸檔案源頭控制一個重要的要求就是能不粘的不粘。

貸款調(diào)查形成的檔案及規(guī)范化管理，按整理順序順序排列如下：面談記錄，由銀行個人貸款管理部門和個貸檔案管理崗位一同制訂面談記錄規(guī)范，記錄紙張A4大小，提什么問題？整張記錄單設(shè)計如同問答卷；調(diào)查報告等。

貸款調(diào)查通過之后，就到了審批環(huán)節(jié)，審批人依據(jù)上述的材料對該筆貸款風(fēng)險進行專業(yè)判斷，從而給出“通過”或“否定”兩種審批意見，該階段形成的檔案主要是審批表。各商業(yè)銀行一般都是電子化審批，審批表都有固定格式，不再詳細探討了。

審批通過之后的貸款，就需要和客戶簽訂貸款合同，以及準備辦理抵押登記（備案）申請資料。在貸款發(fā)放（含落實抵押環(huán)節(jié)）階段，形成的檔案資料按整理順序要求如下：貸款合同，抵押合同，房屋他項權(quán)證復(fù)印件（含抵押備案證明），委托扣款存折（或卡）復(fù)印件，放款會計憑證等。其中，房屋他項權(quán)證原件由檔案崗的重要權(quán)證管理崗進行專門管理。

貸后管理形成的檔案，排序如下：個人貸款檢查表，補充合同（客戶提前還款、縮短貸款期限等），催收記錄等等。

通過上文的探討，要想做好個人貸款檔案工作，就必須嚴格要求檔案資料整理順序以及規(guī)范。試想，客戶經(jīng)理將未按規(guī)范整理的材料報給審批人審批，審批人要從這一堆材料里找，哪些是申請表，哪些是客戶身份證明資料，哪些是收入證明資料，耗時費力，而且有可能找不到。實際上，嚴格規(guī)范還可以趕到提升辦貸效率的效果。

二、影像電子化提升檔案管理質(zhì)量和效率

商業(yè)銀行個人貸款檔案工作除了檔案的整理、歸檔工作之外，還有大量的借閱管理工作，貸款催收、貸款檢查、內(nèi)外部審計等都需要檔案管理人員配合。而將紙質(zhì)的個貸檔案，進行影像電子化，可以有效的減少借閱等相關(guān)工作量；利用條碼技術(shù)等檔案可以進行密集存放，節(jié)約空間。

舉個例子：日常催收中，對于電話號碼無效的拖欠客戶，貸后管理人員，往往要查閱檔案紙質(zhì)件，在紙質(zhì)件中，翻看個人貸款申請表、貸款合同、買賣合同、抵押合同用于查找拖欠客戶是否其他的聯(lián)系方式（未錄入系統(tǒng)中）；翻看個人收入證明，查看并記錄其單位電話；翻看戶口簿，查看并記錄戶口所在地信息以便上門催收。這個過程需要提交借閱申請單，檔案崗人工查找出檔案并借閱，歸還并放回原處。而有了影像電子化系統(tǒng)之后，檔案管理系統(tǒng)賦予其查看權(quán)限，催收人員就可以調(diào)閱電子檔案，省時省力。

紙質(zhì)件影像電子化之后，除了訴訟必須要借閱檔案之外，紙制檔案基本上不需要物理位置移動，再加上條碼技術(shù)和紅外掃描技術(shù)，可以實現(xiàn)檔案的密集堆放。個貸檔案量大，占用的檔案室面積大，密集堆放可以有效的減少檔案的存儲空間占用。

綜上所述，要想做好商業(yè)銀行個人貸款檔案管理工作，一方面，要從檔案形成的源頭進行規(guī)范化、標準化控制，提出嚴格要求；另一方面，影像電子化技術(shù)、條碼及紅外掃描等現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，形成影像電子檔案，有助于提高個人貸款檔案的質(zhì)量和工作效率。

作者簡介：李賀寧（1969-），女，回族，青海省西寧市人，經(jīng)濟師，文學(xué)學(xué)士，供職于中國建設(shè)銀行股份有限公司河南省分行。