李彥

[摘 要]

傳統(tǒng)的采訪管理因過分強調所采購產品的成本,忽視了人力成本以及其他價值的創(chuàng)造,從而嚴重影響了高校圖書館資金的利用效率,制約了圖書館的發(fā)展。將 EVA 理念引入到采訪管理中,引導高校圖書館轉變傳統(tǒng)采訪觀念;并從提高采訪價值定位,加強供應商管理,重視采訪人員的 EVA 創(chuàng)造等多角度入手,不斷提高館藏資源質量,是圖書館獲得競爭優(yōu)勢,促進圖書館良性發(fā)展的重要措施。

[關鍵詞]EVA ;采訪管理;流程控制;評價

[中圖分類號]G253.1[文獻標志碼]A

[文章編號]1005-6041(2012)05-0066-04オ

傳統(tǒng)的采訪管理是根據(jù)學校和圖書館管理層制定的決策,按照“收集采購數(shù)據(jù)——選擇供貨商——談判——形成訂單——圖書驗收或數(shù)據(jù)庫試用”等程序,按部就班地完成任務。它最大的缺陷在于過分強調所采購產品的成本,或者“更低的價格購買產品”^[1],而忽視了其他價值的創(chuàng)造。這種做法表面上是降低了采購成本,實際上卻以采購質量、增值服務等其他關鍵因素為代價,同時,造成與供應商關系的緊張,給圖書館的運行帶來意想不到的使用風險和過程風險。此外,傳統(tǒng)的采訪管理沒有意識到采訪的人力成本。通常因為采訪人員個人素質和能力的差異,使圖書采訪管理停留在憑經(jīng)驗的感性分析水平上,以至于對許多學科圖書的把握不夠準確,結果造成圖書館館藏結構不合理,圖書利用率低,以及傳統(tǒng)學科有量無質、新興學科有質無量的局面。此外,訂購精確度不高,資金分配不合理,缺乏統(tǒng)一的考核指標,也易造成評價混亂。

“好鋼用在刀刃上”,對高校圖書館采訪進行有效的質量管理與控制,用有限的購置經(jīng)費,買到學校師生最需要的高質量館藏資源,是圖書館獲得競爭優(yōu)勢,促進圖書館良性發(fā)展的重要措施。お

1 圖書館采訪引入EVA的理論基礎

EVA 即 Economic Value Added的縮寫,為經(jīng)濟增加值之意,是由美國學者Stewart 提出的一套新型績效評價指標^[2]。它是基于股東價值創(chuàng)造的企業(yè)管理和投資評價學說,分析了能為企業(yè)帶來利潤的所有資本成本,其中的成本包括資金成本、人力成本和時間成本。從算術角度說,EVA 值等于稅后凈經(jīng)營利潤減去債務和股本成本,是所有成本被扣除后的剩余收入,也是對真正“經(jīng)濟”利潤的評價^[3],從根本上詮釋了以盡可能少的成本為股東創(chuàng)造更多的財富的內涵。

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展和商業(yè)技術改革的進行,事業(yè)單位管理日趨企業(yè)化。對圖書館采訪而言,則表現(xiàn)在圖書館核心業(yè)務集中,單純的圖書采購變成越來越多的產品及其各種服務項目的采購,它雖然屬于非盈利性組織的采購,但同樣受到企業(yè)采購發(fā)展規(guī)律的制約。在這樣的背景下, EVA 因其評價方法的優(yōu)越性,使其被運用到采訪管理中成為可能。

2 圖書館采訪管理與EVA的共性

2.1目的相似

EVA從定義上來看,指的是企業(yè)的稅后凈利潤在扣減了為產生利潤而投資的資本成本后剩下的利潤(即經(jīng)濟增加值),它強調了資本的價值創(chuàng)造,以及資本的使用效率,其目的是在引導的經(jīng)營管理層價值創(chuàng)造的同時,通過不斷改善 EVA 來提高企業(yè)的營運能力,即能以最少的資本投資( 包括資金資本、人力成本、時間資本等)獲得最大的價值。

采訪管理的目的是對采訪過程中不能增加價值的環(huán)節(jié),要通過減少浪費來節(jié)約資金成本,通過提高產品所附帶的附加服務,如數(shù)據(jù)庫維護、培訓、個性化更新等使成本所產生的價值放大。從價值創(chuàng)造這一點來看,兩者的目的是趨于一致的;而采訪管理同樣強調效率,希望以最少的資金,最快的速度獲得最適合讀者的信息資源,因而,將 EVA 引入采訪管理可以不斷優(yōu)化采訪流程及提高采訪效率。

2.2本質相似

由于公司的各種有形資產本身并不能創(chuàng)造利潤,而只有通過人的管理運作,才能給股東帶來利潤,所以EVA值在本質上是通過能為公司創(chuàng)造利潤的資產即創(chuàng)利性資產來實現(xiàn)的,如經(jīng)營管理、技術創(chuàng)新、市場開拓能力、技術水平等能力性資產。只有營利能力變強了,才能擴大創(chuàng)利性資產^[4]。

采訪是圖書館業(yè)務工作的重要一環(huán),其本質是通過交換獲取書刊及電子資源的購買行為,為圖書館及時、連續(xù)的獲取質量、數(shù)量合適的資源,逐步形成高質量的、具有本校特點的館藏體系。雖然,圖書館采訪業(yè)務屬于非營利性采購,但是采訪人員能力的高低,會直接影響?zhàn)^藏資源的質量、價值增值空間的大小,從而間接影響到圖書館服務的質量、讀者的滿意度,以及為學校教學和科研服務的力度,甚至是圖書館在學校及行業(yè)中的地位。以此可以看出,二者在本質上是相似的。

3 圖書館采訪管理引入EVA的意義

第一,基于 EVA 為導向的采訪管理,注重圖書館的可持續(xù)發(fā)展,要求圖書館強調采訪管理的價值創(chuàng)造,放棄傳統(tǒng)采訪管理“成本至上”的觀念。因為最好的供應商不一定是報價最低的,而是最適合的。只有在報價、貨品質量、后期服務等方面可以與圖書館達成共識的供應商才是最適合該館的。通過選擇供應商控制圖書館采訪的質量,從而提高館藏資源的附加值。第二,EVA 強調時間也是一種資本成本,它要求圖書館將采訪管理看作是一個動態(tài)的系統(tǒng),引導采訪部門不斷簡化操作流程,促使供應商提高反應速度,用最短的時間使優(yōu)質資源和讀者見面。第三,EVA 理論揭示: 資金不是免費的,要求采訪部門充分合理的運用資金,通過最大限度地節(jié)約資金來降低采購成本,從而提高采購資金的使用效率。

4 基于 EVA 為導向的圖書館采訪管理流程

通過以上分析,我們可以清晰地看到先進的績效評價EVA管理系統(tǒng)能夠為圖書館提供值得借鑒的經(jīng)驗,只是執(zhí)行的程度和方式不同而已。對比圖書館的采訪流程,基于 EVA 為導向的采訪管理主要包括: EVA甄選、EVA 流程優(yōu)化、EVA 評估考核、EVA 反饋修正等四個階段。

4.1圖書館采訪 EVA 甄選階段

在采訪管理中,只有產生 EVA 的環(huán)節(jié),才能為圖書館創(chuàng)造價值,所以基于 EVA 為導向的采訪管理的第一階段就是甄選階段。甄選出采訪管理過程中產生 EVA的環(huán)節(jié),同時提出鞏固和改善這些環(huán)節(jié)的措施;再通過讀者和流通、閱覽等部門的反饋,鞏固表現(xiàn)良好環(huán)節(jié),對于表現(xiàn)欠佳環(huán)節(jié),通過情況調研,專家會診等方式進行細致分析,提出改善措施。一般來說,采訪管理中EVA 產生的關鍵環(huán)節(jié)包括:采訪人員選擇、采訪方式確定、供應商的選擇和發(fā)展、采訪談判、驗收和付款。

4.1.1 采訪人員的選擇。在實際工作中,采訪人員在采購書刊或電子資源時,都要經(jīng)手大筆的資金,經(jīng)常面臨著一些供應商的各種誘惑,因此,選擇原則性強、意志堅定、性格細致的采訪人員是提高采訪管理EVA 創(chuàng)造的重要節(jié)點。

4.1.2 采訪方式的確定。隨著網(wǎng)絡信息技術和物流業(yè)的快速發(fā)展,采訪領域發(fā)生了前所未有的變化: 網(wǎng)上采購正在逐漸取代現(xiàn)場采購,大大縮短了采購周期; 政府招標采購越來越普及,在提高采購質量的同時降低了采購成本。同時,一些圖書館正在進行著高校圖書館聯(lián)合采購等新型采訪方式的探索,這些為圖書館降低采訪成本、提高圖書館EVA值的創(chuàng)造提供了新的空間。在這些采購方式中,政府招標采購已經(jīng)相當普遍。政府采購是指各級國家機關、事業(yè)單位和團體組織使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為,主要有公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價5 種方式。^[5]高校圖書館文獻資源的采購一般包括中文圖書和期刊、西文圖書和期刊、數(shù)字資源的采購等。其中,中文圖書和中文期刊采購的渠道廣、數(shù)量多、金額大,適合采用公開招標的政府采購方式。通過招標這種方式選擇合適的供應商。文獻信息資源的質量是圖書館生存和發(fā)展根本,而圖書館選擇怎樣的供應商,很大程度上就決定了選擇怎樣的產品質量。所以,采訪部門的成功與否,取決于考察、確定和發(fā)展供應商的能力,尤其是大供應商,其經(jīng)營狀況間接影響著圖書館的發(fā)展。因此,在選擇大供應商時一定要慎之又慎。此外,還要注重改善與供應商的關系,促使供應商參與到學科信息資源定位、數(shù)據(jù)加工、成本削減計劃等環(huán)節(jié)中來,充分調動供應商的積極性,既可以使其為圖書館 EVA 的創(chuàng)造獻謀獻策,又可以營造和諧的合作氛圍。

談判是政府招標采購的一個重要環(huán)節(jié),雙方談判的博弈直接影響到圖書館的EVA值。傳統(tǒng)談判主要的任務是確定合同的細節(jié),如圖書價格、質量、物流等。在談判前期不僅要提前收集其他院校圖書館的相關采購信息,包括采購價格、服務、折扣率或者優(yōu)惠條款等等,還要制定好談判策略,挖掘對自身有利的談判籌碼,再通過談判努力尋求利益共識點,以建立更強更具競爭力的供應伙伴關系。

4.1.3 驗收和付款。如何嚴格把好驗收關,防止供應商提供質量差、不完整、甚至不是我們訂購的資源,選擇合適的驗收模型,縮短驗收時間,加速圖書流通,考驗著采訪人員的專業(yè)水平。還要防止未驗收完畢就預先全額付款給對方的做法,避免圖書館處于被動地位,從而確保采購質量。當驗收合格時要及時付款,準時的支付貨款對于與供應商建立良好的關系是必要的。此外,偶爾采購條款中會包括即刻付款折扣,這時,及時的付款成為降低采訪成本一種途徑。

4.2圖書館采訪EVA優(yōu)化階段

采訪流程優(yōu)化階段是在EVA甄選階段確保每個環(huán)節(jié)EVA創(chuàng)造最大化的基礎上,有計劃的把各個創(chuàng)造EVA的環(huán)節(jié)串聯(lián)起來,從整個流程設計上達到EVA增值的目的。具體地來講,采訪流程優(yōu)化階段又可以分為三個部分:1)操作流程優(yōu)化。由于個性化服務、洽談外包服務和數(shù)據(jù)庫培訓等工作內容的增加,傳統(tǒng)圖書館采訪流程已經(jīng)發(fā)生了擴展。圖書館應該敏感地覺察到這種變化并有意識地規(guī)范、利用起來,在招標時以文件形式描述和確認需求應該成為采訪工作流程的一部分,以保證在正確的時間得到正確的貨品和服務;2)與供應商溝通流程優(yōu)化。采訪部應該認真對供應商的質量、價格、可靠性、當前和今后的實力、服務、快速反應能力、專業(yè)知識、管理能力和財務的穩(wěn)定性等方面進行評估,并建立和完善圖書館與供應商間的信息共享系統(tǒng),促使供應商提高反應速度,不斷改進自己的各項業(yè)務,從而提高采訪效率,適應圖書館的要求,不斷優(yōu)化彼此間的合作關系;3)與圖書館其他部門溝通流程優(yōu)化。部門間的合作關系是圖書館各個工作流程的需要,隨時掌握其他部門的需求,及時提供必要的信息、物料和服務,才能確保整個圖書館的有效運行?？梢酝ㄟ^建立與完善圖書館內部信息共享與信息處理系統(tǒng),以加快內部信息交換的速度^[6],并使圖書館各部門之間的聯(lián)系規(guī)范化、制度化。

4.3圖書館采訪EVA評估考核階段

采訪管理EVA評估考核階段分為采訪部門及人員的評估考核和供應商的評估考核兩個模塊。因為EVA的本質是鼓勵價值創(chuàng)造,所以評估考核的子指標是以改進值為主,而不是絕對值。在考核期間,以準時交貨率、檢驗合格率,采購總成本(含采購價格、運輸費用、檢驗費用等)下降比率、書刊和電子資源利用率、供應商開發(fā)效果等為子指標,對采訪部門和采訪人員所創(chuàng)造的EVA進行計算和評價。通過績效考核,引導采訪部門及相關人員做出提高EVA價值創(chuàng)造的決策和行為,以滿足圖書館快速發(fā)展需求。對供應商則以產品質量、價格、供貨速度、創(chuàng)新能力、技術支撐能力、財務狀況、售后服務效果等為子指標進行EVA評估考核。通過評估,對供應商進行分級管理,然后選擇少數(shù)甚至單一供應商結成戰(zhàn)略聯(lián)盟,實施高度集中的采購,將有限的采購資源價值最大化。這樣可以使供應商及時地根據(jù)圖書館的動態(tài)需求調整策略,有利于圖書館獲得額外的競爭優(yōu)勢,為圖書館提供優(yōu)質服務創(chuàng)造更多物質基礎。

同時,也應當制定相應的獎懲制度,對成績突出的采訪人員和供貨商進行獎勵,對業(yè)績平平的采訪人員及破壞企業(yè)價值創(chuàng)造的供應商進行一定的懲罰,這樣才能使評估考核能行之有效。對于采訪人員的獎勵可以通過發(fā)放獎金、升職或者給予更多決策權的方式進行;對于供應商,則可以通過提高總的采購份額、逐步減少質量檢驗的環(huán)節(jié),簽訂長期合同等方式進行物質鼓勵,也可以給予一些精神鼓勵,如授予 “某某圖書館信賴供應商”榮譽稱號等方式^[7]。

4.4圖書館采訪EVA反饋修正階段

基于EVA為導向的采訪管理流程是一個不斷修正和完善的動態(tài)過程。在 E V A 的實施過程中,通過反饋系統(tǒng)對實施效果進行評價、分析、總結,對圖書館采訪流程進行控制和必要的修正。反饋系統(tǒng)包括讀者反饋、館內工作人員反饋、圖書館各環(huán)節(jié)系統(tǒng)數(shù)據(jù)反饋、館藏資源利用效果反饋等?？梢岳肳eb3.0的先進技術,通過計算機對各種反饋信息做出綜合分析和判斷,以此作為圖書采購的決策依據(jù)和參數(shù),對采訪管理流程進行不斷的微調和修正,從而推動EVA 體系的持續(xù)改進,以及最大限度地提升圖書館的自身價值。

5 結 語

總之,在圖書館采訪管理中引入EVA理念,不僅可以優(yōu)化資本結構,提高資產使用效率,還有助于加強對供應商管理和溝通,并通過建立良好的激勵機制,充分發(fā)揮員工價值創(chuàng)造的能力,為圖書館源源不斷地創(chuàng)造EVA;而且基于EVA的采訪管理不僅是一種方法,更是一種管理模式,它強調采訪人的主動創(chuàng)造能力,以及圖書館與供應商之間的合作共贏。

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[收稿日期]2012-05-17

[作者簡介]李 彥(1978—),女,碩士,館員,廣西大學圖書館,研究方向:圖書管理與情報研究。