文/孫 丹

淺析科研單位的物資管理

文/孫 丹

物資管理是一個(gè)系統(tǒng)工程。高效的物資管理，一方面需要企業(yè)內(nèi)部形成良好的管理機(jī)制，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任和作用，并實(shí)現(xiàn)相互間的密切合作；另一方面要充分發(fā)揮物資管理部門的作用，尤其是發(fā)揮計(jì)劃管理和采購管理的作用，這兩個(gè)環(huán)節(jié)代表了企業(yè)內(nèi)部的供需雙方，直接關(guān)系到資金支出、物資購置及使用。充分發(fā)揮這兩個(gè)環(huán)節(jié)的管理作用是提高物資管理水平的關(guān)鍵。

物資管理中存在的突出問題

在物資管理工作中，突出問題來自以下幾個(gè)方面：

①企業(yè)對物資管理的重要作用認(rèn)識不足；

②物資庫存難以準(zhǔn)確制定；

③材料浪費(fèi)嚴(yán)重，設(shè)備利用率不高；

④采購效率低。

強(qiáng)化物資管理意識

物資管理的重要作用

提高科研企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵是提高投入產(chǎn)出比，而物資管理的水平很大程度上決定了科研企業(yè)的研發(fā)成本，良好的物資管理能夠有效降低科研成本，從而增加經(jīng)濟(jì)效益。強(qiáng)化物資管理，實(shí)質(zhì)是科研企業(yè)對內(nèi)部資源的整合，從而充分發(fā)揮物資管理的重要作用。

要從觀念上，不僅要使物資管理人員認(rèn)識自身的價(jià)值，而且要使一線的科研人員認(rèn)識到物資管理工作的重要意義。

為此，在職能設(shè)置上，將計(jì)劃管理職能設(shè)在科研條件部（負(fù)責(zé)全院的科研保障工作的部門），由科研條件部和物資中心共同進(jìn)行物資管理；在制度建設(shè)上，通過優(yōu)化管理流程，在建立健全物資管理制度上下功夫。如逐步實(shí)施以題目組為單位進(jìn)行核算的物資領(lǐng)用制度，完善《物資供應(yīng)管理規(guī)定》等。通過這些措施的實(shí)施為提高物資管理部門的管理水平奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

建立明確的運(yùn)行機(jī)制

作為物資的最終使用者，科研人員必須明確自己的需求。對物資管理部門來說，這些需求就是管理的基礎(chǔ)，對需求的研究更是管理部門的工作內(nèi)容，這就要求使用部門和管理部門在工作中要密切配合。

物資管理工作同樣也需要其他相關(guān)部門的配合。當(dāng)然，既要有分工，又要有合作。解決部門之間的界面問題，撫順石油化工研究院嘗試了以下方式：

①強(qiáng)化雙向交流意識；

②對重要材料或設(shè)備的供應(yīng)，組織跨部門的聯(lián)合小組開展工作；

③在物資管理與其他部門之間，建立定期會(huì)晤的機(jī)制，討論遇到的問題及解決措施。

加強(qiáng)計(jì)劃管理，建立信息庫存

加強(qiáng)計(jì)劃管理

計(jì)劃管理，計(jì)劃人員對各使用單位的需求申請匯總審核，對需要做庫存的，參照以往的實(shí)際使用情況（常用物資），測算合理的庫存量，在兩者綜合的基礎(chǔ)上制定初步的采購計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)審核后成為物資采購計(jì)劃。

預(yù)測庫存時(shí)，一個(gè)重要的方法就是ABC分析法的運(yùn)用，采用ABC分析法把所需物資分為A、B、C三類，將占用資金很多而品種較少的A類物資和一部分B類物資（占用資金較多，品種也較多的物資）同C類物資區(qū)分開，進(jìn)行重點(diǎn)管理，訂貨量和庫存量要嚴(yán)加控制。表1為2007～2010年材料與設(shè)備支出情況統(tǒng)計(jì)表。從表1可以看出，在總的物資構(gòu)成上，材料約占30%，設(shè)備約占70%，在材料中，玻璃儀器、化學(xué)試劑、化工產(chǎn)品、閥門是領(lǐng)用最多的類別，約占全部材料的70%；在設(shè)備中，石化專用設(shè)備、儀器儀表約占90%。上述類別是撫順石油化工研究院的主要使用物資。因此，這些材料和設(shè)備應(yīng)為計(jì)劃管理的重點(diǎn)，對它們嚴(yán)格控制庫存，嚴(yán)格控制領(lǐng)用。

表1 2007～2010年材料與設(shè)備支出情況統(tǒng)計(jì)表單位：萬元

充分發(fā)揮供應(yīng)商的作用，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)

庫存管理的重要目的在于合理控制庫存，減少資金占用，從而降低資金成本。撫順石油化工研究院的實(shí)際情況是：一方面，使用單位希望庫存大而全，這樣可以保證隨時(shí)領(lǐng)用；另一方面，由于需求物資種類繁多，數(shù)量又相對較少，所有的物資都做出庫存既不可能，又不現(xiàn)實(shí)。

這種矛盾的解決關(guān)鍵在于庫存觀念的轉(zhuǎn)變:充分利用市場資源，把部分庫存設(shè)在供應(yīng)商那里，通過有效的供應(yīng)商管理，實(shí)現(xiàn)庫存的及時(shí)補(bǔ)充。這種做法之所以可行，是因?yàn)樵诩ち业氖袌龈偁帡l件下，供應(yīng)商為在競爭中保持優(yōu)勢，必須更深入的了解市場，預(yù)測需求，承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，從而與需方建立相對穩(wěn)定的供需關(guān)系。良好、快捷的信息溝通是這種做法的保障。

在利用市場庫存的同時(shí)，還要注意優(yōu)化自己的庫存結(jié)構(gòu)。為此，規(guī)定物資中心為撫順石油化工研究院物資儲(chǔ)備的職能單位，其它單位不得設(shè)立二級庫存，以最大限度減少物資儲(chǔ)備。同時(shí)，管理部門加強(qiáng)對物資的統(tǒng)一調(diào)配，加速入庫物資的周轉(zhuǎn)速度，防止積壓產(chǎn)生。對于長期積壓的物資，加大處理力度，從而優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。

建立嚴(yán)格的管理制度，控制購入及支出

建立嚴(yán)格的審批制度

為節(jié)約有限的科研經(jīng)費(fèi)，減少物資使用和購買中的浪費(fèi)，必須實(shí)行嚴(yán)格的審批制度。需求材料計(jì)劃審核的原則是：是否需要？需要數(shù)量？具體要求是否合理？

審批的程序：對一般材料，由各使用單位的領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由條件部最終審批；對控制材料和單項(xiàng)超過五千元的物資，在送交條件部之前，要經(jīng)科管部審批；對單項(xiàng)超過5萬元的物資除以上程序外，要經(jīng)過院領(lǐng)導(dǎo)的審批。對領(lǐng)用材料統(tǒng)一實(shí)行計(jì)劃管理和審批制度：按審核后的需求計(jì)劃領(lǐng)用材料；對重要物資、控制物資，實(shí)行審批制度，控制領(lǐng)用數(shù)量。表2為2007～2010年材料購入支出統(tǒng)計(jì)表。從表2可以看出，由于實(shí)行了嚴(yán)格的審批制度和計(jì)劃領(lǐng)料制度，材料購入和支出費(fèi)用開始逐年下降。

表2 2007～2010年材料購入支出統(tǒng)計(jì)表單位：萬元

由于設(shè)備在物資支出中占有很大比重，因此，對設(shè)備的購入實(shí)行更嚴(yán)格的審批制度，由各職能部門：科管部、條件部、財(cái)務(wù)部分別審批，再經(jīng)院級領(lǐng)導(dǎo)審批。其中超過10萬元的設(shè)備，由使用單位提交可行性報(bào)告，由條件部會(huì)同有關(guān)部門、有關(guān)專家進(jìn)行論證審查，通過之后，報(bào)主管院長審批。設(shè)備的這種層層審批制度，基本上杜絕了重復(fù)購置的可能，抑制了使用部門追求“一次到位”、“多而全、好而精”的做法，避免了“未來”的浪費(fèi)。

建立物資使用追蹤制度

在物資出庫后，經(jīng)常調(diào)查使用情況。對剩余物資和能夠回收的廢料及時(shí)退庫、回收，并進(jìn)行相應(yīng)處理；對利用率不高的設(shè)備，退庫或調(diào)劑給其它部門使用。

建立以題目組為單位的核算制度

建立以題目組為單位的核算制度，即定期統(tǒng)計(jì)物資的使用情況，并與題目組的效益掛鉤。由于涉及到使用者的切身利益，這種做法把降本增效由管理行為變成了自覺行動(dòng)，極大地提高了節(jié)約的積極性和主動(dòng)性。

實(shí)行質(zhì)量、價(jià)格管理，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量、價(jià)格控制

質(zhì)量管理

建立嚴(yán)格的質(zhì)量控制體系和制度。選擇那些有一定生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)力量強(qiáng)、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，盡量把質(zhì)量問題“消滅”在采購前；選擇付款方式靈活的供應(yīng)商，產(chǎn)品在試用合格后付款或預(yù)留質(zhì)保金；簽訂采購合同，對質(zhì)量、售后服務(wù)有明確的界定。驗(yàn)收質(zhì)量控制由采購人員、保管人員、使用單位及臨時(shí)成立的質(zhì)量小組組成了質(zhì)量控制體系。

此外，建立供應(yīng)商認(rèn)證制度，實(shí)行物資定點(diǎn)采購。進(jìn)行大宗物資采購前都要在認(rèn)證體系中確立的供應(yīng)商處采購，如果兩次驗(yàn)收不合格即取消該供應(yīng)商定點(diǎn)供貨資格。

價(jià)格管理

價(jià)格管理的基本做法：對采購物資的價(jià)格實(shí)施分類管理。其中重要設(shè)備、重要材料由相關(guān)部門審批后，由計(jì)劃人員提出價(jià)格建議，經(jīng)批準(zhǔn)后交物資中心執(zhí)行；一般材料制訂采購控制價(jià)格，并根據(jù)市場情況隨時(shí)調(diào)整；10萬元以上物資要有三家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息，從中優(yōu)選出一家，由使用部門與供應(yīng)商簽訂技術(shù)協(xié)議，經(jīng)主管院長批準(zhǔn)后執(zhí)行。

價(jià)格管理的核心內(nèi)容是建立嚴(yán)格的審批制度，動(dòng)態(tài)的價(jià)格監(jiān)控體系即采購前的價(jià)格比較、采購后的價(jià)格追蹤制度。通過建立價(jià)格收集網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了有價(jià)可比。價(jià)格信息來源于市場調(diào)查、互聯(lián)網(wǎng)、電話咨詢、歷史采購資料。

幾年來，在物資工作者的辛勤努力下，通過以上措施的逐步運(yùn)用，基本解決了在撫順石油化工研究院的物資管理工作中存在的突出問題，有效地保障了科研需求。

（作者單位：大連中石化物資裝備有限公司）