吳曉琴

(四川烹飪高等?？茖W(xué)校，四川 成都 610100)

人事檔案工作是高校工作的重要組成部分，是組織人事工作的核心內(nèi)容之一。高校人事檔案是教職工在工作中形成的原始記錄材料，它客觀地反映教職工綜合素質(zhì)和能力，是組織部門選拔人才的有力憑證，在學(xué)校的教學(xué)科研、人才管理、師資隊伍建設(shè)等工作中起到不可替代的憑證作用，是個人享受國家所有的寶貴文獻信息資源。檔案管理水平高與低，體現(xiàn)一個學(xué)校的文明發(fā)展程度。隨著高校人事制度的改革深化，目前高校人事檔案管理中存在的問題在一定程度上制約了人事檔案的有效利用，已經(jīng)不適應(yīng)高校人才面向社會服務(wù)的需要。因此，探索高校人事檔案管理的新模式、新方法或新體制成為當前人事檔案管理的重要問題。

1 高校人事檔案管理中存在的問題

1.1 管理制度不健全

人事檔案管理應(yīng)該建立材料保密制度、送交制度、傳遞制度、檢查審核制度、收集鑒別歸檔制度、查(借)閱制度等，但不少高校存在制度不健全，缺乏監(jiān)管和考評，不按制度規(guī)范管理和使用檔案等現(xiàn)象，致使入檔材料處于堆積存放狀態(tài)［1］;檔案傳遞沒有記載，甚至出現(xiàn)自帶現(xiàn)象;查閱檔案沒有介紹、審批、登記等手續(xù)，造成檔案材料混亂、丟失、不齊全、不完整，對檔案的保密性和有效利用帶來負面影響。

1.2 存放檔案基礎(chǔ)設(shè)施差，管理手段落后

部分高校沒有設(shè)置專用人事檔案室，基礎(chǔ)設(shè)施老化甚至缺失，六防設(shè)施也不到位，致使檔案無法安全存放。如有的檔案柜陳舊老化、開關(guān)不便，柜體大小、顏色不統(tǒng)一;有的室內(nèi)沒有配備控制溫度和濕度以保持室內(nèi)空氣干燥的相關(guān)設(shè)備，沒有定期放入防蛀藥物，造成檔案受潮發(fā)霉或被蟲蛀蝕等現(xiàn)象。另外，一些高校的人事檔案管理缺乏科學(xué)的管理方式，仍采用手工操作登記材料、整理材料、人工翻閱查檔等落后手段，占用大量人力和時間，工作效率極低。

1.3 收集材料要求不統(tǒng)一，材料缺失不完整

人事檔案材料應(yīng)遵循真實、全面、及時、規(guī)范的原則，收集反映教職工自然情況和德、能、勤、績等方面的材料，并統(tǒng)一整理、存放。但實際工作中卻常常出現(xiàn)收集材料與要求不一致、材料缺失等情況。在新調(diào)入、聘用或公招人員的檔案中此類問題比較突出，如考核材料缺少某些年份;工資材料中缺少變動晉檔表;職稱資格評審表、任職資格文件、職務(wù)聘任文件本應(yīng)為一套完整材料，但有的檔案中卻缺失不全;學(xué)歷類檔案如學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)科成績表、畢業(yè)生登記表、報考碩士登記表、攻讀博士專家推薦意見書、授予學(xué)位的決定等材料應(yīng)該齊全，但部分檔案中出現(xiàn)缺失現(xiàn)象;干部履歷表中缺1999年版本或未貼照片的較多;新任干部缺少考察材料的較普遍;由于原單位已重組或不存在，造成流動人員檔案缺失階段性工作經(jīng)歷原始材料后無法彌補?？傊?，這些問題給檔案完整利用帶來很大困難。

1.4 材料整理不規(guī)范

整理工作是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作，是將收集起來的檔案材料進行認真鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂，通過整理使檔案達到完整、真實、實用的要求。由于各高校檔案人員培訓(xùn)力度不夠，交流學(xué)習機會較少，造成檔案管理人員對法規(guī)、政策的理解滯后或是片面，導(dǎo)致實際操作中參差不齊、標準各異。各校使用的檔案盒、整理、分類等沒有標準化，使從不同單位流動來的人事檔案出現(xiàn)檔案盒的形態(tài)、大小、厚度、裝訂孔徑、孔間距及卷內(nèi)紙張大小等均不統(tǒng)一，檔案管理人員每接收一份新入檔案，就得更換本單位使用的檔案盒并重新整理，經(jīng)多次重復(fù)整理后材料大小不一、裁切不整齊，留下重復(fù)打孔痕跡。這樣一來，再次整理后的檔案既不美觀也不標準，降低了檔案的綜合價值。

1.5 材料填寫前后不一致，材料內(nèi)容補充不及時

人事檔案綜合利用的前提是材料的真實性、準確性，但在檔案中常發(fā)現(xiàn)履歷表信息填寫不夠真實，導(dǎo)致檔案材料失真的情況。如某些人員的學(xué)歷填寫不準確，在學(xué)歷和專業(yè)評聘職務(wù)材料中找不出學(xué)籍支撐材料;或是填寫出生時間前后或多處材料不一致，又缺少說明更正材料;或是工作經(jīng)歷和時間的填寫出現(xiàn)斷裂，前后接不上;還有些個人婚姻家庭、配偶及子女情況、家庭住址等信息發(fā)生變化后，沒有及時補充歸入檔案，給檔案信息準確利用帶來困難。人才引進聘用人員檔案沒有進入本單位，只能通過填寫履歷表或有關(guān)復(fù)印件來了解其工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、任職資格等情況，多數(shù)檔案內(nèi)容為空白，造成確認工資、評職等困難，不僅降低了人事檔案的憑證功能，還使用人單位無法了解引進人員的歷史，給今后錄用工作造成一定困難。

2 原因分析

2.1 重視不夠，宣傳不到位

有的高校沒有真正體會到檔案管理工作的重要性，沒有真正認識到檔案管理工作是一項具有專業(yè)性、政策性、科學(xué)性、服務(wù)性和連續(xù)性的工作，因而缺乏有效的管理制度和激勵機制。人事檔案的對象是全校教職工，沒有建立由檔案管理部門至系(部)、處再至教職工個人的管理通道，對材料進行統(tǒng)一收集;沒有定期向教職工宣傳檔案管理的重要性、必要性，講解檔案所涉及的內(nèi)容、范圍、要求及教職工須配合做的工作;沒有形成定期向檔案管理部門提供入檔材料的習慣和制度，導(dǎo)致個別檔案材料缺少不齊。

2.2 教職工對檔案重要性認識不夠

因為宣傳力度不夠，教職工對檔案重要性和利用價值在認識上存在問題，對檔案管理部門要求的材料嫌麻煩不積極配合或拖延，如專業(yè)培訓(xùn)進修材料、提高學(xué)歷學(xué)位的學(xué)籍材料;對普填材料，如履歷表、考核表等不重視，填寫馬虎簡單應(yīng)付，造成前后所填內(nèi)容不一致;材料手續(xù)不完備就交到檔案管理部門，考核材料缺少部門領(lǐng)導(dǎo)意見簽名和部門蓋章;填寫材料選用紙張大小不按規(guī)定要求，不僅給檔案整理、裝訂帶來不易裁切的困難，還增加了檔案管理員的工作量。

2.3 管理專業(yè)素質(zhì)不高、人員不穩(wěn)定

檔案材料的收集、整理政策性技術(shù)性很強，因此對檔案人員的專業(yè)水平、技術(shù)能力、政策法規(guī)水平要求較高。但由于目前各高校從事檔案管理工作的同志大多數(shù)屬于“半路出道、自學(xué)成才”，沒有進行檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習或進修，相關(guān)的政策法規(guī)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)也較少，對檔案管理新要求了解甚少，工作方式方法停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗上，缺乏創(chuàng)新服務(wù)意識。總之，目前高校檔案管理人員的管理水平和工作能力較薄弱，整體素質(zhì)不高。

檔案管理人員不穩(wěn)定。按照檔案管理要求，檔案管理人員應(yīng)有耐心細致的工作態(tài)度和樂于奉獻精神。長期以來，檔案管理工作崗位不被教職工們看好，其工作量大、壓力大，工作枯燥，難以做出突出的成績，專業(yè)職務(wù)不容易被解決，前途發(fā)展渺茫等，這不僅嚴重影響了檔案人員工作積極性，而且造成檔案工作人員的不穩(wěn)定，在崗人員轉(zhuǎn)崗換崗的情況較為突出。

2.4 原有檔案管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代人事制度需要

隨著高校用人體制改革的深化，高校人事管理采取多種人事關(guān)系并存，有固定職工、正式聘用職工、崗位聘用職工等，除固定職工和部分正式聘用人員外，其余人員檔案均不能歸屬本單位人事管理，其檔案托管在各級地方政府有人事代理權(quán)的人才交流中心。隨著高校聘用人員數(shù)量的不斷增加，而用人單位無法掌握其原始檔案信息，重填或復(fù)印得到的材料信息也容易出現(xiàn)材料真實性和準確性問題，不能為人才的選拔、培養(yǎng)提供準確信息，更不利于用人單位對檔案進行統(tǒng)一規(guī)范化、標準化、科學(xué)化的管理。

2.5 各高校對學(xué)生學(xué)籍管理要求不一致

有的高校對學(xué)生學(xué)籍管理沒有嚴格執(zhí)行高等教育學(xué)籍管理統(tǒng)一標準，使各類學(xué)生檔案中存在學(xué)籍內(nèi)容材料不齊，重要信息缺少等問題，如高校學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、報考攻讀碩士學(xué)位研究生登記表、授予學(xué)位的決定等均有不同材料缺少。

2.6 硬件投入不足，制約檔案數(shù)字化管理進程

社會發(fā)展已進入數(shù)字信息化時代，用現(xiàn)代科學(xué)手段管理檔案已經(jīng)迫在眉睫，利用信息技術(shù)高效、準確、全面的優(yōu)勢來提高人事檔案管理工作效率和質(zhì)量，替代傳統(tǒng)低效的管理方式是時代發(fā)展的需要。但目前高校人事檔案管理的重心還是實體管理，沒有隨科學(xué)技術(shù)現(xiàn)代化進程而采用電子信息化管理，相關(guān)人員仍為獲準信息而人工頻繁翻閱檔案，加上每裝進一份材料都得將檔案重新拆裝一次，長久下去對檔案材料的磨損不可避免。雖然檔案管理也配備了計算機，但使用范圍僅限于檔案目錄錄入、打印和保存，檔案內(nèi)容原始信息沒有錄入，在管理權(quán)限內(nèi)無法進行人事信息查詢和檢索，更無法對信息進行篩選、排序、分類、匯總、統(tǒng)計、形成上報材料等，也談不上檔案利用的信息化、無紙化。［2］人事統(tǒng)計工作只能靠單一、重復(fù)的手工輸入信息完成，造成人力資源極大浪費。因采用現(xiàn)代化管理需要資金購置軟硬件，目前大多數(shù)高校因財力有限，檔案管理方面的資金投入嚴重不足，制約了檔案管理的數(shù)字化進程。

3 提高高校檔案管理的對策

3.1 重視檔案工作，增加投入

領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好檔案工作的前提保障。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門應(yīng)統(tǒng)一認識，轉(zhuǎn)變思想，從根本上認識檔案工作的重要性，從形勢發(fā)展需要上理解檔案管理改革創(chuàng)新的必要性。其次，將檔案管理改革工作列入學(xué)校工作目標任務(wù)之中，在財力、物力、人力上給予大力支持，將檔案工作的投入列入學(xué)校經(jīng)費預(yù)算，計劃專項經(jīng)費。第三，改革規(guī)劃要有長期有效的戰(zhàn)略性思想，改革后的檔案管理和檔案利用要達到時代發(fā)展的新要求，即科學(xué)化、數(shù)字化，使檔案管理利用長期高效持續(xù)發(fā)展，只有這樣才能走出傳統(tǒng)的原始檔案管理模式。

3.2 建立健全檔案管理制度

應(yīng)按照《干部人事檔案管理工作條例》要求，建立完善各項工作制度，用制度來規(guī)范檔案材料的收集、整理、歸檔，確保檔案信息資源高效、有序利用。如材料送交制度、檢查審核制度、收集鑒別歸檔制度、查(借)閱制度等，以制度建設(shè)來強化檔案管理，做到有章可循、有條可依，不斷推進高校檔案工作管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化進程。

3.3 加強檔案材料的收集和整理

檔案管理工作的最大特點是服務(wù)，服務(wù)不僅體現(xiàn)在檔案的信息利用上，還體現(xiàn)在檔案材料收集上。按照中組發(fā)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》(［2009］12號)要求，將干部人事改革中形成的新材料，如公務(wù)員登記表、公開選拔、競爭上崗、掛職鍛煉、聘任、涉紀、涉法等材料加入檔案，入檔材料與過去相比在范圍和內(nèi)容上都有所擴大、增添。材料收集可采取定期和不定期收集相結(jié)合，如工資材料、職稱材料、年度考核等采取定期收集;干部換屆所形成的材料可定向收集;培訓(xùn)進修、學(xué)歷學(xué)位、學(xué)術(shù)成果、表彰等材料隨時收集，做到歸檔范圍內(nèi)的材料全面、真實、完整及時進入檔案，使檔案信息內(nèi)容豐富。

整理是使材料成為規(guī)范的人事檔案，有利于檔案的保存和使用，整理要做到嚴格審核、準確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。檔案材料規(guī)范收集、整理，不僅推進檔案管理工作上臺階，還為組織人事部門信息統(tǒng)計、選拔人才、培養(yǎng)干部等提供客觀真實依據(jù)，充分發(fā)揮檔案的綜合利用價值。［3］

3.4 加大宣傳力度，強化依法歸檔意識

人事檔案反映一個人的成長經(jīng)歷，記載著個人的思想、信仰、工作能力、專業(yè)素質(zhì)、科研學(xué)術(shù)等信息，與個人的政治生命、事業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，也是一個動態(tài)管理的過程。隨著時間推移，信息不斷增補，需要向廣大教職工宣傳檔案材料的重要性及要求，讓教職工認識到檔案材料的形成在個人發(fā)展中的地位和作用，知道自己填寫的每一份材料都是屬于歸檔材料內(nèi)容，以達到教職工主動配合并送交材料給檔案管理部門，確保檔案內(nèi)容完整性。可通過各種宣傳途徑，如校園網(wǎng)絡(luò)、廣播、宣傳欄、校報、專題講座等形勢宣傳檔案的政策法規(guī)及管理要求。同時，建立和形成一支以系(部)、處部門組成的檔案材料收集隊伍，及時掌握形成檔案材料的信息，主動向材料形成的部門或個人收集材料。建立聯(lián)系制度和激勵機制，定期互通信息，交流經(jīng)驗，解決管理中出現(xiàn)的問題，年終對優(yōu)秀檔案工作者進行表彰，以促進檔案材料收集工作順利開展。

3.5 穩(wěn)定檔案工作隊伍，提高檔案人員素質(zhì)

人事檔案工作涉及到黨和國家的方針政策，關(guān)系到個人的切身利益，只有重視和提高檔案人員的自身素質(zhì)，才能適應(yīng)新時期高校教育事業(yè)對人事檔案管理的需要。應(yīng)配備專職檔案人員，按《干部檔案工作條例》第38、39條規(guī)定，制定適合本校的管理激勵機制，獎勤罰懶;解決好檔案工作人員的待遇，關(guān)注其教育和培養(yǎng)，妥善解決他們的職級待遇，按國家統(tǒng)一規(guī)定評定專業(yè)職務(wù)，解決職稱后顧之憂，充分發(fā)揮其積極性與創(chuàng)造性，確保隊伍穩(wěn)定;為檔案管理工作長期性和持續(xù)性發(fā)展需要，選擇政治可靠、專業(yè)恰當、年齡合適、責任心強、工作細致、有創(chuàng)新意識并熱愛檔案工作的黨員同志從事檔案管理工作。

培訓(xùn)檔案人員，提高崗位技能。檔案管理工作責任重大，管理人員應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是加強對檔案政策、法規(guī)培訓(xùn)學(xué)習;二是正確認識檔案工作的特點、地位和作用，樹立忠于職守、堅持原則的思想，增強檔案工作的服務(wù)意識;三是專業(yè)技術(shù)能力培訓(xùn)，提高檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔及檔案信息數(shù)字化等操作能力，從整體上提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)?？赏ㄟ^高校的檔案專業(yè)進修、社會培訓(xùn)機構(gòu)組織的專業(yè)培訓(xùn)班，檔案管理工作優(yōu)秀的企事業(yè)單位或高校之間的互往交流等學(xué)習形式。

3.6 加強信息化建設(shè)，提升檔案的高效管理和利用

人事檔案是人才的信息資源庫。采用科學(xué)技術(shù)手段用于人事檔案管理之中，不僅是人事制度改革與發(fā)展、提高工作效率的需要，也是社會對人才檔案信息的客觀要求。利用先進的檔案管理系統(tǒng)軟件和計算機技術(shù)，建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)，對檔案信息進行動態(tài)管理和科學(xué)檢索，是檔案發(fā)展和社會進步所需。通過檔案信息數(shù)字化管理，其人才的最新信息能快速、準確地為社會各行業(yè)服務(wù)，也為世界各國快速提供專業(yè)人才信息服務(wù)。采用檔案信息數(shù)字化管理，徹底改變過去須通過查閱原始紙質(zhì)檔案才能獲取信息的傳統(tǒng)方式。建立人才數(shù)據(jù)信息庫，可在校園局域網(wǎng)內(nèi)試行，按照管理權(quán)限分層次向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)及部門提供最新準確信息，為教學(xué)、科研、學(xué)生工作、工資管理等工作服務(wù)，達到高效利用檔案，實現(xiàn)檔案的綜合價值。同時，檔案數(shù)據(jù)化建立，可增強高校之間、高校與社會企事業(yè)之間的溝通與聯(lián)系、交流與協(xié)作，使人才信息資源共享。

［1］王晴.人事檔案管理中存在的問題及對策思考［J］.青年與社會:中外教育研究，2011(12):45－48.

［2］蔡登峰.高校人事檔案信息化管理［J］.檔案管理，2011(6):165－167.

［3］鐘桂珍.淺談高職院校人事檔案管理存在的問題及對策［J］.科技信息，2011(33):56－58.