摘要：學(xué)校檔案管理工作復(fù)雜而艱巨?，F(xiàn)在，學(xué)校正面臨著改革和發(fā)展的關(guān)鍵時期，傳統(tǒng)的人工管理模式已無法緊跟現(xiàn)代化檔案管理的步伐。所以，基于Web的檔案管理系統(tǒng)的研究和建設(shè)提上日程。該系統(tǒng)實現(xiàn)了學(xué)校教職工檔案管理的數(shù)字化信息化管理，提高了管理工作的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：web；檔案；管理

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-7712 (2012) 10-0106-01

一、傳統(tǒng)手工檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

現(xiàn)在，許多學(xué)校檔案管理工作仍然是傳統(tǒng)手工處理模式，流程主要有收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定與開發(fā)利用等。傳統(tǒng)手工檔案管理模式的主要缺點是無法保證檔案的及時歸檔與檔案的完整無損，尤其是在信息化程度比較高的信息社會，傳統(tǒng)模式給工作帶來了許多不便。檔案資料不及時收集，頃刻就可能損失，而確保檔案的齊全與完整是檔案工作的重中之重。傳統(tǒng)手工檔案管理模式下的分類、編目工作，由于受檔案工作者主觀意識和長期習(xí)慣的影響，經(jīng)常會發(fā)生較大的偏差，尤其遇到檔案工作者經(jīng)常變動的情況，問題更加嚴(yán)重。同時，傳統(tǒng)手工檔案管理下的編目工作，會導(dǎo)致檔案工作者大量的重復(fù)勞動。檔案在利用上的問題更加突出，落后的檔案查詢模式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上信息化時代對檔案的要求。學(xué)校對檔案的管理，迫切需要網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理實行網(wǎng)絡(luò)化，可以大大縮短查檔時間，提高查全率與準(zhǔn)確率，從而提高工作效率。

二、基于Web的檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計

基于Web的檔案管理系統(tǒng)使用業(yè)內(nèi)先進(jìn)的MySQL數(shù)據(jù)庫作為基礎(chǔ)平臺，Apache作為研發(fā)平臺，采用ＰＨＰ語言作為編程語言。ＭｙＳＱＬ＋Ａｐａｃｈｅ＋ＰＨＰ被譽(yù)為網(wǎng)絡(luò)程序開發(fā)的黃金組合。選取這樣的開發(fā)工具，對于信息檔案的管理和存儲有獨特的優(yōu)勢，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行縱向和橫向的信息檢索非常便利。嚴(yán)格的存儲方式有助于數(shù)據(jù)的保存，實現(xiàn)檔案資料的一致性和唯一性，方便系統(tǒng)的維護(hù)、操作和拓展，提高系統(tǒng)的工作效能。

三、基于Web的檔案管理系統(tǒng)模塊的闡述

做好相應(yīng)的模塊劃分是系統(tǒng)的首要任務(wù)?；趯W(xué)校檔案管理系統(tǒng)的需求，在規(guī)范化文檔內(nèi)容格式基礎(chǔ)上，將該系統(tǒng)劃分為如下部分：檔案檢索功能模塊、檔案管理功能模塊、系統(tǒng)管理功能模塊以及幫助信息模塊。

1.檔案檢索模塊——按條件檢索檔案，檢索條件包括檔案名稱(模糊檢索)、檔案級別(精確檢索)、檔案描述(模糊檢索)。

2.檔案管理模塊——按部門結(jié)構(gòu)管理檔案(部門結(jié)構(gòu)可通過系統(tǒng)管理的部門管理設(shè)置)，具體操作包括檔案的上傳、查看、刪除。

3.系統(tǒng)管理模塊——主要實現(xiàn)部門管理、用戶管理、權(quán)限管理、檔案級別管理。

4.幫助信息模塊——主要提供系統(tǒng)相關(guān)幫助信息和系統(tǒng)屬性。

四、關(guān)鍵技術(shù)與系統(tǒng)實現(xiàn)

（一）基于Web的檔案管理系統(tǒng)核心技術(shù)。本系統(tǒng)選擇比較易于操作和配置的Win server2003數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，主流Web服務(wù)器Apache，PHP語言，MySQL數(shù)據(jù)庫作為構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的平臺。

（二）檔案添加的實現(xiàn)。下面以新增檔案添加的實現(xiàn)為例：

1.設(shè)計輸入表框與變量的對應(yīng)關(guān)系：

if(empty($_POST[\"xingming\"]))

echo \"姓名不能為空\"；

elseif(empty($_POST[\"xingbie\"]))

echo \"性別不能為空\"；

elseif(empty($_POST[\"bumen\"]))

echo \"你沒有選擇部門\"；

else{

if(empty($_POST[\"img\"]))

$isimg=''daa''；

else{

$isimg=''dab''；

}

2.通過嵌入PHP變量集合，把錄入的數(shù)據(jù)傳給數(shù)據(jù)庫中相應(yīng)字段，新增一條記錄：

$title1=str_replace(''\"''，\"quot\"，$_POST[\"xingming\"])；

$xingming2=str_replace(\"；\"，\"；\"，$xingming1)；

$xingming3=str_replace(\"''\"，\"acute\"，$xingming2)；

$aaa=str_replace(\" \"，\"nbspnbsp\"，$_POST[\"content\"])；

$bbb=str_replace(''\"''，''quot''，$aaa)；

$cont=nl2br($bbb)；

$daquery=\"update $news set xingming=''$xingming3''，xingbie=''$ xingbie ''，bumen=''$ bumen ''，''time=''$ddd'' where id=''$id''\"；

$daquer=mysql_query($query)；

echo \"更新成功\"；

3.校驗完整性，以避免數(shù)據(jù)被錯誤的添加。

if (document.formdaxm.danganxingming.value == \"\")

{

alert (\"必須輸入檔案姓名! \")；

document.form1.xingming.focus()；

return 1；

}

代碼的作用是檢測是否錄入了檔案姓名，否則就警示重新錄入。

（三）檔案管理模塊的實現(xiàn)。從數(shù)據(jù)庫中讀取指定條件的職工數(shù)據(jù)，各變量取出數(shù)據(jù)后顯示在輸出頁面：

echo\"

$leng

$date

\"；

}

五、總結(jié)

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和計算機(jī)應(yīng)用的進(jìn)一步深入，理想的基于Web的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具有高可靠性，檔案檢索的準(zhǔn)確性等特點。本文總結(jié)分析了傳統(tǒng)上手工處理檔案模式發(fā)展情況，闡述了基于Web的檔案管理系統(tǒng)模塊，為進(jìn)一步研究構(gòu)建更加可靠的檔案管理系統(tǒng)提供了有益的借鑒。