摘 要：高校檔案管理工作是高校各項事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎。要提升高校檔案工作的管理水平，筆者認為可以從檔案管理制度化、技術(shù)化、安全化以及提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)等幾方面入手，使高校檔案管理工作得到有效提升，達到一個新的水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作水平 檔案管理制度化、技術(shù)化、安全化 人員綜合素質(zhì)提升

胡錦濤同志在對檔案工作的指示中曾提出：“努力采用現(xiàn)代化的手段，不斷改善服務質(zhì)量，把檔案工作提高到一個新水平。”隨著社會政治、經(jīng)濟、文化交流與合作的日益發(fā)展以及科學技術(shù)的不斷進步，研究檔案管理，確保檔案的質(zhì)量，提高檔案的保存、檢索和使用效率，為教學、科研和各項管理工作服務，實現(xiàn)高校檔案管理工作科學化、現(xiàn)代化，努力提升檔案管理工作的水平，是擺在高校檔案管理人員面前的一項重要任務。對此，筆者結(jié)合工作實際，談幾點看法，以期高校檔案管理提升檔次。

一、 應提高高校檔案制度化管理水平

規(guī)章制度是檔案工作實現(xiàn)管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的行為準則。依法治檔，依法護檔，依法用檔，就要求各級各類單位依照國家檔案有關(guān)法律法規(guī)建立健全一系列有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度。比如：《檔案實體分類法》《檔案管理辦法》《檔案開發(fā)利用管理辦法》《檔案保密制度》《檔案管理人員規(guī)定》《庫房管理規(guī)定》《聲像檔案保管制度》等等。同時要努力提高檔案管理部門的責任意識，建立一套系統(tǒng)有序的管理體制。只有增強檔案管理職能部門和人員的責任意識，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執(zhí)行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，把好部門自身關(guān)，才能確保檔案的安全和質(zhì)量。

二、應提高高校檔案信息化技術(shù)化管理水平

檔案是一種信息產(chǎn)品，又是人才信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。實施科技興檔，檔案信息資源網(wǎng)絡化是實現(xiàn)檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的著錄與標引、編目、檢索、統(tǒng)計自動化替代所有手工抄寫工作，實現(xiàn)檔案的自動化處理和網(wǎng)上查詢，充分利用計算機和網(wǎng)絡，探索檔案的現(xiàn)代化管理。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)，以便為更多的用戶提供服務。把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。通過網(wǎng)絡向廣大師生服務，可以大大方便師生檢索和查詢資料，有利于查到、查全。從而更好地提高檔案的服務水平。

為了使管理上檔次，應配備密封的檔案密集架或檔案柜、計算機和縮微設備，建立起一個門類齊全、機構(gòu)合理、管理科學、設備先進，為學校和社會提供有效服務的高校檔案館。高校檔案館不僅要收集校內(nèi)檔案信息進行加工、整理、匯編，還要廣泛收集兄弟院校的信息資源進行加工利用。不但各高校檔案館之間要相互協(xié)作，而且也需要在其外部與高校圖書、情報等其他信息系統(tǒng)取得協(xié)作，在制定和實行業(yè)務、技術(shù)標準化上協(xié)調(diào)一致，才能適應現(xiàn)代高校檔案工作的社會功能和高校檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)模。真正實現(xiàn)電子文檔一體化，實行文件自動收集、編目、鑒定等檔案管理工作，使高校檔案管理邁上新的臺階。

三、 應提高高校檔案館的安全化管理水平

1.提高檔案管理人員的安全防范意識。檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計與利用等六個部分。檔案的管理是由人來實現(xiàn)的，那么檔案的安全保障就要求上至分管檔案館的校領導、檔案館館長、副館長，下至館內(nèi)各科室負責人以及一般管理人員，都應高度重視檔案安全管理工作。防范措施可以通過在各科室設一名安全員，負責日常安全工作；對檔案管理人員進行經(jīng)常性防火、防盜安全教育培訓，警鐘長鳴；嚴格實行總控制室值班制度，對檔案庫房實行24小時監(jiān)控等采取這些方式加以確保。

2.在保衛(wèi)部門的指導下，具體落實防盜防火相關(guān)工作措施。加固檔案庫房、資料室的門窗，安裝技術(shù)防范設施，防止失竊案件發(fā)生。庫房配備手提式滅火栓，并定期檢查更換，確保長期有效；嚴禁在館內(nèi)吸煙和防止易燃易爆、易引鼠的物品；做到人走斷電，切斷庫內(nèi)電源；定期檢查電器設備線路安全使用情況，做到及時維修，確保安全運轉(zhuǎn)；加強對庫房建設要求，加大消防設備設置和更新力度，對消防報警及控制系統(tǒng)進行現(xiàn)代化改造，增強防火滅火的能力；在庫房內(nèi)設煙感、溫感探頭，并與總控制室主計算機相連，實現(xiàn)人工處理和自動處理均可的能力；采用氣體滅火的形式，避免采用水或干粉滅火對檔案產(chǎn)生破壞作用，從而杜絕火災隱患。

3.檔案的“八防”科學儲藏保護措施，也是檔案安全化管理的重要任務之一。檔案庫房必須采用密封的檔案密集架或檔案柜存放檔案。采用空調(diào)來調(diào)節(jié)庫房的溫濕度以防止霉菌在高溫高濕的環(huán)境中繁殖。每個庫房內(nèi)應設有兩處溫濕度傳感器，通過區(qū)域網(wǎng)與總控制主計算機相連，對庫房溫濕度實施24小時監(jiān)控。每逢雨季到來之時，要在庫房內(nèi)放置除濕機以降低庫房內(nèi)水分的含量，保證庫房內(nèi)的相對濕度。每周使用一次臭氧發(fā)生器，殺滅庫房內(nèi)的霉菌孢子，達到凈化空氣的目的?？傊髾n案館在安全防護和技術(shù)管理方面采用與之相適應的國內(nèi)外先進技術(shù)設備，調(diào)節(jié)庫房的溫濕度，凈化庫房的空氣（包括除塵、滅菌、防蛀、排除有害氣體），保證檔案的完整與安全。

4.檔案的保密工作就是要杜絕泄密事件發(fā)生。要做好檔案保管過程中的保密工作，分別是檔案的庫房管理、涉密檔案的管理、涉密檔案的解密等，檔案管理人員不得將無關(guān)人員帶進檔案館，不得外泄檔案中的秘密，檔案管理人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應按保密要求處理或銷毀。

四、應努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作要靠檔案管理人員來做，檔案管理人員的素質(zhì)高低直接影響檔案管理工作水平的優(yōu)劣。所以提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)也是提升檔案管理水平的重要內(nèi)在因素：

1.要提高檔案管理人員的政治素養(yǎng)。政治素養(yǎng)是指政治主體在政治社會化的過程中所獲得的對他的政治心理和政治行為發(fā)生長期穩(wěn)定的內(nèi)在的基本品質(zhì)，是社會的政治理想、政治信念、政治態(tài)度和政治立場在人心里形成的并通過言行表現(xiàn)出來的內(nèi)在品質(zhì)。它是人們從事社會政治活動所必需的基本條件和基本品質(zhì)，是個人的政治方向、政治立場、政治觀念、政治態(tài)度、政治信仰、政治技能的綜合表現(xiàn)?？梢哉f政治素養(yǎng)是人的綜合素質(zhì)的核心。人的政治素養(yǎng)是社會政治文明發(fā)展水平的重要標志。政治素養(yǎng)主要包括政治理論知識、政治心理、政治價值觀、政治信仰、政治能力等。政治素養(yǎng)具有階級性、內(nèi)在性、綜合性、相對穩(wěn)定性、層次性等特征。檔案管理人員政治素養(yǎng)決定了他們對工作有不同的立場和態(tài)度，特別是在管理涉密檔案時，政治素養(yǎng)的高低更是起到了非常重要的作用。

2.要提高檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。所謂職業(yè)道德，就是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的符合職業(yè)特點所要求的道德準則、道德情操與道德品質(zhì)的總和，它既是對本職人員在職業(yè)活動中行為的要求，同時又是職業(yè)對社會所負的道德責任與義務。職業(yè)道德是社會上占主導地位的道德或階級道德在職業(yè)生活中的具體體現(xiàn)，是人們在履行本職工作中所遵循的行為準則和規(guī)范的總和。是指人們在從事社會職業(yè)、履行職責過程中，在思想和行為上應遵循的原則和規(guī)范。它是依靠社會輿論和人們內(nèi)心信念以及傳統(tǒng)習慣來維持的。檔案管理工作是一項服務性很強的工作，是為高校的全面建設事業(yè)服務的，它要求高校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻的敬業(yè)精神，有高度的責任感和榮譽感以及正確的行為規(guī)范。要牢固樹立“服務第一”，一切服從、服務于學校中心工作，全心全意為教學、科研和各項管理工作服務的思想。并要求在服務過程中做到態(tài)度熱忱，細心周到，百問不煩，以滿腔熱情接待好每位用戶，使用戶高興而來，滿意而歸。

3.要提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。檔案管理是一門綜合性的邊緣學科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報學方面的知識，還要具備計算機應用、復印掃描等技術(shù)方面的知識。當前我國高校檔案部門人員現(xiàn)狀是平均學歷較一般單位檔案館人員要高，但檔案專業(yè)學歷者少。據(jù)了解，在現(xiàn)有高校檔案工作人員中，檔案專業(yè)學歷所占比例過低，通常不足四分之一。大多數(shù)人對計算機及網(wǎng)絡技術(shù)、英語、文史、攝影等知識的掌握尚嫌不足。我們知道，檔案事業(yè)有自己的科學體系，檔案工作也有自身的規(guī)律、性質(zhì)、原則、特點。高校檔案管理水平的提高關(guān)鍵是要形成一支高素質(zhì)的專業(yè)隊伍。為此，要補充檔案專業(yè)、計算機專業(yè)人才。要為在職檔案工作者的知識更新、業(yè)務水平的提高創(chuàng)造條件，提供機會，加強在職培訓，適當安排脫產(chǎn)進修。建立人才培養(yǎng)、使用和管理的新機制。在配備檔案人員時，要注意性別、年齡、文化、專業(yè)結(jié)構(gòu)層次的比例。要采取多種形式加強對檔案人員的業(yè)務指導和培訓，定期組織業(yè)務學習，并與工作實績一起進行考核。

檔案管理工作專業(yè)性強，同時也是一門科學。作為學校的檔案管理者，必須努力研究檔案管理業(yè)務，深入系統(tǒng)地了解和掌握檔案學的業(yè)務知識，用現(xiàn)代化科學知識武裝自己，提高檔案工作的文化水平，逐步實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、信息化管理。同時，檔案管理者要牢固樹立為一線教學服務的意識，克服重管輕用的思想，積極主動地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮教學檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高檔案的服務水平。

綜上所述，筆者認為，只有使檔案管理工作在制度化、技術(shù)化、安全化以及提高人員素質(zhì)方面得到全面提升，尤其是檔案管理人員，無論在管理能力、業(yè)務水平方面還是在個人素質(zhì)方面，都能做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，才能使高校檔案工作始終順應時代發(fā)展，符合時代要求，提高到一個新水平。

參考文獻

[1]高強.浙江教育學院學報[J].2005（4）

[2]顏海.檔案信息資源開發(fā)利用[M].武漢：武漢大學出版社，2004.

[3]白利光.加強培養(yǎng)21世紀檔案人員的措施[J].經(jīng)濟與管理，2000（2）.

(作者單位：江西科技師范大學)

責任編輯：劉啟明