摘要：辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)現(xiàn)代化的辦公工具。如何實(shí)現(xiàn)信息處理的自動(dòng)化和辦公的無(wú)紙化逐步得到了人們的重視。利用網(wǎng)絡(luò)辦公管理系統(tǒng)能夠最大限度地提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，縮短辦公周期。因此，一個(gè)功能較強(qiáng)的辦公管理系統(tǒng)就顯得十分重要。

關(guān)鍵詞：B/S 模式 辦公管理 辦公工具

1.概述

1.1引言

當(dāng)今世界已進(jìn)入信息時(shí)代，辦公自動(dòng)化成為當(dāng)今信息社會(huì)的主要標(biāo)志之一。辦公自動(dòng)化水平的高低標(biāo)志著一個(gè)國(guó)家、一個(gè)企(事)業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和管理水平的高低。隨著新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)、各行各業(yè)正蓬勃發(fā)展，如何適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展?提高效率？如何使公司卓然傲立于眾多企業(yè)之中?如何在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高公司辦公效率及管理水平?是企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)人面臨的共同問(wèn)題。而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)則是當(dāng)代最富有活力和創(chuàng)造力的技術(shù)。實(shí)踐證明把計(jì)算機(jī)信息技術(shù)很好結(jié)合到企業(yè)管理工作中，對(duì)于提高管理水平、辦公效率，都具有極大的促進(jìn)作用。

1.2辦公自動(dòng)化技術(shù)現(xiàn)狀及其發(fā)展趨勢(shì)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，隨著信息社會(huì)和知識(shí)社會(huì)等理念對(duì)現(xiàn)代管理的沖擊，協(xié)同辦公環(huán)境越來(lái)越現(xiàn)出其重要的地位。縱觀國(guó)內(nèi)外辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展歷程，主要包括幾個(gè)發(fā)展階段：第一個(gè)階段是以個(gè)人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，該階段所謂的辦公自動(dòng)化實(shí)際上是指將原先的手寫公文轉(zhuǎn)向了在個(gè)人計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的電子公文，也就是單機(jī)版的辦公軟件的應(yīng)用，例如OFFICE、WPS等軟件。因此第一階段通常被稱為“文件OA”。 第二個(gè)階段是從90年代中期開(kāi)始以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和工作流技術(shù)為主要特征，此階段所關(guān)注的個(gè)體是以辦公文件為核心的OA，它主要實(shí)現(xiàn)了工作流程自動(dòng)化，也就是將公文的傳統(tǒng)送達(dá)方式轉(zhuǎn)向了公文工作自動(dòng)化方式。用戶還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程和移動(dòng)辦公，避免因處理人員出差在外，而延誤了重要文件的處理，從真正意義上提高了工作效率，此階段被稱為“流程性O(shè)A”。第三代OA是將業(yè)務(wù)流程、信息處理以及知識(shí)管理結(jié)合為一體的新應(yīng)用系統(tǒng)，此階段所關(guān)注的是組織的產(chǎn)能，它提供了知識(shí)管理、協(xié)同工作、實(shí)時(shí)溝通、個(gè)性化門戶等服務(wù)。它主要以知識(shí)管理為核心，將員工在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中原處于被動(dòng)狀態(tài)轉(zhuǎn)向了主動(dòng)狀態(tài)，從而提高企業(yè)工作的效率，全面提升企業(yè)單位的管理。從總體來(lái)看，OA的發(fā)展會(huì)有如下幾個(gè)特征：

（1）人性化OA系統(tǒng)：未來(lái)OA系統(tǒng)更強(qiáng)調(diào)人性化，強(qiáng)調(diào)人與人溝通的便捷性，強(qiáng)調(diào)對(duì)于各系統(tǒng)的眾多信息的整合，強(qiáng)調(diào)構(gòu)建可以拓展的管理支撐平臺(tái)框架，從而改變目前“人主動(dòng)去找系統(tǒng)”的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)“系統(tǒng)來(lái)找人”的全新理念。

（2）業(yè)務(wù)導(dǎo)向：加強(qiáng)與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)，通過(guò)類似“門戶”的技術(shù)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，使系統(tǒng)中的結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)通過(guò)門戶能夠在管理支撐系統(tǒng)中展現(xiàn)出來(lái)；使業(yè)務(wù)流程和管理流程逐步整合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化、知識(shí)化、虛擬化。

（3）知識(shí)驅(qū)動(dòng)：將知識(shí)管理作為一個(gè)核心理念，知識(shí)管理是一種全新的經(jīng)營(yíng)管理模式，它實(shí)際上是一種信息化應(yīng)用系統(tǒng)，以企業(yè)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)和組織已經(jīng)獲取的信息，充分發(fā)掘和釋放人的潛能，讓整個(gè)組織能有效地利用知識(shí)，建立知識(shí)門戶和快速響應(yīng)系統(tǒng)，真正讓企業(yè)的數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N能指導(dǎo)人行為的能力。

2.可行性分析

2.1 效益可行性分析

可行性研究的目的在于，用最小的代價(jià)和在盡可能短的時(shí)間內(nèi)確定，在問(wèn)題定義階段所描述的系統(tǒng)的目標(biāo)和規(guī)模是否現(xiàn)實(shí)可行，是否能夠解決和是否值得去解決。可行性分析實(shí)質(zhì)上是進(jìn)行一次大大簡(jiǎn)化的、高層次的系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)集中體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

(1)解決個(gè)人辦公效率；

(2)解決部門之間的合作辦公；

(3)解決信息交流和大規(guī)模協(xié)作辦公。

2.2 經(jīng)濟(jì)可行性

基于Web模式的辦公平臺(tái)，其經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

(1)以瀏覽器作客戶端軟件，客戶端無(wú)需編程，服務(wù)器端的編程由于HTML語(yǔ)言簡(jiǎn)單易學(xué)，主要工作集中在服務(wù)器端的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，使程序開(kāi)發(fā)周期大大縮短。

(2)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)費(fèi)用降低。由于多數(shù)Web瀏覽器可從網(wǎng)上獲得，極大地節(jié)省了客戶端開(kāi)發(fā)工具的購(gòu)買費(fèi)用，同時(shí)開(kāi)發(fā)工作量的減小使人力資源費(fèi)用也可大大縮小。

(3)投入使用的時(shí)間大大縮短。在瀏覽器/服務(wù)器方式下，新軟件的使用基本不涉及客戶端的安裝，人員亦無(wú)需專門培訓(xùn)。

2.3 技術(shù)可行性

基于WEB的辦公平臺(tái)的開(kāi)發(fā)采用了先進(jìn)成熟并且符合實(shí)際應(yīng)用的開(kāi)發(fā)方法，廣泛應(yīng)用于網(wǎng)站開(kāi)發(fā)的網(wǎng)頁(yè)開(kāi)發(fā)工具Dream weaver，Visual Studio 2005，功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)管理工具SQL Server 2005，結(jié)合自己的實(shí)際開(kāi)發(fā)能力，可以開(kāi)發(fā)出較為完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

3.總結(jié)與展望

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，以經(jīng)濟(jì)實(shí)用為原則，綜合考慮單位的資金、設(shè)備、技術(shù)力量及維護(hù)管理人員素質(zhì)等實(shí)際情況，如果可以自主開(kāi)發(fā)的辦公管理系統(tǒng)，不僅實(shí)現(xiàn)了單位管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，而且整個(gè)系統(tǒng)的管理維護(hù)更加方便、快捷，數(shù)據(jù)查詢更加靈活，信息資源高效共享。通過(guò)與 Internet 連接，網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)可以不受客戶端操作平臺(tái)、時(shí)間及地理位置的限制，而且網(wǎng)絡(luò)的擴(kuò)展更加容易。本文研究了當(dāng)前信息管理的背景、現(xiàn)狀，討論了信息管理過(guò)程所采用的相關(guān)技術(shù)的不同特點(diǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]林嵐，黃玉華.新型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)模式的研究.海南醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2005:72-73

[2]邰楠，屈層子，唐巍.協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研究.辦公自動(dòng)化，2008:8-11