張艷

(勝利油田物資供應(yīng)處,山東東營(yíng)257009)

提高油田物資計(jì)劃管理水平的措施與建議

張艷

(勝利油田物資供應(yīng)處,山東東營(yíng)257009)

物資計(jì)劃管理是企業(yè)物資采購(gòu)工作的依據(jù)和龍頭,不僅是保證物資供應(yīng)的基礎(chǔ),更是控制成本、降低消耗的重要手段.通過(guò)對(duì)物資計(jì)劃的編制、申報(bào)、審批、考核等執(zhí)行的全過(guò)程控制,不僅能充分保證物資計(jì)劃的準(zhǔn)確性和及時(shí)性,提高材料成本的預(yù)算能力、科學(xué)合理確定儲(chǔ)備量、減少流動(dòng)資金占用,而且可以杜絕物資計(jì)劃管理中存在的多口審批、私自進(jìn)料、后補(bǔ)計(jì)劃和"倒掛賬"等違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生,是降低采購(gòu)成本、提高企業(yè)綜合效益的有效途徑.

物資供應(yīng);計(jì)劃管理;消耗規(guī)律

一、做好物資計(jì)劃管理的重要意義

物資計(jì)劃管理是企業(yè)物資采購(gòu)工作的依據(jù)和龍頭,加強(qiáng)和提高物資計(jì)劃管理,不僅是保證物資供應(yīng)的基礎(chǔ),更是控制成本、降低消耗的有效手段,是促進(jìn)油田物資管理整體水平不斷提高的重要前提.勝利油田下屬單位多,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需物資種類(lèi)繁多,數(shù)量不一,規(guī)格復(fù)雜,要做到井井有條、不錯(cuò)訂、漏訂,提高采購(gòu)工作效率,就必須編制科學(xué)合理的物資計(jì)劃,用計(jì)劃引導(dǎo)采購(gòu),發(fā)揮龍頭作用.但在油田生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)一方面某些物資供不應(yīng)求,市場(chǎng)價(jià)格一漲再漲;另一方面部分物資又超儲(chǔ)積壓,不斷貶值的情況,這使得企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于不利地位.高效科學(xué)的物資計(jì)劃管理,不僅能有計(jì)劃地控制進(jìn)貨,按計(jì)劃調(diào)節(jié)余缺,管理庫(kù)存,防止超儲(chǔ)積壓資金浪費(fèi),還能準(zhǔn)確預(yù)見(jiàn)市場(chǎng)的供求狀況,對(duì)預(yù)期供求趨緊的物資提前進(jìn)行采購(gòu)訂貨,以保證生產(chǎn)建設(shè)的順利進(jìn)行.

二、物資計(jì)劃管理存在的問(wèn)題

長(zhǎng)期以來(lái),物資計(jì)劃準(zhǔn)確率與及時(shí)率是影響油田物資計(jì)劃管理水平提高的"瓶頸",物資供應(yīng)部門(mén)普遍存在采購(gòu)計(jì)劃與需求計(jì)劃不一致的問(wèn)題,究其原因,主要有以下幾個(gè)方面:

1.由于油田生產(chǎn)物資需求的不確定性和突發(fā)性強(qiáng),基層對(duì)材料需求預(yù)見(jiàn)性的能力不強(qiáng),導(dǎo)致部分二級(jí)單位在申報(bào)需求計(jì)劃時(shí)存在"寧多勿少"的思想,造成了物資供應(yīng)與實(shí)際需用不一致的問(wèn)題,從而導(dǎo)致物資庫(kù)存超儲(chǔ)積壓.

2.重短期計(jì)劃,輕長(zhǎng)期計(jì)劃.由于對(duì)遠(yuǎn)期環(huán)境因素的不確定和難以預(yù)見(jiàn),部分二級(jí)單位雖然制定了長(zhǎng)期計(jì)劃目標(biāo),但無(wú)具體的確保實(shí)施長(zhǎng)期計(jì)劃的措施,因而,使得短期計(jì)劃與長(zhǎng)期計(jì)劃脫節(jié),或短期計(jì)劃偏離長(zhǎng)期計(jì)劃目標(biāo),造成資源的浪費(fèi)和流失.

3.審批環(huán)節(jié)多,物資計(jì)劃編制時(shí)間過(guò)長(zhǎng).由于油田生產(chǎn)建設(shè)用物資品種和規(guī)格多,范圍廣、總量大,而計(jì)劃和采購(gòu)業(yè)務(wù)員編制少、任務(wù)重,從基層申報(bào)需求、到二級(jí)審查編制再到上報(bào)審批等各個(gè)環(huán)節(jié),信息傳遞慢,造成物資計(jì)劃編制時(shí)間過(guò)長(zhǎng).

4.存在需求與供應(yīng)脫節(jié)的問(wèn)題.物資采購(gòu)與用料單位之間溝通和信息反饋不夠暢通,采購(gòu)業(yè)務(wù)人員不能及時(shí)將采購(gòu)信息向用料單位反饋,而用料單位也往往將需求計(jì)劃一報(bào)了之,導(dǎo)致經(jīng)常發(fā)生需求與供應(yīng)脫節(jié).

5.重計(jì)劃的制訂,輕計(jì)劃的控制與執(zhí)行.對(duì)于制訂計(jì)劃,大部分二級(jí)單位都十分重視,但部分單位對(duì)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中的檢查、控制力度不夠,尤其是長(zhǎng)期計(jì)劃時(shí)間跨度大,不可預(yù)見(jiàn)因素較多,容易對(duì)計(jì)劃的長(zhǎng)期執(zhí)行失去信心,不去調(diào)整和控制,最終使長(zhǎng)期計(jì)劃流于形式.

三、提高物資計(jì)劃管理的有效措施與對(duì)策

1、加強(qiáng)對(duì)物資計(jì)劃的上(編)報(bào)與審批管理.首先,對(duì)物資需求計(jì)劃分類(lèi)管理.按申報(bào)時(shí)問(wèn),分為年度計(jì)劃、季度計(jì)劃、月度計(jì)劃、零星計(jì)劃.年度采購(gòu)計(jì)劃在上一年的10月上報(bào)年度物資需求總量,并按此計(jì)劃申請(qǐng)年度物資采購(gòu)資金;季度計(jì)劃在上季度最后一個(gè)月的20日前上報(bào);月度計(jì)劃在上月15日前上報(bào),為直接供料計(jì)劃,需報(bào)明細(xì);零星采購(gòu)計(jì)劃則根據(jù)基層的具體情況隨時(shí)上報(bào),要注明需求原因.其次,提高二級(jí)單位物資需求計(jì)劃傳遞和編審效率.一是將物資需求計(jì)劃的審查和編制工作流程由點(diǎn)對(duì)面改變?yōu)辄c(diǎn)對(duì)點(diǎn)方式,減少分工交叉;二是明確由物資提報(bào)人負(fù)責(zé)計(jì)劃傳遞工作,規(guī)定用料部門(mén)當(dāng)天申報(bào)的計(jì)劃當(dāng)天送達(dá)二級(jí)物資計(jì)劃員,不通過(guò)其他人員進(jìn)行傳遞,提高傳遞速度;三是明確計(jì)劃編審時(shí)限要求,規(guī)定除特殊物資和控制性消耗物資外,一般物資需求計(jì)劃原則上應(yīng)在兩天內(nèi)完成編制和審批工作.第三,二級(jí)需求計(jì)劃的上報(bào)要嚴(yán)格執(zhí)行"分級(jí)上報(bào)、逐級(jí)審核、集中歸口、領(lǐng)導(dǎo)審批"的管理程序,對(duì)資金額度大和重點(diǎn)項(xiàng)目關(guān)鍵物資(設(shè)備)計(jì)劃,由二級(jí)供應(yīng)科與二級(jí)有關(guān)專(zhuān)業(yè)科室(部門(mén))在計(jì)劃提報(bào)前,進(jìn)行論證落實(shí)后報(bào)二級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽批,最終上報(bào)供應(yīng)處計(jì)劃管理部門(mén).第四,二級(jí)供應(yīng)科要對(duì)基層單位提出的物資需用計(jì)劃要進(jìn)行嚴(yán)格審核,對(duì)需用計(jì)劃和編制工作中存在的問(wèn)題要進(jìn)行修正和完善.加強(qiáng)"兩級(jí)計(jì)劃"管理,即:三、四級(jí)單位提報(bào)的"物資需求計(jì)劃"和經(jīng)供應(yīng)科匯總平衡后編報(bào)的"物資需求計(jì)劃";控制"三個(gè)層面"管理,即:四級(jí)小隊(duì)、三級(jí)單位、相關(guān)科室,從而進(jìn)一步提高物資計(jì)劃的準(zhǔn)確性.

2.嚴(yán)把物資計(jì)劃編報(bào)質(zhì)量,提高物資供應(yīng)保障能力.首先,嚴(yán)格年度物資消耗計(jì)劃總量監(jiān)控.對(duì)總量指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化分解,縱向到二級(jí)單位、橫向到大類(lèi)品種的同時(shí),依據(jù)以往三年消耗規(guī)律和各單位當(dāng)年生產(chǎn)工作量,對(duì)每個(gè)大類(lèi)再進(jìn)行細(xì)分,落實(shí)到項(xiàng)目和主要品種上(如:油料、化工、鋼材、配件等),從而使年度物資計(jì)劃總量更加具體和量化,對(duì)年度資金計(jì)劃,必須由各單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字,為計(jì)劃總量指標(biāo)的監(jiān)控提供有力的保證.其次,提高計(jì)劃的準(zhǔn)確率和及時(shí)率.針對(duì)生產(chǎn)用料,要依據(jù)生產(chǎn)實(shí)際,對(duì)物料描述的準(zhǔn)確性,實(shí)際用量、單價(jià)和資金額度做出明確的規(guī)定;針對(duì)投資項(xiàng)目計(jì)劃用料,要認(rèn)真與上級(jí)相關(guān)部門(mén)或二級(jí)單位加強(qiáng)溝通,準(zhǔn)確掌握好整個(gè)需求計(jì)劃.第三,編制科學(xué)合理的物資采購(gòu)計(jì)劃.為確保物資計(jì)劃的有序運(yùn)行,供應(yīng)處計(jì)劃管理人員要經(jīng)常深人到基層生產(chǎn)單位了解和掌握真實(shí)的需求情況,做好深入細(xì)致的調(diào)查研究工作,了解基層歷年消耗狀況,掌握定額和限額消耗水平,掌握變化了的現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境對(duì)物資需求計(jì)劃的影響,摸清底數(shù),科學(xué)測(cè)算,對(duì)生產(chǎn)物資的需求量、現(xiàn)有總庫(kù)存量和資金計(jì)劃使用量要做到"三落實(shí)";結(jié)合現(xiàn)有庫(kù)存量,認(rèn)真搞好"四平一代",即平庫(kù)存、平積壓、平閑置、平利,改制代用,做到物盡其用,在此基礎(chǔ)上,修訂和匯總編制物資需求計(jì)劃,杜絕因計(jì)劃不準(zhǔn)和失誤產(chǎn)生新的積壓和增加庫(kù)存資金占用現(xiàn)象的發(fā)生.

3.加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況的分析、檢查和控制.物資采購(gòu)計(jì)劃的管理工作要想做得好,就必須在物資計(jì)劃編制下達(dá)以后,對(duì)實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行必要的檢查、監(jiān)督措施,促使各方面嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,要及時(shí)進(jìn)行處理;計(jì)劃期終了,要對(duì)計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行全面的總結(jié),包括成功的經(jīng)驗(yàn)和存在的問(wèn)題.首先,將物資計(jì)劃的準(zhǔn)確率和及時(shí)率指標(biāo)依據(jù)供應(yīng)處計(jì)劃編制部門(mén)、二級(jí)單位兩個(gè)層面,進(jìn)行細(xì)化分解,堅(jiān)持做到"計(jì)劃層層上報(bào)把關(guān),一級(jí)考核一級(jí)",每月度或每季度對(duì)兩個(gè)層面的物資計(jì)劃統(tǒng)計(jì)分析對(duì)比,并依據(jù)結(jié)果采取措施進(jìn)行獎(jiǎng)罰.其次,以月度或季度的物資計(jì)劃對(duì)接會(huì)為平臺(tái),對(duì)油田各二級(jí)單位月度或季度物資消耗資金整體運(yùn)行情況進(jìn)行分析對(duì)比,就物資計(jì)劃、物資采購(gòu)、物資消耗、庫(kù)存結(jié)構(gòu)和基層物資管理等方面進(jìn)行監(jiān)督與考核.特別對(duì)物資計(jì)劃的編報(bào)質(zhì)量、準(zhǔn)確率和執(zhí)行結(jié)果,分單位、分大類(lèi)品種和消耗總量指標(biāo)對(duì)比統(tǒng)計(jì)分析,對(duì)存在的問(wèn)題,制定措施,提出獎(jiǎng)懲意見(jiàn).第三,設(shè)立專(zhuān)職的監(jiān)管人員,對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的履行情況進(jìn)行定期或不定期的檢查和考核,可以按月度、季度和年度來(lái)進(jìn)行,也可以按半年和全年兩次來(lái)進(jìn)行,每次檢查和考核的結(jié)果都要公布,并與績(jī)效考核相掛鉤,給子適當(dāng)?shù)奶幜P和獎(jiǎng)勵(lì).第四,對(duì)二級(jí)單位需求計(jì)劃編報(bào)質(zhì)量、上報(bào)時(shí)間和上報(bào)率等方面,由供應(yīng)處計(jì)劃管理人員綜合評(píng)定、集中匯總、季度打分;對(duì)供應(yīng)處計(jì)劃管理人員編制的需求計(jì)劃,則由上級(jí)職能部門(mén)總體綜合打分.同時(shí),公開(kāi)接受上級(jí)和用戶(hù)單位對(duì)計(jì)劃管理工作的考核監(jiān)督.對(duì)個(gè)別崗位分值低的現(xiàn)象,認(rèn)真查找原因,制訂措施,對(duì)存在的問(wèn)題,嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定,并追究相關(guān)人員的責(zé)任.

(責(zé)任編輯:欒曉平)

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A

1003-4145[2012]專(zhuān)輯-0103-02

2012-05-15

張艷,女,勝利油田物資供應(yīng)處政工師.