凌玉華

（南京師范大學(xué)檔案館，江蘇南京，210046）

1.RFID射頻識(shí)別技術(shù)簡介

RFID是Radio Frequency Identification的縮寫，即射頻識(shí)別，俗稱電子標(biāo)簽，類似于條形碼。它是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，通過無線射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，無須人工干預(yù)。RFID系統(tǒng)有三部分組成，分別是：（1）標(biāo)簽（Tag）。由耦合元件及芯片組成，每個(gè)標(biāo)簽具有唯一的電子編碼，附著在物體上標(biāo)識(shí)目標(biāo)對(duì)象；（2） 閱讀器（Reader）。讀?。▽懭耄?biāo)簽信息的設(shè)備，可設(shè)計(jì)為手持式或固定式；（3）天線（Antenna）。在標(biāo)簽和閱讀器間傳遞射頻信號(hào)。

RFID標(biāo)簽有以下幾大特點(diǎn)：一是存取數(shù)據(jù)直接、快速，識(shí)別速度快，數(shù)據(jù)容量大。它具有讀取方便快捷、快速讀寫、非可視識(shí)別、移動(dòng)識(shí)別、多目標(biāo)識(shí)別、定位及長期跟蹤功能。二是快速掃描，且可同時(shí)讀取多個(gè)標(biāo)簽。RFID標(biāo)簽允許在0.1m～10m以上的距離進(jìn)行快速識(shí)別，且一次可以識(shí)別多個(gè)目標(biāo)。同時(shí)，RFID標(biāo)簽是將數(shù)據(jù)存在芯片中，在磨損或污染等惡劣環(huán)境條件下，RFID標(biāo)簽也能準(zhǔn)確識(shí)別物體。RFID標(biāo)簽作為一種識(shí)別技術(shù)，可以單獨(dú)使用，可以和有關(guān)設(shè)備組成識(shí)別系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化識(shí)別，也可以和其他控制設(shè)備聯(lián)系起來實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的自動(dòng)化管理。三是使用壽命長，可重復(fù)使用。RFID標(biāo)簽使用壽命長、體積小，標(biāo)簽同時(shí)具有世界唯一的64位ID編號(hào)，可將指紋、掌紋、簽字、聲音、文字等可數(shù)字化的信息進(jìn)行編碼，將更多的檔案信息寫入RFID標(biāo)簽中。同時(shí)，可以重復(fù)地新增、修改、刪除RFID標(biāo)簽內(nèi)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新，為檔案信息提供了更大的存儲(chǔ)空間，保證了其完整性。四是安全性高，防偽造、防抵賴。通過不同加密算法的軟件，采用密鑰防偽，以及利用所包含的信息如指紋、相片等進(jìn)行防偽，具有較強(qiáng)的保密防偽性能，這可使其數(shù)據(jù)內(nèi)容得到有效保護(hù)，在未經(jīng)授權(quán)的情況下，防止數(shù)據(jù)被泄露和篡改。

在檔案管理中應(yīng)用RFID技術(shù)，能較好地實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)識(shí)別和檔案信息統(tǒng)一管理，提高檔案自動(dòng)檢索、自動(dòng)查借閱、自動(dòng)進(jìn)出庫登記、自動(dòng)打印標(biāo)簽、自動(dòng)盤庫、自動(dòng)調(diào)出、自動(dòng)讀寫RFID標(biāo)簽等檔案管理功能?？梢哉fRFID技術(shù)的應(yīng)用給未來的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供了技術(shù)支持，也會(huì)像互聯(lián)網(wǎng)那樣深刻地改變檔案工作的管理模式，強(qiáng)有力地推動(dòng)檔案管理的智能化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化建設(shè)。

2.RFID技術(shù)的應(yīng)用是未來檔案管理發(fā)展的方向

目前在國內(nèi)檔案管理系統(tǒng)中普遍采用“安全磁條+條形碼”的技術(shù)手段，以安全磁條作為檔案的安全保證，以條形碼作為檔案的身份證。使用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案管理，與傳統(tǒng)的管理手段存在明顯的區(qū)別。

2.1從查（借）閱檔案服務(wù)上。傳統(tǒng)手工提供查（借）閱檔案服務(wù)，勞動(dòng)強(qiáng)度高，查找檔案繁瑣耗時(shí)；條形碼掃描提供查（借）閱檔案服務(wù)，自動(dòng)化程度低，特別是對(duì)大批量的查閱檔案，出庫時(shí)要將檔案貼有條形碼對(duì)準(zhǔn)條碼掃描器進(jìn)行掃描，然后進(jìn)行消磁，有時(shí)檔案上的條形碼還掃描不到，還必須用手工輸入條碼號(hào)才能出庫，管理缺乏人性化；檔案歸還后，還要進(jìn)行手工分類，上架速度慢、效率低、容易出錯(cuò)。另外，檔案磁條容易被消磁，防盜效果差，這些都是需要解決的問題。而RFID技術(shù)完全可以替代傳統(tǒng)手工及磁條查（借）閱檔案利用服務(wù)，具有檔案庫房自動(dòng)進(jìn)出庫登記、自動(dòng)退還登記、防盜等功能。

2.2從檔案館的館藏管理上。檔案館的館藏管理工作主要包括排架、整架、查找、盤點(diǎn)、核對(duì)和統(tǒng)計(jì)等，目前主要采取兩種形式，一種是傳統(tǒng)手工盤點(diǎn)，一般中等檔案館館藏卷數(shù)在4-6萬卷左右，整個(gè)館盤點(diǎn)下來需要4人花費(fèi)2個(gè)月時(shí)間，如有檔案卷宗錯(cuò)放，則不得不使用人海戰(zhàn)術(shù)，進(jìn)行一定范圍內(nèi)直至整個(gè)庫房的清點(diǎn)，才有可能找回放錯(cuò)位置的檔案。二是條形碼掃描盤點(diǎn)，由于無法直接從檔案柜架上讀取條碼,仍需要大量重復(fù)的手工勞動(dòng)，工作繁重，勞動(dòng)強(qiáng)度大，質(zhì)量難提高。而RFID技術(shù)，通過智能檔案旋轉(zhuǎn)庫分層設(shè)置，或者通過標(biāo)簽讀寫器和無線網(wǎng)絡(luò)，就可自動(dòng)完成館藏檔案盤點(diǎn)、檔案查詢定位、錯(cuò)架統(tǒng)計(jì)等工作，快捷高效，省時(shí)省力。

因此，在新形勢(shì)下大幅度提高檔案管理的自動(dòng)化、智能化、現(xiàn)代化程度，做到檔案自動(dòng)盤點(diǎn)、檔案自助借還、檔案自動(dòng)分揀、檔案區(qū)域定位，使用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案管理是最佳的選擇。

3.RFID技術(shù)在檔案管理工作中的具體應(yīng)用

檔案館收藏著大量的文獻(xiàn)信息資源，積極的開發(fā)、廣泛的利用這些資源是檔案館的重要職能之一。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷成熟并得到廣泛應(yīng)用的今天，許多重復(fù)性的工作已經(jīng)由計(jì)算機(jī)來處理和控制，將RFID射頻識(shí)別技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)緊密結(jié)合，根據(jù)檔案館的實(shí)際情況，開發(fā)出新的應(yīng)用模式，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的更有效、更及時(shí)的管理和控制，提高檔案館的管理和服務(wù)水平。

3.1 建立智能電子標(biāo)簽和安全的查借閱系統(tǒng)

建立智能電子標(biāo)簽和安全的查借閱系統(tǒng)以提高檔案館的個(gè)性化服務(wù)水平。檔案粘貼RFID電子標(biāo)簽,利用標(biāo)簽轉(zhuǎn)換裝置將數(shù)據(jù)信息寫入電子標(biāo)簽，電子標(biāo)簽內(nèi)的唯一ID編號(hào)，可作為每卷檔案識(shí)別憑證，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫記錄電子標(biāo)簽所對(duì)應(yīng)卷宗的基本信息，如綜合檔案包括卷宗號(hào)、卷宗標(biāo)題、保存期限、卷內(nèi)目錄等；人事檔案包括人員身份、姓名、年齡、性別、籍貫、參加工作時(shí)間、參加組織時(shí)間、現(xiàn)工作單位、職務(wù)職稱等；學(xué)生檔案包括姓名、年齡、性別、籍貫、學(xué)號(hào)、所學(xué)專業(yè)、所屬院系、照片等信息。通過軟件不同加密運(yùn)算方法，采用密鑰防偽及利用所包含的信息如指紋、相片等進(jìn)行防偽，這可使其數(shù)據(jù)內(nèi)容得到有效保護(hù)。利用者在出示檔案審批表、閱檔審批表或身份證時(shí)，檔案工作人員給每位檔案利用者一張貼有RFID標(biāo)簽的借閱卡，辦理查（借）閱手續(xù)時(shí)，就能在卡上自動(dòng)記錄下相關(guān)信息，同時(shí)計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)登記這卷檔案利用時(shí)間、利用何人檔案、利用者、利用內(nèi)容、審批人，有效簡化手續(xù)。當(dāng)沒有辦理查（借）閱檔案手續(xù)的檔案經(jīng)過安全門時(shí)，安全門禁系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行聲光報(bào)警，防止檔案被帶出。如果利用者想借而未借到的檔案被記錄在借閱卡里，一旦該檔案回到庫房，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將相關(guān)信息以手機(jī)短信或者E-Mail等形式反饋給利用者，這樣可以使檔案的服務(wù)利用工作達(dá)到新的水平。退還檔案時(shí)，只要檔案進(jìn)裝有天線庫房的門，計(jì)算機(jī)自動(dòng)登記退還這卷檔案的時(shí)間、驗(yàn)收者姓名。每當(dāng)有大批查閱檔案上架時(shí)，系統(tǒng)就立刻將該檔案的有關(guān)信息發(fā)送給OPAC系統(tǒng)，并統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)庫的情況，這樣檔案人員就可以在第一時(shí)間查詢到所需檔案的位置及查（借）閱的狀態(tài)。系統(tǒng)將跟蹤和記錄實(shí)物檔案在流動(dòng)過程中的每一個(gè)地點(diǎn)，在任何一臺(tái)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)電腦上可實(shí)時(shí)監(jiān)控，系統(tǒng)用戶可以很方便知道檔案目前的位置、存放的地點(diǎn)，確認(rèn)檔案的取出或者存入的合法性。

3.2 建立智能檢索及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)

由于RFID閱讀器對(duì)于被讀取的標(biāo)簽沒有位置、方向上的嚴(yán)格要求，而RFID標(biāo)簽又可記錄檔案擺放地點(diǎn)等信息，這使得自動(dòng)分類設(shè)備的使用成為可能。

一是提高檔案盤點(diǎn)工作效率。只要檔案通過進(jìn)庫房門禁就自動(dòng)通過一個(gè)RFID閱讀器，再根據(jù)標(biāo)簽中的有關(guān)信息把不同地點(diǎn)位置的檔案分發(fā)到不同的位置，檔案檢索系統(tǒng)可以快速便捷進(jìn)行檔案分揀定位、分類，采用了這項(xiàng)技術(shù)，當(dāng)我們?cè)龠M(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)，只需手持讀寫器，對(duì)擺放的檔案進(jìn)行掃描閱讀即可，可以大大提高盤點(diǎn)的工作效率。RFID技術(shù)打造的智能化管理檔案高效運(yùn)作系統(tǒng)，可替代簡單重復(fù)性工作，極大的減輕了工作人員在館藏管理和服務(wù)上的勞動(dòng)強(qiáng)度，使管理人員將更多的精力集中在服務(wù)上。

二是容易查清不在架或者亂架的檔案。在檔案的提供利用過程中，最讓檔案工作者擔(dān)心的就是檔案放錯(cuò)了位置。這種情況一旦發(fā)生，則不得不使用人海戰(zhàn)術(shù)，進(jìn)行一定范圍直至整個(gè)庫房的清點(diǎn)，才有可能找回放錯(cuò)位置的檔案。如果檔案上有RFID碼標(biāo)簽、手持讀寫器，可以每隔一段時(shí)間對(duì)庫架上檔案進(jìn)行錯(cuò)架檢查，一旦發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)架的檔案，立刻向工作人員報(bào)警，并指示錯(cuò)架檔案所在的具體架位，檔案人員只需依系統(tǒng)指示，放回正確架位即可。

三是方便檔案信息及各項(xiàng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。在檢查錯(cuò)架的同時(shí)還可以將統(tǒng)計(jì)盤點(diǎn)工作一并完成，系統(tǒng)隨后自動(dòng)將所盤點(diǎn)的資料生成統(tǒng)計(jì)分析，以便檔案工作人員作及時(shí)有效的處理，這樣就可以使高速盤點(diǎn)、快速查找、定位、順架、分揀成為現(xiàn)實(shí)。RFID檔案識(shí)別系統(tǒng)可以解放檔案工作人員，以便從事更有價(jià)值的工作。

總而言之，RFID技術(shù)的應(yīng)用必將使實(shí)物檔案的管理趨于簡單化、自動(dòng)化、有序化和科學(xué)化。隨著行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定，引入RFID檔案管理系統(tǒng)，提高檔案自動(dòng)檢索功能、檔案利用自動(dòng)查借閱功能、自動(dòng)轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出功能、自動(dòng)打印檔案外殼標(biāo)簽功能，從而實(shí)現(xiàn)檔案館管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、精細(xì)化，提高檔案館管理的信息化水平，這是國內(nèi)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的必然趨勢(shì)。

*本文系江蘇省檔案局科技項(xiàng)目“基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)”研究成果之一（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)2010-L10）。

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[7]江蘇省檔案局科技項(xiàng)目“基于RFID技術(shù)的干部檔案管理系統(tǒng)”系統(tǒng)設(shè)計(jì)說明書。