余 涵

（長(zhǎng)江工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，武漢 430212）

人事檔案是社會(huì)組織成員在參與社會(huì)活動(dòng)過(guò)程中所形成的重要?dú)v史記錄，是人才信息的重要載體。人事檔案能夠全面地記載個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績(jī)等信息，使各類人才都能在適應(yīng)自己的工作崗位上充分發(fā)揮工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。隨著全球信息化浪潮的沖擊，信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用為高校人事檔案工作的發(fā)展提供了歷史性機(jī)遇。高校人事檔案的改革與創(chuàng)新，是人事檔案工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。

1 高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠，支持力度不大

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)支持是做好檔案工作的基礎(chǔ)。目前，不少高校的決策層對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，認(rèn)為人事檔案工作不是高校工作的重中之重，是一項(xiàng)輔助性工作，與教學(xué)和科研沒(méi)有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，沒(méi)有把檔案工作擺在應(yīng)有的位置。而且隨著高校改革的不斷深化，高校各部門均實(shí)行定編、定崗，緊縮辦公人員，致使檔案管理人員處于地位不高、責(zé)任不輕、難度不小的地位，嚴(yán)重影響了人事檔案工作的開(kāi)展。

1.2 管理模式落后，效率低下

高校人事檔案的管理一直沿用著傳統(tǒng)的管理模式，人事檔案的提供、利用還是以紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)是適應(yīng)性強(qiáng)、利用范圍廣，具有原始憑證的作用。缺點(diǎn)是利用率低、工作量大，且較容易丟失或損毀。個(gè)別高校沒(méi)有制定明確的管理人員崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度。有的檔案員對(duì)于材料方面沒(méi)有嚴(yán)格審查、把關(guān)，對(duì)報(bào)送的材料裝袋了事，導(dǎo)致部分材料嚴(yán)重失實(shí)甚至造假，給今后的各項(xiàng)工作帶來(lái)了不必要的麻煩，同時(shí)也失去了檔案歷史性、真實(shí)性的特點(diǎn)。

1.3 缺乏統(tǒng)一的高校人事檔案管理系統(tǒng)

我國(guó)至今沒(méi)有統(tǒng)一的檔案發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)高校根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件水平參差不齊，在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的幾個(gè)工作環(huán)節(jié)中，信息存儲(chǔ)量窄、功能小、操作繁瑣、信息的統(tǒng)計(jì)和綜合分析過(guò)于復(fù)雜，信息化程度不高，難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。

2 高校人事檔案管理創(chuàng)新工作的必要性

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已成為國(guó)家經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。高校人事檔案管理的創(chuàng)新就是為了適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)高校檔案管理的要求，由傳統(tǒng)的手工操作和紙質(zhì)檔案的收集逐步過(guò)渡到以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案收集。把現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中去，才能使人事檔案更好地為高校的各項(xiàng)工作提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.1 高校人事檔案管理創(chuàng)新工作是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)

由于教職工隊(duì)伍不斷壯大，人才流動(dòng)不斷增加，檔案信息管理更加復(fù)雜化。傳統(tǒng)的手工檢索和統(tǒng)計(jì)方式已經(jīng)滿足不了時(shí)代發(fā)展的要求，高校人事檔案信息化后，將實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，使領(lǐng)導(dǎo)和人事部門能夠直觀快捷地了解和掌握高校教職工各項(xiàng)情況，如反映教職工的業(yè)務(wù)能力進(jìn)展、教師從事教育及科研成果等方面的最新信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了可靠的依據(jù)，從而提高人事檔案信息的使用價(jià)值和利用率。

2.2 高校人事檔案管理創(chuàng)新工作是實(shí)際工作的需要

目前很多高校的人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒(méi)有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。一些高校人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分了、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新已是迫在眉睫。

3 高校人事檔案管理創(chuàng)新工作的改進(jìn)措施

3.1 解放思想，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)宣傳

搞好人事檔案管理工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事。高校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工在新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的重要性應(yīng)當(dāng)有足夠的、全面的認(rèn)識(shí)，要充分了解認(rèn)識(shí)到檔案管理工作和高校的發(fā)展以及教職工的個(gè)人成長(zhǎng)是密不可分的。人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過(guò)會(huì)議、快報(bào)、校園網(wǎng)絡(luò)等渠道擴(kuò)大宣傳范圍，加強(qiáng)宣傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)和全體教職員工充分認(rèn)識(shí)人事檔案的重要作用，切實(shí)提高廣大教職工的人事檔案意識(shí)，從而形成全員參與建檔、管檔、用檔的良好局面。

3.2 加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高人事檔案服務(wù)質(zhì)量

要實(shí)現(xiàn)高效人事檔案管理工作的創(chuàng)新，檔案管理人員更應(yīng)該注重自身服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)水平的提高，首先自己不能認(rèn)為檔案工作在學(xué)校的發(fā)展中是可有可無(wú)的，從而產(chǎn)生一些消極怠慢情緒，而是要充分意識(shí)到本職工作的重要性。在鑒別整理檔案過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格審核，防止不真實(shí)材料入檔，避免錯(cuò)漏，做到手續(xù)不全的材料不歸檔、不經(jīng)審查的材料不歸檔、內(nèi)容不實(shí)的材料不歸檔、與政策不符的材料不歸檔、填寫不符合規(guī)定的材料不歸檔。簡(jiǎn)言之，實(shí)現(xiàn)檔案材料的真實(shí)性、完整性、連續(xù)性。高校人事檔案管理員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地開(kāi)發(fā)利用人才信息，為學(xué)校的人事制度改革、人才評(píng)聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息。真正把人事檔案部門轉(zhuǎn)變成具有較強(qiáng)綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。

3.3 不斷提高人事檔案管理工作人員的素質(zhì)

人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，既涉及國(guó)家又涉及個(gè)人的切身利益，因此要求人事檔案管理工作人員堅(jiān)持保密性原則，努力提高自身的政治素質(zhì)、專業(yè)水平，不斷學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)，積極嘗試和探索有益的管理模式，淡泊名利、正確處理好人事檔案的利用和保密的關(guān)系，為學(xué)校人事工作和教育大局服務(wù)。

3.4 加快學(xué)院人事檔案管理信息化建設(shè)

高校人事檔案信息化管理就是將信息技術(shù)和成熟的檔案管理軟件運(yùn)用到人事檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案管理水平和效率。首先，具有高科技含量的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，檔案管理部門應(yīng)該具備相應(yīng)的技術(shù)力量支持，并做好日常故障處理和安全維護(hù)工作。其次，應(yīng)該建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理系統(tǒng)。利用人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化的高效管理。三是建立高校人事檔案信息網(wǎng)站，建立起以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)為核心、以人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為服務(wù)手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向教職工，使教職工與人事檔案信息管理者之間能夠良好的互動(dòng)。

總之，人事檔案管理工作是一項(xiàng)很重要的信息資源管理工程，人事檔案是知人用人的重要依據(jù)，是人才開(kāi)發(fā)的重要信息源。實(shí)行高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，以科學(xué)信息化為依托，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高認(rèn)識(shí)，整合資源，人事檔案的管理工作就會(huì)更加地科學(xué)化、合理化，繼而就能更好的為人事管理工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，促進(jìn)高等院校和社會(huì)的蓬勃發(fā)展。

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