馬愛軍

（長(zhǎng)江大學(xué) 學(xué)校辦公室，湖北 荊州 434023）

高校辦公室是學(xué)校的綜合職能部門，在學(xué)校工作中起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的紐帶作用，是學(xué)校管理的樞紐，也是展示學(xué)校形象的重要窗口。高校辦公室工作紛繁復(fù)雜，涵蓋面廣，具有全局性、政策制約性、綜合性、協(xié)作性、變動(dòng)性、輔助性和服務(wù)性等特點(diǎn)。隨著社會(huì)的發(fā)展以及當(dāng)前國(guó)際國(guó)內(nèi)形勢(shì)的復(fù)雜多變，使得教育的管理也變得越來越復(fù)雜，加上當(dāng)前教育體制改革的深入推進(jìn)，對(duì)從事高校辦公室工作的管理人員提出了更高的要求。那么，在新的形勢(shì)之下，要做好高校辦公室工作，應(yīng)具備哪些方面的能力和素質(zhì)呢？筆者認(rèn)為，“三個(gè)意識(shí)”和“四種能力”是一名優(yōu)秀高校辦公室工作人員必備的能力與素質(zhì)。

一、高校辦公室工作人員應(yīng)具有“三個(gè)意識(shí)”

第一，具有大局意識(shí)。我們常說的一句話是“顧全大局”，辦公室的特殊職能和特殊作用，決定了從事高校辦公室工作的同志必須具備大局意識(shí)，而且要牢牢把握大局。要把握大局，就必須增強(qiáng)講政治的自覺性。高校辦公室工作很復(fù)雜，每一項(xiàng)具體工作中都包含著政治，都有大局。把握了大局，我們就能夠堅(jiān)定不移地堅(jiān)持黨的路線、方針和政策，更好地肩負(fù)起為學(xué)校事業(yè)發(fā)展做好工作的職責(zé)。要把握大局，還要增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。辦公室工作涉及面廣，且事務(wù)性居多，只有胸懷全局，才能夠站得高，看得遠(yuǎn)；在工作中想在前，做在前，才能夠把那些看似簡(jiǎn)單瑣碎的事情做精、做細(xì)，才能把務(wù)實(shí)與務(wù)虛有機(jī)地結(jié)合起來，在具體工作當(dāng)中分清輕重緩急，做到有條不紊，忙而不亂。

第二，具有服務(wù)意識(shí)。辦公室作為學(xué)校機(jī)關(guān)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，服務(wù)的觸角涉及到方方面面，這就要求辦公室工作人員增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，克服形式主義，做到真抓實(shí)干，躬身踐行，辦實(shí)事、求實(shí)效；努力轉(zhuǎn)變工作方式，不斷增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，要把辦公室工作的重心，轉(zhuǎn)變到既要完成日常的事務(wù)性工作，又要兼顧為領(lǐng)導(dǎo)決策參謀服務(wù)上來；要在完成日常工作的過程中力求做到超前謀劃、提前介入，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)；要在繼承有效的工作手段和工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，積極創(chuàng)新，充分利用現(xiàn)代化辦公手段，不斷完善和優(yōu)化辦公室工作的運(yùn)行機(jī)制，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高工作效率，使辦公室工作有新的作為；要樹立整體意識(shí)和全局的眼光，把服務(wù)貫穿于工作的全過程，體現(xiàn)在辦文、辦事、辦會(huì)的每一項(xiàng)具體工作之中。

第三，具有責(zé)任意識(shí)。學(xué)校辦公室的工作不同于其他部門，很少有轟轟烈烈的活動(dòng)，也很少有出彩上鏡的機(jī)會(huì)，大多是些臺(tái)下、幕后和無名的工作。甚至有很多看起來是無關(guān)緊要或并不重要的小事，如接電話、發(fā)傳真、會(huì)議通知、文件校對(duì)、車輛安排、蓋章用印，等等?？雌饋硎切∈拢寂c學(xué)校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)緊密相連，辦好了是小事，而出現(xiàn)紕漏或閃失，就成了大事，有的甚至直接牽動(dòng)全局。所以“辦公室工作無小事”，辦公室工作沒有絕對(duì)的大事小事之分，大事中有許多小事情不能忽略，小事中有大的責(zé)任不能大意。因此，必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，要有高度的責(zé)任感，要對(duì)工作負(fù)責(zé)任、對(duì)事業(yè)負(fù)責(zé)任、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)任。這就要求辦公室的工作人員首先要有責(zé)任心，不管什么工作都要認(rèn)真對(duì)待，干就干好。要增強(qiáng)工作的預(yù)見性和創(chuàng)造性，善于見微知著，敢于打破常規(guī)，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀。樹立責(zé)任意識(shí)，還要勇于承擔(dān)責(zé)任，出了問題要敢于面對(duì)，不推諉，不搪塞，有錯(cuò)必糾，知錯(cuò)必改。

二、高校辦公室工作人員應(yīng)具備“四種能力”

第一，具備文字綜合能力。辦公室承擔(dān)著大量的公文起草和文字綜合任務(wù)，經(jīng)常要面對(duì)重要的公文、各類領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報(bào)材料、工作總結(jié)以及領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)交辦的文字任務(wù)，應(yīng)該說責(zé)任也十分重大。有些是很重要的，有些是很緊急的，如果沒有扎實(shí)的文字綜合能力，就難以滿足辦公室工作的需要，難以令領(lǐng)導(dǎo)滿意，所以，辦公室的同志一定要練好文字基本功。要提高文字綜合能力，基礎(chǔ)和悟性固然重要，但主要的還是要靠后天的學(xué)習(xí)和鉆研。要在從事繁雜的事務(wù)性工作的同時(shí)，潛心靜讀，鉆研業(yè)務(wù)，勤于練筆，提高素質(zhì)，成為適應(yīng)辦公室工作要求的多面手。

第二，具備組織協(xié)調(diào)能力。辦公室工作涉及方方面面，大到重要活動(dòng)的組織、重要會(huì)議的安排，小到文件的編號(hào)、公章的使用、車輛的調(diào)度，幾乎每一件事都要和其他部門發(fā)生關(guān)聯(lián)，如果稍有不慎，就會(huì)造成部門和部門之間、同志和同志之間的誤解，給工作帶來極大的不便與麻煩。因此，這就要求辦公室人員不斷提高自已的組織協(xié)調(diào)能力，能夠在繁忙的日常工作中妥善處理好各種復(fù)雜關(guān)系。組織協(xié)調(diào)能力的提高，除了要認(rèn)真學(xué)習(xí)一些管理知識(shí)外，還要善于站在他人的角度換位思考，做到充分理解人、尊重人、成全人。要有廣闊的胸懷，不斤斤計(jì)較，時(shí)刻做到以大局為重，在遇到不被理解的時(shí)候，要沉著冷靜、在不急不躁中與他人做好耐心細(xì)致的溝通，如果能做到曉之以理，動(dòng)之以情，那么隔閡就會(huì)消除，就能達(dá)到共同前進(jìn)。

第三，具備創(chuàng)新開拓能力?！皠?chuàng)新，是民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)民族興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力”。民族發(fā)展需要?jiǎng)?chuàng)新，辦公室工作也需要?jiǎng)?chuàng)新。辦公室工作頭緒多、事情雜，這就要求辦公室工作人員總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，打破常規(guī)去思考和處理問題，從而達(dá)到最好的效果。以創(chuàng)新為手段，“超常規(guī)、跨越式”發(fā)展，才能提高工作效率，達(dá)到預(yù)期目的。那么，創(chuàng)新開拓能力表現(xiàn)在哪幾個(gè)方面呢？筆者認(rèn)為，一是在思想觀念上創(chuàng)新，辦公室同志經(jīng)常要面對(duì)和處理各種各樣的事情，要善于用新思維去研究問題，用新觀念做好服務(wù)，在思想認(rèn)識(shí)上要不斷適應(yīng)新形勢(shì)，創(chuàng)造性地開展工作。二是在工作方式上創(chuàng)新，辦公室同志要做到“三個(gè)轉(zhuǎn)變”，即在原有工作方式上向超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變；向優(yōu)質(zhì)服務(wù)、精品服務(wù)轉(zhuǎn)變；向敢于競(jìng)爭(zhēng)、勇于挑戰(zhàn)轉(zhuǎn)變。三是在工作機(jī)制上創(chuàng)新，要有一個(gè)能充分調(diào)動(dòng)他人積極性的用人機(jī)制，要不斷地創(chuàng)新機(jī)制，形成良性的工作氛圍，不斷促進(jìn)人的全面發(fā)展，始終保持辦公室的先進(jìn)性。

第四，具有貫徹落實(shí)能力。督促檢查工作是辦公室的重要工作職責(zé)。其根本目的就是推動(dòng)學(xué)校黨委和行政以及上級(jí)決策得以全面貫徹落實(shí)。總的來說，就是要抓好3個(gè)方面的工作。一要抓貫徹。抓好上級(jí)決策的貫徹落實(shí)，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)集體講政治的最直接體現(xiàn)。接到上級(jí)決策后，首先應(yīng)認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)學(xué)習(xí)，領(lǐng)會(huì)其精實(shí)質(zhì)，同時(shí)，緊密聯(lián)系學(xué)校實(shí)際，做出切實(shí)可行的實(shí)施方案并認(rèn)真組織貫徹落實(shí)。辦公室要做好服務(wù)工作，協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)化督查檢查工作。二要抓重點(diǎn)。要圍繞學(xué)校中心工作、重點(diǎn)工作，通過跟蹤督查、重點(diǎn)推進(jìn)、及時(shí)反饋等手段推動(dòng)這些工作的貫徹落實(shí)。三要抓檢查。辦公室要強(qiáng)化對(duì)二級(jí)單位辦公室相關(guān)工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與檢查，要深入基層、深入實(shí)際，從中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，分析原因，研究找出解決問題的對(duì)策和方法。

［1］姜巖.高校辦公室工作應(yīng)做到“四講”和“四重”［J］.遼寧師范學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2001（3）.

［2］劉榮華，危煜祥.新時(shí)期提升高校辦公室工作水平探討［J］.長(zhǎng)江大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2010（5）.