毛 靜

(鐵科院(北京)工程咨詢(xún)有限公司，北京 100081)

鐵路單位合同管理淺析

毛 靜

(鐵科院(北京)工程咨詢(xún)有限公司，北京 100081)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，鐵路單位簽訂的合同數(shù)量越來(lái)越多，合同管理工作亟待加強(qiáng)，在鐵路科學(xué)發(fā)展形勢(shì)下做好合同管理工作，是所有鐵路單位管理中的關(guān)鍵工作。本文分析了我國(guó)鐵路單位合同管理的現(xiàn)狀，指出現(xiàn)階段合同管理中存在的問(wèn)題，并提出應(yīng)采取普及合同法律知識(shí)、提高認(rèn)識(shí)、建立合同管理機(jī)構(gòu)、完善合同管理制度等措施，指出鐵路科學(xué)發(fā)展形勢(shì)下必須加強(qiáng)和完善合同管理，增強(qiáng)合同法律意識(shí)，提高合同管理水平，充分發(fā)揮合同在企業(yè)管理中的積極作用。

鐵路單位 合同管理 橫向合同 縱向合同

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，鐵路單位的科研、運(yùn)輸、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)更離不開(kāi)合同，合同管理已成為鐵路企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。合同種類(lèi)大致可以分為以下幾類(lèi):產(chǎn)品購(gòu)銷(xiāo)合同、技術(shù)合同(包括技術(shù)服務(wù)、技術(shù)咨詢(xún)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)開(kāi)發(fā)等)、設(shè)備采購(gòu)合同、建設(shè)施工合同、監(jiān)理和咨詢(xún)合同、檢測(cè)和監(jiān)控合同、租賃維修等橫向合同;科研項(xiàng)目合同、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范編制(修訂)合同、綜合試驗(yàn)任務(wù)書(shū)等縱向合同。鐵路單位合同管理體制雖已經(jīng)建立，但是存在對(duì)合同管理重視不夠，管理粗放問(wèn)題，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中不能很好地維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，影響經(jīng)濟(jì)效益，甚至給企業(yè)造成相當(dāng)大的損失。

1 合同管理存在的問(wèn)題

1.1 縱向合同管理存在的問(wèn)題

1)上級(jí)主管部門(mén)的主觀意識(shí)嚴(yán)重?？v向合同中的部分科研合同、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范編制(修改)合同、綜合試驗(yàn)任務(wù)書(shū)等合同、以前許多國(guó)家級(jí)科研項(xiàng)目、部委的綜合試驗(yàn)項(xiàng)目的下達(dá)均是通過(guò)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人撰寫(xiě)申報(bào)書(shū)、試驗(yàn)大綱及經(jīng)費(fèi)預(yù)算書(shū)完成的，項(xiàng)目立項(xiàng)后，由上級(jí)主管部門(mén)說(shuō)了算，不需要簽訂合同，致使撥款與經(jīng)費(fèi)使用沒(méi)有依據(jù)。近幾年國(guó)家對(duì)科研經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)管力度不斷加強(qiáng)，經(jīng)費(fèi)檢查的程度日趨嚴(yán)格，審計(jì)的頻率越來(lái)越高，基本杜絕不簽合同的現(xiàn)象。但是，產(chǎn)品類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目的書(shū)面合同簽訂很少，是因?yàn)樵擃?lèi)合同金額偏小，一般都由上級(jí)主管單位直接給立項(xiàng)單位下發(fā)一份立項(xiàng)通知，告知項(xiàng)目已立項(xiàng)，只寫(xiě)項(xiàng)目的起止時(shí)間，一般不告知經(jīng)費(fèi)的數(shù)量，不需要簽訂合同，致使項(xiàng)目撥款與經(jīng)費(fèi)使用沒(méi)有依據(jù)。

2)不簽訂科研分合同的問(wèn)題?，F(xiàn)在的科研項(xiàng)目都是國(guó)家、各部委急需解決各方面實(shí)際問(wèn)題而立的項(xiàng)，這些項(xiàng)目科技含量高，攻關(guān)難度大，一般一家單位完成不了，由多家單位聯(lián)合參加一起攻關(guān)。主持單位(第一承擔(dān)單位)和參加單位(不是第一承擔(dān)單位)會(huì)同時(shí)出現(xiàn)在主合同里，有些主持單位會(huì)覺(jué)得麻煩，不與參加單位簽訂分合同，一旦發(fā)生糾紛，主持單位很被動(dòng)，甚至降低自身信譽(yù)度。例如，某科研單位聯(lián)合一生產(chǎn)廠家進(jìn)行科研合作，主合同明確了科研單位為第一承擔(dān)單位，生產(chǎn)廠家為第二承擔(dān)單位;但是主合同里并沒(méi)有細(xì)劃雙方的責(zé)任與分工、未明確最終的科研成果及知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬問(wèn)題，雙方的關(guān)系比較好，沒(méi)有簽訂分合同。后來(lái)主持單位的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人調(diào)離此單位，接任的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與參加單位合作不是很好，由于沒(méi)有分合同約束，主持單位要求參加單位提交相關(guān)資料時(shí)，參加單位遲遲不交，以至于該科研項(xiàng)目被迫中止，影響到主持單位的信譽(yù)度。

3)合同經(jīng)費(fèi)使用不合理的問(wèn)題。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不按合同規(guī)定的經(jīng)費(fèi)預(yù)算科目執(zhí)行或使用不合理，合同執(zhí)行完成后，科研經(jīng)費(fèi)結(jié)余過(guò)多。這主要由于歷史原因，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，科研項(xiàng)目結(jié)束后，上級(jí)主管單位也不管項(xiàng)目結(jié)余了多少經(jīng)費(fèi)，國(guó)家也不對(duì)經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行審計(jì)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也不對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)題，使用結(jié)余經(jīng)費(fèi)3年、5年甚至更長(zhǎng)。目前，科研經(jīng)費(fèi)結(jié)余的現(xiàn)象在逐漸減少，但是經(jīng)費(fèi)使用合理性的問(wèn)題依舊存在。

1.2 橫向合同管理存在的問(wèn)題

1)不重視資信調(diào)查，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)差。有些鐵路單位在簽訂合同前，對(duì)合同簽訂對(duì)方的企業(yè)性質(zhì)、注冊(cè)資金、資產(chǎn)情況及信譽(yù)沒(méi)有進(jìn)行詳盡調(diào)查，不索要對(duì)方當(dāng)事人的企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照，不看其是否參加當(dāng)年的工商年檢，不調(diào)查其是否具有簽訂合同的資格(是否超出其經(jīng)營(yíng)范圍)，而盲目簽訂合同。在合同審查中普遍存在違約責(zé)任條款泛泛，往往只約定違約方應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)違約責(zé)任的諸如此類(lèi)的不規(guī)范的法律用語(yǔ)，有時(shí)還簽訂了無(wú)任何法律效力的合同(無(wú)效合同)，導(dǎo)致了法律賦予的權(quán)利喪失，為企業(yè)帶來(lái)不可估量的損失。

2)法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)淡薄，合同法律意識(shí)差。企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)淡薄，合同管理把關(guān)不嚴(yán)是導(dǎo)致重大法律糾紛產(chǎn)生的一個(gè)重要原因。有的企業(yè)的法定代表人或相關(guān)負(fù)責(zé)人，不熟悉法律的相關(guān)規(guī)定，沒(méi)有把合同管理納入經(jīng)營(yíng)管理之中，或者在一些重大經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等方面的決策過(guò)程中法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不夠，甚至對(duì)法律人員提出的警示置若罔聞，造成巨大經(jīng)濟(jì)損失。

1.3 橫向、縱向合同管理存在共性問(wèn)題

1)合同文本不規(guī)范。目前，我國(guó)所有經(jīng)濟(jì)合同都有標(biāo)準(zhǔn)的合同示范文本，有些文本是由國(guó)家工商行政管理總局和一些行業(yè)管理部門(mén)，根據(jù)《合同法》聯(lián)合制定并發(fā)布的，有些是由各大部委根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)制作出來(lái)的。這些合同文本具有規(guī)范、可靠、完備、適用的特點(diǎn)，便于當(dāng)事人簽訂合同，有利于減少當(dāng)事人之間的合同糾紛。這些合同范本都是可以直接從網(wǎng)上下載的，既實(shí)用又方便。

2)合同管理制度不健全。有的鐵路單位沒(méi)有健全的管理制度，簽約隨意性較大，對(duì)合同審查、把關(guān)不夠，權(quán)限設(shè)置混亂。有的鐵路單位在法律事務(wù)的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)和人員配備方面仍很欠缺，大多數(shù)企業(yè)法律顧問(wèn)專(zhuān)業(yè)人才相對(duì)短缺，甚至有的單位未設(shè)立法律事務(wù)機(jī)構(gòu)，有的竟連1名專(zhuān)職的法律顧問(wèn)都沒(méi)有，有的企業(yè)用行政章代替合同專(zhuān)用章，一些合同經(jīng)辦人員認(rèn)為，只要是代表單位行為，用行政章也可以簽合同，結(jié)果常常出現(xiàn)簽合同時(shí)用行政章，有些人利用這一點(diǎn)逃避合同監(jiān)管部門(mén)的監(jiān)管，給合同管理帶來(lái)麻煩;有的企業(yè)對(duì)合同主體缺乏必要的審核，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，勢(shì)必會(huì)給單位造成經(jīng)濟(jì)利益的損失及其他不可預(yù)見(jiàn)的危害。

3)先干后簽或干后補(bǔ)簽合同、只有口頭協(xié)議，不簽書(shū)面合同的現(xiàn)象依然存在。盡管各種法律法規(guī)、政策制度不斷強(qiáng)調(diào)建設(shè)程序，盡管先干后簽、干后補(bǔ)簽合同，口頭協(xié)議的問(wèn)題已經(jīng)給不少企業(yè)帶來(lái)或多或少的損失，這種現(xiàn)象仍時(shí)有發(fā)生，主要存在于經(jīng)常合作的一些企業(yè)，長(zhǎng)期合作產(chǎn)生了誠(chéng)信，彼此之間沒(méi)有戒心，所以潛意識(shí)中的信用作用大于合同的作用，對(duì)于一些小型工程，往往違反建設(shè)程序，逃避招投標(biāo)等程序，不簽合同直接施工，待開(kāi)工或完工后再后補(bǔ)相關(guān)手續(xù)，包括合同。

4)合同監(jiān)控管理不完善、不規(guī)范。一些鐵路單位雖建立了相應(yīng)的合同管理機(jī)構(gòu)或相應(yīng)的法律顧問(wèn)制度，但由于合同管理部門(mén)與其他部門(mén)之間協(xié)調(diào)或監(jiān)控的程度不夠，不能深入了解各類(lèi)合同的履行情況，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以致不能隨時(shí)向各部門(mén)反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生，而使好的制度不能取得好的結(jié)果。另外，合同履行的主要環(huán)節(jié)、內(nèi)容與最終結(jié)果是合同結(jié)算，各單位合同結(jié)算的執(zhí)行部門(mén)是財(cái)務(wù)部門(mén)，所以單位的合同管理部門(mén)應(yīng)與財(cái)務(wù)部門(mén)密切配合，把好合同的結(jié)算關(guān)，這既是對(duì)合同簽訂的審查，也是對(duì)合同履行的監(jiān)督。

5)合同履行存在的缺陷。有些單位簽完合同后，履行了一段時(shí)間，卻執(zhí)行不下去了，導(dǎo)致違約，被迫支付違約金進(jìn)行賠償或?qū)Σ竟?。主要是在合同訂立時(shí)缺乏預(yù)見(jiàn)性，缺少對(duì)合同文本的分析，對(duì)合同條款理解得不夠透徹，存在主體不當(dāng)、文字不嚴(yán)謹(jǐn)、雙方的責(zé)權(quán)利不夠明確，不確定因素考慮得不周全，在合同實(shí)施過(guò)程中常因缺少某些重要的條款、缺陷和漏洞多、雙方對(duì)條款的理解有差異、合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估不足等問(wèn)題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，導(dǎo)致合同執(zhí)行不下去而違約。

6)支付款額與合同額不一致。有些合同簽約人不按合同法執(zhí)行或根本不懂《合同法》，簽約隨意性大，合同額與支付金額不一致，未做到一筆款項(xiàng)對(duì)應(yīng)一份合同。

7)合同執(zhí)行完畢后不能做到及時(shí)歸檔。有的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人習(xí)慣于自己保管合同，合同執(zhí)行完畢后仍不歸檔。

8)合同管理部門(mén)內(nèi)部管理混亂。有些單位雖然設(shè)置了合同管理部門(mén)，但合同管理人員素質(zhì)不是很高，專(zhuān)業(yè)性差，合同管理工作混亂。合同管理人員對(duì)合同不分門(mén)別類(lèi)的歸檔，收存隨意，合同外借時(shí)不履行合同借閱手續(xù)，合同借出后，不及時(shí)催要，導(dǎo)致合同丟失。還有，合同管理新舊人員工作交接不到位，許多合同不知道存放位置。

9)簽訂虛假合同。有些合同簽約人員為了一己私利，不惜損害單位利益，與對(duì)方簽訂虛假合同，以達(dá)到從中謀取錢(qián)財(cái)為目的。這就要求合同管理部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)緊密配合，加大審核合同的力度，防止虛假合同的出現(xiàn)。

2 對(duì)策及建議

2.1 增強(qiáng)合同觀念和合同意識(shí)

合同是企業(yè)對(duì)外進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的橋梁和紐帶，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，鐵路企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)離不開(kāi)合同。與簽訂合同有關(guān)的部門(mén)人員要懂得《合同法》和各種規(guī)章制度，知道如何簽訂合同，明白履行合同應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題，避免遭到合同詐騙，杜絕無(wú)效與虛假合同的簽訂，全力維護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益。與合同有關(guān)的管理部門(mén)的人員也要學(xué)習(xí)《合同法》，樹(shù)立合同觀念和嚴(yán)格履行合同的法律意識(shí)。

2.2 提高合同管理意識(shí)

必須從思想上真正意識(shí)到合同管理的重要性，將企業(yè)的各項(xiàng)工作真正納入合同管理范疇，切實(shí)按合同要求辦事。

2.3 建立專(zhuān)職的合同管理機(jī)構(gòu)

建立健全專(zhuān)職的合同管理機(jī)構(gòu)，使合同管理覆蓋到企業(yè)的每個(gè)層次，延伸到各個(gè)角落。設(shè)置專(zhuān)職法律顧問(wèn)、合同管理人員，并具體明確合同管理人員的地位、職能，合同管理部門(mén)與其他執(zhí)行部門(mén)的職責(zé)范圍，規(guī)定合同管理的工作流程、制定合同歸口管理制度、合同授權(quán)委托制度、合同審查制度、合同會(huì)簽和審批制度、合同專(zhuān)用章管理制度、合同管理人員工作交接管理?xiàng)l例等規(guī)章制度，最終形成從合同談判、起草、審核、履行到監(jiān)督檢查的全過(guò)程管理，保證合同有效實(shí)施。

2.4 提高合同管理人員的業(yè)務(wù)水平

合同管理人員必須具備很強(qiáng)的責(zé)任心，能夠熟練掌握和運(yùn)用相關(guān)法律和法規(guī);精通合同業(yè)務(wù)，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋;熟悉合同履行和工程索賠管理;熟悉工程造價(jià)和財(cái)務(wù)知識(shí);為與國(guó)際接軌，還應(yīng)該能夠閱讀和翻譯英文合同文本。

2.5 重視合同文本分析

合同文本分析主要包括兩個(gè)方面:一是合法性分析，包括當(dāng)事人是否具備相應(yīng)資格;工程項(xiàng)目是否合法，合同內(nèi)容是否符合《合同法》和其他各種法律的要求。二是完備性分析，包括構(gòu)成合同文件的種種文件是否齊全;合同條款是否完備，對(duì)各種問(wèn)題的規(guī)定有沒(méi)有遺漏;合同用詞是否準(zhǔn)確，有無(wú)模棱兩可或含義不清楚;對(duì)工程中可能出現(xiàn)的不利情況是否有足夠的預(yù)見(jiàn)性。

2.6 強(qiáng)化示范文本管理

合同示范文本是有關(guān)國(guó)家行政執(zhí)法機(jī)關(guān)會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)或各大部委根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)當(dāng)事人在簽訂合同中經(jīng)常遇到的問(wèn)題，按照法律要求，結(jié)合實(shí)際情況，吸收各行各業(yè)合同文書(shū)的特點(diǎn)制訂而成，主要條款齊全，沒(méi)有顯失公平或違反法律、行政法規(guī)的條款，為合同當(dāng)事人提供了保護(hù)自己合法權(quán)益的有利條件。

2.7 簽訂書(shū)面合同

口頭協(xié)議不具備任何法律效力，任何鐵路單位在進(jìn)行與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的行為時(shí)都應(yīng)該簽訂書(shū)面合同與協(xié)議。

2.8 加強(qiáng)合同管理部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)的溝通

鐵路單位的合同管理部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)在合同管理過(guò)程中應(yīng)發(fā)揮重要作用。只有這兩個(gè)部門(mén)經(jīng)常地溝通、聯(lián)系，工作上加強(qiáng)配合，才會(huì)對(duì)合同執(zhí)行全過(guò)程的監(jiān)控。只有合同經(jīng)費(fèi)使用日趨合理，合同管理工作才會(huì)步入正軌。

2.9 搭建合同管理信息化平臺(tái)

有些單位已將合同管理系統(tǒng)軟件廣泛應(yīng)用于合同管理工作之中，對(duì)合同進(jìn)行了詳細(xì)的分類(lèi)，設(shè)置了清晰的合同審批流程，明確了合同審批過(guò)程的責(zé)任，落實(shí)了法律部門(mén)對(duì)合同的主管權(quán)限，使法律程序成為合同簽訂的必經(jīng)程序和結(jié)束程序，守住了開(kāi)始和結(jié)束這兩個(gè)最為重要的責(zé)任關(guān)口，杜絕了許多可能產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)。另外，對(duì)歸檔的合同進(jìn)行掃描，保存電子文檔。借用合同時(shí)，不用將合同原件帶走，只需將電子文件拷走，既避免了合同外借過(guò)程中的丟失與損毀，增加了紙質(zhì)合同原件的保存時(shí)間，縮減了合同管理人員查找合同的時(shí)間。當(dāng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行工程項(xiàng)目投標(biāo)時(shí)，不用重新掃描合同，既節(jié)省投標(biāo)人員的工作量，又縮短了工作時(shí)間，提高了工作效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，合同的簽訂與合同管理對(duì)合同簽訂各方來(lái)說(shuō)已經(jīng)越來(lái)越重要，鐵路單位必須加強(qiáng)和完善合同管理，增強(qiáng)合同法律意識(shí)，提高合同管理水平，充分發(fā)揮合同在企業(yè)管理中的積極作用。

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D923.6

A

1003-1995(2012)06-0148-03

2012-03-10;

2012-04-07

毛靜(1972— )，女，重慶人，工程師，碩士。

(責(zé)任審編 王 紅)