孫遠(yuǎn)芳 劉慶紅

（四川信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 四川 廣元 628017）

畢業(yè)檔案記載著大學(xué)生在校期間素質(zhì)、學(xué)業(yè)、能力、個(gè)性和家庭情況等各種信息，是了解考察學(xué)生歷史和現(xiàn)實(shí)情況的主要依據(jù)，也是畢業(yè)生就業(yè)落戶(hù)以及今后升學(xué)、選拔、任用、考核、離退休的主要依據(jù)。因此，大學(xué)畢業(yè)生應(yīng)重視并正確對(duì)待自己的畢業(yè)檔案。

畢業(yè)檔案的現(xiàn)狀及原因

目前，在高校特別是高職院校畢業(yè)生中流行著一種檔案無(wú)用的觀(guān)點(diǎn)，認(rèn)為現(xiàn)在是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制了，用人制度日趨靈活，用人單位看重的是勞動(dòng)者的能力，檔案已經(jīng)失去了往日的重要作用。因此，不少畢業(yè)生在畢業(yè)時(shí)根本不關(guān)心自己檔案的去向，有的將檔案留在學(xué)校就不管了，有的改換工作也不調(diào)檔案，將檔案留在原工作單位不管不問(wèn)，有的甚至根本不知道自己的檔案在哪里。

造成這種現(xiàn)象的原因主要有如下幾點(diǎn)：一是隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的改革，用工形式多樣，許多用人單位在錄用和管理員工的時(shí)候并不看重檔案。二是我國(guó)高職院校畢業(yè)生大都是自謀職業(yè)，部分畢業(yè)生在畢業(yè)的時(shí)候尚未落實(shí)工作單位，就將檔案留在學(xué)校，在找到工作之后，或是因?yàn)橐呀?jīng)身在外地，或是因?yàn)橥?，而沒(méi)有回學(xué)校辦理檔案移轉(zhuǎn)手續(xù)。三是畢業(yè)生在就業(yè)之后由于種種原因要離開(kāi)原來(lái)的單位，此時(shí)，往往需要按照勞動(dòng)合同的約定交納違約金，許多人因?yàn)椴幌虢患{這筆違約金，就在未經(jīng)原單位同意的情況下，“跳槽”去了另一家單位。而用人單位則因?yàn)閱T工沒(méi)有交納違約金而不為其辦理檔案移轉(zhuǎn)手續(xù)，扣押了其檔案。時(shí)間一長(zhǎng)，“跳槽”的員工覺(jué)得沒(méi)有檔案也沒(méi)有什么影響，也就不再關(guān)心自己的檔案關(guān)系了。四是有的畢業(yè)生因?yàn)榇鏅n費(fèi)太高，覺(jué)得檔案也沒(méi)有什么作用，因而對(duì)自己的檔案置之不理。

正確認(rèn)識(shí)畢業(yè)檔案的作用

（一）認(rèn)清大學(xué)畢業(yè)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的關(guān)系

大學(xué)畢業(yè)生的學(xué)籍檔案是指通過(guò)參加全國(guó)統(tǒng)一考試并被錄取的大學(xué)生的檔案，以文字資料的形式記錄了學(xué)生的高考成績(jī)、在校學(xué)習(xí)成績(jī)、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎(jiǎng)懲情況等，是原始資料。大學(xué)畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來(lái)，是指大學(xué)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門(mén)或委托的人才交流機(jī)構(gòu)。這時(shí)的學(xué)籍檔案正式成為人事檔案，需要經(jīng)過(guò)畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后，履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報(bào)到證后，才得以形成。

（二）認(rèn)清大學(xué)生畢業(yè)檔案的合法去向

國(guó)家規(guī)定，大學(xué)生的畢業(yè)檔案一般有以下三種合法去向。

檔案轉(zhuǎn)到工作單位 大學(xué)生畢業(yè)后找到了接受戶(hù)口的單位，檔案和戶(hù)口都轉(zhuǎn)到工作單位。這是通常認(rèn)為最正規(guī)的一種檔案處理方式，但據(jù)統(tǒng)計(jì)，在高職院校中屬于這種情況的不到10%。

檔案留在學(xué)校 國(guó)家規(guī)定，允許畢業(yè)時(shí)尚未落實(shí)工作單位的大學(xué)畢業(yè)生戶(hù)口、檔案留校保存兩年。待落實(shí)工作單位后，將戶(hù)籍和檔案遷至工作單位所在地。大學(xué)畢業(yè)生檔案留校超過(guò)兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案和戶(hù)口遷回生源地，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報(bào)到證。這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，此種方式的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)并存。優(yōu)點(diǎn)是學(xué)校的誠(chéng)信度一般較高，代畢業(yè)生保管戶(hù)口關(guān)系和檔案不收取額外費(fèi)用，缺點(diǎn)是畢業(yè)生檔案留校只是延長(zhǎng)了擇業(yè)期，與學(xué)校沒(méi)有人事隸屬關(guān)系，涉及人事關(guān)系的證明學(xué)校均不能出具。學(xué)校保存的畢業(yè)生學(xué)籍檔案只是“存放”，起不到任何作用，甚至無(wú)法繳納社會(huì)保險(xiǎn)，將來(lái)也無(wú)法計(jì)算工齡，從而會(huì)影響?zhàn)B老金的數(shù)額計(jì)算，在某種意義上說(shuō)是得不償失。

檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理部門(mén)或人才交流中心 這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生。此種方式也是各有優(yōu)缺點(diǎn)，優(yōu)點(diǎn)是易于畢業(yè)生解決一些實(shí)際問(wèn)題，缺點(diǎn)是由于畢業(yè)生與就業(yè)代理中心交流相對(duì)較少，容易導(dǎo)致信息不暢。

除以上三種情況外，還有高職院校學(xué)生自行提取、保管檔案的現(xiàn)象。他們認(rèn)為自行保管檔案即方便，又省錢(qián)。實(shí)際上，按照國(guó)家規(guī)定，嚴(yán)禁個(gè)人保管本人或他人的人事檔案，除黨委組織部門(mén)和政府人事部門(mén)所屬的人才交流服務(wù)中心及普通高等院?？杀９艽髮W(xué)畢業(yè)生檔案外，其他任何機(jī)構(gòu)無(wú)權(quán)保管。用人單位只能向這些部門(mén)調(diào)檔、查檔。大學(xué)畢業(yè)生自行攜帶檔案還會(huì)導(dǎo)致工作中的許多信息無(wú)法入檔、工作多年后檔案仍是學(xué)籍檔案等問(wèn)題的發(fā)生。

（三）認(rèn)清大學(xué)畢業(yè)生檔案的作用

當(dāng)大學(xué)畢業(yè)生參加工作后，會(huì)面對(duì)諸如轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱(chēng)申報(bào)、養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理、人事調(diào)動(dòng)、社保福利、工齡計(jì)算、繼續(xù)深造（如出國(guó)、考研）、考公務(wù)員等問(wèn)題，這些方面都離不開(kāi)檔案。因此，檔案看似一時(shí)用不到，但“棄檔”會(huì)使個(gè)人的一些合法權(quán)益無(wú)法得到保障。

會(huì)影響個(gè)人利益 有了檔案，就可以享受到相關(guān)的人事、勞動(dòng)、社會(huì)保障服務(wù)，如辦理貸款，辦理社會(huì)保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等。無(wú)論是在原單位供職的人，還是辭職后另謀新職業(yè)者，在辦理社會(huì)保險(xiǎn)、領(lǐng)取失業(yè)金時(shí)，個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保參保年限等都是主要依據(jù)。

會(huì)影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡計(jì)算 很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后，沒(méi)有及時(shí)辦理參加工作的相關(guān)手續(xù)，工作幾年后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡及退休金的計(jì)算。

會(huì)耽誤職稱(chēng)評(píng)定和工作調(diào)轉(zhuǎn) 有的大學(xué)生畢業(yè)后，檔案既沒(méi)有提交給單位，也沒(méi)有存在政府指定的人才服務(wù)中心，或者將檔案存到了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，但沒(méi)有及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，以后工作調(diào)動(dòng)或者評(píng)職稱(chēng)時(shí)可能會(huì)因手續(xù)不全而受到影響。

由此可見(jiàn)，沒(méi)有檔案，有許多人生大事的辦理都會(huì)比較麻煩，甚至許多手續(xù)都辦不了。下面就是一些例子。我院曾有一個(gè)畢業(yè)生A，工作十多年，在上海打拼，在終于可以辦理上海戶(hù)口時(shí)，由于畢業(yè)時(shí)檔案自己領(lǐng)走后沒(méi)有放在檔案托管單位，時(shí)間過(guò)去十多年，找不到檔案，相關(guān)單位不給予辦理，失去了落戶(hù)上海的機(jī)會(huì)。還有一個(gè)已經(jīng)工作了3年的畢業(yè)生B，檔案一直自己拿著沒(méi)往單位交，在單位評(píng)職稱(chēng)時(shí)因其檔案缺失未能參評(píng)。畢業(yè)生C與北京一家公司簽訂了勞動(dòng)合同，公司準(zhǔn)許其戶(hù)口遷入北京。但當(dāng)其返回原學(xué)校所在地辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)自己放在人才交流中心的還是學(xué)生檔案，這意味著不能辦理調(diào)動(dòng)。畢業(yè)生D購(gòu)買(mǎi)了一套新房，在銀行辦理房貸時(shí)要求出具貸款人的戶(hù)口證明，然而在棄檔多年后，他怎么也想不起自己的戶(hù)籍檔案現(xiàn)在何處。類(lèi)似案例，在我院已發(fā)生了多起，不再一一列舉。

對(duì)大學(xué)畢業(yè)生檔案處理的建議

大學(xué)畢業(yè)生在畢業(yè)的時(shí)候?qū)ψ约旱臋n案應(yīng)當(dāng)重視。綜合分析高職院校學(xué)生檔案和就業(yè)狀況，筆者提出以下幾點(diǎn)建議。

（一）了解就業(yè)單位性質(zhì)

對(duì)于已經(jīng)確定就業(yè)單位的畢業(yè)生，首先要弄清楚自己未來(lái)工作單位的性質(zhì)，確切地說(shuō)要確定簽約單位是否有人事管理權(quán)。如果是國(guó)家機(jī)關(guān)、國(guó)有事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)，它們或它們的主管單位是有人事管理權(quán)的，可以接收檔案。其他各類(lèi)非公企事業(yè)單位、各類(lèi)民營(yíng)機(jī)構(gòu)是無(wú)人事管理權(quán)的，需要通過(guò)人才交流中心來(lái)接收畢業(yè)生檔案。

（二）根據(jù)具體情況處理畢業(yè)檔案

根據(jù)國(guó)家學(xué)生檔案管理相關(guān)辦法的規(guī)定，大學(xué)畢業(yè)生無(wú)權(quán)自行提取并保管檔案，這樣可以避免丟失檔案或者檔案失效，給將來(lái)的工作和生活帶來(lái)麻煩。大學(xué)畢業(yè)生應(yīng)根據(jù)自己的就業(yè)去向，區(qū)別三種情況處理自己的畢業(yè)檔案。

將檔案郵寄到就業(yè)單位 如果就業(yè)單位有人事管理權(quán)，可以接收檔案，畢業(yè)生本人應(yīng)向?qū)W院檔案室申請(qǐng)，通過(guò)機(jī)要的方式郵寄檔案到就業(yè)單位。

將檔案短期保留在學(xué)校 大學(xué)畢業(yè)生可以選擇將檔案暫時(shí)留在學(xué)校，但要及時(shí)向?qū)W校檔案室提出書(shū)面申請(qǐng)，并按照學(xué)校的要求簽訂《應(yīng)屆畢業(yè)生檔案托管協(xié)議書(shū)》。在找到工作之后，應(yīng)及時(shí)將檔案關(guān)系從學(xué)校遷出，如果檔案保管兩年后，畢業(yè)生仍未遷出檔案，學(xué)校檔案室將按規(guī)定，通過(guò)機(jī)要的方式，將檔案寄到畢業(yè)生報(bào)到證所在地的人力資源和社會(huì)保障局。

將檔案托管 如果大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)單位無(wú)人事管理權(quán)，或畢業(yè)生無(wú)就業(yè)單位，學(xué)校將按規(guī)定通過(guò)機(jī)要的方式，將畢業(yè)生的檔案寄到報(bào)到證所在地的人力資源和社會(huì)保障局。畢業(yè)生可持報(bào)到證到該地的人力資源和社會(huì)保障局辦理檔案托管手續(xù)。畢業(yè)生委托人力資源和社會(huì)保障局進(jìn)行人事代理后，將享有以下服務(wù)：負(fù)責(zé)人事檔案關(guān)系接受、調(diào)出相關(guān)手續(xù)，辦理畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級(jí)，檔案工資的晉級(jí)，職稱(chēng)晉升申報(bào)，辦理落戶(hù)手續(xù)，出具以檔案為依據(jù)的身份證明、學(xué)歷證明、婚姻狀況證明、出國(guó)政審等，代收代繳養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、代辦醫(yī)療保險(xiǎn)手續(xù)等。需要注意的是，大學(xué)畢業(yè)生應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到報(bào)到證所在地的人力資源和社會(huì)保障部門(mén)報(bào)到，辦理人事檔案的相關(guān)手續(xù)，否則就會(huì)被認(rèn)為是棄檔。

總之，只有高職院校畢業(yè)生真正認(rèn)識(shí)到畢業(yè)檔案的重要性，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人員和畢業(yè)生共同重視、共同參與，畢業(yè)檔案才會(huì)在廣大畢業(yè)生需要的時(shí)候發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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