劉瑛

(大連大學(xué) 檔案館，遼寧 大連，116622)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中的問(wèn)題與對(duì)策探析

劉瑛

(大連大學(xué) 檔案館，遼寧 大連，116622)

檔案信息化建設(shè)工作是高等院校建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是高校檔案工作適應(yīng)社會(huì)與學(xué)校發(fā)展的必然趨勢(shì)。校園網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，為檔案信息化建設(shè)提供了良好的基礎(chǔ)平臺(tái)。本文就當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)工作中存在的認(rèn)識(shí)和組織、技術(shù)以及人才等方面的問(wèn)題進(jìn)行了深入探討，并分析了應(yīng)采取的相應(yīng)對(duì)策。

高校；檔案信息化；校園網(wǎng)

高校檔案信息化建設(shè)是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用高校檔案資源，目的是提高高校檔案管理效率與效益，以及充分發(fā)掘、摘取高校檔案資源，向社會(huì)提供更多有價(jià)值的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。如何逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化，為高校教學(xué)、科研、管理的建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案信息服務(wù)，已成為高校檔案工作者當(dāng)前必須思考的重要問(wèn)題。

一、高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

1.認(rèn)識(shí)和組織方面的問(wèn)題

從社會(huì)發(fā)展的需求來(lái)看，隨著社會(huì)信息化程度的深入，檔案信息資源備受人們關(guān)注，社會(huì)對(duì)檔案信息的依賴(lài)程度越來(lái)越高，需求日益增長(zhǎng)。當(dāng)前，大多數(shù)檔案利用者希望能夠到檔案館查詢(xún)的同時(shí)，更希望能在自己家中和辦公室里隨時(shí)查詢(xún)所需檔案信息。因此，高校檔案信息化管理日漸成為廣大利用者的強(qiáng)烈要求，即社會(huì)發(fā)展迫切需要高校推動(dòng)以辦公自動(dòng)化、信息化建設(shè)為主軸的網(wǎng)絡(luò)化管理。

從高校發(fā)展的需求來(lái)看，高校的教育信息化建設(shè)進(jìn)程對(duì)檔案管理工作提出了新的思路和要求。首先，在檔案材料的形式上，數(shù)字化的教材、教學(xué)資源、科研材料、管理文件等在全部檔案材料中占有比重逐漸增大，我們要對(duì)各種多媒體文件、文本文件、網(wǎng)頁(yè)文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)文件以及各種軟件系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)管理。其次，在歸檔范圍上，隨著教育信息化的深入，伴隨新的教學(xué)方式、方法而產(chǎn)生的各種新型的教學(xué)材料、科研材料、管理材料也被納入到歸檔范圍，我們也要對(duì)這些材料進(jìn)行合理規(guī)劃和科學(xué)管理。最后，在管理方式上，隨著高校教育信息化進(jìn)程的不斷深入，校園網(wǎng)成了信息化環(huán)境下教學(xué)、科研、管理活動(dòng)的重要支撐，教育信息網(wǎng)絡(luò)化深入的同時(shí)也要求高校檔案工作與之相適應(yīng)，這意味著高校迫切需要推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。

而當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)卻存在較嚴(yán)重的認(rèn)識(shí)和組織方面的問(wèn)題，主要表現(xiàn)為不少高校對(duì)檔案信息化建設(shè)在現(xiàn)代教育事業(yè)發(fā)展中的必要性和緊迫性沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)。對(duì)檔案信息化建設(shè)工作既無(wú)清晰的發(fā)展方向和建設(shè)目標(biāo)，也無(wú)相應(yīng)的建設(shè)規(guī)劃、組織機(jī)構(gòu)以及配套的政策和措施。大多數(shù)高校的檔案信息化建設(shè)只是簡(jiǎn)單地要求檔案館來(lái)負(fù)責(zé)，并沒(méi)有一個(gè)檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組來(lái)統(tǒng)一規(guī)劃和指導(dǎo)全校的檔案信息化建設(shè)，也沒(méi)有給予檔案館足夠的權(quán)力和支持力度，特別是對(duì)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的難度預(yù)計(jì)不足等，所以在具體實(shí)踐中經(jīng)常會(huì)造成檔案信息化建設(shè)工作難以很好地推進(jìn)和完成。這些在很大程度上制約著高校檔案信息化的推廣和應(yīng)用。

2.技術(shù)方面的問(wèn)題

（1）數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息資源無(wú)法有效共享和處理

在高校檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，由于缺乏全局統(tǒng)一的系統(tǒng)規(guī)劃，新舊系統(tǒng)采用的軟件系統(tǒng)不一致、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問(wèn)題，使信息之間難以交換，更難以在更高的層次上進(jìn)行信息的處理，如信息挖掘、決策支持等。比如學(xué)生部門(mén)統(tǒng)計(jì)的學(xué)生人數(shù)和教務(wù)部門(mén)統(tǒng)計(jì)的學(xué)生人數(shù)、人事部門(mén)統(tǒng)計(jì)的教職工人數(shù)和財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)計(jì)的人數(shù)等有較大的出入，對(duì)整個(gè)學(xué)校應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)行效率和準(zhǔn)確性都產(chǎn)生了重大的影響。教育信息資源建設(shè)的嚴(yán)重滯后和互操作性、共享性等方面的問(wèn)題已成為高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展的另一個(gè)瓶頸。[1]

（2）缺乏統(tǒng)一的接口和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，電子文件難統(tǒng)一歸檔

20世紀(jì)90年代初，一位英國(guó)信息管理專(zhuān)家曾預(yù)言：“如果我們現(xiàn)在不努力著手抓好電子文件的管理，將有可能在20世紀(jì)末、21世紀(jì)初形成可怕的歷史空白?！蹦壳埃娮游募詷O快的速度和極大的覆蓋面逐步替代在全世界通行了數(shù)百年的紙質(zhì)文件而成為主要的記錄工具。[1]電子文件及檔案管理信息化對(duì)高校來(lái)說(shuō)還是一個(gè)新課題，高校的電子檔案管理工作還處于初級(jí)階段。盡管各高校產(chǎn)生了大量的電子文件，但都未作為檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的處理，而且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件和完善的管理制度，造成這些寶貴資源的散失?，F(xiàn)有的電子檔案的管理與以前的紙質(zhì)檔案管理有著質(zhì)的不同，電子文件的收集和歸檔的范圍非常廣泛，不僅包括文字材料，還包括數(shù)據(jù)、表格、圖像、聲音等，因此，電子文件統(tǒng)一歸檔管理的難度較大，從目前看還面臨許多技術(shù)難題。

（3）缺乏有效的網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)體系，安全機(jī)制不健全

隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，高校檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問(wèn)題日益突出。由于電子文件的輸入、存儲(chǔ)、傳輸和提供利用過(guò)程都可能存在數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)失控、數(shù)據(jù)竊取、病毒破壞的可能，因此，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全性是高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要考慮的重要問(wèn)題，也成為限制其發(fā)展的一個(gè)障礙。

3.人才方面的問(wèn)題

高校檔案信息化建設(shè)中，人是關(guān)鍵因素，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過(guò)檔案管理人員才能發(fā)揮作用。可長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作部門(mén)常常不是從工作需要出發(fā)管理利用人才，而是成為安置富余人員的機(jī)構(gòu)，因而造成檔案工作人員專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，真正能勝任新時(shí)期檔案工作的人才非常缺乏，整個(gè)檔案隊(duì)伍素質(zhì)普遍偏低，嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

二、高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)采取的主要對(duì)策

1.認(rèn)識(shí)和組織方面的對(duì)策

首先，學(xué)校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃應(yīng)當(dāng)成為學(xué)校教育發(fā)展總體規(guī)劃的一個(gè)組成部分，要遵循 “統(tǒng)一規(guī)劃、分期建設(shè)、逐步實(shí)施”的原則，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，收集各方面的意見(jiàn)和看法，咨詢(xún)相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家意見(jiàn)，最后形成完善的學(xué)校檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃，并以校內(nèi)文件的形式確定下來(lái)，以保證其權(quán)威性和指導(dǎo)性。形成全校一盤(pán)棋，大家通力合作，共同參與學(xué)校檔案信息化建設(shè)的良好局面。

其次，要成立有校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)、由專(zhuān)門(mén)責(zé)任部門(mén)以及院系負(fù)責(zé)人參加的學(xué)校檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)構(gòu)，即檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組。要從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展各階段的規(guī)劃，要有近期、中期和遠(yuǎn)期的目標(biāo)，對(duì)高校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，使網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)有章可循。

2．技術(shù)方面的對(duì)策

第一，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，加快檔案信息化建設(shè)步伐。

標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。要加強(qiáng)檔案的網(wǎng)絡(luò)及信息化建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要以國(guó)際、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，建成標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。這要求各高校檔案部門(mén)一方面應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫(kù)容量，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的上網(wǎng)率和利用率。此外還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)完整，使數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與檔案信息化建設(shè)配套進(jìn)行。[2]

第二，做好電子文件歸檔工作，促進(jìn)檔案信息管理與辦公自動(dòng)化銜接。

加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，可以有效促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理與辦公自動(dòng)化管理的接軌。既能使檔案工作立竿見(jiàn)影地為學(xué)校各部門(mén)提供有效服務(wù)，又能抓住機(jī)遇，利用辦公自動(dòng)化平臺(tái)推進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程，把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移到文件形成部門(mén)。高校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)本校的校情，將電子檔案管理作為辦公自動(dòng)化工作中的一項(xiàng)重要議程，提高人們對(duì)辦公自動(dòng)化過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)電子檔案的重要性的認(rèn)識(shí)，形成具有一定覆蓋面的高層次的高校檔案信息運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)將信息反饋給高校檔案信息管理部門(mén)。

第三，重視數(shù)據(jù)安全，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作。

做好檔案信息的數(shù)據(jù)安全與防護(hù)工作，一是做好局域網(wǎng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻，防止黑客的入侵、計(jì)算機(jī)病毒的攻擊，進(jìn)行實(shí)時(shí)病毒監(jiān)控等技術(shù)以增強(qiáng)安全性；二是對(duì)用戶實(shí)行電子身份認(rèn)證制度，對(duì)用戶訪問(wèn)檔案信息資源的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的認(rèn)證和控制，禁止非法來(lái)訪者登錄；三是注意數(shù)據(jù)加密及加密傳輸，對(duì)于機(jī)密性的、尚未開(kāi)放的檔案不要存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，保護(hù)網(wǎng)內(nèi)數(shù)據(jù)的傳輸，確保不宜公開(kāi)的信息非公開(kāi)化；四是注意信息備份和恢復(fù)，定期數(shù)據(jù)備份，一旦信息丟失，只要啟動(dòng)該系統(tǒng)就能很快恢復(fù)原貌，減輕了網(wǎng)絡(luò)信息的不安全性；五是定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全檢查，由于涉及的計(jì)算機(jī)技術(shù)較多，單純依靠檔案部門(mén)難以實(shí)現(xiàn)，所以加強(qiáng)部門(mén)間尤其是與網(wǎng)絡(luò)中心的協(xié)同工作是非常必要的。[3]

3.人才方面的對(duì)策

檔案信息化建設(shè)與發(fā)展，迫切需要一大批既懂計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次人才。首先，要加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。其次，還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案信息化工作。最后，要對(duì)學(xué)校的全體人員，包括上到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下到每個(gè)教師、管理人員和學(xué)生進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，提高他們對(duì)學(xué)校檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)和應(yīng)用水平。[4]

總之，高等院校的檔案信息化建設(shè)還有大量的工作要做，我們應(yīng)該不失時(shí)機(jī)地抓住和利用檔案信息化帶來(lái)的技術(shù)成果和發(fā)展機(jī)遇，大力推進(jìn)高等學(xué)校檔案信息化建設(shè)。

[1]馮惠玲等.電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2008.

[2]葉景青.高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)問(wèn)題淺談[J].賀州學(xué)院學(xué)報(bào),2009(1):109-111.

[3]武海蓉.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息化建設(shè)探析[J].連云港師范高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào),2007(1):103-105.

[4]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].信息化與網(wǎng)絡(luò)建設(shè),2007(6):63-67.

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1673-8454(2012)05-0004-03

（編輯：金冉）