王兵

山東濟(jì)寧市人場(chǎng)市場(chǎng) 272100

淺談數(shù)字檔案館資源建設(shè)與管理

王兵

山東濟(jì)寧市人場(chǎng)市場(chǎng) 272100

本文闡釋了數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，具有的新特色和優(yōu)越性。以及為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館而采取的一系列策略，如信息資源共享、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)、開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)、搶占網(wǎng)絡(luò)陣地、提高人員素質(zhì)等。

檔案館；數(shù)字化建設(shè)；優(yōu)越性資源管理配置

檔案館按照資源分為兩大類：一類是傳統(tǒng)檔案館的管理的紙質(zhì)資源，另一類是數(shù)字檔案館的數(shù)字資源。今天世界各地都在加緊建設(shè)數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館已成為世界各國(guó)檔案館事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)。建設(shè)數(shù)字化檔案館可以形成自己的鮮明特色，發(fā)揮自己的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，為用戶提供高層次、高效的信息服務(wù)，變被動(dòng)封閉式服務(wù)為主動(dòng)開放式服務(wù)，提高競(jìng)爭(zhēng)力和生命力。

數(shù)字檔案館簡(jiǎn)單的說就是一種擁有多種媒體、內(nèi)容豐富的數(shù)字化信息資源，能為用戶方便、快捷的服務(wù)機(jī)制。是將文字、圖像、聲音等數(shù)字化，可通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸，使人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序，從而做到共享；而管理上也提高了效率，節(jié)省了人力。

1 與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)

1.1 服務(wù)對(duì)象的范圍擴(kuò)大。數(shù)字檔案館是一種以電子計(jì)算機(jī)和通訊網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來的檔案館的集合，這種網(wǎng)絡(luò)的信息交流系統(tǒng)中，除本館特定用戶外，還包括網(wǎng)上用戶，對(duì)于某一個(gè)檔案館來說，其所在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)任何一個(gè)適用本關(guān)信息資源的人都是自己的用戶。

1.2 服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變。數(shù)字檔案館不再以紙字文件材料為主，其轉(zhuǎn)化為以用戶為主。傳統(tǒng)的檔案館對(duì)服務(wù)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是接待了多少用戶，查閱了多少檔案，屬于被動(dòng)的個(gè)性化服務(wù)；數(shù)字檔案館的服務(wù)則是深入的，對(duì)檔案館服務(wù)的評(píng)價(jià)則是在多大程度上滿足了用戶的需求，解決了多少實(shí)際問題為標(biāo)準(zhǔn)，屬于主動(dòng)的個(gè)性化服務(wù)。

1.3 服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)變。數(shù)字檔案館是以傳統(tǒng)館藏提供向電子信息資源存取拓展。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案館的信息服務(wù)工作在保持原有傳統(tǒng)職能的同時(shí)，服務(wù)內(nèi)容將進(jìn)一步拓展。將逐步由傳統(tǒng)紙制文件材料的提供，向電子信息資源存取方向拓展，檔案館的職能將從滿足用戶需求向提高用戶機(jī)能轉(zhuǎn)變。

1.4 服務(wù)手段的轉(zhuǎn)變。數(shù)字檔案館不再是傳統(tǒng)的手工操作，而是向綜合信息技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展。傳統(tǒng)檔案館信息服務(wù)手段以手工檢索為主，未來檔案館信息檢索手段是機(jī)檢方式和光盤檢索，比如通過建立檔案館的電子導(dǎo)引系統(tǒng)，以電子顯示或語言方式向用戶宣傳提示檔案館的服務(wù)宗旨、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、機(jī)構(gòu)設(shè)置和資源布局等。

2 數(shù)字檔案館的優(yōu)越性

數(shù)字化檔案館關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)。近年來，各地區(qū)都在積極建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，傳統(tǒng)的建庫(kù)所利用的信息資源都來自本館館藏。進(jìn)人網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代后，隨著網(wǎng)上信息的日益豐富，如果仍埋頭于有限的館藏中，采用傳統(tǒng)的方式建庫(kù)，那么所建數(shù)據(jù)庫(kù)必將落后于時(shí)代的要求，因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建庫(kù)，必須走一條新路。網(wǎng)絡(luò)信息資源是一種寶貴的財(cái)富，與館藏資源相比，它的優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在：

2.1 豐富性。網(wǎng)絡(luò)信息資源內(nèi)容極為豐富，包括各類型的數(shù)據(jù)庫(kù)、各種綜合網(wǎng)站與專業(yè)網(wǎng)站等等；形式也多樣化，有全文數(shù)據(jù)、題錄文摘、圖片資料、多媒體信息等，網(wǎng)絡(luò)信息在許多方面都超出了館藏文獻(xiàn)的范圍，彌補(bǔ)了館藏文獻(xiàn)之不足。

2.2 權(quán)威性。網(wǎng)上各種專業(yè)網(wǎng)站和大型數(shù)據(jù)庫(kù)都極具權(quán)威性，所收錄的資料全面系統(tǒng)，整理加工專業(yè)化，參考價(jià)值很高。而以一館之力，無論在收藏范圍和加工的水平、能力方面都相形見絀。

2.3 易用性。網(wǎng)絡(luò)信息中有不少是經(jīng)過篩選加工的二三次資料，包含了前人的勞動(dòng)，是較成熟的信息，這對(duì)于自建數(shù)據(jù)庫(kù)可免去大量的重復(fù)勞動(dòng)；另外，對(duì)網(wǎng)絡(luò)一次資料中的全文數(shù)據(jù)和圖片資料等，也可直接編排利用，不需再用手工錄入或掃描，節(jié)約了寶貴的時(shí)間和資金。

2.4 時(shí)效性。網(wǎng)絡(luò)信息的及時(shí)性和動(dòng)態(tài)性極強(qiáng)，更新速度快，使用戶能快速和有效地利用信息，而館藏檔案周期時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，時(shí)效性更大受影響。

3 數(shù)字檔案館的發(fā)展策略

3.1 加強(qiáng)數(shù)字化信息資源建設(shè)。信息資源建設(shè)是檔案館建設(shè)的核心。其信息資源是一個(gè)有組織、系統(tǒng)化的數(shù)字大集合。館藏?cái)?shù)字化資源上網(wǎng)供用戶查閱是數(shù)字化建設(shè)最實(shí)質(zhì)的一步。另外，用戶對(duì)信息的需求更具針對(duì)性，更為個(gè)性化，因此，檔案館應(yīng)根據(jù)用戶的特定需要，有針對(duì)性、有計(jì)劃的開發(fā)網(wǎng)上信息，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)上信息的處理，有效地為用戶服務(wù)。除此檔案館要充分利用網(wǎng)絡(luò)，為檔案科研提供內(nèi)容廣泛的信息服務(wù)，使網(wǎng)上的內(nèi)容更充實(shí)，達(dá)到資源共享的效果。

3.2 深入開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作。用戶工作的核心是服務(wù)，隨著用戶工作的服務(wù)環(huán)境、服務(wù)手段發(fā)生變化，其服務(wù)內(nèi)容也發(fā)生了變化。工作方式由面向檔案為主，轉(zhuǎn)到以面向用戶為主，實(shí)現(xiàn)以人為本；工作內(nèi)容由檔案服務(wù)向信息服務(wù)轉(zhuǎn)變。未來檔案館不再以館舍大小論好壞，而是以檔案館服務(wù)優(yōu)劣輪成敗。檔案館館員在檔案館服務(wù)過程中起關(guān)鍵作用，是檔案館服務(wù)的主體。只有傳統(tǒng)的方式與現(xiàn)代的信息技術(shù)相結(jié)合，人和機(jī)器相協(xié)調(diào)，才能為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.3 搶占網(wǎng)絡(luò)陣地，對(duì)用戶進(jìn)行素質(zhì)教育。未來的檔案館存在于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，如何使廣大用戶快捷、安全、可靠的獲得信息資源，是服務(wù)管理工作中的重要問題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下服務(wù)對(duì)象的復(fù)雜化，服務(wù)方式的自由化，電子數(shù)字信息資源變得頻繁化，電腦病毒、不良信息侵?jǐn)_等因素，都有可能干擾和破壞信息資源的安全問題。如何防止信息化社會(huì)對(duì)檔案館造成的負(fù)面影響，如何建立有效的能利用所有信息技術(shù)的新型檔案館體系，將是各檔案館必須認(rèn)真對(duì)待的問題。

3.4 提高館員隊(duì)伍素質(zhì)是適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的根本需要。加強(qiáng)檔案館專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，盡快提高隊(duì)伍素質(zhì)，這是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下搞好用戶服務(wù)工作的關(guān)鍵，因?yàn)樵傧冗M(jìn)的計(jì)算機(jī)、電子網(wǎng)絡(luò)，都是要有人來操作和管理，信息化社會(huì)不會(huì)使檔案館消亡，計(jì)算機(jī)再高明也不能取代工作人員。據(jù)有關(guān)專家統(tǒng)計(jì)，在美國(guó)的檔案館服務(wù)中，檔案館的建筑所發(fā)揮的作用占5%，信息資源發(fā)揮的作用占20%，而檔案館員發(fā)揮的作用占75%，可見，人員建設(shè)是何等重要。

綜上所述，科技在日新月異的發(fā)展，數(shù)字化檔案館是未來高效發(fā)展的趨勢(shì)。在互聯(lián)網(wǎng)盛行的今天，充分發(fā)揮檔案館自身的優(yōu)勢(shì)，具有非常重要的意義。

[1] 林繼蕻. 談網(wǎng)絡(luò)檔案館的建設(shè)[J].浙江檔案, 2008（3）

[2] 陳煒.檔案信息數(shù)字化與檔案信息資源開發(fā)利用[J]. 科技進(jìn)步與對(duì)策, 2006（2）

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.12.143