王寶娃

（濱州醫(yī)學(xué)院檔案館，山東 濱州256603）

某校強(qiáng)化服務(wù)，規(guī)范檔案管理工作的做法及成效

王寶娃

（濱州醫(yī)學(xué)院檔案館，山東 濱州256603）

服務(wù)；檔案；管理

教育部和國家檔案局頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）和省教育廳、省檔案局《關(guān)于認(rèn)真貫徹實(shí)施＜高等學(xué)校檔案管理辦法＞的意見》（以下簡稱《意見》）下發(fā)后，我校高度重視，校黨委多次召開會議學(xué)習(xí)領(lǐng)會文件精神，研究和部署了貫徹落實(shí)措施。按照省教育廳、檔案局對貫徹落實(shí)《辦法》進(jìn)行檢查的通知精神和學(xué)校的統(tǒng)一安排，本著“以評促建、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的原則，對全校檔案管理工作進(jìn)行了認(rèn)真詳細(xì)的檢查、整改和建設(shè)，有力地促進(jìn)了我校檔案工作規(guī)范化、制度化和信息化建設(shè)水平。使我校在2010年的全省高校檔案工作檢查中被評為“全省高校檔案工作優(yōu)秀單位”。

1 領(lǐng)導(dǎo)高度重視，建立健全檔案工作組織機(jī)構(gòu)和工作網(wǎng)絡(luò)是基礎(chǔ)

1.1 加強(qiáng)工作組織機(jī)構(gòu)建設(shè)

我校領(lǐng)導(dǎo)歷來高度重視檔案工作，將其作為提高辦學(xué)層次和水平的重要基礎(chǔ)工作之一。學(xué)校成立了以校長為主任、黨委副書記為副主任的檔案工作委員會，將檔案工作列入學(xué)校重要議事日程，及時協(xié)調(diào)解決檔案工作問題。1992年在校辦公室檔案室的基礎(chǔ)上設(shè)立了綜合檔案室；2007年確定為副處級部門，掛靠校辦公室。為認(rèn)真落實(shí)《辦法》和《意見》有關(guān)規(guī)定，我校于2010年上半年成立了檔案館，副處級建制，掛靠校辦公室，并根據(jù)工作需要設(shè)立了綜合管理部和信息技術(shù)部兩個科室。

1.2 健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，各負(fù)其責(zé)

檔案館負(fù)責(zé)全校各門類檔案實(shí)體的集中統(tǒng)一管理，各部門、單位、院系主要負(fù)責(zé)人分管本部門檔案工作，并配有1～2名兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。形成了以檔案工作委員會為核心，檔案館整體負(fù)責(zé)，專、兼職檔案員密切配合的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。1999年我校綜合檔案室順利通過省教委和省檔案局考核，獲得“省一級檔案室”稱號。

1.3 全員動員，提高思想意識

2009年12月14-17日召開了全?？萍壱陨细刹?、業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、學(xué)生輔導(dǎo)員、專兼職檔案員參加的全校檔案工作會議，會議通過集中大會、專題研討、專題報告、輔導(dǎo)培訓(xùn)等形式，學(xué)習(xí)傳達(dá)了《辦法》和《意見》，全面總結(jié)了我校檔案工作的成績和存在的問題，進(jìn)一步明確了今后一個時期檔案工作的指導(dǎo)思想、目標(biāo)任務(wù)和工作思路，制定出臺了《濱州醫(yī)學(xué)院關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的實(shí)施意見》。通過此次會議的召開，使全校上下的檔案意識明顯增強(qiáng)，工作任務(wù)和責(zé)任進(jìn)一步明確，為我校檔案工作的健康發(fā)展起到了積極的推動作用。

2 對照標(biāo)準(zhǔn)，加大基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度是保障

2.1 認(rèn)真落實(shí)“四納入”制度

構(gòu)建了責(zé)任明確、規(guī)范完備的制度體系。學(xué)校重視檔案工作的發(fā)展與規(guī)劃，在《濱州醫(yī)學(xué)院“十一五”建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃》中作出了相應(yīng)規(guī)劃，并提出了明確要求，為我校檔案工作的順利開展提供了政策依據(jù)。學(xué)校將檔案材料的形成、收集、整理、歸檔等納入各部門工作計劃和分管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案員的職責(zé)范圍。

2.2 修訂完善工作規(guī)范和制度、辦法

自2008年9月起，我校根據(jù)《辦法》精神，結(jié)合工作實(shí)際，修訂完善了原有的一系列工作規(guī)范、規(guī)章制度，建立健全了檔案歸檔、整理、保管、查閱利用、統(tǒng)計、修改補(bǔ)充、保密、鑒定銷毀等一系列規(guī)章；重新編制了《濱州醫(yī)學(xué)院檔案實(shí)體分類與檔案工作規(guī)范》、《濱州醫(yī)學(xué)院各部門歸檔范圍和保管期限表》；制定出臺了《濱州醫(yī)學(xué)院檔案管理辦法》，嚴(yán)格執(zhí)行了檔案材料形成單位、課題組立卷制度；落實(shí)了檔案利用和安全保密保管措施，執(zhí)行了各項(xiàng)審批登記手續(xù)，率先開展了重要檔案異地備份工作法。以上措施進(jìn)一步推動了檔案工作制度化、規(guī)范化建設(shè)，形成了責(zé)任明確、規(guī)范完備的制度體系，最大限度地保障了檔案安全和高效利用。自檔案室建立以來，無任何差錯事故發(fā)展生。

2.3 注重和加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

采取事前做好法規(guī)宣傳和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，事中全程跟蹤指導(dǎo)，事后及時整理歸檔的全程工作模式，使我校檔案歸檔率、準(zhǔn)確率和完整率達(dá)到98%以上，學(xué)校重要活動和會議都能在檔案中得到詳細(xì)記載和準(zhǔn)確體現(xiàn)。經(jīng)過長期的積累，學(xué)校逐步形成了門類齊全、館藏豐富的檔案資源體系。目前，檔案館已存各門類檔案近20000卷件，近三年，檔案歸檔量均在2000多件和近千卷，煙臺校區(qū)檔案室啟用以來已接收基建檔案1400余卷。

2.4 配備齊全的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備

我校不斷改善檔案工作辦公條件和庫房條件，根據(jù)工作需要，在煙臺校區(qū)新建了符合規(guī)范要求的檔案室，并已于2009年9月份投入使用。兩校區(qū)現(xiàn)有辦公、庫房、閱檔等用房450平方米，實(shí)現(xiàn)了檔案用房“三室”分開?；A(chǔ)設(shè)施設(shè)備齊全，共有檔案櫥柜120個，并配備了聲像檔案柜、溫濕度自動控制設(shè)備、消毒滅菌機(jī)以及防火設(shè)施、安裝了與學(xué)校安全監(jiān)控系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)的攝像頭，庫房安全達(dá)到了“九防”要求。辦公室和閱檔室配置了微機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備近20臺（套），大大改善了庫房和辦公條件。

2.5 內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

我?，F(xiàn)有專職檔案工作人員4名，兼職檔案員均為副科級以上干部。學(xué)校重視專兼職檔案工作人員業(yè)務(wù)知識、業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)提高。通過訂閱專業(yè)書刊、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等形式，使大家及時學(xué)習(xí)了解和掌握檔案管理的新知識、新動態(tài)，結(jié)合日常工作開展有針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)提高；注重現(xiàn)代化技能培訓(xùn)，不斷適應(yīng)檔案管理的新形勢和信息化管理的新要求；積極支持業(yè)務(wù)骨干參加國家和省市檔案局舉辦的各類業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)班；組織專兼職檔案員到兄弟院校和檔案工作先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，以開拓工作視野，提高業(yè)務(wù)能力。通過以上方式方法，檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和整體素質(zhì)得到了全面提高，檔案管理工作成績顯著，多次受到省市業(yè)務(wù)主管部門的好評，工作人員也多次被評為省級檔案工作先進(jìn)個人。

3 制定規(guī)劃、完善方案，積極推動檔案信息化建設(shè)是方法

3.1 檔案信息化是高校信息化建設(shè)的重要組成部分

我校在《濱州醫(yī)學(xué)院信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出了檔案工作信息化的目標(biāo)任務(wù)和工作措施。在2009年召開的全校檔案工作會議上，也明確要求“建立起運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)開發(fā)利用檔案信息資源的，具有一定規(guī)模、覆蓋全校、規(guī)范化的檔案信息資源庫，形成安全、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的網(wǎng)絡(luò)體系和資源共享體系。”檔案館在此基礎(chǔ)上制定了《濱州醫(yī)學(xué)院檔案信息化建設(shè)實(shí)施方案》。

3.2 建立檔案工作專業(yè)網(wǎng)站，拓寬檔案資源服務(wù)領(lǐng)域

當(dāng)前，我校已全面實(shí)行紙質(zhì)檔案材料與電子檔案材料的同步歸檔；已完成了常用庫存檔案90%的電子目錄的錄入；文件級數(shù)字化工作也已穩(wěn)步開展。購置了紙質(zhì)檔案數(shù)字化相關(guān)設(shè)備，安裝了網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，建立了檔案網(wǎng)站。這些都為多角度地宣傳我校在教學(xué)、科研、管理、改革等各項(xiàng)工作中取得的成就，充分展現(xiàn)我校的辦學(xué)理念、辦學(xué)特色、辦學(xué)成就、辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、典型事跡以及各項(xiàng)工作的新成果新進(jìn)展，宣傳學(xué)校近40年的文化和發(fā)展史，提升我校在社會上的影響力、知名度和核心競爭力打下了基礎(chǔ)，同時也為廣大師生在線隨時查閱有關(guān)教學(xué)、科研、管理、學(xué)習(xí)等資料提供了方便。

4 注重檔案資源開發(fā)利用，為學(xué)校各項(xiàng)工作服好務(wù)是目標(biāo)

4.1 圍繞學(xué)校中心工作，認(rèn)真搞好服務(wù)利用

為提高查全率、查準(zhǔn)率和工作效率，編制了各種手工檢索工具和機(jī)讀目錄3萬余條，使檔案查全率、查準(zhǔn)率達(dá)99%以上。檔案為學(xué)校各項(xiàng)工作的開展提供了重要依據(jù)，特別是在本科教學(xué)水平評估、德育評估、資產(chǎn)評估、黨政管理工作查考、院慶、系慶、年級慶、干部晉職晉級、職稱評定、調(diào)資升級、為全國人事檔案重整補(bǔ)充材料、科技成果申報、財務(wù)工作查考、學(xué)生補(bǔ)辦畢業(yè)證、辦理出國留學(xué)手續(xù)、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證以及房屋維修、暖氣和線路改造等工作中檔案發(fā)揮了十分重要的作用。另外，學(xué)校在《濱州醫(yī)學(xué)院檔案管理辦法》中明確指出：檔案館是出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)，其它任何單位和部門無權(quán)出具檔案證明材料，并刻制了檔案館查詢專用公章。

4.2 利用檔案資源開展編研編纂工作

我校充分挖掘利用檔案資源，編寫了一批文獻(xiàn)資料。主要包括反映校友風(fēng)采的《仁心妙術(shù)濟(jì)蒼生》、《濱州醫(yī)學(xué)院大事記》、《濱州醫(yī)學(xué)院校史》、《濱州醫(yī)學(xué)院宣傳畫冊》、《風(fēng)好正揚(yáng)帆--蓬勃發(fā)展的濱州醫(yī)學(xué)院宣傳片》等，《濱州醫(yī)學(xué)院年鑒》編纂工作也正在進(jìn)行中。這些載體以真實(shí)、直觀的形式再現(xiàn)了我校辦學(xué)近40年來的豐碩成果，有力地促進(jìn)了學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

4.3 充分發(fā)揮檔案資源的文化教育功能

2006年我校利用豐富的檔案資源建設(shè)了校史展館，以豐富詳細(xì)的資料，展示了我校深厚的歷史底蘊(yùn)、校園文化以及改革發(fā)展取得的豐碩成果，成為我校進(jìn)行校史教育和對外宣傳接待的窗口。校史展館建成開放以來，學(xué)校在每年新生入校教育，畢業(yè)生離校等工作中組織廣大師生集體參觀，年參觀人數(shù)達(dá)7000余人次，增強(qiáng)了師生對我校辦學(xué)歷史、知名校友、學(xué)校文化和教學(xué)科研管理成就的充分了解，深化了他們對“仁心、妙術(shù)”校訓(xùn)、校徽深刻內(nèi)涵的認(rèn)識，取得了良好效果。同時校史館每年接待來我校檢查指導(dǎo)工作的領(lǐng)導(dǎo)、國內(nèi)外訪問學(xué)者、兄弟單位來賓、社會團(tuán)體和單位以及各類學(xué)術(shù)會議代表等2000余人次，成為推介宣傳我校的重要平臺。

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1671-8194（2012）07-0310-02