貴州財經(jīng)學院會計學院 劉軍軍

貴州X 貿(mào)易有限公司業(yè)務發(fā)展迅速，公司業(yè)務已經(jīng)遍及東南亞，由過去的單一銷售轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦木C合性貿(mào)易企業(yè)。公司主營業(yè)務有共有五項，分別是投資開發(fā)、礦山資源開采、化工大宗原材料、礦產(chǎn)品精細加工和物流。隨著業(yè)務的不斷擴大，在業(yè)務量和客戶數(shù)量不斷增多的同時，貴州X 貿(mào)易有限公司出現(xiàn)了多方面的管理問題，具體見表1。

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針對這些方面，貴州X 貿(mào)易有限公司的董事長認為，無論從當前企業(yè)的規(guī)模上、效益上還是行業(yè)影響力看，公司目前還只能算此行業(yè)中的一條小船，但是逆水行舟，不進則退，這樣按照原有的狀況發(fā)展下去，會有被市場的“風浪”打翻的風險；與此同時，他強調(diào)，企業(yè)規(guī)模大小不影響信息現(xiàn)代化過程，信息化對于小企業(yè)同樣重要。信息化可以促進企業(yè)創(chuàng)新、完善企業(yè)的企業(yè)管理，信息現(xiàn)代化建設必然是企業(yè)發(fā)展的方向，所以要讓貴州X 貿(mào)易有限公司應用ER P管理軟件。

一、ERP系統(tǒng)應用特點

在企業(yè)中，一般的管理包括三方面內(nèi)容，見圖1。這三個方面共同構成一個集成體，通過相應的接口，能夠很好地整合在一起對企業(yè)進行管理。ER P系統(tǒng)代表了當前集成化企業(yè)管理軟件系統(tǒng)的高水平，ER P系統(tǒng)的特點包括:（1）現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展，使得企業(yè)與外部的業(yè)務單元之間、企業(yè)內(nèi)部各個組織單元之間的協(xié)調(diào)變的越來越多，通過使用ER P系統(tǒng)，可以應用全新的較為完整的組織架構，從而達到跨國經(jīng)營的“五多”需求（多國家、多地區(qū)、多工廠、多幣制、多語種）。（2）ER P可以對市場快速響應，更加注重面向市場，面向經(jīng)營以及面向銷售。不僅如此，ER P系統(tǒng)還支持供應鏈管理，更加強調(diào)供應商、分銷商與制造商之間的新式合作伙伴關系。（3）ER P更加強調(diào)財務管理方面，具有比較完善的企業(yè)財務管理系統(tǒng)。這樣，可以將企業(yè)最看重的“三流”（資金流、信息流、物流）有機的結(jié)合在一起。（4）ER P 更加強調(diào)工作流與企業(yè)流程，通過工作流，ER P可以實現(xiàn)企業(yè)的四大集成（財務、人員、分銷與制造間），同時ER P還能很好的支持企業(yè)流程重組。（5）ER P 支持全新的M R PⅡ&JIT的混合生產(chǎn)管理模式，同時支持諸如連續(xù)流程制造、離散制造等多種生產(chǎn)方式。（6）ER P還考慮到人力因素在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)劃中起到的重要作用，同時，也考慮了人力資源開發(fā)的培訓成本以及后期的運作成本等。（7）事務處理控制方面，ER P支持在線分析處理、售后服務及質(zhì)量反饋，強調(diào)企業(yè)的事前控制能力，為企業(yè)提供了企業(yè)所關注的關鍵問題（客戶滿意度、適應變化、質(zhì)量、績效）的實時分析能力。（8）ER P采用了全新的計算機技術，如C/S分布式結(jié)構、B/S結(jié)構、第四代全新語言及輔助工具、面向?qū)ο蠹夹g、圖形用戶界面等，同時，ER P支持不同平臺之間的相互操作。

圖1

二、貴州X貿(mào)易有限公司ERP需求概況

在企業(yè)實施ER P之前，企業(yè)必須了解ER P，有很多必要的問題是需要了解的，例如知道什么是ER P、ER P能做什么以及企業(yè)面臨的問題能否通過ER P來解決。歸根結(jié)底，最關鍵的問題是企業(yè)的需求是什么。貴州X 貿(mào)易有限公司的總體需求見表2。

表2 貴州X 貿(mào)易有限公司的總體需求

三、貴州X貿(mào)易有限公司軟件選型過程

具體的選型原則見表3。

表3 貴州X 貿(mào)易有限公司的選型原則

四、貴州X貿(mào)易有限公司ERP系統(tǒng)簡介

ER P系統(tǒng)是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。是從M R P（物料需求計劃）發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，擴展了M R P的功能，其核心思想是供應鏈管理。跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。ER P系統(tǒng)集信息技術與先進管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映時代對企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。對于改善企業(yè)業(yè)務流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。

貴州X 貿(mào)易有限公司采用金蝶K/3 ER P系統(tǒng)，金蝶K/3作為中小企業(yè)ER P市場的領軍品牌，一直專注于中小企業(yè)管理模式的研究和探索，基于80萬成功客戶的管理實踐以及十數(shù)年的潛心研發(fā)，“中小企業(yè)管理智庫”正逐步形成，K/3也已發(fā)展成為具備全面應用、完整協(xié)同、敏捷制造、卓越模式四大顯著領先優(yōu)勢的軟件品牌——金蝶K/3 W ISE創(chuàng)新管理平臺，打造中國智造最佳信息化引擎。

金蝶K/3 ER P為人力資源管理提供了方案。金蝶戰(zhàn)略人力資源管理解決方案，是為期望推行戰(zhàn)略人力資源管理的企業(yè)而設計的。這些企業(yè)會圍繞企業(yè)戰(zhàn)略構建人力資源管理體系。注重以能力為核心進行人才選拔評估、培訓開展；注重過程甚于結(jié)果的績效管理；注重崗位價值、市場水平和業(yè)績結(jié)合的薪酬激勵管理；注重帶動員工、直線經(jīng)理、高管層共同參與的協(xié)同人力資源管理；注重通過專業(yè)化、精細化、前瞻性的人力資源管理，幫助企業(yè)提升組織能力，推動企業(yè)戰(zhàn)略的實施。

五、貴州X貿(mào)易有限公司ERP系統(tǒng)實施

ER P系統(tǒng)實施是決定ER P系統(tǒng)能否在企業(yè)中成功運用的關鍵。貴州X 貿(mào)易有限公司領導對這個項目非常重視，為確保本次實施成功，公司與金蝶共同成立了項目實施小組。根據(jù)金蝶的金手指六步法，雙方對整個實施過程擬定了計劃。具體如下:

（1）項目組織:為了保障項目的順利實施，貴州X 貿(mào)易有限公司總經(jīng)理出任項目領導小組組長，以保證該項目的人力和時間資源。在財務部選出對業(yè)務熟悉、對電腦操作熟練的人員作為項目經(jīng)理，不定時對項目進行督導，在整個項目組織階段，雙方配合默契，為項目順利進行打下了堅實的基礎。

（2）系統(tǒng)培訓:培訓工作貫穿整個ER P實施與運行階段；必須十分重視和突出培訓工作，ER P軟件的功能再強，還要靠人去運用；而ER P的威力只有在人們學會運用時才能發(fā)揮作用；為此，金蝶公司制定了一整套切實可行的培訓方案。具體如下:一是對企業(yè)高中層經(jīng)理人員培訓:ER P系統(tǒng)應用成功的基礎，在于在完成立項分析并初步?jīng)Q定應用ER P之后，對企業(yè)高層項目組人員進行ER P應用理念培訓。對于高級人員的培訓，應該側(cè)重于概括性的指導，例如對管理思想、供應鏈管理和ER P系統(tǒng)原理的指導，一般不談細節(jié)，若高級人員對于細節(jié)方面有興趣，可以繼續(xù)參加實施小組的培訓。但是，對于高中層經(jīng)理人員，必須交代清楚關注的問題，前階段進行培訓時就應該講清楚在實施過程中可能遇到的問題（何判斷是非、應承擔的責任、應起到的作用）。在培訓后期，要向高中層經(jīng)理人員講解輸入數(shù)據(jù)、查詢相關問題的操作方法以及各種信息數(shù)據(jù)的意義。二是對項目實施小組成員的培訓:對項目實施小組的培訓是在所有培訓工作中最為關鍵的。因為實施小組成員來自不同的業(yè)務部門，需要向基層部門貫徹落實，還擔負企業(yè)內(nèi)部教員的義務。只有小組成員學得夠透徹，才能帶動其他員工共同學習。小組成員不僅要接受高中層經(jīng)理人員培訓，而且要熟悉軟件操作和功能，尤其重要的是，小組成員要能夠幫助別人或是自己通過ER P系統(tǒng)解決企業(yè)遇到的實際問題。三是對部門業(yè)務人員的培訓:對業(yè)務部門管理人員的培訓內(nèi)容，應當基本上和項目實施小組人員的培訓內(nèi)容相同。每位成員應該不但要精通涉及自身部門業(yè)務的內(nèi)容，而且也必須全面了解相關業(yè)務。只有從業(yè)務流程的角度來理解ER P系統(tǒng)，才能使員工理解到自身工作與上下游流程作業(yè)之間的關系，才能使員工理解到自身部門的業(yè)務同全局之間的關系。這樣，當部門利益同企業(yè)利益發(fā)生矛盾時，才能夠用正確的態(tài)度來化解矛盾。四是對系統(tǒng)員和程序員的培訓:系統(tǒng)和硬件的配置和維護，是培訓人員需要學習的主要內(nèi)容。當企業(yè)有二次開發(fā)任務時，還要對其培訓開發(fā)平臺的具體操作與編輯技術。當然，也應當對供應鏈管理和ER P系統(tǒng)基本原理有所理解。五是對新流程的培訓:ER P實施中技術方面很重要，而且工作量也很大，但技術方面卻并不是ER P應用中最難的，最難的是ER P實施必須對管理做很大的改變，即進行業(yè)務流程重組。這樣，ER P實施完成后，企業(yè)員工從上到下都面臨著全新的業(yè)務流程，需要及時的學會并且在操作中使用。六是對數(shù)據(jù)分析培訓:ER P系統(tǒng)正常運行后，由于軟件設計之初就考慮了數(shù)據(jù)問題，因此，會有很多有用的數(shù)據(jù)產(chǎn)生。而如果這些數(shù)據(jù)只是放在那兒，不去加以利用，就不能很好地發(fā)揮ER P系統(tǒng)對企業(yè)的重要作用。

（3）系統(tǒng)定義:雙方進行了深入的交流，從對會計科目的設置、輔助核算的定義，到各類報表的設置、各種業(yè)務流程的制定與改善等都作為細致深入的分析和改進，從而優(yōu)化了整體處理流程。

（4）數(shù)據(jù)準備:由于該系統(tǒng)涉及到整個企業(yè)信息化建設的多個方面，在數(shù)據(jù)準備階段對數(shù)據(jù)的一致性、全面性、準確性要求就顯得格外重要，歷經(jīng)兩個多月的數(shù)據(jù)準備工作，貴州X 貿(mào)易有限公司從物料編碼、科目設置、供應商、客戶到固定資產(chǎn)卡片等都進行了細致科學的整理、歸檔，形成了一套完整、準確的基礎數(shù)據(jù)。

（5）系統(tǒng)試運行:在系統(tǒng)初始階段，由財務科和生管科統(tǒng)一制定規(guī)則，避免了各部門意見難以統(tǒng)一的麻煩。經(jīng)過近一個多月的試運行，各類報表基本完成。

（6）系統(tǒng)切換:經(jīng)過兩個月的試運行后，項目經(jīng)理、部分業(yè)務骨干和金蝶公司相關實施人員組成了一個專門的系統(tǒng)驗收小組，對K/3系統(tǒng)進行了全面驗收，同時對各相關人員提出了建議和意見，確保系統(tǒng)更好地運行。

六、貴州X貿(mào)易有限公司ERP 實施效果評價

實施效果評價包括:（1）ER P評價體系。ER P運行管理小組每年應至少一次就財務方面檢測系統(tǒng)運行情況，把用貨幣單位表示的實際結(jié)果和在底本論證中預計的效益進行比較，分析存在的問題，進行糾正以期得到更大的效益，并將結(jié)果報告ER P指導委員會。先介紹目前采用的檢測方法——A BCD 檢測法。最早的A BCD檢測表由M R PⅡ的先驅(qū)O liverW ight于1977年給出，一共20題。這20個問題按數(shù)據(jù)準確性、系統(tǒng)使用情況和技術分成3組，每組問題均以“是”或“否”的形式來回答。隨后，這個檢測表擴充為25題，并且增加了一個新的分組內(nèi)容——培訓和教育。評定ER P用戶的A BCD等級有兩種方式:一是聘請有威望的咨詢公司來評審；二是由本企業(yè)的總會計師、資深專家、已評審為A 級用戶的其他企業(yè)的高層管理人員、客戶負責人和供應商組成評審小組來評審。在評審之前，企業(yè)內(nèi)部首先需要進行自檢。自檢評分按滿分100分計，每題4分，有的問題按比例計算分數(shù)。如果企業(yè)沒有制造業(yè)務，則有些題不適合，可將這些題所占的分數(shù)分配到其他問題。根據(jù)評分結(jié)果，A 級用戶為90分以上的，B級用戶為71分～90分的，C級用戶為50分～70分的，D 級用戶為低于50分的。表4為A BCD 檢測表的內(nèi)容。

表4 ABCD 檢測表

企業(yè)根據(jù)自身情況，可采取一下頻率方式進行自檢:月檢、季度檢、半年檢、年檢。自檢可采取以下模式:ER P自檢小組自檢（按照A BCD 表）→生成檢查報告→報知指導委員會→指導委員會審閱→企業(yè)領導審閱→意見反饋。對于25個問題中的每一類問題，可采取“4W -S”模式，即:錯誤原因（why）、錯在哪里（where）、何時犯錯（when）、影響如何（what）、解決方案（solution）。

實際應用時也有企業(yè)在上述25個問題基礎上進一步擴展到50個問題，進行考核評測。正確地使用A BCD 檢測表的過程構成一個績效不斷改進的過程，這一過程由如下步驟構成:現(xiàn)狀評估—確定目標—根據(jù)公司最緊迫的需要剪裁檢測表—制訂行動計劃—度量所取得的成績—高層領導每月進行檢查。

（2）貴州X 貿(mào)易有限公司實施效果評價表。貴州X 貿(mào)易有限公司實施效果評價表ER P 項目從立項至全面上線以來，實施過程經(jīng)歷很多的困難。在ER P 正式運行后，依據(jù)O liverW ight出版發(fā)行了第4版《A、B、C、D優(yōu)秀企業(yè)運作考核提綱》對其實施效果進行了客觀的綜合評估。表5是貴州X貿(mào)易有限公司ER P實施效果的綜合指標評價表。

結(jié)論:依據(jù)貴州X 貿(mào)易有限公司ER P實施項目組相關報告數(shù)據(jù)整理而得。根據(jù)此指標體系，貴州X貿(mào)易有限公司得到的總的評價值為8.336，屬B級企業(yè)。

七、貴州X貿(mào)易有限公司ERP應用分析

管理效率提高明顯。貴州X 貿(mào)易有限公司管理效率提高體現(xiàn)在三方面:一是工作效率:FM IS有效地實現(xiàn)了預算管理、業(yè)務評估、管理會計、ABC成本歸集方法等現(xiàn)代基本財務管理方法。之前，企業(yè)管理面臨的問題有重復勞動多、工作效率較低、單據(jù)操作繁雜單調(diào)等。隨著系統(tǒng)應用加深，自動讀取、生成等功能實現(xiàn)，數(shù)據(jù)一次性輸入和反復利用得以實現(xiàn)，從而大大提高了公司整體的工作效率。二是客戶服務效率:貴州X 貿(mào)易有限公司的業(yè)務與客戶關聯(lián)度緊密，以客戶為導向是企業(yè)長久以來的宗旨，隨著市場競爭加劇，需要隨時了解經(jīng)銷商、客戶以及其他合作伙伴的情況。通過使用該系統(tǒng)，該公司明顯縮短了交貨期，做到快速回應客戶查詢，提高顧客滿意度，提升了企業(yè)形象。三是資金運作效率:貴州X 貿(mào)易有限公司的主要業(yè)務環(huán)節(jié)為采購環(huán)節(jié)，采購費用高、采購期長一直是該企業(yè)亟待解決的主要問題。通過使用該系統(tǒng)，該公司大大節(jié)約了采購成本，避免了盲目采購、重復采購、無效采購等，從而采購人員可以有效率的進行價值分析與貨源選擇，也提高了談判策略。

表5 貴州X 貿(mào)易有限公司ERP 實施效果綜合指標評價表

［1］閃四清:《ER P系統(tǒng)原理和實施》，清華大學出版社2006年版。

［2］黎雷微:《ER P在我國企業(yè)的應用研究》，華中師范大學2007年碩士學位論文。

［3］王麗琳:《電子商務環(huán)境下的ER P應用研究》，首都經(jīng)濟貿(mào)易大學2007碩士學位論文。

［4］趙樂:《貿(mào)易行業(yè)ER P系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)》，復旦大學2008年碩士學位論文。

［5］劉振:《中小企業(yè)的ER P應用研究》，華東師范大學2007年碩士學位論文。

［6］張杰函:《小型企業(yè)推行ER P管理的實施方案研究》，山東大學2006年碩士學位論文。