郝瑩

(哈爾濱醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院 哈爾濱 150086)

醫(yī)院資源規(guī)劃中,一個重要的組成部分就是醫(yī)院技術(shù)檔案管理,醫(yī)院技術(shù)檔案管理可以是一個醫(yī)院的人力資源管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng),一個分支,這個系統(tǒng)在醫(yī)院技術(shù)人員信息的管理方面起著重要的作用,是技術(shù)人員管理的專用系統(tǒng),是醫(yī)院必備的基礎(chǔ)設(shè)施。

1 技術(shù)檔案系統(tǒng)在醫(yī)院中管理的范圍

管理范圍,這個是管理定義的第一層意義。在一個人的從業(yè)道路上,見證一個人的發(fā)展進(jìn)步的點很多,此系統(tǒng)技術(shù)應(yīng)遴選個人在諸多個點中的,比較具有突出代表的相關(guān)活動信息來進(jìn)行管理,不要把個人的整個的發(fā)展過程逐一不落的來記錄,這樣也不會出現(xiàn)流水賬的現(xiàn)象。在不斷的實踐總結(jié)下,我們將管理的范圍總結(jié)成為—“個人業(yè)務(wù)進(jìn)修信息集、人員基本信息集、個人發(fā)表論文信息集、個人帶教情況信息集、個人短期培訓(xùn)信息集、個人出版著作信息集、個人出席學(xué)術(shù)會議信息集、個人參加科研信息集、個人技術(shù)考核信息集、個人學(xué)分登記表、個人技術(shù)職稱變更信息等等十幾個子項目。”

在我們的醫(yī)院中,還有很多青年的醫(yī)生,他們的個人信息也應(yīng)該得到我們的重視,所以我們就針對這類人群制定了醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、階段總結(jié)、臨床實踐等信息采集集。我們在實際的工作當(dāng)中,我們上述所講的這些都可以滿足一個三級醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)和要求

除了第一個含義外,管理范疇還有第二層含義,就是管理精度。從我們檔案管理人員的相關(guān)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來看,管理的精度可分三級—案卷級、文件級和內(nèi)容級。案卷一般以技術(shù)活動名稱或人員名稱作為索引,案卷內(nèi)建立各時期、各類別文件。文件是內(nèi)容的索引,內(nèi)容是最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)。我們不能只管理到案卷的級別,因為這樣不能夠大力的發(fā)揮技術(shù)檔案的各項服務(wù)功能,那么,我們只有投入較多的人力的條件之下,才能管理到內(nèi)容級,所以針對一些醫(yī)院的特殊情況,結(jié)合我們的實際情況,有條件的醫(yī)院應(yīng)該管理到內(nèi)容級,如果沒有這個條件,可以將部分的技術(shù)活動管理到文件級別,這些都視情況、條件而定。

2 技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的總體需求

(1)計算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用,是技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的總體需求的重要部分。我們要充分的體現(xiàn)計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢,抓住這個優(yōu)勢,讓它在掌握技術(shù)人員的技術(shù)成就方面、早期發(fā)現(xiàn)人才方面、進(jìn)一步培養(yǎng)人才、人才管理的及時準(zhǔn)確方面都發(fā)揮到應(yīng)有的作用。我們要讓計算機(jī)技術(shù)淋漓盡致的體現(xiàn)出來為我們提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析和整理,以此來為醫(yī)院的現(xiàn)代化管理方面做出貢獻(xiàn)。

(2)技術(shù)檔案管理系統(tǒng)要對我們工作中的日常工作給予大力的支持,讓日常生活中技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的建立習(xí)慣化、正常化、自然化。

(3)個人的技術(shù)活動信息又可分為兩類。(1)業(yè)務(wù)技術(shù)歷程,包括個人的基本信息、在校學(xué)習(xí)情況(學(xué)生檔案中的有效信息)、工作后的崗位變更情況、進(jìn)修、培訓(xùn)、繼續(xù)教育情況、階段性工作總結(jié)及組織鑒定結(jié)果、技術(shù)職稱變更情況及評定結(jié)果、學(xué)術(shù)職務(wù)變更情況等等。(2)各類技術(shù)成就,如發(fā)表的論文、出版的著作、參加的科研、舉辦的講學(xué)以及帶教情況等等。系統(tǒng)應(yīng)該為收集、整理、匯總和輸出這些信息捉供簡單、方便的操作力式。

(4)數(shù)據(jù)安全在工作中是至關(guān)重要的,所以我們要時刻注意這個問題。

(5)我們在工作中也要注意一個問題,那就是我們的工作人員的勞動強(qiáng)度的問題,我們應(yīng)該做到,系統(tǒng)操作漸變,方便用戶的時刻更新和維護(hù),力求最大限度的減輕我們的操作人員的工作強(qiáng)度。這些就要求我們,應(yīng)大力的發(fā)掘計算機(jī)的在管理方面的優(yōu)勢條件,能夠?qū)θ藱C(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行多種橫向分析。多媒體技術(shù),因其能夠直觀的來顯示分析的數(shù)據(jù)和結(jié)果,也得到了廣泛的應(yīng)用。應(yīng)方便各單位根據(jù)自己的實際進(jìn)行二次開發(fā),方便功能擴(kuò)展。

3 醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)(HTAMS)的設(shè)計思路確定全院性技術(shù)信息的管理范疇為

來院進(jìn)修人員信息集、本院學(xué)術(shù)講座信息集、本院科研成果信息集、新技術(shù)新療法信息集、已立項科研信息集、在職研究生信息集等。這些信息以技術(shù)活動作為組卷的依據(jù),同時也與個人技術(shù)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

4 醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)(HTAMS)的實現(xiàn)

(1)在數(shù)據(jù)庫設(shè)計方面,首先要特別注意人員基本信息表與各子表的內(nèi)在關(guān)系。人員基本信息表中的人員編號與各子表的人員編號是—對多的關(guān)系。另外,反映全院技術(shù)活動的信息集,如科研成果、科研立項等,也要與人員基本信息表建立關(guān)系。

(2)我們應(yīng)該設(shè)計出實用性高,操作簡單的界面,這樣在操作的時候才能簡便易懂。在錄入方面,不要重復(fù)的錄入已經(jīng)錄過的東西,所有的重復(fù)的東西,出現(xiàn)沖突的東西,都應(yīng)該在錄入的相關(guān)過程當(dāng)中得到相應(yīng)的提示。要相信用戶很快會掌握強(qiáng)大的SQL查詢技術(shù),給高級用戶留有充分利用本系統(tǒng)的空間。還要強(qiáng)調(diào)的就是和辦公軟件的接口的問題,這個非常的重要。

(3)計算機(jī)方面安全性的問題是至關(guān)重要的,我們要隨時提醒用戶及時的備份數(shù)據(jù),以防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失。如果使用桌面數(shù)據(jù)庫,要專門設(shè)計備份和恢復(fù)程序,指導(dǎo)用戶確保數(shù)據(jù)安全。存在的不足:(1)在繼承既往數(shù)據(jù)方面缺乏靈活性。不少醫(yī)院在使用本系統(tǒng)之前,已經(jīng)積累了部分?jǐn)?shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)可能已經(jīng)進(jìn)入計算機(jī)。由于本系統(tǒng)內(nèi)在關(guān)系很緊密,將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到本系統(tǒng)比較困難,往往需要手工轉(zhuǎn)換。另外,目前可利用Intemet資源檢索出全院各人員發(fā)表論文的信息,這些信息還不能自動轉(zhuǎn)換到本系統(tǒng)內(nèi)。(2)信息輸出的功能不夠強(qiáng)大。目前只有{—部分?jǐn)?shù)據(jù)可以以圖形輸出,還需要用曲線、直方圖、餅圖等方式直觀地揭示技術(shù)發(fā)展情況,需要對不同時期的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析對比,提供決策輔助信息。還需要開發(fā)與WebBR務(wù)器的接口,以方便向Intemet傳送數(shù)據(jù)。

(4)醫(yī)院技術(shù)檔案管理系統(tǒng)還存在著智能程度低的狀況,這個問題已經(jīng)得到了我們從業(yè)人員的重視,我們已經(jīng)對相關(guān)的個人信息進(jìn)行分析,其他的改進(jìn)研究方面還需要我們不斷的努力來完成。