王長(zhǎng)印

(吉林師范大學(xué) 圖書(shū)館，吉林 四平 136000)

期刊，又稱(chēng)雜志或連續(xù)出版物，它是一種名稱(chēng)固定、連續(xù)定期或不定期刊行的出版物，標(biāo)有連續(xù)的卷期和年月，每期都載有由不同作者所編寫(xiě)的文章.期刊的種類(lèi)，按國(guó)家收錄標(biāo)準(zhǔn)可分為四種：國(guó)家級(jí)期刊、省級(jí)期刊、核心期刊和中心核心期刊，按發(fā)行期數(shù)可分為周刊、旬刊、半月刊、月刊、雙月刊、季刊、半年刊、年刊等，按照所圍繞的主題范圍大小可分為正刊和專(zhuān)刊.專(zhuān)刊是以某一具體內(nèi)容為中心設(shè)定特定主題，然后進(jìn)行編輯出版發(fā)行的期刊，大致可分為學(xué)術(shù)性專(zhuān)刊、新聞性專(zhuān)刊和社會(huì)性專(zhuān)刊等幾種；正刊是以某一大類(lèi)內(nèi)容為中心設(shè)定更具有包容性的主題，收錄更為廣泛的相關(guān)內(nèi)容，并且正刊的出版在時(shí)間上更加具有規(guī)律性.期刊以正刊為主.圖書(shū)館期刊的接收與圖書(shū)的接收是不同的，一本圖書(shū)多是一次性完成接收，而一種期刊的接收則多以周、月等為周期，一年內(nèi)要接收若干次才能完成接收工作.這種長(zhǎng)周期性導(dǎo)致在期刊接收過(guò)程中經(jīng)常會(huì)有各種意外情況發(fā)生，本文將對(duì)這些意外情況進(jìn)行分類(lèi)和定義，并試圖找出相應(yīng)的處理原則.

1 期刊登錄時(shí)常見(jiàn)的十三種情況

各高校圖書(shū)館期刊現(xiàn)刊的工作流程大致是相同的，即：學(xué)校發(fā)出訂購(gòu)單—出版社進(jìn)行郵寄—學(xué)校收發(fā)單位接收—圖書(shū)館登錄驗(yàn)收—期刊部上架—讀者閱讀.在以上流程中，共包括出版社、郵局、學(xué)校收發(fā)單位、圖書(shū)館期刊部、讀者等五大參與者，由于參與者的眾多無(wú)形中增加了工作的不確定性；再加之期刊多是分期出版、分批到館，時(shí)間上的反復(fù)和延展又增加了發(fā)生意外的概率.所以在期刊登錄驗(yàn)收過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)有各種意外情況發(fā)生，從而影響期刊登錄工作的順利開(kāi)展.下面首先將常見(jiàn)的十三種意外情況概舉如下：

(1)合刊：指同年度同一種期刊因?yàn)槟撤N原因，在各期之間有兩期或兩期以上合訂為一本然后進(jìn)行出版發(fā)行，合刊的形式主要分為雙月合、月間合、半月合、旬間合、周間合等四種.在合刊后期刊的封面上多會(huì)將所合刊期標(biāo)記出來(lái)，以兩期相合為常見(jiàn).

(2)增刊：是在本期刊正刊正常出版發(fā)行的情況下，在某一期或是兩期下新增的雜志，在封面上多會(huì)標(biāo)有“增刊”字樣以與正刊相互區(qū)別，增刊是出版單位利用刊物名譽(yù)吸引投稿換取經(jīng)濟(jì)利益的產(chǎn)物，它在標(biāo)題、內(nèi)容與形式上基本與正刊相同.根據(jù)中國(guó)出版總署的規(guī)定：每本合法期刊一年可以出版兩期增刊，但文章不會(huì)被中國(guó)期刊網(wǎng)收錄.因此相對(duì)于正刊，增刊不是十分被社會(huì)所承認(rèn)和重視.

(3)多刊：指由于出版社誤發(fā)郵件，或是學(xué)校收發(fā)單位在分配刊物時(shí)工作失誤，使圖書(shū)館期刊部接收到正常數(shù)量以外的期刊，此種現(xiàn)象以個(gè)別某一期出現(xiàn)多刊為常見(jiàn).

(4)贈(zèng)刊：指出版社在某幾期或全部期數(shù)后免費(fèi)附贈(zèng)相關(guān)雜志，此類(lèi)刊物多以宣傳采購(gòu)和介紹為主要內(nèi)容，在裝訂形式、內(nèi)容、薄厚、紙質(zhì)等方面與正刊都有比較明顯的區(qū)別.

(5)附件：由于期刊自身主題內(nèi)容的特殊性，為了使讀者對(duì)本刊物有進(jìn)一步的了解或是出于學(xué)習(xí)欣賞的目的，隨刊會(huì)帶有與本期內(nèi)容相關(guān)的附件，如光盤(pán)、磁帶等物品.

(6)缺刊：指由于出版社工作失誤導(dǎo)致某一期或是幾期刊物沒(méi)能準(zhǔn)確郵遞，由此使學(xué)校圖書(shū)館期刊部出現(xiàn)刊物期數(shù)不足的現(xiàn)象，此類(lèi)情況只能在年終或是數(shù)期期刊到館后的比對(duì)中才能發(fā)現(xiàn)，具有很強(qiáng)的延時(shí)性.本年度中間幾期或是年終最后一兩期易出現(xiàn)缺刊現(xiàn)象.

(7)丟刊：大致可以分為兩種情況，第一種情況是出版社已經(jīng)正常郵寄，但在郵遞過(guò)程中由于郵局工作失誤導(dǎo)致刊物丟失；第二種情況是出版社正常郵寄、郵局也正常送達(dá)、圖書(shū)館期刊部也正常接收，但在上架閱讀后由于讀者竊取導(dǎo)致刊物丟失.丟刊的第一種情況與缺刊十分容易混淆，如果在進(jìn)行催缺以后仍無(wú)補(bǔ)刊可標(biāo)記為丟刊，否則記為缺刊.

(8)部分訂購(gòu)：指同一種期刊不是本年度全期發(fā)訂，圖書(shū)館期刊部只訂購(gòu)其中幾期.此種情況多會(huì)發(fā)生在半月刊、旬刊和周刊等出版頻率比較高的刊物身上.特別要注意的是，部分訂購(gòu)不能標(biāo)記為缺刊或丟刊，在登錄表格中要給予說(shuō)明，以免造成不必要的標(biāo)記錯(cuò)誤.

(9)破損：指期刊在郵遞過(guò)程中或讀者閱讀過(guò)程中造成損壞，分為無(wú)意損壞和有意損壞兩種.無(wú)意損壞，多指由于期刊裝訂品質(zhì)較差自然開(kāi)膠破裂、或是在翻動(dòng)取刊時(shí)無(wú)心造成的損壞、以及運(yùn)輸過(guò)程中不可避免的折損；有意損壞，主要指學(xué)生竊取書(shū)頁(yè)所造成的缺損.

(10)改版：指期刊改變開(kāi)本大小、刊名、風(fēng)格、出版周期等，分為年內(nèi)改版和年間改版兩種.年內(nèi)改版不僅影響期刊現(xiàn)刊登錄工作的順利開(kāi)展，同時(shí)也影響年終的過(guò)刊裝訂.

(11)停辦：指出版社在刊物出版到某一期時(shí)停止編輯、出版和發(fā)行，多發(fā)生在年終之時(shí).

(12)期數(shù)無(wú)明顯標(biāo)記：指由于出版社版面設(shè)計(jì)原因，造成在期刊封面或內(nèi)頁(yè)中無(wú)法找到明確的期數(shù)、卷數(shù)等標(biāo)識(shí)字樣；或是只以出版社自定義的文字名稱(chēng)進(jìn)行區(qū)別，但沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)說(shuō)明，造成圖書(shū)館工作人員在登錄驗(yàn)收時(shí)無(wú)法準(zhǔn)確進(jìn)行區(qū)分和標(biāo)記.

(13)補(bǔ)刊：分為兩種情況，第一種情況是前一年的最后一兩期期刊沒(méi)有到館，出版社會(huì)把第二年出版的前一、二期期刊標(biāo)記為前一年的補(bǔ)刊，第二年刊物的刊期依次后延；第二種情況是出版社在第二年補(bǔ)郵前一年沒(méi)能出版或郵遞出去的期刊，第二年刊物的刊期不受影響.

以上是對(duì)圖書(shū)館期刊現(xiàn)刊登錄驗(yàn)收時(shí)，常見(jiàn)的十三種意外情況的逐一列舉和相關(guān)概念的詳細(xì)定義.在這十三種意外情況中最為常見(jiàn)的情況是合刊、缺刊、附件、多刊，比較影響接收工作的是部分訂購(gòu)、改版以及期數(shù)無(wú)明顯標(biāo)記.

2 十三種意外情況的處理原則及標(biāo)記符號(hào)的規(guī)范使用

在圖書(shū)館期刊現(xiàn)刊登錄驗(yàn)收過(guò)程中，由于不確定性、反復(fù)性和延時(shí)性，各種意外情況是無(wú)法避免的，工作人員力所能及的就是對(duì)其進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的標(biāo)識(shí)記錄，標(biāo)記符號(hào)的規(guī)范統(tǒng)一是重中之重.規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)記符號(hào)在準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)記錄各種意外情況的同時(shí)，還有利于其他相關(guān)人員進(jìn)行讀取和理解.規(guī)范統(tǒng)一標(biāo)記符號(hào)時(shí)，以不改變輸入法便能完成期刊登錄驗(yàn)收為原則，間隔符用“|”，期刊封面上有具體期數(shù)、卷數(shù)的只需照錄，沒(méi)有的則按阿拉伯?dāng)?shù)字順序依次進(jìn)行標(biāo)記.

下面以Excel表格工作環(huán)境為依托，逐一簡(jiǎn)述十三種情況下的處理原則及標(biāo)記符號(hào)的使用方法.

(1)合刊：標(biāo)記符號(hào)為“合”，標(biāo)記形式為“正刊期數(shù)+正刊期數(shù) 合”，如某期刊某月的上半月(多記為1)和下半月(多記為2)兩期合為一本，則標(biāo)記為“1+2合”.

(2)增刊：標(biāo)記符號(hào)為“增”，標(biāo)記形式為“正刊期數(shù)、增刊期數(shù) 增”，如某期刊第2期下有一本增刊，則標(biāo)記為“2、2增”.

(3)多刊：標(biāo)記符號(hào)為“多”，標(biāo)記形式為“正刊期數(shù)、多刊期數(shù) 多”，如某期刊第2期下多出一本正刊，則標(biāo)記為“2、2多”.

(4)贈(zèng)刊：標(biāo)記符號(hào)為“贈(zèng)”，標(biāo)記形式為“正刊期數(shù)、贈(zèng)刊期數(shù) 贈(zèng)”，如某期刊第2期下有一本贈(zèng)刊，則標(biāo)記為“2、2贈(zèng)”.

(5)附件：標(biāo)記符號(hào)為“附”，標(biāo)記形式為“正刊期數(shù)、物品名稱(chēng) 附”，如某期刊第2期后附有一個(gè)光盤(pán)，則標(biāo)記為“2、光盤(pán)附”.

(6)缺刊：標(biāo)記符號(hào)為“缺”，標(biāo)記形式為“正刊期數(shù) 缺”，如某期刊沒(méi)有收到第2期，則標(biāo)記為“2缺”.

(7)丟刊：標(biāo)記符號(hào)為“丟”，標(biāo)記形式為“正刊期數(shù) 丟”，如某期刊第2期郵失或失竊，則標(biāo)記為“2丟”.

(8)部分訂購(gòu)：說(shuō)明項(xiàng)標(biāo)記符號(hào)為“部分訂購(gòu) 所定購(gòu)期數(shù)”，刊期項(xiàng)按原書(shū)所標(biāo)刊期進(jìn)行登錄.如《中學(xué)數(shù)學(xué)教與學(xué)》為半月刊，即一月分上下兩期，在只訂上半月的情況下應(yīng)在說(shuō)明項(xiàng)和刊期項(xiàng)分別標(biāo)為“(部分訂購(gòu) 上半月)”和“半月刊”字樣.(見(jiàn)下表)

(9)破損：在不影響上架閱讀的前提下不進(jìn)行標(biāo)記，下架則標(biāo)記符號(hào)為“破損下架”，標(biāo)記形式為“正刊期數(shù) 破損下架”，如某期刊第2期因破損而下架，則標(biāo)記為“2破損下架”.

(10)改版：標(biāo)記符號(hào)為“改”，除標(biāo)記從第幾期開(kāi)始改版外，還應(yīng)標(biāo)記名稱(chēng)、開(kāi)本大小、頻率等改動(dòng)內(nèi)容.如《科學(xué)記實(shí)》從第2期開(kāi)始改名為《科學(xué)通報(bào)》，并改32開(kāi)為16開(kāi)，則在報(bào)刊名稱(chēng)項(xiàng)標(biāo)記為“科學(xué)通報(bào)[原科學(xué)記實(shí)]”、在說(shuō)明項(xiàng)標(biāo)記為“2期改，32開(kāi)改16開(kāi)”、在相應(yīng)期數(shù)項(xiàng)標(biāo)記為“2改”.(見(jiàn)下表)

(11)停辦：標(biāo)記符號(hào)為“停”，標(biāo)記形式為“正刊期數(shù) 停”，如某期刊在第2期時(shí)停辦，則標(biāo)記為“2?！?

(12)期數(shù)無(wú)明顯標(biāo)記：可分為兩種情況，一種情況是期刊封面只標(biāo)有“某月某日出版”，如“2月15號(hào)”和“2月20號(hào)”，不明確標(biāo)記為第幾期，如果是半月刊則可標(biāo)記為“1|2”；第二種情況是期刊封面只標(biāo)有不同的“自定義名稱(chēng)”用其來(lái)區(qū)分期數(shù)，其它期數(shù)標(biāo)識(shí)一概沒(méi)有，如《家庭保健》的小標(biāo)題只標(biāo)為“家庭智囊”和“保健顧問(wèn)”，實(shí)則二者分別代表上、下半月，標(biāo)記時(shí)便可標(biāo)記為“1|2”.上述兩種情況需要在“說(shuō)明項(xiàng)”加以標(biāo)注，以便在登錄驗(yàn)收時(shí)進(jìn)行比對(duì)標(biāo)記.(見(jiàn)下表)

(13)補(bǔ)刊：標(biāo)記符號(hào)為“補(bǔ)”，標(biāo)記形式為“正刊期數(shù) 補(bǔ)”，并需要在“說(shuō)明項(xiàng)”進(jìn)行相關(guān)注釋.如某半年刊下半年的第2期期刊在經(jīng)過(guò)催缺后，如果于當(dāng)年或次年到刊并且封面刊期為第2期，那么此期期刊則應(yīng)該標(biāo)記為“2補(bǔ)”；如果次年到刊，在跨年的情況下出版社將期標(biāo)為第1期，那么此期期刊則應(yīng)標(biāo)記為“1補(bǔ)”，但應(yīng)在說(shuō)明項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)注釋.

以上十三種意外情況的處理方法主要是在拼音或是五筆輸入法的工作環(huán)境下完成的，優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)單簡(jiǎn)潔、一目了然.

3 Excel表格中十三種標(biāo)記符號(hào)的實(shí)例列表

以下是依托Excel登錄表格通過(guò)簡(jiǎn)單列表的形式，將十三種意外情況的處理原則和標(biāo)記符號(hào)的使用方法以舉例的方式加以具體展示，為便于理解下表將以黑粗體字標(biāo)識(shí)標(biāo)識(shí)符號(hào)及相關(guān)處理辦法.

表1 十三種意外情況下標(biāo)記符號(hào)使用方法舉例

此表在起到說(shuō)明舉例作用的同時(shí)，也是一個(gè)具體操作的范例，在實(shí)際工作中完全可以進(jìn)行對(duì)比參照.

圖書(shū)館期刊現(xiàn)刊登錄驗(yàn)收時(shí)使用Excel表格十分方便簡(jiǎn)潔，但前提是要準(zhǔn)確區(qū)分各種意外情況然后又能夠規(guī)范統(tǒng)一的使用相關(guān)標(biāo)記符號(hào).各圖書(shū)館期刊部除使用Excel表格進(jìn)行期刊登錄驗(yàn)收外，有的還使用“匯文”系統(tǒng)，在“匯文”系統(tǒng)中有專(zhuān)門(mén)的“說(shuō)明項(xiàng)”以及其它相關(guān)“功能選項(xiàng)”，以上Excel表格下十三種意外情況的處理原則在“匯文”系統(tǒng)中同樣適用，只是在具體的處理方法上略有差別.

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