近年來我國人事制度改革逐步深入，人與人之間的地域區(qū)別和身份區(qū)別逐漸得到消除，人才屬于單位的這種觀念也逐漸淡化?，F(xiàn)在真正有權(quán)利對人力資源進(jìn)行支配的是人力資源主體，他們極力想掌控自身的命運(yùn)，所以與以往相比人才將會出現(xiàn)頻繁的流動。但是目前實(shí)行的人事檔案管理制度使得人才非常依賴單位，只要單位不把檔案放出，他們就難以流動，這樣就限制了人才流動的頻率。很明顯，如果能改善當(dāng)前的人事制度改革對其進(jìn)行社會化管理，就會對人才流動起到推動作用。最主要的方法是把目前基層單位實(shí)行的人事管理格局廢除掉，一些企事業(yè)單位的人事檔案讓當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)，進(jìn)行統(tǒng)一管理。這樣一來就切斷了用人單位不放檔的可能，有利于促進(jìn)人才流動。
　　一、人檔分離的成因剖析
　　1.檔案作用的逐漸弱化
　　人檔分離的一個十分重要的原因是現(xiàn)在檔案的很多作用正趨向弱化。以前，一些行政或管理職能都依附于檔案中，比如結(jié)婚、升遷、考學(xué)等都跟檔案有密切的關(guān)系。隨著我國改革開放的不斷深入，人事制度也隨之改革，這些非檔案的作用已慢慢趨向弱化，以前跟檔案有很大關(guān)系的東西現(xiàn)在已經(jīng)不太依附在檔案里。近年來非公有制經(jīng)濟(jì)在國民經(jīng)濟(jì)中占的比例越來越高，外資和私營企業(yè)在進(jìn)行招聘時(shí)只需把自己的個人資料交給他們就行了，比如畢業(yè)證、資格證、獲獎證等各種證的復(fù)印件。但是應(yīng)聘人員必須把自身的檔案交由人才市場管理，人才之間的激烈競爭更強(qiáng)化了“人檔分離”這一行為。
　　2.人事檔案自身的“缺陷”是主要原因
　　缺乏有效的信息，沒辦法使招聘企業(yè)的需求得到滿足。人事檔案必須保證其真實(shí)性和全面性。但是目前的檔案資料內(nèi)容十分空洞，一般都是對個人經(jīng)歷的記錄，包括入團(tuán)入黨、家庭狀況和獎罰情況等等，而對于招聘人員的一些特長、心理狀況、性格等實(shí)際情況卻很少描述。人事檔案每份都應(yīng)該獨(dú)具特色，而不是千篇一律，現(xiàn)在的人事檔案就存在這種格調(diào)相同，每個人的長短處一致的情況，缺乏特色，也沒有對具體事例的詳細(xì)分析，就是單純的評價(jià)招聘人員的綜合素質(zhì)，因此在人事檔案里很難看出一個人真正的特點(diǎn)與特長。提供的信息缺乏真實(shí)性，使得人事檔案的可信度大打折扣。第一，因?yàn)闆]有完善的監(jiān)督機(jī)制，在填寫檔案時(shí)，有的人動機(jī)不純，沒有認(rèn)真的填寫自己的真實(shí)資料，真假參半甚至完全弄虛作假；有的帶著個人感情給他人寫評價(jià)；也有的為了對某人進(jìn)行報(bào)復(fù)，故意歪曲事實(shí)等等。第二，管理檔案的人員素質(zhì)有高有低，不能很好的甄別入檔資料，更有甚者索性丟在一邊看都不看，因此讓那些假證件、假文憑成了漏網(wǎng)之魚，順順利利的進(jìn)入了個人檔案。此外，因?yàn)榧夹g(shù)和設(shè)施的限制，有時(shí)候檔案會在加工存儲過程中丟失或缺損，也降低了人事檔案的真實(shí)性和完整性。
　　3.人檔分離是人事檔案社會化管理的發(fā)展方向
　　如今社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展得越來越好，我國的經(jīng)濟(jì)成分也趨向多元化，所以對人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置也要隨之完善并形成完善的體系。如今對“人檔分離”進(jìn)行管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位、人才本身以及國家的共同需要，對“人檔分離”進(jìn)行管理，讓人事檔案成為人才捍衛(wèi)自身權(quán)利的工具，這樣國家也可以據(jù)其對人才進(jìn)行宏觀調(diào)控，而且用人單位也不能再對人才流動進(jìn)行限制了。以人事代理的合法方式來管理人事檔案，不僅可以讓員工免除后顧之憂，保證其根本利益，而且也減輕了用人單位的負(fù)擔(dān)。也就是說，在國家發(fā)展的新形勢下把“人檔分離”納入法制軌道，在一定程度上可以看出人事檔案管理的社會化程度，即“人檔分離”是人事檔案管理社會化的一個重要表現(xiàn)。
　　二、當(dāng)前“人檔分離”社會化管理存在的問題
　　1.人事檔案管理缺乏規(guī)范性
　　目前不僅地區(qū)的人才服務(wù)中心能夠寄存檔案，勞動部門的職介中心，企事業(yè)人才服務(wù)中心等也可以承擔(dān)存放檔案的責(zé)任。由于管理權(quán)責(zé)不明確，經(jīng)常會出現(xiàn)很多漏洞和問題。很多人在急需自己的檔案時(shí)，去很多人才機(jī)構(gòu)找檔案也找不到，給個人帶來很多麻煩。這是由于這些人才服務(wù)中心辦事不認(rèn)真，程序不嚴(yán)謹(jǐn)造成的，他們只跟用人單位簽訂了協(xié)議，但跟個人并沒有正規(guī)的協(xié)議。假如用人單位換了存檔機(jī)構(gòu)，并沒有通知個人，也有人事變遷交接不清的情況，都會使人事檔案遺失。有些人怕出現(xiàn)這種情況干脆不把檔案交給存檔機(jī)構(gòu)，這種行為完全有悖于檔案管理制度。
　　2.有損個人利益
　　根據(jù)相關(guān)規(guī)定，個人把自己的人事檔案交由各級政府的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)管理的話，他們的權(quán)益以及應(yīng)得的一些社會政治地位和待遇都會得到保護(hù)，比如保留自己原來的身份，按照國家規(guī)定進(jìn)行檔案工資的提升，此外還有對員工進(jìn)行轉(zhuǎn)正定級、對職業(yè)資格進(jìn)行評定、出國政審、處理黨團(tuán)關(guān)系、辦理社會保險(xiǎn)、對個人證件進(jìn)行年審、開與檔案有關(guān)的證明等。假如流動人員不遵守規(guī)定把人事檔案放錯了機(jī)構(gòu)，人事部門就不會承認(rèn)流動人員的原有身份，這樣一來肯定對他自身的利益有很大影響，上述待遇也就會沒有保障。
　　3.不利于用人單位對人才的考察
　　對于企事業(yè)單位來講，人事檔案是他們對人才進(jìn)行考察和任用的基本依據(jù)。因?yàn)槿狈φ鎸?shí)全面的人事檔案，單憑個人對自己的描述單位很難準(zhǔn)確掌握人才以前的成長以及專業(yè)技能，因此也就很難準(zhǔn)確的評價(jià)人才，給用人單位引進(jìn)人才帶來風(fēng)險(xiǎn)。更有甚者，還有可能引發(fā)糾紛。
　　三、加強(qiáng)“人檔分離”社會化管理模式的幾點(diǎn)建議
　　“人檔分離”使得人跟自己檔案的距離變遠(yuǎn)了，然而卻把兩者的關(guān)系拉近了。對“人檔分離”進(jìn)行社會化管理使人事檔案的服務(wù)功能更加明顯，彰顯了以人為本的原則。這種模式要求對人事檔案進(jìn)行管理一定得從下面這幾個方面進(jìn)行改善：
　　1.加強(qiáng)檔案信息真實(shí)有用性
　　過去的人事檔案具有很強(qiáng)的政治色彩，直到現(xiàn)在還有以“階級斗爭為綱”的味道?！罢彙本褪且豁?xiàng)十分重要的內(nèi)容，個人出身、與社會的各種關(guān)系、對個人思想的鑒定以及個人平常的政治表現(xiàn)和組織上給的評論等方面都很重要。從唯物主義的觀點(diǎn)來看，上述這些內(nèi)容跟人員自己的才能關(guān)系不大，一些是個人隱私，還有的就是不固定的東西，而且通常還會帶有一些偏見性的東西，不能把它當(dāng)做考察人才的唯一憑據(jù)，所以上述那些東西早就可以不在歷史舞臺上發(fā)揮作用了。但是那些與人才的成長和發(fā)展有關(guān)的資料，比如個人的受教育狀況、各種資格證書、職稱評定和個人以前承擔(dān)職務(wù)的情況、獲獎級別的記錄、個人是否有良好的信用等都應(yīng)該保證其真實(shí)性。
　　2.加強(qiáng)人事檔案的開放式管理
　　由于一些管理和政治歷史的影響，使得人事檔案具有機(jī)要性質(zhì)。人跟自己的檔案雖然一輩子都密切相關(guān)，但又不能直接見面，肯定會產(chǎn)生很多缺點(diǎn)。事實(shí)上，只要人事檔案不再有上文中提到的一些政治性的內(nèi)容，也就沒有必要再保密了。現(xiàn)在我國公民的人事檔案關(guān)系到人才的未來發(fā)展，也關(guān)系到社會人力資源信息儲備，因此它屬于一種公共信息。檔案的信息來源比較開放，是很多權(quán)威部門提供的，比較權(quán)威，也很科學(xué)。在獲取檔案信息時(shí)也要秉承開放性的模式，個人擁有查看自己檔案記錄的權(quán)利，并可以索要有關(guān)的證明，如果發(fā)現(xiàn)錯誤記錄也可以要求對其進(jìn)行改正；企事業(yè)單位如果想要查閱個人的檔案信息要經(jīng)過必要的手續(xù)。檔案管理的最終目的是為了讓社會各方面更好的對其進(jìn)行利用，但是也要有利于人事檔案的管理。
　　3.加強(qiáng)人事檔案管理的信息化水平
　　把人事檔案交給公共管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理是一項(xiàng)非常巨大的工程，一定得運(yùn)用數(shù)字信息化的方法對其進(jìn)行管理，只有這樣，才可以做到既拉近了的人與檔案的關(guān)系，又實(shí)現(xiàn)了人檔分離，不僅能很好的發(fā)揮人事檔案對人才發(fā)展的重要作用，又不至于像以前一樣束縛人才流動。在人事檔案信息化管理下，為了防止公民檔案信息被非法利用，公民可以跟管理人事檔案的機(jī)構(gòu)簽協(xié)議，對個人檔案進(jìn)行約定服務(wù)，比如對人事檔案進(jìn)行保密服務(wù)以及限制利用和授權(quán)使用服務(wù)等?，F(xiàn)在的信息技術(shù)十分發(fā)達(dá)，對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理已經(jīng)不算什么難事，但是還要有創(chuàng)新精神，擺脫傳統(tǒng)思想的束縛。筆者認(rèn)為，對人事檔案實(shí)行社會信息化的管理模式適應(yīng)了社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，對人事檔案管理進(jìn)行改革是適應(yīng)時(shí)代潮流的表現(xiàn)。