干部人事檔案管理工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一，它是將收集起來(lái)的每個(gè)干部的檔案材料進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。
　　一、干部人事檔案的作用
　　干部人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛勾，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。
　　1、重要的依據(jù)作用
　　干部人事檔案是知人善任、選賢舉能的一個(gè)重要依據(jù)。由于干部人事檔案是在選拔、使用、考察、培養(yǎng)干部的工作過(guò)程中形成的，是干部德、能、勤、績(jī)情況的綜合記錄。因此，查閱干部人事檔案歷來(lái)是組織人事工作中對(duì)干部進(jìn)行任免、調(diào)配、考察、審查等的一個(gè)重要程序和行之有效的工作制度。干部人事檔案在挑選干部、選拔人才方面起著重要的依據(jù)作用。
　　2、可靠的憑證作用
　　干部人事檔案能為落實(shí)黨的政策，確定和澄清個(gè)人有關(guān)問(wèn)題以及進(jìn)行正常政治審查提供可靠憑證。干部人事檔案收存的材料形成于不同時(shí)期，材料上留有組織公章，當(dāng)事人手跡或印鑒等具有法律效力的標(biāo)志，能比較客觀地反映一個(gè)人以往各方面的狀況。因此，干部人事檔案能為落實(shí)政策、確定職級(jí)待遇以及個(gè)人的年齡、學(xué)歷等有關(guān)問(wèn)題提供可靠的憑證。
　　3、準(zhǔn)確的信息作用
　　作為人才信息縮影的干部人事檔案，在開(kāi)發(fā)人才過(guò)程中占有重要的位置。干部人事檔案是貯存人才資源的信息庫(kù)，具有信息集中、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、全面的特點(diǎn)，能為干部人事工作提供各種有價(jià)值的信息。干部人事檔案部門通過(guò)檔案材料中貯存的性別、年齡、學(xué)歷等各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析研究，能從中探索干部人事隊(duì)伍的總體變化情況以及規(guī)律，為領(lǐng)導(dǎo)決策干部人事工作提供有力的依據(jù)。
　　4、珍貴的資料作用
　　干部人事檔案是研究和撰寫各類歷史人物傳記的珍貴資料。由于干部人事檔案是干部個(gè)人革命斗爭(zhēng)實(shí)踐的記錄，因此也是我黨歷史檔案資料的一個(gè)重要組成部分。它范圍廣泛，內(nèi)容豐富，涉及面廣，在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等各個(gè)領(lǐng)域，與一定的歷史時(shí)期有著這樣或那樣的聯(lián)系。它以獨(dú)特的方式記載著當(dāng)事人成長(zhǎng)的道路和生平事跡，也涉及社會(huì)上許多重要事件和重要人物，具有很強(qiáng)的“時(shí)代痕”，更具有很高的史料價(jià)值。
　　二、干部人事檔案存在的問(wèn)題
　　1、檔案材料收集不全、不歸范
　　在實(shí)際工作中，干部人事檔案材料收集不全、不規(guī)范現(xiàn)象仍然存在。一些本該有的履歷表、年度考核表沒(méi)有，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全，入檔紙張大小不一等等，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。究其原因：多是干部職工對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為個(gè)人的東西（如學(xué)歷、職稱等材料）放在自己身邊用著方便，而且分管檔案工作的人員又以兼職為多，沒(méi)時(shí)間及時(shí)收集歸檔，最終導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料不全，更嚴(yán)重的是有的同志在調(diào)職時(shí)檔案資料就不全，即使以后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，也無(wú)從查找。
　　2、檔案材料內(nèi)容不完整
　　真實(shí)性是干部人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高。在實(shí)際工作中，經(jīng)常遇到材料內(nèi)容前后不符，如時(shí)間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷隨意填寫；參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間大致一個(gè)年月，每次填寫時(shí)往往不一致；考核鑒定類材料往往只講優(yōu)點(diǎn)、避免缺點(diǎn)、內(nèi)容空乏、套話居多。究其原因：多因干部職工在填寫材料時(shí)沒(méi)有實(shí)事求是，只看重自身利益，而檔案管理部門未能嚴(yán)格的審核把關(guān)，致使干部人事檔案不能如實(shí)反映個(gè)人的專長(zhǎng)和特點(diǎn)，對(duì)選拔、培養(yǎng)、評(píng)定作用不大，無(wú)法對(duì)當(dāng)事人作出全面評(píng)價(jià)，缺乏利用價(jià)值。
　　3、檔案材料管理方式混亂
　　“檔隨人走”的管理模式較亂，主要表現(xiàn)在企、事業(yè)單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動(dòng)部門，管理的主體不清，極易造成檔案的丟失。同時(shí)，在人員流動(dòng)中，少數(shù)職能單位檔案意識(shí)淡漠，造成人檔分離，棄檔、“死”檔和無(wú)檔現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。究其原因：現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時(shí)期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但在新的形勢(shì)下又有突破舊體制的趨勢(shì)，檔案管理權(quán)限存在一定程度的矛盾沖突。
　　4、檔案材料管理模式封閉
　　利用是所有檔案工作的目的，干部人事檔案也不例外。然而，從我國(guó)人事工作的現(xiàn)狀來(lái)看，干部人事檔案多是由單位的組織、人事檔案部門實(shí)行全封閉的管理，除供領(lǐng)導(dǎo)或組織使用外，任何人不能接觸和看到檔案，包括檔案員自己。究其原因：干部人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，從而導(dǎo)致利用范圍小、利用頻率低。
　　5、檔案材料管理手段落后
　　到目前為止，多數(shù)單位對(duì)于干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施方面的建設(shè)不夠，主要體現(xiàn)在：檔案管理設(shè)備陳舊、硬件配備不齊全、基礎(chǔ)環(huán)境不好，不能適應(yīng)電子時(shí)代的要求。究其原因：現(xiàn)行的干部人事檔案缺乏現(xiàn)代化管理，現(xiàn)有的干部人事檔案管理軟件沒(méi)有普及使用，且很多版本標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)無(wú)法匯總，導(dǎo)致信息資源不能共享。
　　三、完善干部人事檔案管理的措施
　　1、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)
　　干部人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。建立一支熟悉業(yè)務(wù)、相對(duì)穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍，是做好干部人事檔案管理工作的組織保證，隨著時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的變化、科技的創(chuàng)新，選用具備優(yōu)良的思想政治品質(zhì)、寬廣的知識(shí)面、扎實(shí)的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、較強(qiáng)的現(xiàn)代管理能力和計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力的復(fù)合型人才，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、信息化的必要條件，也是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
　　2、加強(qiáng)材料收集，完善檔案管理內(nèi)容
　　采取“重點(diǎn)收集與普通收集相結(jié)合”“集中收集與經(jīng)常性收集相結(jié)合”等方式，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的材料，力爭(zhēng)使檔案資料能夠反映出最新、最全的個(gè)人檔案信息。同時(shí)，在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，建立干部工作業(yè)績(jī)檔案，及時(shí)將干部的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況收入檔案，為憑實(shí)績(jī)選用干部提供必要的依據(jù)；建立干部能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等能反映個(gè)人才能資料。通過(guò)這些內(nèi)容，把干部人事檔案建設(shè)成為反映干部面貌的鏡子，記錄干部成長(zhǎng)的錄像，以便于組織對(duì)干部進(jìn)行全面了解，使干部檔案更好地為組織工作、經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。
　　3、健全管理制度，實(shí)行規(guī)范化管理
　　規(guī)范干部人事檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品材料，對(duì)干部人事檔案的歸檔范圍、時(shí)間要有明確具體的要求，將側(cè)重點(diǎn)放在反映干部職工工作能力、工作業(yè)績(jī)等檔案資料上。檔案管理人員在接收干部人事檔案材料時(shí)要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴(yán)格要求，拒收不規(guī)范的檔案資料和缺少公章、簽字的材料，保證檔案材料形成規(guī)范真實(shí)、收集齊全、歸檔及時(shí)。進(jìn)一步落實(shí)干部人事檔案的相關(guān)管理制度，對(duì)現(xiàn)行的檔案查借閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度等進(jìn)行完善，同時(shí)，在查閱、流轉(zhuǎn)等各個(gè)工作環(huán)節(jié)中，嚴(yán)格按規(guī)章和程序辦理，使檔案管理有章可循，有法可依。
　　4、加大資金投入，加快信息化建設(shè)
　　從經(jīng)費(fèi)上保證投入，凡是工作需要的經(jīng)費(fèi)，都給予支持，保證硬件設(shè)施符合達(dá)標(biāo)要求，盡快實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理。建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案動(dòng)態(tài)管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將干部檔案資料整理輸入微機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。建立干部個(gè)人電子檔案系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案自動(dòng)化管理，可以將干部檔案中能夠公開(kāi)部分的內(nèi)容制成電子檔案，該檔案由主管部門制作并負(fù)責(zé)維護(hù)更改，由個(gè)人持有，用人單位只能閱讀無(wú)法更改。