學校檔案作為學校各項活動的真實記錄，在學校的教學、管理、科研等活動中起著十分重要的作用。目前，學校檔案管理工作與上級希望要求，與教育管理的需要相比，還存在許多與之不相適應的地方，這主要有以下三個方面。
　　一 在檔案工作與教學管理工作的銜接上不適應
　　主要表現(xiàn)為：一方面，在教學管理工作中，形成的應歸檔的文件材料，由于得不到重視而沒有歸檔；另一方面，已經(jīng)形成的檔案不注意保管和利用，致使檔案不能為教學工作提供良好的服務，沒有實現(xiàn)其自身的價值，使這些檔案躺在檔案柜中變成了“死檔案”，學校檔案工作也就失去了它的現(xiàn)實意義。
　　二 檔案規(guī)范化管理的程度上不適應
　　就我校而言，有些教職工對檔案概念還搞不清，認為只有文件材料是檔案，需要整理保管，其他的如教學管理、學生個人材料、行政管理過程中產(chǎn)生的材料，財務會計、聲像照片等，沒有按檔案的要求進行整理歸檔，有的已經(jīng)丟失，給學校的發(fā)展造成不應有的損失。
　　三 在檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)上不適應
　　學校檔案工作中存在的這些不適應，極大影響了教學工作的正常開展。我們要全面提高教育質(zhì)量，保證教學工作研制規(guī)范化的道路健康發(fā)展，檔案管理工作是非抓不可的。筆者認為應從四個方面入手：
　　1．充分認識做好檔案工作的重要意義
　　學校檔案在學校的各項活動中起著憑證、依據(jù)和參考作用，對教學管理、教學評估和教學研究等方面的工作都有十分重要的意義，學校檔案保護不好，對后人了解教育歷史是個重大損失。檔案工作有它的特點，就是平時不起眼，也不引人注目，但是，一旦當你需要，如果平時工作沒有做好，臨謁打井，就悔之晚矣。因此，檔案工作是一項長期艱苦的工作，更是一項事關全局的重要工作。學校檔案是我們?nèi)粘＝虒W工作的參考，例如，在教學工作中形成的經(jīng)驗材料，新老師可以用來學習和參考，這樣就避免新老師走彎路；所以說，檔案工作是我們工作成績的有力證據(jù)。
　　2．加強領導與全員參與
　　作為一名檔案工作人員，應積極宣傳檔案。一要經(jīng)常向領導匯報檔案工作，使領導對檔案工作有個通盤的了解；二要在平時工作中針對具體情況給予宣傳，講解檔案工作的重要性，檔案的作用。所謂檔案意識，主要是指全體師生對檔案工作重要性及其作用等方面的認識程度。只有讓廣大師生了解檔案和檔案工作在教育事業(yè)和學校發(fā)展中的地位和作用，了解人們對檔案所具有的義務和權利，才能增強檔案意識和發(fā)展檔案事業(yè)。一要經(jīng)常不斷地教育引導廣大師生員工樹立收集保護檔案資料人人有責的思想，對于工作過程中形成的有價值的資料，視為學校發(fā)展建設的無形資產(chǎn)；二要引導廣大師生善于利用檔案資料，善于發(fā)現(xiàn)，挖掘檔案信息中潛在的生產(chǎn)力。使學校各職能部門和廣大師生在教育、生產(chǎn)、科研、后勤及基本建設等工作中，能自覺地利用檔案資料中所記載的有關內(nèi)容，探求工作規(guī)律，指導和改進自己的工作。
　　通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開展檔案知識競賽，來提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。學校各科（組、處）室設兼職檔案員，積極參與和配合學校檔案管理工作，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。實踐證明，領導的重視與支持是搞好檔案工作的基礎和前提，而提高全體師生的檔案意識，才能使工作走出深宅大院，發(fā)揮檔案管理工作的作用，使學校檔案工作科學化、規(guī)范化、標準化，真正成為學校管理工作的依據(jù)和重要組成部分。
　　3．健全制度與完善提高
　　沒有制度就等于沒有約束條件，沒有標準也就談不上管理質(zhì)量。作為學校“重要基礎工作之一”的檔案工作，面對“范圍寬、內(nèi)容新、服務廣”等新的要求。如何從過去就檔案論檔案的單純業(yè)務管理中走出來，改革完善檔案管理制度，探索新的管理模式，更好的為學校的改革和發(fā)展服務，成為檔案工作自身改革的一個重要課題，在這方面，我們考慮在堅持檔案管理的基礎原則的前提下，通過修訂制度，把等、靠、要的思想轉變?yōu)橹鲃觿?chuàng)造條件，解決存在的問題。目標管理是依據(jù)國家有關的行政法規(guī)和技術標準規(guī)范，提出學校檔案工作的基本目標，然后進行層層分解；提出量化目標要求，督促學校創(chuàng)造條件全面實現(xiàn)目標；檔案工作評估是配合學校教學評估工作，提出對“檔案工作評估”的要求，即對學校檔案管理體制、干部隊伍建設、經(jīng)費、用房、設備、業(yè)務工作水平、信息開發(fā)利用、規(guī)章制度等實施嚴格的目標控制，形成學校系統(tǒng)完善和協(xié)調(diào)有序的檔案管理，對達到要求的給予認可，并作為學校教學合格評估的一個必要條件。只有這樣，檔案管理工作才能注入新的生機和活力，不斷提高管理水平，擴展服務領域和活動的空間，推動自身的發(fā)展。
　　4．加強業(yè)務學習，提高檔案人員的素質(zhì)
　　檔案工作專業(yè)性比較強，要做好這項工作，必須具備這項工作的基本專業(yè)素質(zhì)。每個檔案人員都要學習有關檔案工作的法律、法規(guī)、檔案工作的基礎知識和基本理論，不斷開拓知識面，掌握現(xiàn)代化的管理技術和檔案工作操作的基本基礎，努力使自己成為一轉多能的復合型人才。優(yōu)秀的檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，還必須做到業(yè)務精通。加強檔案人員自身業(yè)務素質(zhì)建設，一方面積極參加檔案業(yè)務培訓，學習檔案專業(yè)理論知識；另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡，運用現(xiàn)代化管理技術和先進技術設備，提高管理水平，跟上辦公自動化步伐。
　　一方面檔案工作是一項政治性很強的工作，作為一名學校的檔案人員，自然應當加強理論修養(yǎng)；另一方面，嚴密的組織紀律性，是實踐檔案人員職業(yè)道德的重要保證。首先，檔案人員在為利用者提供利用檔案時，應實事求是，秉公辦理；其次，由于檔案工作的機要性，決定了檔案人員要嚴格遵守保密制度，對接觸的絕密、機密性文件材料及檔案材料要做到“守口如瓶”，如果一旦放松了對自己的嚴格要求，就可能造成意想不到的后果，給工作帶來不應有的損失。再一點，檔案工作是學校的服務性工作，因此，全心全意為師生服務，為學校各項工作服務，是檔案工作人員的義務。熱情周到的服務是衡量檔案人員職業(yè)道德的標志之一。檔案工作既要嚴肅認真，又要熱情服務，要給利用者提供一切方便，不厭其煩地為利用者提供所需的檔案材料，只有這樣，才能使檔案充分發(fā)揮它對學校中各項工作所起的作用，從而保證學校檔案工作沿著健康的軌道發(fā)展?？傊瑢W校檔案管理工作是學?；A工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，主動提供檔案利用服務，做到檔案管理工作管理方法科學化，管理手段高效化，檔案工作標準化，建立檔案管理工作長效機制，使檔案價值得以充分體現(xiàn)，推進教育事業(yè)的發(fā)展。