摘要：隨著辦公自動化和檔案管理信息化的普及，越來越多的學者將目光投向高校文檔一體化管理的研究。本文對近五年來高校文檔一體化研究的幾個主要問題進行了論述，主要包括文檔一體化的理論基礎(chǔ)，高校實行文檔一體化管理存在的問題，必要性、可行性，以及高校實行文檔一體化管理的對策和措施等。
　　關(guān)鍵詞：高校　文檔一體化　研究　綜述
　　中圖分類號：G250　文獻標識碼：A　文章編號：1672-3791(2012)01(b)-0245-02
　　隨著高校校園網(wǎng)的普及以及現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛應用，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，傳統(tǒng)的文書以及檔案管理模式已不能適應新形勢下的客觀需要，越來越多的學者開始將目光投向高校文檔一體化管理模式的研究。文檔一體化是在信息時代背景下提出的一種新型管理模式，是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，將公文處理與文件歸檔有機的結(jié)合起來，對文件從生成、辦理到歸檔進行全過程管理，實現(xiàn)公文處理、文書立卷、檔案保管的一體化。
　　筆者在網(wǎng)上對近五年來研究高校文檔一體化的相關(guān)文章進行了搜索，首先在中國期刊全文數(shù)據(jù)庫中，選擇時間為2005到2011年，并以題名為“文檔一體化”及“高?！边M行邏輯與檢索，得到檢索結(jié)果21篇。在萬方數(shù)據(jù)庫中以同樣方式查得35篇。對檢索結(jié)果進行整理，剔除重復文章以及與主題關(guān)系不密切者，共得到文章30篇?，F(xiàn)將相關(guān)內(nèi)容綜述如下。
　　1　文檔一體化的理論基礎(chǔ)
　　1.1　文件生命周期理論
　　文件生命周期理論最早是由歐美檔案學者提出的，即指文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的生命運動過程，具有連續(xù)性、一致性，文件與檔案是分處于文件生命周期的不同階段的同源一體的事物。張勇在《基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校文檔一體化管理初探》中指出；“這一理論以普遍聯(lián)系和運動發(fā)展的眼光來審視文件從現(xiàn)行機關(guān)產(chǎn)生直到進入檔案館轉(zhuǎn)化為檔案的整體運動過程。其基本內(nèi)容是：文件形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程；文件的運動過程由于文件價值形態(tài)的變化劃分為若干階段；文件在不同階段與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間存在內(nèi)在的對應關(guān)系”。王燕在《高校實施文檔一體化管理的理論與實踐》中說到：“吳寶康先生曾經(jīng)指出，文件生命周期理論傳入我國的意義，在于它使我們的文件與檔案管理一體化的理論觀點具有更為堅實的理論依據(jù)，可以說，文檔一體化首先要解決的問題就是對這樣一個過程進行規(guī)劃、控制，而文件生命周期理論正好為這種過程控制提供了理論指導”
　　1.2　法規(guī)依據(jù)
　　林瑋在《高校文檔一體化管理體系芻議》中認為，文檔一體化的法規(guī)依據(jù)主要來源于以下法規(guī)：(1)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。國務(wù)院頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定“公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀”。(2)《高等學校檔案工作規(guī)范》?！陡叩葘W校檔案工作規(guī)范》規(guī)定，黨政文件材料的歸檔工作應實行“三納入”、“四同步”。“三納入”即納入學校計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責范圍；“四同步”即在對學校工作進行布置、檢查、總結(jié)、驗收的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，這就意味著黨、政、群機關(guān)文書處理部門是文書立卷歸檔的當然機構(gòu)。
　　1.3　文件連續(xù)體理論
　　文件連續(xù)體理論強調(diào)文件運動的整體性，也可以作為文檔一體化的理論基礎(chǔ)。王燕在《高校實施文檔一體化管理的理論與實踐》中認為：“文件連續(xù)體理論在為文檔一體化提供理論基礎(chǔ)方面與文件生命周期理論提供的是相同的東西，即是文件運動的連續(xù)性”。
　　1.4　法國檔案學者G·諾加雷提出的前端控制思想，以及加拿大學者特里庫克提出的電子文件后保管模式
　　前端控制思想主張在電子文件的設(shè)計階段即文件形成前就對文件進行干預。電子文件后保管模式則強調(diào)檔案管理應由檔案實體轉(zhuǎn)向形成過程，進而轉(zhuǎn)向過程背后具體的舉措、規(guī)劃、職能方式等背景信息，以便揭示文件形成的來龍去脈，確保檔案的憑證價值。
　　2　高校實行文檔一體化管理存在的問題
　　2.1　文檔分離
　　目前，大多數(shù)高校的文件工作與檔案工作都是分開的，都分別設(shè)立了辦公室與檔案館(室)兩個職能部門各自開展工作(也有少部分高校檔案館(室)是隸屬于辦公室的，但在實際工作中，兩者也基本是各司其職，缺少協(xié)作)，此外，文書部門和檔案部門也沒有一個統(tǒng)一的管理機制，導致一份文件在其生命周期中要經(jīng)過多次登記，多次整理，造成了很多不必要的重復勞動。
　　2.2　文檔工作者思想觀念落后
　　文書工作人員和檔案工作人員一直習慣于各自為政的工作模式，要么對文檔一體化缺乏足夠的理解，不能充分認識到文檔一體化是適應社會發(fā)展的新事物，要么就缺乏使用信息設(shè)備的技能，又不愿下功夫鉆研，安于現(xiàn)狀，不思進取，再加上陳舊的觀念很難在短時間之內(nèi)有所改變，所以一直不敢突破原有的文書管理和檔案管理模式。
　　2.3　經(jīng)濟條件的限制
　　要進行文檔一體化管理，就需要面臨購買現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備以及文檔一體化管理軟件等需要資金支持的問題，
　　而文檔一體化管理往往又很難引起領(lǐng)導的足夠重視，因而文檔一體化管理很大程度上受到資金問題的制約。
　　2.4　缺乏復合型的人才
　　在高校文檔一體化管理的過程中，需要一定的信息技術(shù)人才如：軟件開發(fā)人員、系統(tǒng)維護人員、信息加工人員等。而傳統(tǒng)的文檔管理人員大多只對自身業(yè)務(wù)領(lǐng)域比較熟悉，在文檔一體化管理過程中就會面臨很多無法應付的問題，致使高校文檔一體化管理缺乏既掌握計算機技術(shù)，又兼?zhèn)湮臋n管理知識的復合型人才。
　　3　高校實現(xiàn)文檔一體化管理的必要性
　　3.1　高校實現(xiàn)文檔一體化管理是文書工作和檔案工作發(fā)展的必然趨勢
　　從高校開始產(chǎn)生到現(xiàn)在，文件與檔案的數(shù)量都在持續(xù)增加。尤其是進入現(xiàn)代化社會后，不僅隨著事務(wù)性工作的增多產(chǎn)生了越來越多的文件，而且人們也越來越認識到檔案的重要性，更加注意檔案的積累，導致檔案的數(shù)量飛速增加，給檔案管理工作帶來非常大的困難。文檔一體化管理使得文書工作和檔案工作都更加快捷方便，它具有存儲量大、運用靈活、節(jié)省時間、快速檢索等特點，其優(yōu)勢正日益顯現(xiàn)出來，成為文書工作和檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
　　3.2　高校實現(xiàn)文檔一體化管理可提高工作效率，實現(xiàn)資源共享
　　在傳統(tǒng)的文書工作和檔案工作中，兩者分別有不同的工作標準以及不同的操作規(guī)范，造成了歸檔過程中許多不必要的重復勞動。文檔一體化管理把文件管理和檔案管理看做是一個相互聯(lián)系的、統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，對兩者采取統(tǒng)一的工作標準和操作規(guī)范，不僅保證了檔案的質(zhì)量，還簡化了繁瑣的工作程序，減少了不必要的人力、財力、物力的浪費，真正實現(xiàn)文書和檔案信息的資源共享。
　　3.3　高校實現(xiàn)文檔一體化管理，可提高文書工作人員和檔案工作人員的工作質(zhì)量
　　首先，文檔一體化管理可以減少文書工作人員和檔案工作人員由于各自為政所做的重復勞動，其次，為了適應文檔一體化管理的需要，文書工作人員及檔案工作人員需要及時更新并充實他們的知識結(jié)構(gòu)，并在此過程中不斷提高自身的工作質(zhì)量。
　　4　高校實現(xiàn)文檔一體化管理的可行性
　　4.1　技術(shù)上的充分支持
　　信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為電子文件從產(chǎn)生、維護、管理到歸檔、利用實行文檔一體化管理提供了強大的技術(shù)支撐。從文件設(shè)計、產(chǎn)生開始，就利用計算機進行管理，并完成接收、處理過程記錄、發(fā)放登記、歸檔錄入、檢索利用、借閱歸還登記等文檔管理的全過程，同時文件、檔案都在計算機和網(wǎng)絡(luò)中處理完成，實現(xiàn)紙張載體電子化，并輔助干掃描儀、微縮技術(shù)、復印技術(shù)、光盤等，使得信息得以長期保存，大大縮短文件傳送處理的時間，實現(xiàn)信息資源共享，使得文件管理和檔案管理作為一個統(tǒng)一的系統(tǒng)工程得以實現(xiàn)。
　　4.2　高校的人才培訓優(yōu)勢有利于文檔一體化管理的實現(xiàn)
　　傳統(tǒng)的文書工作人員和檔案管理人員分別只熟悉自己份內(nèi)的工作，并且缺乏相應的計算機知識。實現(xiàn)文檔一體化管理需要對文書工作人員和檔案工作人員進行業(yè)務(wù)培訓，而高校在人才培訓方面具有得天獨厚的優(yōu)勢，首先，高校有一大批各個專業(yè)的專家學者，其次，在培訓設(shè)備方面，高校擁有從硬件到軟件的全套培訓設(shè)備。因此高校比較容易培養(yǎng)出一批能勝任文檔一體化管理的高素質(zhì)干部職工隊伍，推動我國檔案的事業(yè)向前發(fā)展。
　　5　高校實現(xiàn)文檔一體化管理的對策和措施
　　從目前的情況來看，高校實現(xiàn)文檔一體化管理還有一定的距離，還需要多做努力，并且根據(jù)現(xiàn)在的情況采取行之有效的對策和措施。
　　重慶大學鄭善學認為應該從以下幾個方面來采取措施：(1)進一步加強電子文件歸檔管理的前端控制；(2)進一步弄清文檔一體化的業(yè)務(wù)流程；(3)進一步明確文檔一體化系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)；(4)積極探索文檔一體化管理的實現(xiàn)方案。
　　北京建筑工程學院王燕提出從以下幾個方面來采取措施：(1)加強文件管理的標準化、規(guī)范化；(2)建立文檔一體化管理的組織機構(gòu)；(3)建立統(tǒng)一的文檔一體化管理業(yè)務(wù)規(guī)范；(4)加強文檔一體化軟件的統(tǒng)籌規(guī)劃；(5)加快辦公自動化進程。
　　重慶交通大學陳國容認為：(1)建立電子文件歸檔管理制度；(2)檔案部門主動提前介入；(3)全面把握文檔一體化的業(yè)務(wù)流程；(4)明確文檔一體化系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)。
　　山東大學王玉平認為：(1)學校加大投資，盡快建立0A辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫銜接；(2)選擇功能齊全、易操作、安全可靠、性能穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)；(3)加強專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)及現(xiàn)代化操作技能的培訓。
　　從總體來看，高校文檔一體化已得到許多專家學者的認同，而且一些高等院校如云南大學等已經(jīng)開始進行文檔一體化的實踐并取得了一定的成果，但是我國文件和檔案長期分離、信息技術(shù)水平落后等諸多原因?qū)е铝藢⒗碚撀鋵嵉綄嵺`上會受到許多限制，進程緩慢。這要求我們要結(jié)合我國高校的實際情況，盡快解決存在的問題，為文檔一體化管理在高校順利實施鋪平道路，推動我國檔案事業(yè)的發(fā)