摘要：國內(nèi)中學(xué)進(jìn)行檔案電子信息化建設(shè)是學(xué)校管理工作不斷發(fā)展的客觀需要。隨著現(xiàn)代電子技術(shù)的廣泛應(yīng)用以及信息化建設(shè)在學(xué)校發(fā)展中的逐步推廣，中學(xué)普遍加強(qiáng)了檔案管理的信息化建設(shè)。但由于管理觀念、基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)人才配備各方面的弊端與問題，中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)仍然難以達(dá)到理想的狀態(tài)，只有通過科學(xué)、合理地改革，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，開創(chuàng)中學(xué)檔案管理的新局面。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；檔案管理；信息化建設(shè)；分析；研究

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2011）13-0212-02

近年來，隨著國家教育體制不斷完善，中學(xué)辦學(xué)格局發(fā)生重大變化，建設(shè)規(guī)模逐步擴(kuò)大，使檔案信息量逐年增加，檔案管理工作也就面臨了巨大的壓力，檔案工作者深刻感受到傳統(tǒng)的檔案管理觀念與模式已經(jīng)難以適應(yīng)不斷變化的管理要求，也難以滿足國內(nèi)中學(xué)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的新形勢。因此，在中學(xué)檔案管理中逐步加強(qiáng)信息化建設(shè)不但是時(shí)代發(fā)展的必然需求，而且也是中學(xué)整體管理水平與能力提升的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。如何進(jìn)一步發(fā)揮電子信息技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的作用，將成為中學(xué)加快信息資源建設(shè)服務(wù)的重要組成部分，必須引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的高度重視。

一、對(duì)實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案信息化建設(shè)存在問題的調(diào)查

目前，在中學(xué)的建設(shè)與發(fā)展中，電子信息技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域逐漸得到拓展，但是多應(yīng)用和表現(xiàn)在教學(xué)改革、校內(nèi)辦公、信息處理等方面，檔案管理的信息化建設(shè)始終處于緩慢發(fā)展的狀態(tài)。為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化中學(xué)整體建設(shè)理念的根本性轉(zhuǎn)變，必須從不同的角度綜合分析與總結(jié)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，才能尋求到有效的解決途徑。

（一）管理觀念相對(duì)落后

隨著學(xué)校規(guī)模的逐漸擴(kuò)大以及管理工作的需求，國內(nèi)中學(xué)普遍設(shè)立了專業(yè)的檔案管理科室。但是由于管理觀念的相對(duì)落后，大部分中學(xué)在檔案管理工作中仍然沿用為保管而保管，機(jī)械辦公等傳統(tǒng)的工作觀念，進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)校缺乏進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的熱情和積極性。另外，據(jù)調(diào)查在中學(xué)檔案管理工作中，存在管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，理解認(rèn)識(shí)能力不一致，年齡趨向高齡化，導(dǎo)致思想觀念缺乏開放和創(chuàng)新意識(shí)，難以跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，也是制約檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)需要投入一定數(shù)量的現(xiàn)代化電子設(shè)備，由于中學(xué)辦公經(jīng)費(fèi)多用于教學(xué)設(shè)施建設(shè)、校舍擴(kuò)建更新等方面，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)普遍存在設(shè)施薄弱的問題?；A(chǔ)設(shè)施薄弱的問題還與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度、教育主管部門的扶持力度具有重要的關(guān)系，如果不能及時(shí)引進(jìn)功能齊全的計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀以及檔案管理軟件等基礎(chǔ)設(shè)施，中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)是難以得到真正實(shí)行的。

（三）專業(yè)管理人員嚴(yán)重缺乏

目前，中學(xué)的工作重心大多數(shù)集中于教學(xué)質(zhì)量提升、教育教學(xué)改革以及升學(xué)率高低等方面，在師資引進(jìn)方面?zhèn)戎赜趯I(yè)教師的引進(jìn)，對(duì)檔案信息化人才地培養(yǎng)以及檔案管理信息化地研究還欠重視，若要將它提上學(xué)校的工作日程還有待努力?，F(xiàn)在，很多中學(xué)檔案管理工作多是由各類管理人員兼任，他們對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)的掌握和信息技術(shù)的應(yīng)用相對(duì)欠缺，也是影響檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展的重要原因。

二、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的途徑分析

為了適應(yīng)現(xiàn)代中學(xué)整體發(fā)展的需求以及管理工作日趨科學(xué)化、智能化的新形勢，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員必須適時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，在對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式及方法進(jìn)行總結(jié)的基礎(chǔ)上，逐漸加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，不但可以建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息規(guī)范體系，而且對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案工作的自動(dòng)化也具有重要的推動(dòng)作用。

（一）建立檔案信息檢索

中學(xué)檔案管理的內(nèi)容相對(duì)簡單，涉及面單純，多是學(xué)校行政、教學(xué)、人事等信息及資料，檔案管理人員可以根據(jù)信息資源類別的不同，分別建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，并且通過統(tǒng)一的窗口進(jìn)行信息的檢索和調(diào)取。檔案信息檢索系統(tǒng)的建立，不僅可以保證檔案信息的質(zhì)量和效率，而且達(dá)到了實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案電子化管理的目的。

（二）提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

在中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，管理人員不但要加快信息資源的整理、錄入，而且要逐步提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理略有不同，電子檔案的查找與調(diào)取相對(duì)方便，但是管理人員一定要注意管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，以防止保密信息的泄漏。檔案管理信息化建設(shè)中，要做到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平還需要借助先進(jìn)的檔案管理軟件，這樣才能不斷完善檔案信息的存貯、分類、檢索、保護(hù)、利用等流程的安全可靠及規(guī)范性，做到檔案管理工作效率地提高。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門還要重視檔案工作者地教育培訓(xùn)，為他們提供各種形式的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，使檔案工作者與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身專業(yè)技能和信息化知識(shí)，能熟練運(yùn)用多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。學(xué)校在師資引進(jìn)時(shí)，還要適時(shí)調(diào)整檔案管理的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，逐步優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，努力打造一支高素質(zhì)、高層次的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。

中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，也是實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理水平的重要項(xiàng)目。為了適應(yīng)現(xiàn)代化中學(xué)信息化與智能化管理模式的全面構(gòu)建與發(fā)展，中學(xué)必須加大資金與技術(shù)力量的投入，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展與創(chuàng)新進(jìn)步。[責(zé)任編輯 王曉燕]