采購與付款內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的、旨在保證采購與付款控制的過程。采購與付款金內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證采購與付款過程的合法合規(guī)性，保證資產(chǎn)的安全，保證在財(cái)務(wù)報告反映的相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效率，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

建立采購與付款內(nèi)部控制應(yīng)該從以下幾個方面建立：

一、建立授權(quán)批準(zhǔn)控制

完善的授權(quán)審批體系包括授權(quán)審批的權(quán)限和責(zé)任、程序、監(jiān)督三方面，加強(qiáng)這三方面的建設(shè)對整個體系的完善具有重要意義。

1.授權(quán)批準(zhǔn)的權(quán)限和責(zé)任：根據(jù)采購與付款的重要性、金額大小的不同進(jìn)行分級授權(quán)，確定各個層次的具體權(quán)利和相應(yīng)責(zé)任。企業(yè)可以在董事會設(shè)立采購委員會，專門負(fù)責(zé)企業(yè)的整個采購工作，其采購體系是：采購委員會—采購部—采購員。采購部直屬于采購委員會而非總經(jīng)理，采購委員會對董事會負(fù)責(zé)，而采購員則要求由懂得企業(yè)所需物資方面知識的、非其他部門的人員組成，防止出現(xiàn)材料需求部門與采購人員相互勾結(jié)徇私舞弊的行為。對重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，還應(yīng)先由專家就其科學(xué)、可行性進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批，防止出現(xiàn)因決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失的情形。

2.授權(quán)批準(zhǔn)的程序：明確采購與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行授權(quán)批準(zhǔn)的流程，如資料的上報、審批、論證等流程以及每個流程的處理時間、聯(lián)系人員、設(shè)立的關(guān)鍵控制點(diǎn)。如需對審批權(quán)限制定標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)置限額，則限額內(nèi)的采購業(yè)務(wù)可由采購委員會審批通過后執(zhí)行，超出限額的采購業(yè)務(wù)，則由采購委員會審批同意后向董事會提出申請，經(jīng)董事會審議通過后再下達(dá)執(zhí)行。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)和人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

3.授權(quán)批準(zhǔn)的監(jiān)督：建立完善的內(nèi)部會計(jì)控制制度，配置獨(dú)立于各分級授權(quán)審批層次的審計(jì)、監(jiān)督部門，并將對采購與付款業(yè)務(wù)的監(jiān)督、檢查納入其審核范圍；同時，完善報告、檢舉制度。采購委員會對采購業(yè)務(wù)的決定權(quán)由董事會下設(shè)的審計(jì)委員會進(jìn)行監(jiān)督，同時，監(jiān)事會應(yīng)當(dāng)對董事會的行為進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)督方應(yīng)獨(dú)立于被監(jiān)督方控制。

二、建立不相容職務(wù)相互分離控制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)相互分離、制約和監(jiān)督。

采購與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)包括：（1）在請購單中，對需要采購的物資品種、數(shù)量由生產(chǎn)或銷售部門、保管部門根據(jù)需要量和現(xiàn)有庫存量共同制定，然后由采購委員會相關(guān)物資的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行審核、批準(zhǔn)后進(jìn)行公開詢價；（2）采購合同由生產(chǎn)或銷售部門、采購委員會、財(cái)務(wù)部門和法律部門會同供貨商共同簽訂；（3）物資的采購人員不能同時負(fù)責(zé)會計(jì)記錄；（4）物資的采購人員、保管人員、使用人員不能負(fù)責(zé)會計(jì)記錄；（5）采購人員應(yīng)與負(fù)責(zé)付款審批的人員相分離；（6）審核付款人員應(yīng)與付款人員相分離；（7）記錄應(yīng)付賬款的人員應(yīng)與出納人員相分離。

三、建立與供應(yīng)商的溝通控制

協(xié)商采購商品價格是與供應(yīng)商溝通控制的中心問題，企業(yè)確定采購價格的決策主要體現(xiàn)在選擇采購價格的獲得方式。企業(yè)可以通過投標(biāo)和招標(biāo)采購，協(xié)議定價、詢價直接采購，市場現(xiàn)場采購等方式確定采購價格。例如：對大宗物資可采用招標(biāo)和投標(biāo)采購，而企業(yè)與供應(yīng)商已經(jīng)建立了良好的業(yè)務(wù)關(guān)系的則可采用協(xié)議定價或詢價直接采購。

四、建立合同訂單控制

對合同的關(guān)鍵控制點(diǎn)有：在與供貨商簽訂采購合同時，要在合同中明確自身的權(quán)利和義務(wù)并簽訂補(bǔ)充條款，以盡量降低企業(yè)的采購風(fēng)險；另外，采購部門還要注意供應(yīng)商簽署的合同是否具有法律效力，必要的情況下可聘請律師參與合同的簽訂過程；最后，采購部門要及時將簽署的采購與付款合同送交企業(yè)保管部門備案。

五、建立貨物驗(yàn)收控制

貨物運(yùn)到企業(yè)后，應(yīng)由使用部門和技術(shù)部門協(xié)同倉庫部門一起對貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，核對發(fā)貨單和實(shí)際入庫的商品，并記錄相關(guān)的情況，對于驗(yàn)收合格的采購商品，辦理規(guī)定的入庫手續(xù)，并做好記錄。如果驗(yàn)收入庫過程中出現(xiàn)了問題，需要及時通知采購部門進(jìn)行處理。

六、建立付款流程控制

審核采購發(fā)票、驗(yàn)收入庫說明等單據(jù)的內(nèi)容是否完整，記錄的數(shù)量是否正確，是否執(zhí)行了規(guī)定的業(yè)務(wù)程序等；還要對應(yīng)付賬款的付款憑證進(jìn)行審核，檢查付款申請是否經(jīng)過了授權(quán)審批程序。對得到支付批準(zhǔn)并已付款的業(yè)務(wù)，付款人員要在采購發(fā)票上蓋章以示支付，并妥善保管有關(guān)憑據(jù)防止資金的重復(fù)支付。采購部門則要負(fù)責(zé)審核采購申請、驗(yàn)收部門的驗(yàn)收單以及供應(yīng)商提供的采購合同，最后將審核后的單據(jù)交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行會計(jì)處理。

七、建立預(yù)算控制

預(yù)算控制最重要的是監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行，采購預(yù)算監(jiān)督的主要控制點(diǎn)有：檢查采購業(yè)務(wù)是否按事先預(yù)算進(jìn)行，主要是檢查已完成的采購業(yè)務(wù)的入庫單和供應(yīng)商的發(fā)貨單是否與采購商品的數(shù)量、種類等內(nèi)容一致；檢查付款業(yè)務(wù)是否按資金預(yù)算進(jìn)行，會計(jì)部門和監(jiān)督部門要對采購發(fā)票和結(jié)算憑證進(jìn)行審核，防止資金的濫用和貪污。

強(qiáng)化預(yù)算管理要做到以下幾點(diǎn)：（1）在預(yù)算年度開始前即編制完成采購計(jì)劃，以便對需采購的資產(chǎn)進(jìn)行充分論證并分析資產(chǎn)使用情況；（2）對采購項(xiàng)目進(jìn)行充分調(diào)研，選出其中大額、重要或技術(shù)強(qiáng)的資產(chǎn)召開論證會、形成年度采購預(yù)算；（3）采購預(yù)算應(yīng)該是涵蓋包括預(yù)算內(nèi)、預(yù)算外、基金等所有資金來源的綜合預(yù)算；（4）盡可能地細(xì)化預(yù)算，列明預(yù)算科目、采購金額、品目名稱、采購數(shù)量、規(guī)格型號等，以提高預(yù)算的透明度、準(zhǔn)確度及約束力。在實(shí)際執(zhí)行采購業(yè)務(wù)時，應(yīng)嚴(yán)格按預(yù)算執(zhí)行，不得隨意改變或調(diào)整，以保證預(yù)算的嚴(yán)肅性。對于超預(yù)算和預(yù)算外的采購項(xiàng)目，應(yīng)由需求部門報請購管理部門審核批準(zhǔn)，然后，按年初確定采購項(xiàng)目預(yù)算的程序?qū)ΤA(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)研、可行性分析或論證。