一、會(huì)計(jì)檔案的定義

會(huì)計(jì)檔案是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、個(gè)體工商戶和其他組織在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

要正確理解這個(gè)概念，首先要認(rèn)識(shí)到，會(huì)計(jì)檔案屬于專門檔案，是在會(huì)計(jì)專業(yè)活動(dòng)中形成，因此只有在會(huì)計(jì)核算中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等專業(yè)核算材料，才是真正意義上的會(huì)計(jì)檔案。而在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的其他文件材料，如政策法規(guī)、計(jì)劃總結(jié)、請(qǐng)示批復(fù)、制度辦法等均不屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇。

同時(shí)，要了解到會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)管理活動(dòng)中的重要價(jià)值和作用。一方面，它與其他門類的檔案一樣，具有原始記錄性，憑證依據(jù)性很強(qiáng)，不僅是經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)，而且對(duì)保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)、執(zhí)行國家財(cái)經(jīng)紀(jì)律發(fā)揮監(jiān)督作用。另一方面，它是研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷史，從經(jīng)濟(jì)角度展現(xiàn)一個(gè)單位的歷史面貌的珍貴史料。

二、會(huì)計(jì)核算材料的歸檔

會(huì)計(jì)核算材料的歸檔，是指單位會(huì)計(jì)部門或會(huì)計(jì)人員將辦理完畢的會(huì)計(jì)核算材料經(jīng)過整理向檔案部門移交的過程。會(huì)計(jì)核算材料的歸檔，既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，也是一項(xiàng)法定義務(wù)。歸檔意味著會(huì)計(jì)核算材料轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)檔案，也意味著從這一刻起檔案部門開始成為會(huì)計(jì)檔案的管理者，擁有相應(yīng)的管理權(quán)限和責(zé)任義務(wù)。

要做好會(huì)計(jì)核算材料的歸檔工作，需要制度保障。各單位都應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)核算材料的歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求和歸檔手續(xù)，通過這一制度的實(shí)施，確保會(huì)計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

1.歸檔范圍

是指單位會(huì)計(jì)部門或會(huì)計(jì)人員向檔案部門或檔案人員移交的會(huì)計(jì)核算材料的范圍，即哪些會(huì)計(jì)核算材料應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案保存。理論上說，凡是具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算材料都屬于歸檔范圍。根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，會(huì)計(jì)核算材料的歸檔范圍包括：

（1）會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它包括原始憑證（自制原始憑證、外來原始憑證）、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證）、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。

（2）會(huì)計(jì)賬簿。會(huì)計(jì)賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括總賬、明細(xì)賬、日記賬（現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬）、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會(huì)計(jì)賬簿。

（3）財(cái)務(wù)報(bào)告。財(cái)務(wù)報(bào)告是反映企業(yè)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件。按報(bào)告的編制時(shí)間可分為：月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)；按報(bào)告的編制單位可分為：單位財(cái)務(wù)報(bào)告、匯總財(cái)務(wù)報(bào)告；按報(bào)告的內(nèi)容或名稱分，有很多，例如企業(yè)有資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，行政事業(yè)單位由經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況報(bào)表、資金活動(dòng)報(bào)表等；按報(bào)告的服務(wù)對(duì)象可分為：內(nèi)部報(bào)告和外部報(bào)告兩種。財(cái)務(wù)報(bào)告歸檔時(shí)應(yīng)注意，會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明都應(yīng)視為財(cái)務(wù)報(bào)告的組成部分，一并歸檔。

（4）其他會(huì)計(jì)核算資料。主要是指屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

2．歸檔時(shí)間

是指單位會(huì)計(jì)部門或會(huì)計(jì)人員向檔案部門或檔案人員移交會(huì)計(jì)檔案的時(shí)間。原則上，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了之后，可暫由會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿之后，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員集中統(tǒng)一管理。

3．歸檔要求

就是對(duì)會(huì)計(jì)核算材料歸檔的質(zhì)量要求。從總體上來說，歸檔的會(huì)計(jì)核算材料應(yīng)符合齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、裝訂成冊(cè)、有利于保管和利用的要求。

4．歸檔手續(xù)

會(huì)計(jì)檔案在歸檔移交時(shí)，會(huì)計(jì)人員和檔案人員雙方必須履行一定的交接手續(xù)，以明確責(zé)任。具體做法是：檔案人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，對(duì)會(huì)計(jì)人員移交的會(huì)計(jì)檔案案卷進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，核對(duì)無誤后，雙方在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽字蓋章，一式兩份，雙方各存一份，以備查考。