摘要：本文在對(duì)國(guó)內(nèi)電子文件研究方法進(jìn)行批評(píng)分析的基礎(chǔ)上，以英國(guó)諾森比亞大學(xué)承擔(dān)的AC+erm國(guó)際前沿項(xiàng)目作為典型案例，對(duì)其所采用的研究方法進(jìn)行了深入研究。歸納出了其項(xiàng)目研究的經(jīng)驗(yàn)，提供中國(guó)電子文件管理研究借鑒。

關(guān)鍵詞：電子文件管理 研究方法 AC+erm項(xiàng)目 案例研究

1 背景

針對(duì)國(guó)內(nèi)電子文件及其管理研究中方法不透明或缺失的問(wèn)題，本文選擇了AC+erm項(xiàng)目(全稱Accelerating positive change in electronic records management， 中文涵義“電子文件管理發(fā)展促進(jìn)項(xiàng)目”)作為典型案例，旨在總結(jié)其在電子文件管理研究方法方面的經(jīng)驗(yàn)，供我國(guó)開(kāi)展電子文件管理研究學(xué)習(xí)和借鑒。

AC+erm項(xiàng)目，由英國(guó)諾森堡大學(xué)計(jì)算機(jī)工程與信息科學(xué)學(xué)院Julie McLeod教授主持，始于2007年1月，結(jié)束于 2010年3月。選擇該項(xiàng)目作為典型案例的主要原因在于該項(xiàng)目能夠全面反映電子文件管理前沿研究及研究方法的狀況，項(xiàng)目研究過(guò)程透明和規(guī)范，可以通過(guò)項(xiàng)目網(wǎng)站檢索到較完整和成套的項(xiàng)目資料。

項(xiàng)目的研究成果主要包含三個(gè)部分：文獻(xiàn)資源、網(wǎng)絡(luò)資源和研究工具。文獻(xiàn)資源，包括7種文獻(xiàn)資源：（1）系統(tǒng)文獻(xiàn)調(diào)查研究報(bào)告、（2）德?tīng)柗品ㄖ黝}分析報(bào)告、（3）現(xiàn)象分析報(bào)告、（4）工具介紹報(bào)告、（5）討論會(huì)報(bào)告、（6）終期報(bào)告、（7）資源列表。網(wǎng)絡(luò)資源，包括項(xiàng)目網(wǎng)站、項(xiàng)目博客和項(xiàng)目微博客，反映了項(xiàng)目的研究發(fā)現(xiàn)、研究方法、研究工具、研究進(jìn)展和學(xué)術(shù)討論內(nèi)容。研究工具包括蛇與梯子游戲、現(xiàn)象分析、思維導(dǎo)圖、豐富圖、自述文章、文字云、冰箱貼、視頻等八種工具。

2AC+erm項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)及分析

AC+erm項(xiàng)目的研究?jī)?nèi)容涉及以下三個(gè)方面：第一，人，包括觀念、關(guān)注度、文化、驅(qū)動(dòng)力和障礙；第二，工作實(shí)踐，包括過(guò)程、步驟、政策和標(biāo)準(zhǔn)；第三，有效實(shí)現(xiàn)文件管理的技術(shù)。這三個(gè)方面來(lái)源于組織內(nèi)電子文件管理實(shí)踐所涉及的主要影響因素，項(xiàng)目圍繞上述三個(gè)方面開(kāi)展深入的分析并得出結(jié)論，具有很強(qiáng)的連貫性。

AC+erm項(xiàng)目的研究方法主要包括系統(tǒng)文獻(xiàn)調(diào)查研究法、社會(huì)調(diào)查研究法和學(xué)術(shù)交流法三種方法。

研究路線按研究方法的采用分為三個(gè)部分，如圖1所示。

第一部分：2007年1月-2009年12月：對(duì)于電子文件管理領(lǐng)域?qū)W者研究成果的系統(tǒng)文獻(xiàn)調(diào)查研究；

第二部分：2008年1月-2009年10月：使用德?tīng)柗品ê陀懻摃?huì)進(jìn)行社會(huì)調(diào)查研究；

第三部分：2007年1月-2010年3月：使用網(wǎng)站、博客、微博客和電子郵件等網(wǎng)絡(luò)手段開(kāi)展成果發(fā)布與交流。

在項(xiàng)目研究過(guò)程中，三種方法綜合應(yīng)用，較詳細(xì)記錄了項(xiàng)目研究的方法體系，提供了可重復(fù)研究的方法借鑒。

3 項(xiàng)目研究方法及分析

項(xiàng)目采用的研究方法包括系統(tǒng)文獻(xiàn)調(diào)查研究法、社會(huì)調(diào)查研究和發(fā)布與交流法。

第一種研究方法， 系統(tǒng)文獻(xiàn)調(diào)查研究法（SLR）。該方法更加客觀和嚴(yán)謹(jǐn)，首次應(yīng)用于電子文件管理領(lǐng)域。系統(tǒng)文獻(xiàn)調(diào)查研究法的研究步驟包括：第一步，提出文獻(xiàn)調(diào)查研究的問(wèn)題。問(wèn)題應(yīng)該具體并有針對(duì)性。第二步，篩選相關(guān)文獻(xiàn)。檢索應(yīng)盡量全面，涵蓋在線數(shù)據(jù)庫(kù)、最新期刊等，乃至于灰色文獻(xiàn)。此外，還應(yīng)預(yù)先制定篩選標(biāo)準(zhǔn)（例如：包含的主題、研究和出版物的種類(lèi)等）。為了減小偏見(jiàn)，篩選應(yīng)該由不同的調(diào)研者單獨(dú)進(jìn)行，然后再將他們的選擇進(jìn)行比較。第三步，評(píng)估文獻(xiàn)質(zhì)量。根據(jù)篩選標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)。第四步，總結(jié)信息。制定信息摘要表，從文獻(xiàn)中摘錄出能夠回答調(diào)研者問(wèn)題的信息。第五步，說(shuō)明結(jié)論。對(duì)摘錄的信息進(jìn)行分析，給出調(diào)研者問(wèn)題的答案。調(diào)研者根據(jù)文獻(xiàn)研究的結(jié)果，選擇出一些關(guān)鍵議題作為德?tīng)柗品ㄖ械某跏紗?wèn)題。

第二種研究方法，社會(huì)調(diào)查法。該項(xiàng)目采用了德?tīng)柗品ê陀懻摃?huì)法這兩種方法。

（1） 德?tīng)柗品?。該方法產(chǎn)生于19世紀(jì)50年代，由蘭德公司首創(chuàng)，用于對(duì)專家意見(jiàn)進(jìn)行綜合。德?tīng)柗品ㄕ{(diào)研的主要環(huán)節(jié)有：

* 一個(gè)及以上環(huán)節(jié)對(duì)系統(tǒng)文獻(xiàn)調(diào)查研究法中總結(jié)的議題進(jìn)行提煉和討論；

* 一個(gè)環(huán)節(jié)將影響電子文件發(fā)展的議題根據(jù)重要性或緊迫性進(jìn)行排列；

* 一個(gè)及以上環(huán)節(jié)討論在之前的環(huán)節(jié)中提煉出的議題，并提出解決方案。

* 一個(gè)環(huán)節(jié)根據(jù)某種標(biāo)準(zhǔn)對(duì)解決方案進(jìn)行評(píng)價(jià)。

使用德?tīng)柗品梢院Y選出引起研究人員興趣的議題或者有挑戰(zhàn)性的議題。

（2）討論會(huì)法。該方法來(lái)源于德?tīng)柗品ǖ臄?shù)據(jù)分析結(jié)果，旨在促進(jìn)進(jìn)一步的數(shù)據(jù)收集和學(xué)術(shù)交流。討論會(huì)能讓更多的參與者進(jìn)行面對(duì)面的交流，對(duì)德?tīng)柗品ǖ慕Y(jié)論進(jìn)行驗(yàn)證和拓展，促進(jìn)研究經(jīng)驗(yàn)的分享；允許電子文件管理的不同利益相關(guān)方及多學(xué)科領(lǐng)域的學(xué)者共同參與，提供較全面的電子文件管理觀點(diǎn)；讓國(guó)內(nèi)外的參與者對(duì)研究結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)，能夠提高研究成果的國(guó)際化共識(shí)度。

第三種方法，發(fā)布與交流法。在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，項(xiàng)目的成果持續(xù)通過(guò)項(xiàng)目網(wǎng)站、項(xiàng)目博客以及微博客twitter進(jìn)行發(fā)布。項(xiàng)目組希望通過(guò)這種持續(xù)的交流展示，強(qiáng)調(diào)電子文件管理研究議題的緊迫性，引起變革，并且鼓勵(lì)更大范圍的討論。

項(xiàng)目網(wǎng)站（www.northumbria.ac.uk/acerm）用于公開(kāi)發(fā)布項(xiàng)目的結(jié)論、方法與工具等成果，并作為研究的永久性資源保存。其中包含了17篇相關(guān)文獻(xiàn)，發(fā)布了項(xiàng)目的最終成果，以及項(xiàng)目進(jìn)行的階段性成果。

項(xiàng)目博客（http://acerm.blogspot.com）用于公開(kāi)共享和收集數(shù)據(jù)。其中包含94篇博文，并且收獲了31條評(píng)論與3名追隨者，有來(lái)自30多個(gè)國(guó)家的超過(guò)6000名獨(dú)立訪問(wèn)者和超過(guò)1600名回訪者。

項(xiàng)目微博客（https://twitter.com/Northumbria_RM）共發(fā)表67條微博，有56名粉絲與11個(gè)列表。

4 項(xiàng)目研究工具概述

該項(xiàng)目采用的研究工具有以下8種。

(1) 蛇與梯子游戲

蛇與梯子游戲是一種傳統(tǒng)的兒童桌面游戲。在該項(xiàng)目中，梯子代表組織中電子文件管理的機(jī)會(huì)，蛇代表陷阱。通過(guò)游戲，從業(yè)人員可以對(duì)文件管理中所應(yīng)注意的事項(xiàng)得以了解，并培養(yǎng)電子文件管理風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)，此外還可以通過(guò)參與者的探索為項(xiàng)目增加新的內(nèi)容。

(2) 現(xiàn)象分析

現(xiàn)象分析法是一種研究人員通過(guò)自身的想象和經(jīng)驗(yàn)對(duì)于某一話題（現(xiàn)象）提供個(gè)人主觀見(jiàn)解的方法。該項(xiàng)目的現(xiàn)象分析基于德?tīng)柗品ㄖ蝎@得的研究結(jié)論?，F(xiàn)象分析法可用來(lái)檢測(cè)和提高文件管理人員的能力。

(3) 思維導(dǎo)圖

思維導(dǎo)圖是用來(lái)呈現(xiàn)圍繞同一關(guān)鍵詞或者觀點(diǎn)的文字、觀點(diǎn)、任務(wù)或者其他項(xiàng)目的圖表。在該項(xiàng)目中，思維導(dǎo)圖（MindMeister，www.mindmeister.com）根據(jù)德?tīng)柗品ㄋ贸龅慕鉀Q方案繪制。它是一種將信息圖形化的工具，可用于頭腦風(fēng)暴以及意見(jiàn)和建議的征集。

(4) 豐富圖

豐富圖是將細(xì)節(jié)用圖展現(xiàn)出來(lái)的一種可視化表達(dá)方式，是對(duì)復(fù)雜或者定義不明問(wèn)題提供思考方法的工具，常被用作決策工具。

該項(xiàng)目使用豐富圖展示了不同利益相關(guān)方對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的不同觀點(diǎn)，反映出在組織遭遇風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，不同的利益相關(guān)方的意見(jiàn)究竟會(huì)產(chǎn)生怎樣的差異。

(5) 自述文章

該項(xiàng)目中用于作為自述文章的材料來(lái)源于德?tīng)柗品?。該方法可以用于多種目的來(lái)鼓勵(lì)討論和意見(jiàn)交換。該項(xiàng)目通過(guò)一個(gè)英國(guó)醫(yī)療的短故事，揭示了隱私、安全和電子文件管理之間關(guān)系問(wèn)題及復(fù)雜的管理問(wèn)題。

(6) 文字云

文字云是對(duì)詞語(yǔ)的視覺(jué)化描述，它將文字進(jìn)行了圖像化表現(xiàn)。在該項(xiàng)目中文字云采用Wordle工具（http://www.wordle.net），由德?tīng)柗品ㄌ岢龅年P(guān)鍵議題中的詞語(yǔ)所構(gòu)成。文字云常用于出版物、報(bào)告和網(wǎng)站等中的結(jié)論展示。

(7) 冰箱貼

是一種將詞語(yǔ)和短語(yǔ)作為冰箱貼來(lái)展示和記錄用戶對(duì)于電子文件管理的觀點(diǎn)的方法。這項(xiàng)工具也用于研究團(tuán)體對(duì)核心概念的定義，列舉或歸類(lèi)研究對(duì)象以及描述研究過(guò)程或工作流程。

在該項(xiàng)目中，該方法被用于討論會(huì)，調(diào)查并反映參與者對(duì)電子文件管理的觀點(diǎn)。

(8) 視頻

視頻主要使用在線軟件Xtranomal（www.xtranormal.com）制作動(dòng)畫(huà)短片。該項(xiàng)工具并不適用于專業(yè)人員，其價(jià)值在于可以讓非專業(yè)人員對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行簡(jiǎn)單的了解。

該項(xiàng)工具可用于對(duì)活動(dòng)、項(xiàng)目和政策等的發(fā)布。也可用在培訓(xùn)中，對(duì)某些材料進(jìn)行介紹和總結(jié)，還可以用于研究團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)型組織建設(shè)。

5 結(jié)論與借鑒

本文通過(guò)對(duì)AC+erm項(xiàng)目電子文件管理研究經(jīng)驗(yàn)的分析，得到以下借鑒：

第一， 應(yīng)加強(qiáng)電子文件管理研究方法的研究，提高研究人員的學(xué)術(shù)規(guī)范意識(shí)。

研究方法的研究一方面可以對(duì)前人的研究方法進(jìn)行總結(jié)，分享研究經(jīng)驗(yàn)，為后人開(kāi)展同類(lèi)研究提供參考。另一方面，研究方法是否透明，是否可以重復(fù)驗(yàn)證，是研究成果可信度判斷的基本條件，是研究過(guò)程符合國(guó)際學(xué)術(shù)規(guī)范的基本要求。

第二， 應(yīng)鼓勵(lì)多種研究方法綜合應(yīng)用，提高研究成果的質(zhì)量。

每一種研究方法都有其優(yōu)勢(shì)與局限，使用單一研究方法，研究視角可能狹窄，研究數(shù)據(jù)可能不全，研究邏輯可能不夠嚴(yán)密，多種方法的綜合應(yīng)用能夠彌補(bǔ)這種缺陷。不同方法所得的研究結(jié)果可以相互支持，提高研究成果的質(zhì)量。

第三， 應(yīng)提倡電子文件管理研究項(xiàng)目的社會(huì)參與，促進(jìn)項(xiàng)目的交流與發(fā)展。

目前國(guó)內(nèi)電子文件管理的科研項(xiàng)目多是由研究者獨(dú)立完成，較少邀請(qǐng)項(xiàng)目組外人員參與研究，研究的思路有限，能獲得的信息量有限。研究者應(yīng)該提供機(jī)會(huì)鼓勵(lì)本研究領(lǐng)域的相關(guān)人參與到研究討論中，一方面能夠拓寬研究思路，另一方面能夠及時(shí)糾正研究進(jìn)展中出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

第四， 應(yīng)關(guān)注研究人員研究能力的提升，拓展研究成果的形式。

目前我國(guó)電子文件管理科研項(xiàng)目的研究成果形式多為研究報(bào)告、研究論文和著作，多關(guān)注于末端的研究結(jié)果和結(jié)論的介紹，缺少對(duì)所采用的研究方案、研究方法和研究工具的介紹?？茖W(xué)研究不應(yīng)該僅關(guān)注研究結(jié)論，還應(yīng)該關(guān)注研究方案、研究方法和研究流程的合理性設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)與規(guī)范總結(jié)，關(guān)注研究人員科研能力的培養(yǎng)和研究方法的訓(xùn)練，提供多種形式的研究成果。

6 本文研究的局限與未來(lái)建議

本文僅限于AC+erm一個(gè)案例的研究，局限于可獲取的文獻(xiàn)和資源。此外，上述建議是否適用于我國(guó)還需進(jìn)一步檢驗(yàn)和驗(yàn)證。

AC+erm項(xiàng)目?jī)H是電子文件管理研究方法研究的一個(gè)典型案例。除了倡導(dǎo)開(kāi)展電子文件管理研究方法的研究外，更重要的是希望喚起研究者對(duì)于研究方法研究的重視。希望研究者們?cè)谖磥?lái)的研究中采取更加豐富的研究方法，以更好地分享研究經(jīng)驗(yàn)，提高研究成果的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 安小米. 國(guó)外電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略研究[J].檔案學(xué)通訊，2009(1)：10-13.

[2] 劉越男.我國(guó)電子文件管理的現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策[J].電子政務(wù)，2010(6)：10-16.

[3] Julie McLeod， Sue Childs and Rachel Hardiman (2010) ‘AC+erm Final Report’ [online] http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/final.pdf

[4]‘AC+erm Systematic Literature Review: People Aspects’ (2010)[online] http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/slr_people.pdf

[5]‘AC+erm Systematic Literature Review: Process Aspects’ (2010) [online]http://www.northumbria.ac.uk/static/5007/ceispdf/slr_process.pdf

作者單位：數(shù)據(jù)工程與知識(shí)工程教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院