摘要：檔案作為企業(yè)重要的信息資源和資產(chǎn)，如何高效地開發(fā)和提供利用檔案信息資源是檔案工作者的重要使命，本文以京煤集團(tuán)檔案工作為例進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 信息資源 開發(fā)利用

檔案是重要的信息資源，開發(fā)和利用檔案信息資源是檔案工作的最終目的。檔案工作者應(yīng)更新觀念，不斷提高管理水平，以新的模式、新的途徑充分開發(fā)和利用檔案信息資源。

一、大力開發(fā)和利用檔案信息資源的必要性

1．企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供了可靠依據(jù)。近幾年隨著北京市發(fā)展戰(zhàn)略的改變和煤炭市場的萎縮，京煤集團(tuán)公司作為國有大型煤炭企業(yè)，不斷改變生產(chǎn)結(jié)構(gòu)，大力發(fā)展多種經(jīng)營。籌建開發(fā)內(nèi)蒙古電廠是京煤集團(tuán)公司企業(yè)轉(zhuǎn)行的一項(xiàng)重大工程，公司檔案館保存著京煤集團(tuán)公司歷史上籌備和建設(shè)電廠工作的大量檔案信息材料（我公司1991年在北京曾籌備和建設(shè)了王平村煤矸石熱電廠），為此，檔案館成立了專題小組，把涉及到電廠籌建和建設(shè)工作的有價(jià)值的檔案信息匯編成冊，提供給了相關(guān)部門，為領(lǐng)導(dǎo)層的正確決策提供了參考依據(jù)。

2．開發(fā)和利用檔案信息為企業(yè)的科研生產(chǎn)提供了可靠依據(jù)。在企業(yè)檔案工作中，為了及時(shí)了解企業(yè)前沿科技產(chǎn)品動態(tài)，掌握第一手資料，檔案人員深入到公司有關(guān)部室和下屬單位，參加企業(yè)產(chǎn)品鑒定和驗(yàn)收會議，將重要的、有保存價(jià)值的檔案材料都及時(shí)進(jìn)行了收集和整理，保障了公司檔案館總是保存著企業(yè)最新的科技信息材料，幫助企業(yè)科研人員了解和掌握最新的科技信息和科研動態(tài)，同時(shí)，也為企業(yè)節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。

3．開發(fā)和利用檔案信息資源，為企業(yè)的營銷決策提供可靠的依據(jù)。企業(yè)檔案人員通過對國內(nèi)外市場信息的收集和整理，去粗取精、去偽存真，及時(shí)有效地提供給企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及營銷部門，使企業(yè)的營銷工作緊跟市場，從而避免了營銷活動的盲目性，為企業(yè)直接或間接地創(chuàng)造了更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

二、目前企業(yè)檔案信息資源開發(fā)

和利用工作中存在的問題

隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案工作也逐步走向規(guī)范化的管理，企業(yè)檔案的開發(fā)和利用工作也取得了一定的成果，但仍然存在一些較為突出的問題。

1．某些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還存在著思想認(rèn)識不夠，檔案意識薄弱的問題。目前，某些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度還不夠，檔案意識較為薄弱，使得企業(yè)的檔案管理工作，目前還依然停留在建檔、管檔、看家守?cái)偂⒛悴槲艺业妮^低水平，忽視了企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用工作，導(dǎo)致許多珍貴的、有很高利用價(jià)值的檔案材料被常年閑置，無法發(fā)揮它們應(yīng)有的職能和作用。

2．某些企業(yè)館（室）藏檔案結(jié)構(gòu)較為單一，內(nèi)容不夠豐富多樣。由于企業(yè)檔案人員管理工作的不科學(xué)、不規(guī)范，歸檔制度不夠健全等原因，企業(yè)檔案人員普遍對黨政部門和財(cái)務(wù)會計(jì)部門形成的檔案收集得較為齊全，而對于收集難度較大的生產(chǎn)科研部門形成的科研和技術(shù)檔案等，卻收集不夠齊全和完整，使得某些具有較高保存價(jià)值的檔案信息未能及時(shí)地收集和歸檔，影響了企業(yè)檔案信息的資源開發(fā)和利用。

3．企業(yè)檔案開發(fā)和利用手段較為落后。在操作上，檔案信息的開發(fā)利用，面臨著現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的挑戰(zhàn)。長期以來，由于各方面的條件限制，企業(yè)對檔案工作的資金投入不足，導(dǎo)致了設(shè)備、技術(shù)條件的落后。我們在對下屬單位的檢查中發(fā)現(xiàn)：有的下屬企業(yè)由于沒有復(fù)印機(jī)，延長了資料摘錄時(shí)間，降低了工作質(zhì)量和效率，開發(fā)出來的信息成了過期資料；有的企業(yè)因不能運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，無法借鑒各地開發(fā)利用成功的經(jīng)驗(yàn)，只能閉門造車；有的企業(yè)因沒有計(jì)算機(jī)，檔案的檢索全靠手工勞動，加大了查閱檔案的工作量。有些單位檔案室雖然配備了計(jì)算機(jī)，但大多數(shù)僅局限于進(jìn)行檔案目錄的檢索和管理，而缺乏對企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的建設(shè)，無法做到企業(yè)檔案信息資源的共享，這樣必然影響企業(yè)檔案信息資源的有效開發(fā)和利用。這些問題不解決，企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用工作就很難取得較高的經(jīng)濟(jì)效益。

4．缺乏檔案管理方面的專業(yè)人才。我公司下屬37個(gè)單位，共有專兼職檔案人員162人，大學(xué)?？埔陨?6人，檔案專業(yè)大學(xué)專科以上只有8人，近幾年，企業(yè)檔案人員的學(xué)歷水平，雖然有了一定的提高，但正規(guī)檔案專業(yè)、綜合素質(zhì)較高的企業(yè)檔案人員卻少之又少。企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力偏低與現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理工作脫節(jié)，在一定程度上也影響和制約了企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用。

5．企業(yè)檔案的深層次加工工作較為滯后。我們在對基層單位的檢查工作中發(fā)現(xiàn)，有些單位由于人員少、工作量大，檔案人員只注重企業(yè)檔案信息資源淺層次的利用，卻忽略了企業(yè)檔案深層次的開發(fā)，企業(yè)檔案的編研工作較為滯后。企業(yè)檔案編研工作是企業(yè)檔案深層次加工工作的主要內(nèi)容，目前，企業(yè)檔案編研成果少，檔案深層次加工滯后的問題，已使企業(yè)檔案信息資源無法得到有效的開發(fā)和利用，企業(yè)檔案的作用無法正常發(fā)揮，進(jìn)而影響到企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用工作的對策

1．企業(yè)檔案部門應(yīng)明確企業(yè)檔案信息開發(fā)和利用工作的地位。企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用是企業(yè)檔案工作的最終目的，是企業(yè)檔案工作的落腳點(diǎn)。企業(yè)檔案館（室），是企業(yè)保管檔案的基地和中心，存儲著企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大量寶貴信息。企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用是企業(yè)檔案部門最能在企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮作用的重要工作，也是企業(yè)檔案工作中最為重要的部分，我們作為企業(yè)檔案工作者，應(yīng)從這樣的高度來認(rèn)識檔案信息資源的開發(fā)和利用工作的地位和作用。首先，企業(yè)檔案工作者，應(yīng)立足本職勇于創(chuàng)新和改革。企業(yè)檔案人員應(yīng)破除“重管理輕利用”的思想，立足本職、積極工作，克服“無所作為”、“不求進(jìn)取”的消極認(rèn)識，勇于創(chuàng)新、善于改革，這是做好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用的前提和基礎(chǔ)。其次，企業(yè)分管檔案工作的各級領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)高度重視企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用工作。要在人力、財(cái)力、物力等方面向檔案開發(fā)和利用工作傾斜，使企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用工作能夠在高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上順利發(fā)展，從而真正為企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到引導(dǎo)和服務(wù)的作用。

2．企業(yè)檔案部門應(yīng)積極開展檔案的宣傳和教育活動，促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用。企業(yè)檔案的宣傳和教育是企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容，是企業(yè)重視檔案工作的一種重要的表現(xiàn)形式。由于企業(yè)某些干部和職工，對企業(yè)檔案的認(rèn)識模糊不清，檔案意識較為淺薄，阻礙了企業(yè)檔案開發(fā)和利用工作的有效開展。因此企業(yè)檔案部門應(yīng)把檔案的宣傳教育工作作為一項(xiàng)長期而重要的任務(wù)來抓，應(yīng)充分利用企業(yè)的閉路電視、黑板報(bào)、廣播和開辦集中培訓(xùn)班等形式，廣泛而深入地宣傳開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源的重要意義，增強(qiáng)企業(yè)干部和職工的檔案意識，從而為企業(yè)檔案開發(fā)和利用工作的順利開展創(chuàng)造環(huán)境支持。

3．企業(yè)檔案部門要深層次開發(fā)和利用檔案信息資源。雖然，目前企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用工作存在著諸多難題和不利因素，但也不是不能有所作為。企業(yè)檔案部門應(yīng)充分利用企業(yè)館（室）藏檔案信息，深層次開發(fā)和利用檔案資源。以我公司為例，在公司檔案館保存的文書檔案中有一部分建國后經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面的檔案史料，在這些檔案史料里，記載著企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的具體政策、成就、經(jīng)驗(yàn)以及經(jīng)濟(jì)管理活動的措施、方法等。我們通過深層次地開發(fā)和研究這些檔案史料，起草了有關(guān)研究成果報(bào)告，提供給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作為參考，此項(xiàng)工作得到了領(lǐng)導(dǎo)的肯定，對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展也起到了一定的推動作用。

4．企業(yè)檔案部門應(yīng)充分運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段做好檔案信息的開發(fā)和利用工作。從近幾年企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用方面來看，企業(yè)檔案的數(shù)字化工作勢在必行，這也是提高企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用工作質(zhì)量的重要手段和決定因素。近幾年，各單位的大量實(shí)踐已經(jīng)充分證明了這一點(diǎn)，檔案的數(shù)字化為企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用創(chuàng)造了有利條件，使企業(yè)檔案人員從繁重的、低效率的手工勞動中解放出來，也為企業(yè)大力開發(fā)和利用檔案信息資源奠定了基礎(chǔ)。

5．企業(yè)檔案部門應(yīng)建立健全企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用制度。為了提高企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用效率，就要建立健全企業(yè)檔案信息的開發(fā)和利用制度。首先，應(yīng)突破“自我服務(wù)”的傳統(tǒng)編研方法和方式，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)工作發(fā)展的需要，制定編研方案，有計(jì)劃地開展好企業(yè)檔案的編研工作。如我公司結(jié)合本企業(yè)的中心工作，有重點(diǎn)地開展檔案的編研工作，先后編寫了《煤礦沖擊地壓防治簡介》、《技改項(xiàng)目簡介》、《產(chǎn)品介紹》等編研材料，由于這些材料突出了企業(yè)發(fā)展經(jīng)濟(jì)、安全生產(chǎn)的中心工作，實(shí)用性強(qiáng)，得到了領(lǐng)導(dǎo)的肯定和支持。其次，企業(yè)檔案部門要建立檔案信息利用的預(yù)測制度。通過對企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用可行性的預(yù)測和分析，掌握企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門對企業(yè)檔案信息資源的需求和動向，建立需求信息預(yù)測網(wǎng)絡(luò)，有針對性地進(jìn)行企業(yè)檔案信息的收集、匯總和分析。同時(shí)，也應(yīng)經(jīng)常對企業(yè)檔案信息資源利用率進(jìn)行分析和研究，通過企業(yè)檔案的利用信息反饋，明確企業(yè)檔案工作每一個(gè)階段的利用重點(diǎn)，有針對性地開展工作。

作者單位：北京京煤集團(tuán)有限責(zé)任公司