摘要：民生檔案是“人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問(wèn)題”在檔案工作中的集中體現(xiàn)。本文根據(jù)原東城區(qū)屬各機(jī)關(guān)單位保存民生檔案情況的調(diào)查，研究概括民生檔案在廣義、狹義上的概念，并將民生檔案劃分6大類49小類，同時(shí)研究民生檔案自身存在的獨(dú)立性、動(dòng)態(tài)性、隱私性、現(xiàn)行效應(yīng)性以及種類多樣性等特點(diǎn)，以提示檔案部門要充分發(fā)揮自身作用，真正實(shí)現(xiàn)民生檔案的便民服務(wù)。

關(guān)鍵詞：民生 檔案 種類 特點(diǎn)

黨的十七大報(bào)告明確指出，加快推進(jìn)以改善民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè)，努力使全體人民學(xué)有所教、勞有所得、病有所醫(yī)、老有所養(yǎng)、住有所居，推動(dòng)建設(shè)和諧社會(huì)。加強(qiáng)民生檔案工作是檔案部門深入貫徹黨的十七大精神，全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的具體行動(dòng)，是服務(wù)首都社會(huì)建設(shè)的具體體現(xiàn)。

一、民生檔案的概念

2007年12月國(guó)家檔案局制發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，要求全國(guó)各級(jí)檔案部門要把做好民生檔案工作作為檔案部門貫徹十七大精神和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的戰(zhàn)略舉措來(lái)抓?！懊裆鷻n案”逐步深入人心。那么“民生檔案”的概念到底是什么呢？從廣義上講民生檔案是指在就業(yè)收入、福利保障、文化教育、健康醫(yī)療、居住交通、社會(huì)安全、資源環(huán)境等民生工作領(lǐng)域中直接形成的，與社會(huì)公眾利益直接相關(guān)的，具有一定保存查考價(jià)值的各種原始記錄的檔案集合體。

從狹義上講民生檔案是涉及勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保障、收入分配、教育衛(wèi)生、居民住房、社會(huì)管理等各項(xiàng)民生工作的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位直接形成的與社會(huì)群眾利益直接相關(guān)的，具有一定保存查考價(jià)值的各種原始記錄的專門檔案。狹義的民生檔案的基本含義是指：

1.民生檔案的形成者是涉及民生工作的各級(jí)教育、工商、醫(yī)療、勞動(dòng)人事、民政、司法、稅務(wù)、房地管理等機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位。民生檔案來(lái)源于一定的民生檔案形成單位，產(chǎn)生于民生檔案形成單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。民生檔案是以專門從事民生工作的各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)為特定的單位，不斷積累起來(lái)的產(chǎn)物。

2.民生檔案的形成范圍是勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保障、收入分配、教育衛(wèi)生、居民住房、社會(huì)管理等民生工作領(lǐng)域。民生檔案是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在其具體的民生工作中，記載和反映一定的民生工作內(nèi)容而逐漸形成的。其主要內(nèi)容是與社會(huì)群眾利益直接相關(guān)的具有一定保存查考價(jià)值的原始記錄。首先民生檔案的主要內(nèi)容與公眾利益直接相關(guān)，能夠?yàn)楣娊鉀Q其實(shí)際問(wèn)題；其次，民生檔案具有一定保存查考價(jià)值，在民生工作產(chǎn)生的大量文件中只有具有一定保存價(jià)值和查考價(jià)值的文件才能作為民生檔案；第三，民生檔案是涉及民生工作的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在從事某項(xiàng)民生工作中相伴而生的原始記錄，其形成過(guò)程、所承載的數(shù)據(jù)、信息內(nèi)容，都具有原始性。

3.民生檔案的具體檔案門類只涉及專門檔案。基于民生檔案的獨(dú)有特性，狹義的民生檔案不包括各級(jí)政府部門制發(fā)的關(guān)于民生工作的政策性文件，而只是作為專門檔案的一類，從屬于專門檔案。其載體則既包括紙質(zhì)形式，也包括電子數(shù)據(jù)形式。

本文研究的是狹義的民生檔案，并以原東城區(qū)為研究對(duì)象。

二、民生檔案的種類

根據(jù)調(diào)查與研究發(fā)現(xiàn)，原東城區(qū)立檔單位及下屬機(jī)構(gòu)產(chǎn)生保存的民生檔案內(nèi)容龐雜、形式多樣，共有482381卷、897810件、38133冊(cè)、117盒、216191袋、2062箱、569164張，另有排架長(zhǎng)度為224米的民生文件材料未整理?，F(xiàn)有各類民生檔案6大類49小類，各類目名稱詳見下表。

三、民生檔案特點(diǎn)分析

根據(jù)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，民生檔案除具備一般檔案具有的原始記錄性、憑證性和參考性、定向積累性、有機(jī)聯(lián)系性等一般屬性外，還具有不同于其他檔案的獨(dú)有特點(diǎn)。

1.獨(dú)立性

從形成和管理看，民生檔案均是以人或戶為單位形成并進(jìn)行獨(dú)立管理。每類民生檔案是圍繞著特定的某一項(xiàng)民生專業(yè)工作過(guò)程形成的，在內(nèi)容構(gòu)成上是較為完整、客觀地記錄了該項(xiàng)民生活動(dòng)的有關(guān)原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和信息，因此，民生檔案可以相對(duì)獨(dú)立地發(fā)揮支撐有關(guān)民生專業(yè)性工作正常開展的作用。比如社會(huì)救助類檔案是由各級(jí)民政機(jī)構(gòu)在開展社會(huì)救助工作中形成的，并按每一戶居民獨(dú)立管理的民生檔案?？傊裆鷻n案在其形成者、形成過(guò)程、管理方式等方面都表現(xiàn)出較為突出的獨(dú)立性。

2.動(dòng)態(tài)性

從民生工作實(shí)際情況看，部分民生檔案形成后，根據(jù)工作需要，定期或不定期需要增加新的檔案材料，以達(dá)到民生檔案齊全完整的目的，體現(xiàn)了民生檔案自身動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。比如，由于每年需要增加新的復(fù)審材料，每半年或一年需要定期增加新的相關(guān)材料的民生檔案有殘疾人康復(fù)救助、個(gè)體工商戶開歇業(yè)、個(gè)體工商戶稅收、個(gè)人稅收、獨(dú)生子女救助、救助審批、專項(xiàng)救助、臨時(shí)救助、社會(huì)保險(xiǎn)。因?yàn)樯婕暗絺€(gè)人、個(gè)體戶的稅收、資金救助及保險(xiǎn)金定期審批等事項(xiàng)，需要定期、半年或一年增加新材料。人事檔案根據(jù)個(gè)人的工作經(jīng)歷、調(diào)整工資、退休等項(xiàng)人事政策的要求，需要不定期的增加新材料。

3.隱私性

從民生檔案的具體內(nèi)容看，民生檔案涉及到大量的公民個(gè)人信息，具有檔案內(nèi)容信息的隱私性。比如，婚姻檔案涉及登記雙方姓名、年齡、性別、身份證號(hào)碼、婚姻狀況、家庭住址、戶口信息、工作單位、有無(wú)子女、離婚協(xié)議等各種詳細(xì)的公民個(gè)人信息。特別是離婚協(xié)議涉及財(cái)產(chǎn)劃分、子女撫養(yǎng)等各種涉及公民個(gè)人利益敏感性較高的信息，其隱私性較強(qiáng)。

4.現(xiàn)行效應(yīng)性

各類民生檔案都具有突出的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，有明顯的現(xiàn)行效應(yīng)性。這是由涉及民生工作的部門形成某種專門民生檔案的最初設(shè)計(jì)（或設(shè)想）決定的。在其從事各種民生活動(dòng)時(shí)具有突出的目的性，不僅自覺地形成和積累各種相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息記錄，而且還在現(xiàn)實(shí)的管理活動(dòng)中頻繁地使用這些原始的記錄來(lái)保證其工作的持續(xù)性、穩(wěn)定性和高效性。實(shí)踐證明，如果一項(xiàng)民生活動(dòng)失去了必要的民生檔案的保證，那么該項(xiàng)工作便無(wú)法正常運(yùn)作或有效開展。民生檔案實(shí)際上已經(jīng)是從事有關(guān)民生工作所必須的業(yè)務(wù)手段和工具。而且民生檔案往往都涉及個(gè)人，其現(xiàn)行效應(yīng)性的顯現(xiàn)時(shí)效往往會(huì)延續(xù)到個(gè)人生命終結(jié)甚至更長(zhǎng)。比如房屋權(quán)屬檔案，其現(xiàn)行效應(yīng)性往往在產(chǎn)權(quán)人去世后仍然延續(xù)，其一代甚至二代、三代后人仍需此房屋權(quán)屬檔案辦理當(dāng)前相關(guān)事宜。

5.種類多樣性

從民生檔案的種類以及每類民生檔案包括的具體文件材料看，民生檔案體現(xiàn)了其自身的種類多樣性。民生檔案涉及各個(gè)領(lǐng)域，觸及社會(huì)民眾生活的各個(gè)方面，因此產(chǎn)生的種類較多，數(shù)量也頗為龐大。根據(jù)本次調(diào)查，原東城區(qū)現(xiàn)有各類民生檔案6大類、49小類。此外，各類民生檔案具體文件材料也是內(nèi)容繁多、種類多樣，共有四百余種。其中僅房屋管理類中拆遷工程小類檔案內(nèi)的具體文件材料就多達(dá)二十余種，包括回購(gòu)就地安置住房預(yù)售合同，北京市住宅房屋拆遷貨幣補(bǔ)償協(xié)議，東城區(qū)危舊房改造就地安置協(xié)議書，北京市城市房屋拆遷補(bǔ)償款、補(bǔ)助費(fèi)領(lǐng)款憑證，危改區(qū)居民戶籍調(diào)查表，居住地房屋平面原圖，北京市東城區(qū)城市房屋拆遷入戶調(diào)查表，被拆遷居民貨幣補(bǔ)償審批表等。

總之，檔案部門要充分發(fā)揮自己的作用，綜合考慮民生檔案的自身特點(diǎn)，采取切實(shí)可行的有效措施，真正實(shí)現(xiàn)民生檔案的便民服務(wù)。一是在制定相關(guān)民生檔案的管理辦法以及區(qū)縣檔案館民生檔案接收進(jìn)館范圍等管理工作上，要考慮民生檔案的獨(dú)立性和種類多樣性，實(shí)現(xiàn)民生檔案“一類一管”的制度體系。二是在接收工作上要考慮民生檔案的動(dòng)態(tài)性和現(xiàn)行效應(yīng)性，實(shí)現(xiàn)民生檔案“實(shí)體保管適當(dāng)分散、檔案信息合理集中”的收集管理模式。三是在利用上要考慮民生檔案的隱私性，實(shí)現(xiàn)民生檔案“信息內(nèi)部共享、公開安全利用”的利用模式。

作者單位：北京市東城區(qū)檔案局