摘要：檔案管理是企業(yè)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性管理和服務(wù)工作，但有些企業(yè)管理者、決策者及檔案工作人員并未引起高度重視，因此應(yīng)不斷強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)檔案意識，提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)及檔案保護(hù)意識，以使檔案工作真正服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 檔案管理 對策

企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動中直接形成的有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。①尤其是生產(chǎn)工藝、新產(chǎn)品開發(fā)、科研成果和科研記錄既是企業(yè)的重要信息資源，又是企業(yè)創(chuàng)新的技術(shù)基礎(chǔ)，也是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動中形成的重要物質(zhì)資源。企業(yè)經(jīng)營管理，需要檔案信息管理工作的梳理，只有加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，充分發(fā)揮檔案的特殊作用，才能使之更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，增強(qiáng)企業(yè)向心力與凝聚力。

一、企業(yè)檔案管理中存在的問題

1．企業(yè)管理者與決策者檔案意識不強(qiáng)，制約了檔案工作的發(fā)展。有的企業(yè)管理者與決策者沒有意識到企業(yè)檔案管理工作的重要意義，而是將主要精力和資金都放在生產(chǎn)經(jīng)營上，檔案管理意識不強(qiáng)，致使企業(yè)檔案工作面臨著諸多困難，如檔案管理工作所需的硬件和軟件得不到補(bǔ)充，領(lǐng)導(dǎo)的不重視使檔案材料收集困難，材料不全，散落在個(gè)人手中；缺乏專職檔案管理人員，人員兼職較多，業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)得不到保證，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，管理和思想落后；檔案庫房簡陋、設(shè)備陳舊老化等等，制約了檔案工作的發(fā)展。

2．檔案管理弱化和檔案資產(chǎn)流失。這一問題在一些企業(yè)當(dāng)中比較嚴(yán)重。 檔案管理工作監(jiān)管滯后，導(dǎo)致企業(yè)技術(shù)、商業(yè)秘密外泄，或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)利用職權(quán)方便圖謀竊取檔案信息、無償利用和轉(zhuǎn)讓企業(yè)檔案，把企業(yè)產(chǎn)品核心技術(shù)占為己有，另起爐灶，給企業(yè)造成重大損失。近年來，在國內(nèi)外市場上，少數(shù)人把專門竊取別人的商業(yè)機(jī)密作為一種競爭手段，給企業(yè)帶來不應(yīng)有的損失甚至災(zāi)難性打擊的事件時(shí)有發(fā)生。因此，企業(yè)必須充分認(rèn)識到這一點(diǎn)，從企業(yè)初建就注意收集并嚴(yán)格保管和合理開發(fā)利用好檔案，否則，因檔案資料收集保管不善而使商業(yè)機(jī)密泄露外傳，將會給企業(yè)帶來難以估計(jì)的損失。因此必須加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，以幫助企業(yè)管理好重要的商業(yè)機(jī)密。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的對策

首先，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)檔案意識。重視企業(yè)檔案管理是搞好檔案工作的重要保證，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的強(qiáng)弱是能否做好企業(yè)檔案管理工作的關(guān)鍵。經(jīng)濟(jì)學(xué)家讓莫內(nèi)曾提到：“現(xiàn)代化要先化人后化物”，即強(qiáng)調(diào)了人的意識、觀念對于事物發(fā)展的重要性。只有企業(yè)管理者與決策者增強(qiáng)檔案管理意識，重視檔案工作，才能逐步加大企業(yè)對檔案管理人力、物力、財(cái)力的投入，專門設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備一定數(shù)量的專職人員，檔案室應(yīng)盡量獨(dú)立設(shè)置，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化和科學(xué)管理，提高檔案工作效率，滿足社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展對檔案的需要。

其次，提升檔案管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化檔案科學(xué)、規(guī)范管理。加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案管理必須努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作隊(duì)伍的自身建設(shè)。一方面加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，適應(yīng)電子文件發(fā)展要求；另一方面，努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識及外語知識，不斷擴(kuò)大自身的知識面，借鑒國外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化及規(guī)范化管理。

第三，堅(jiān)持依法治檔，提高企業(yè)檔案管理人員的商業(yè)秘密保護(hù)意識。檔案管理人員因工作本身的需要經(jīng)常會接觸到本企業(yè)的商業(yè)秘密，為增強(qiáng)企業(yè)商業(yè)秘密的保護(hù)，在檔案管理方面，應(yīng)依法建立健全企業(yè)自身檔案管理規(guī)章和制度，并將檔案管理工作納入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理目標(biāo)。筆者認(rèn)為企業(yè)可根據(jù)本身的特點(diǎn)，從以下三方面著手：1.制定相應(yīng)的保守商業(yè)秘密的崗位責(zé)任制度與相應(yīng)的保密制度。制定針對特定信息的管理制度，涵蓋經(jīng)營信息和技術(shù)信息的收集制作、存儲更改、傳遞、許可使用等環(huán)節(jié)的系統(tǒng)制度；也可就商業(yè)秘密從開發(fā)、整理、制作到儲存、傳遞、使用或許可使用等每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)定相應(yīng)的保密制度。2.對于可能與商業(yè)秘密有接觸的相關(guān)職位，應(yīng)將應(yīng)聘者的人品和保密意識作為必備的錄取或晉升的條件。3.完善相關(guān)的培訓(xùn)制度，積極開展檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)與培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，努力提高專兼職檔案人員的責(zé)任意識，以強(qiáng)化其保密意識。

注釋：

①文馨.企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè)[J].蘭臺世界（上半月），2006（21）.

作者單位：唐山學(xué)院