小笨最近開(kāi)始嘗試使用電腦來(lái)管理手頭的資料。由于資料繁多，他在整理資料時(shí)遇到了不少頭痛的問(wèn)題，比如辛苦錄入的資料卻忘記做文章目錄；如何快速地在存放大量文件的硬盤分區(qū)中準(zhǔn)確查清或找到自己需要的文件并快速得到存儲(chǔ)資料的目錄呢？這些看上去有點(diǎn)難度，但是實(shí)現(xiàn)起來(lái)卻并不復(fù)雜。

自動(dòng)生成文章目錄

無(wú)論是Microsoft Word還是WPS文字，都提供了文章目錄自動(dòng)生成功能，利用該功能，我們可以在瞬間完成目錄的生成操作，并且可以通過(guò)Crtl與點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵直接跳轉(zhuǎn)至該目錄指向的章節(jié)。由于Microsoft Word和WPS的操作類似，下面以Word 2010為例，講述操作方法。

假設(shè)文章中的標(biāo)題格式為：

第一節(jié)……大標(biāo)題（一級(jí)）

1.1……小標(biāo)題（二級(jí)）

1.1.1……小標(biāo)題下的小標(biāo)題（三級(jí)）

……

第N節(jié)……大標(biāo)題（一級(jí)）

n.1……小標(biāo)題（二級(jí)）

n.1.1……小標(biāo)題下的小標(biāo)題（三級(jí)）

指定各級(jí)標(biāo)題，如果你在編輯文檔各級(jí)標(biāo)題時(shí)，并沒(méi)有按照樣式來(lái)設(shè)置這些標(biāo)題，而是使用了普通的正文方式，那么，在使用Word自動(dòng)生成標(biāo)題前，就得要為其指定各級(jí)標(biāo)題。按下Ctrl鍵不放同時(shí)配合鼠標(biāo)左鍵，選中文章中的所有一級(jí)標(biāo)題，在Word主界面中，切換到“開(kāi)始”標(biāo)簽，在“樣式”工具欄中，點(diǎn)擊“標(biāo)題1”，文章中的所有一級(jí)標(biāo)題即被設(shè)置成標(biāo)題樣式。用同樣的方法，設(shè)置二級(jí)標(biāo)題與三級(jí)標(biāo)題。

自動(dòng)生成目錄，定位光標(biāo)到文章第一頁(yè)的首行第一個(gè)字符左側(cè)（目錄應(yīng)在文章的前面），在Word主界面中切換到“引用”標(biāo)簽。在“目錄”工具欄中，單擊“目錄”下方的下拉箭頭，在出現(xiàn)的下拉菜單中，選擇“插入目錄”命令，打開(kāi)“目錄”對(duì)話框。切換到“目錄”標(biāo)簽，單擊“確定”按鈕（如圖1），文檔目錄即可自動(dòng)生成。

資料目錄快速生成

假設(shè)我們平時(shí)將所有資料都保存在“F:\\文檔”目錄中，而該目錄中同時(shí)又包含若干文件夾、子文件夾……每個(gè)文件夾下，可能包含若干個(gè)文件（如音頻、視頻文件、可執(zhí)行程序、文檔、圖片等等所有類型）。想將其中所有的文件以樹(shù)形目錄的形式清晰地羅列，方便提供給好友查看，或?qū)⑸傻馁Y料目錄打印出來(lái)保存以便日后查找，似乎是一件很困難的事。那么，怎樣在幾秒鐘的時(shí)間內(nèi)獲得詳盡的樹(shù)形目錄呢？其實(shí)很簡(jiǎn)單。

打開(kāi)記事本，在其中輸入以下語(yǔ)句（如圖2）：

TREE /F >樹(shù)形目錄自動(dòng)獲取.txt

輸入完畢，將文檔保存為“樹(shù)形目錄自動(dòng)獲取.bat”批處理命令文件，保存在要獲取其目錄的路徑下（此例中為“F:\\文檔”），雙擊運(yùn)行后，便會(huì)在“F:\\文檔”目錄中自動(dòng)生成一個(gè)名為“樹(shù)形目錄自動(dòng)獲取.txt”的文檔，打開(kāi)后該目錄中的所有文件夾及文件就以樹(shù)形結(jié)構(gòu)，已清晰地出現(xiàn)在眼前了（如圖3）。