韓慶福

（哈爾濱中慶燃?xì)庥邢挢?zé)任公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 降低成本和節(jié)省時(shí)間

由于基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS能夠自動(dòng)執(zhí)行和完成人力資源相關(guān)職能，因此，這一系統(tǒng)的使用最明顯的優(yōu)勢(shì)就在于從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看能夠降低成本和節(jié)省時(shí)間。

一方面，企業(yè)成本的節(jié)約主要表現(xiàn)在管理成本的降低和體力工作的減少上。例如，包裝、打印、分發(fā)人力資源文件的辦公消耗降低，因?yàn)樾畔⒌膫鬟f現(xiàn)在已經(jīng)電子化。再例如，過(guò)去人力資源任務(wù)由人力資源部進(jìn)行分配與部署，從管理層到員工層，牽涉人員復(fù)雜；而如今，相關(guān)員工的數(shù)量明顯減少。根據(jù)Forrester的研究，每位普通員工每年大約需要處理的基本事務(wù)約15項(xiàng)，如工資查詢或改變聯(lián)系方式等。據(jù)Morgan在2000年的統(tǒng)計(jì)，員工的每次業(yè)務(wù)或事務(wù)的處理大約平均花費(fèi)$35，這就意味著僅為普通員工基本服務(wù)的一個(gè)500人的企業(yè)就將耗費(fèi)$263，000。但是，人力資源信息系統(tǒng)HRIS中的自我服務(wù)體系的運(yùn)用改變了這一現(xiàn)狀，該體系允許員工自行更新個(gè)人相關(guān)記錄、查詢相關(guān)信息等。同時(shí)，調(diào)查還表明，每一次員工自己處理類似業(yè)務(wù)要比人力資源專業(yè)人士來(lái)完成至少節(jié)約$14。根據(jù)另一份2002年的統(tǒng)計(jì)調(diào)查，80%的被調(diào)查者認(rèn)為員工自我服務(wù)體系能夠降低人力資源成本。不僅如此，配置該系統(tǒng)的成本回收期也不會(huì)太長(zhǎng)，甚至有學(xué)者認(rèn)為只需1至3年的時(shí)間。運(yùn)用基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS正在有效地降低企業(yè)成本，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這一趨勢(shì)日益明顯。

另一方面，在人力資源的實(shí)際操作中，運(yùn)用HRIS可以加速交易進(jìn)程。一個(gè)具體例子就是例行會(huì)計(jì)事務(wù)的處理，如果采用人工方式，平均需要32分鐘，這包括"最初的聯(lián)系、歸類、手動(dòng)完成報(bào)表、通知賣方、郵寄確認(rèn)聲明"等事項(xiàng)。而在一個(gè)以科技為基礎(chǔ)的系統(tǒng)中，人力資源工作人員的時(shí)間被最小化了，他們也許只會(huì)涉及到數(shù)據(jù)追蹤，如例行監(jiān)測(cè)或備案文件等。研究表明，以前60%至80%的人力資源從業(yè)者的大部分時(shí)間用在了行政任務(wù)或個(gè)體事務(wù)的處理上?，F(xiàn)在，應(yīng)用了自我服務(wù)體系，對(duì)雇員的信息管理變得更簡(jiǎn)單。因此，在HRIS中，人力資源工作人員不僅不需要花大量時(shí)間來(lái)回答例行的問(wèn)題或?yàn)楣芾碚邷?zhǔn)備報(bào)告，而且信息傳遞進(jìn)程加快了，相應(yīng)的時(shí)間也自然節(jié)省了。

以人力資源管理中的培訓(xùn)職能為例進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)單的分析，通過(guò)分析會(huì)發(fā)現(xiàn)，培訓(xùn)工作作為人力資源實(shí)踐中的一個(gè)重要領(lǐng)域已經(jīng)得到改善，一個(gè)明顯的轉(zhuǎn)變即是通過(guò)HRIS降低了成本并節(jié)約了時(shí)間。人力資源從業(yè)者可以使用該系統(tǒng)來(lái)管理人力資本與最大限度地發(fā)揮員工的才能。HRIS為每位在職人員儲(chǔ)存了電子簡(jiǎn)歷，這樣就可以隨時(shí)進(jìn)行內(nèi)部追蹤。企業(yè)通過(guò)該系統(tǒng)為員工制定適當(dāng)?shù)挠?xùn)練或提供相應(yīng)的培訓(xùn)，在技術(shù)短缺或急需人員的情況下能快速找到合適的候選人，這種方式遠(yuǎn)比單純地進(jìn)行外部招聘的方式更快更好。

2 人力資源角色的轉(zhuǎn)變

可以說(shuō)，基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS的使用最明顯的優(yōu)勢(shì)就在于前面分析到的從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看可以降低成本和節(jié)省時(shí)間，這使得人力資源專業(yè)人士、管理者和普通員工變得越來(lái)越依賴HRIS，從而導(dǎo)致他們?cè)谌肆Y源各功能區(qū)的角色逐漸發(fā)生變化。的確，基于網(wǎng)絡(luò)的HRIS正變得更成熟，為人力資源專業(yè)人士、管理者和普通員工提供了更個(gè)性化的工作場(chǎng)所與生產(chǎn)工具。

信息技術(shù)已經(jīng)使更多的人力資源信息收集和處理更全面、更快捷，對(duì)于人力資源的專業(yè)人士，越來(lái)越多地依賴電子人力資源來(lái)完成最起碼的工作任務(wù)。過(guò)去，他們花大部分的時(shí)間回答受聘者和管理方面的問(wèn)題，而現(xiàn)在，這些任務(wù)都被自動(dòng)化或外包。這就意味著，人力資源的專業(yè)人士能著重于更具戰(zhàn)略意義的職能，如人力資源規(guī)劃、知識(shí)管理和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。同時(shí)，科技發(fā)展為人力資源專業(yè)人士提出了巨大的挑戰(zhàn)，他們必須加速獲得最新的信息技術(shù)，并同時(shí)改造傳統(tǒng)流程從而使其進(jìn)入在線流程時(shí)代。

事實(shí)證明，人力資源專業(yè)人士、管理者與普通員工在企業(yè)中的角色已經(jīng)扮演著不同于傳統(tǒng)的角色。以人力資源管理中的招聘職能為例，其功能正在通過(guò)電子商務(wù)人力資源系統(tǒng)發(fā)生改變，這種功能是典型的傳統(tǒng)人力資源實(shí)施的高度自動(dòng)化。傳統(tǒng)上，組織依賴相對(duì)較低的科技方法，包括報(bào)紙、廣告和雇員的推薦來(lái)找到并吸引合格的候選人來(lái)填補(bǔ)職位空缺。然而，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為近年來(lái)在招聘上最流行的方法之一。許多組織已經(jīng)開(kāi)始使用電子招聘系統(tǒng)來(lái)完善功能，根據(jù)Kay的研究，這會(huì)有很多的優(yōu)點(diǎn)，比如可以招攬到更多的候選人，節(jié)省調(diào)職的成本，減少文件并節(jié)省時(shí)間等等。Kay在2000年指出，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)廣告雇一個(gè)人平均花費(fèi)$152，而傳統(tǒng)的方法需要$1383。毋庸置疑，與傳統(tǒng)的方法如報(bào)紙廣告等相比，Internet提供了更低的招聘成本。在HRIS中，大部分(70-80%)的自動(dòng)化招聘過(guò)程可以減少2/3的招聘時(shí)間和降低90%的成本。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，在招聘過(guò)程中使用電子商務(wù)人力資源可以節(jié)約時(shí)間和成本，不僅為人力資源專業(yè)人士，也為管理者和普通員工的角色轉(zhuǎn)變帶來(lái)契機(jī)，相關(guān)人士可以投入更多的時(shí)間和精力在核心性、方向性的工作中。尤其是對(duì)人力資源專業(yè)人士來(lái)講，在不斷地變化中，如何使自己的工作更有效，從而能有更多時(shí)間考慮更多戰(zhàn)略層次的問(wèn)題，順利完成角色的轉(zhuǎn)變，這是他們正面臨著角色轉(zhuǎn)變的巨大挑戰(zhàn)。

3 現(xiàn)狀和關(guān)注

盡管人力資源信息系統(tǒng)HRIS的發(fā)展與運(yùn)用是積極的，但仍然存在著大量企業(yè)都必須認(rèn)識(shí)到的問(wèn)題。

首先，不是所有的員工和管理者都會(huì)歡迎HRIS，接受這種變革。原因之一在于普通員工和管理者可能會(huì)面臨更多的工作和責(zé)任。在他們看來(lái)，人力資源部是在推卸責(zé)任。另一個(gè)原因是普通員工也許會(huì)被要求接受技術(shù)培訓(xùn)，這讓普通員工感覺(jué)到更為沉重的壓力。

第二，員工和管理者很少與人力資源專業(yè)人士聯(lián)系，盡管看上去他們之間交流很方便。事實(shí)上，由于業(yè)務(wù)的外包，可能會(huì)由電話中心的代表來(lái)回答員工的問(wèn)題，而這些代表甚至不是公司的雇員；員工的信息甚至可能是從語(yǔ)音機(jī)上獲得的，而回答的聲音則是電腦生成的。溝通似乎方便了，但交流的本質(zhì)在一定程度上發(fā)生了變化。

第三，人力資源部門(mén)會(huì)比以前更小，同時(shí)人力資源專業(yè)人士可能正在實(shí)施并運(yùn)用新技術(shù)，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的交易處理任務(wù)是自動(dòng)的或外包的。比如，組織將不再需要客戶的分?jǐn)?shù)來(lái)記錄信息以及填寫(xiě)進(jìn)程表。根據(jù)2000年人力資源自我服務(wù)的調(diào)查研究，有自我服務(wù)系統(tǒng)的公司每151個(gè)員工需要一個(gè)人力資源代表，而沒(méi)有這個(gè)系統(tǒng)的公司每個(gè)人力資源代表只能服務(wù)99個(gè)員工。

4 結(jié)語(yǔ)

科技進(jìn)步與發(fā)展正在完善人力資源信息系統(tǒng)HRIS，同時(shí)也轉(zhuǎn)變著人力資源的基本職能。人力資源專業(yè)人士、管理者與普通員工都在接受著HRIS帶來(lái)的挑戰(zhàn)。人力資源專業(yè)人士已經(jīng)從事務(wù)性的、執(zhí)行性的角色開(kāi)始逐步轉(zhuǎn)變成為戰(zhàn)略性的合伙人，他們已經(jīng)從基本職能中脫離出來(lái)，正在成為企業(yè)的決策者。而管理者和普通員工也開(kāi)始學(xué)會(huì)逐步利用HRIS快速收集信息、做出決策并互相溝通。簡(jiǎn)言之，人力資源專業(yè)人士、管理者與普通員工在企業(yè)中的角色均在某種程度上發(fā)生轉(zhuǎn)變，而這種轉(zhuǎn)變要求各自做好充分準(zhǔn)備，在未來(lái)扮演不同于傳統(tǒng)的人力資源從業(yè)者角色。