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        醫(yī)院檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

        2011-12-30 15:19:37柏麗娜
        關(guān)鍵詞:檔案資料檔案管理利用

        柏麗娜

        (哈爾濱市第一??漆t(yī)院,黑龍江 哈爾濱 150000)

        隨著社會(huì)的進(jìn)步和醫(yī)院的發(fā)展,檔案資料在醫(yī)院管理工作中的地位越來(lái)越重要。醫(yī)院在日常工作過(guò)程中不斷形成了各 門(mén)類和載體的檔案,內(nèi)容橫括了醫(yī)療、科研、管理、基建、榮譽(yù)、聲像等 個(gè)領(lǐng)域,涉及各個(gè)部門(mén),甚至每個(gè)醫(yī)務(wù)人員(人事檔案、醫(yī)德檔案)、每個(gè)患者(病史檔案),是最豐富的信息源頭,作為原始記錄和憑證,是醫(yī)院寶貴的財(cái)富。對(duì)醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展和管理層的決策具有重要的考證價(jià)值。

        1 新形勢(shì)下檔案管理工作的變革

        現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異,人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值檔案信息的需求量越來(lái)越[1]。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的進(jìn)行和醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變,檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分,在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用日漸顯著[2],醫(yī)院檔案的利用越來(lái)越頻繁和迫切,傳統(tǒng)的管理理論、管理模式和工作方式已越來(lái)越不適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要,檔案管理工作為適應(yīng)時(shí)代的需要發(fā)生了很大的變化。在當(dāng)今社會(huì),檔案管理工作的變革在某種意義上就是強(qiáng)化利用職能。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、碼相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備收集檔案信息,并進(jìn)行加工、整理,建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái),做到一方收集,多方享用。完成從被動(dòng)的少部分人上門(mén)查詢到主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源,為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展服務(wù),只有 樣醫(yī)院檔案管理工作才能在挑戰(zhàn)和沖擊中抓住歷史發(fā)展的機(jī)遇,適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求[1]。因此,盡快完善醫(yī)院檔案管理信息化的重要性不言而喻。

        2 檔案信息利用手工管理存在的缺陷

        在我國(guó)由于歷史和現(xiàn)實(shí)的多種原因及檔案材料的特殊性,檔案工作形成了封閉型、半封閉型的管理模式。管理意識(shí),設(shè)備和技術(shù)方法比較落后,基本處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作狀況,檔案管理和利用水平較低。醫(yī)院檔案資料的收集、整理、立卷、裝訂都靠手工操作,不僅程序繁瑣,手工勞動(dòng)量又大。在建立檔案檢索工具上,費(fèi)時(shí)費(fèi)力進(jìn)行人工編制[3],查詢利用檔案資料時(shí)要靠對(duì)檔案材料、索引目錄的熟悉程度人工翻閱檢索,花費(fèi)大量的時(shí)間還可能漏查或信息不全、不及時(shí),效率低下,不利于檔案信息的整理、編研、利用。解決上述問(wèn)題的唯一辦法,就是不斷 新管理意識(shí),改革管理方法,運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備,從手工勞動(dòng)中解脫出來(lái),提高工作效率,實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化,從根本上提高檔案的管理利用水平。

        隨著醫(yī)療改革的深入,醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展,檔案作為醫(yī)院發(fā)展軌跡的真實(shí)寫(xiě)照,在日常工作中收集的廣度、深度不斷擴(kuò)展,不同載體的檔案數(shù)量急速增加,這些檔案記載著醫(yī)院業(yè)務(wù)活動(dòng)中的點(diǎn)滴經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),對(duì)今后的醫(yī)學(xué)科研、教學(xué)以及醫(yī)院管理,基建維修和改造、設(shè)備維護(hù),職稱考評(píng)都有著重要的參考作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式阻礙了檔案工作的發(fā)展。如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理,以滿足醫(yī)院檔案信息的利用需求,建立一個(gè)高效、科學(xué)、完整的檔案管理體系[4]是醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)務(wù)之急需要完成的工作。所以,突破工作思路,用信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備儲(chǔ)藏檔案資料,編制檢索工具,方便利用者檢索利用是醫(yī)院檔案管理工作的需要,也是醫(yī)院信息化發(fā)展的需要。

        3 樹(shù)立檔案實(shí)體與檔案信息分開(kāi)管理的理念

        3.1 檔案實(shí)體是檔案信息的基礎(chǔ)

        具有重要的查考價(jià)值和舉證作用,而檔案的信息化管理是在實(shí)體基礎(chǔ)上的再加工,結(jié)合醫(yī)院各項(xiàng)工作的需要對(duì)檔案資料的再開(kāi)發(fā),再利用。在信息化管理環(huán)境下,檔案實(shí)體與信息分開(kāi)管理是當(dāng)今檔案管理工作的顯著特點(diǎn)和一大進(jìn)步,為檔案工作的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)[3]。

        3.2 醫(yī)院檔案信息主要來(lái)自職能部門(mén)

        隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展,電子計(jì)算機(jī)在醫(yī)院工作中已經(jīng)普及,醫(yī)院的黨務(wù)工作、行政管理、醫(yī)學(xué)研究、醫(yī)療服務(wù)、合同協(xié)議,甚至基建圖紙都可用計(jì)算機(jī)來(lái)處理,這些電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞至檔案管理部門(mén),通過(guò)檔案管理軟件,檔案管理人員對(duì)這些檔案資料進(jìn)行整理分類,索引維護(hù),反饋至醫(yī)院信息平臺(tái),以微機(jī)檢索為媒介實(shí)行資源共享。此時(shí)各職能部門(mén)可根據(jù)不同的需要利用檢索工具自由組合查詢檔案信息資料,充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源,為醫(yī)院各項(xiàng)工作發(fā)展提供服務(wù)。

        4 檔案信息化管理需關(guān)注的問(wèn)題

        因?yàn)闄n案資料的特殊性,相關(guān)資料涉及行政、黨務(wù)、科研等保密性,所以檔案信息數(shù)字化處理的過(guò)程中,主要需解決檔案信息的安全問(wèn)題。如檔案信息利用的權(quán)限限制,設(shè)置密碼、防火墻等。另外檔案信息作為文件參照、舉證材料等還需要解決電子檔案信息的認(rèn)證要求。同時(shí)醫(yī)院檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)也至關(guān)重要,需要一批熟練掌握信息技術(shù)、檔案管理技術(shù)、醫(yī)院管理技術(shù)的復(fù)合型人才從事這項(xiàng)工作。

        在科技發(fā)達(dá),不斷變革發(fā)展的社會(huì)環(huán)境下,醫(yī)院檔案管理工作也在不斷地發(fā)展。醫(yī)院檔案工作信息化管理的最終目的,就是花最少的時(shí)間,最少的精力,最大限度的利用檔案資料,為醫(yī)院在當(dāng)今醫(yī)改形勢(shì)下的發(fā)展提供有用的信息和決策的依據(jù)。

        [1]何萍.醫(yī)院檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考.寧波檔案學(xué)會(huì),2007,12.

        [2]鄧影.淺談醫(yī)院檔案信息化管理.福建電腦,2005:7.

        [3]華佳蕓.對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的思考.中醫(yī)藥管理雜志,2007,15(7):527-528.

        [4]林軍.淺談醫(yī)院檔案的管理和利用.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2008,23:150.

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