王瑤

（哈爾濱市中醫(yī)醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

我院是一所集醫(yī)療、教學、科研于一體的綜合性醫(yī)院，工作量在省內同級同類醫(yī)院中名列前茅。隨著科技信息的發(fā)展，檔案管理無論是20世紀90年代前的分散留存到20世紀90年代后的分散歸檔、保存，都不能適應醫(yī)院發(fā)展的要求，近年來，我院十分重視醫(yī)院的檔案工作，加強了對醫(yī)院的檔案管理，對促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮了重要的作用。

1 強化領導層的檔案意識

顯而易見地是，領導重視是做好該項工作的前提，有了領導的重視，檔案工作人員就有了信心。其重點在于領導必須認識到檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現。只有在積極思想指導下，才會強化對檔案工作的領導。由此可見，領導層的重視對檔案工作的開展起著決定性的作用。

2 完善檔案管理網絡

建立檔案管理網絡，對和我院一樣規(guī)模較大的綜合性醫(yī)院有著十分重要的意義，因為我院職能部門多，檔案來源廣，因此要保證檔案的完整、安全和檔案管理的高效，沒有嚴密的檔案管理體系，沒有一個完整的檔案管理網絡，是根本做不到的。我院從兩方面著手來完善醫(yī)院檔案網絡建設:一是統(tǒng)一領導與分級管理相結合。建立了統(tǒng)一的中心檔案室，主管整個醫(yī)院的檔案資料，并負責完成檔案工作相關的各項目標管理任務;各部門都有自己專門存放檔案的地方，負責與自身相關的檔案資料的收集整理，并于第2年的4、5月份，統(tǒng)一移交醫(yī)院中心檔案室。二是檔案專職人員與兼職人員相結合。我院配備了3名專職人員，集中管理中心檔案室的檔案，并負責醫(yī)院全面檔案工作;在各科、辦都確定一名兼職檔案員，分散管理自己部門內部的檔案，并配合專職檔案員做好全院檔案工作。專職人員與兼職人員相互配合，組成了醫(yī)院檔案管理的網絡，有力拓展了醫(yī)院檔案管理的深度和廣度。

3 加強醫(yī)院檔案業(yè)務指導

由于我院規(guī)模較大，部門較多，產生檔案的來源比較多，產生檔案的量比較大，新式檔案載體層出不窮，因而對醫(yī)院檔案管理工作帶來嚴峻考驗。所有檔案人員都不是正規(guī)科班出身，在業(yè)務水平、標準掌握、規(guī)范管理經驗等方面都有待提高。我院注重做到兩個加強。一是檔案行政部門要加強對醫(yī)院檔案工作的指導。檔案行政管理部門要悉心研究醫(yī)院檔案工作新情況、新問題，及時對醫(yī)院檔案工作進行實地指導，使檔案工作能夠使用醫(yī)院的發(fā)展需要。二是醫(yī)院中心檔案室要加強對各部門的兼職檔案員進行業(yè)務指導。中心檔案室專職檔案員要及時把開展檔案工作的有關精神、檔案整理標準傳達給各兼職檔案員，使各部門形成的檔案能符合中心檔案室的要求，并與中心檔案室的檔案統(tǒng)一標準，便于日后各部門檔案的移交，以及移交后的檔案利用和借閱工作順利開展。我院每年都要聘請檔案專業(yè)人士對醫(yī)院的兼職檔案員進行業(yè)務培訓，使他們在業(yè)務上能夠符合醫(yī)院發(fā)展的要求，適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

4 積極參與醫(yī)院文化建設

醫(yī)院要實現持續(xù)發(fā)展，應該重視醫(yī)院文化建設，并以此來提高醫(yī)院的市場競爭力和員工的凝聚力。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的一種文化現象，要積極參與醫(yī)院文化建設，因為一個醫(yī)院從它的創(chuàng)立之初就不斷地積累著醫(yī)院的檔案，醫(yī)院的文化思想忠實可靠地記錄在醫(yī)院的全部檔案之中。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的各項活動的歷史記錄，應該積極參與醫(yī)院的文化建設。首先，醫(yī)院檔案要積極參與員工教育工作。檔案具有文化教育的價值，醫(yī)院檔案亦是如此。醫(yī)院檔案在教育員工中有獨特的作用。我院充分利用檔案部門的館藏，建立了醫(yī)院的院史陳列館，并經常通過舉辦檔案展覽等活動教育員工，增強員工的自豪感和責任感。其次，醫(yī)院檔案要為醫(yī)院文化建設提供素材。醫(yī)院檔案員要利用各種載體檔案，編纂成內容豐富、形式多樣的邊沿材料，為醫(yī)院的文化建設提供詳實的素材。這樣，既可繼承發(fā)揚醫(yī)院歷史文化的優(yōu)秀遺產，也為醫(yī)院文化建設提供新思路，豐富了醫(yī)院文化建設的內容。我院在開發(fā)醫(yī)院文化檔案信息資源上，以本院的發(fā)展戰(zhàn)略為主線，針對醫(yī)院文化的現狀，預測醫(yī)院文化未來的發(fā)展方向，并從醫(yī)院檔案中精心選擇和提煉富有特色的醫(yī)院文化。再次，醫(yī)院檔案本身就是一種文化積累。就醫(yī)院檔案的內容而言，其本身就是一種文化現象，可直接服務于醫(yī)院文化建設。我院已形成的卷（冊）的檔案資源，已成為醫(yī)院寶貴的文化財富，其所形成的文化底蘊是一般文化活動所無法比擬的。

5 推動醫(yī)院檔案規(guī)范管理

要加強醫(yī)院檔案工作，促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展，檔案工作規(guī)范化管理不可缺少。隨著我院規(guī)模的擴大，必然帶來檔案數量的劇增和檔案結構的變化，紙質檔案、電子檔案、圖片檔案等都會大量出現。在醫(yī)院現代化管理過程中，對實體檔案進行傳統(tǒng)管理的同時，還涉及到虛擬檔案的管理。它要求運用光學掃描、復制、文字圖像壓縮、磁盤、光盤等大容量存儲手段，通過計算機高速智能檢索、通信網絡遠程信息運輸等先進技術，實現文字、圖片、聲像等不同形態(tài)檔案信息的系統(tǒng)化、規(guī)模化、科學化管理。因而，沒有規(guī)范化的檔案工作，很容易造成醫(yī)院檔案管理的混亂，嚴重的甚至于導致檔案流失、泄密，造成無法挽回的損失。